En la carpeta de origen del plan de acción, se incluyen plantillas para hojas, informes y paneles que se crean cada vez que agrega un proyecto. Las plantillas ayudan a estandarizar los procesos empresariales seguidos por cada proyecto, manteniendo la coherencia en la ejecución y los informes.
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Las plantillas son los pilares de un plan de acción. La carpeta de origen del plan de acción debe incluir al menos una plantilla.
Los planes de acción también pueden incluir varias hojas, informes y paneles. Utilice enlaces de celdas, fórmulas de hojas cruzadas e hipervínculos para compartir información y crear un conjunto integrado de plantillas.
Asigne un nombre a su carpeta de origen del plan de acción y a las plantillas
- Asigne a la carpeta de origen del plan de acción el nombre del proceso empresarial del que desea realizar el seguimiento (entre los ejemplos, se incluyen los siguientes: Instalación, Proyecto de TI, Apertura de la tienda, Cuenta de cliente). Cuando crea las carpetas del proyecto a partir del plan de acción, estas heredan el nombre de la carpeta y se les agregan los mismos prefijos o sufijos específicos del proyecto.
Los campos de datos de perfil no deben coincidir con el nombre de las plantillas. Si cambia el nombre de la plantilla o el nombre de la carpeta de origen del plan de acción, asegúrese de actualizarlo en el generador de planes de acción.
- Asigne un nombre a las plantillas individuales según su función (entre los ejemplos, se incluyen los siguientes: Tareas, Presupuesto, Panel, Informe de hitos).
Cuando crea el proyecto, puede agregar prefijos o sufijos para identificarlo de mejor manera.
Así es como se ve la carpeta de origen del plan de acción que contiene las plantillas:
Así es como se ve la carpeta de su proyecto con hojas específicas del proyecto:
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Ubique su carpeta de origen del plan de acción en el espacio de trabajo de administración. Limite el acceso a la carpeta, de manera tal que únicamente los líderes de programas puedan implementar cambios.
- Las plantillas son opcionales. Cuando crea un plan de acción, puede especificar qué plantillas son opcionales u obligatorias.
- Control Center admite hasta noventa plantillas.
- En la hoja de configuración, se incluye toda la información del plan de acción para que Control Center pueda consultarla. Es fundamental que nunca edite, agregue información ni elimine nada directamente en la hoja de configuración, a menos que reciba instrucciones directas para hacerlo mientras soluciona cualquier problema relacionado con su plan de acción.
Almacene la hoja de configuración en el espacio de trabajo de la administración, no en la carpeta de origen del plan de acción.
Anatomía de una plantilla de hoja
Una plantilla de hoja contiene la estructura que se sigue cada vez que utiliza el plan de acción.
Sección de resumen (datos de perfil)
Los Datos de perfil se completan a partir de la hoja de ingreso y aparecen en la parte superior de las hojas de la plantilla, debajo de una fila primaria llamada Resumen. La sección Resumen debe seguir las reglas correspondientes a los datos de perfil.
Puede aplicar formato a las filas de datos de resumen para resaltar los datos de perfil. Para hacerlo, defina el formato en las plantillas antes de crear nuevos proyectos.
Es posible crear valores de marcador de posición para los datos del perfil de ingreso, utilizando el formato
Guarde las plantillas de plan de acción como hojas, no como plantillas de Smartsheet.
Enlaces rápidos
Los enlaces opcionales les ofrecen a los usuarios un método rápido para alternar entre elementos de un proyecto.
Tareas
La sección Tareas es donde se desarrolla su trabajo. Las hojas son flexibles. Cree tantas filas o columnas como sean necesarias (dentro de los límites establecidos por Smartsheet).
Los procesos del negocio se muestran luego de la sección Datos de perfil. Su proceso podría ser una lista de tareas con un cronograma, un registro de problemas o un presupuesto. Las tareas reales dependen de sus necesidades y de la meta final deseada.
Puede usar datos de perfil para personalizar la tarea. Quizás, quiera nombrar las celdas con el nombre del negocio o llevar un registro de los elementos del presupuesto en la sección de proceso del negocio de la hoja.
Plantillas del informe
Los informes proporcionan una vista de datos única y enfocada de una o más hojas. Cuando usted crea una plantilla de informe, se asegura de que se utilicen los mismos criterios para cada instancia de un informe que se crea a partir de ese plan de acción a escala.
Por ejemplo, podría crear una plantilla de informe para mostrar todas las tareas asignadas a una persona en todas las hojas generadas a partir del plan de acción.
Plantillas del panel
Los paneles proporcionan una descripción general de un proyecto y son una instantánea que presenta las cuestiones clave a las partes interesadas. Un panel también puede actuar como la página principal de su proyecto, ya que muestra información importante en un solo lugar y proporciona enlaces a hojas e informes esenciales.
La plantilla del panel extrae información de las hojas en la carpeta de origen del plan de acción. Utilice los datos del marcador de posición en las plantillas para colaborar con el diseño.
Los cambios que realice en la plantilla de panel en la carpeta de origen del plan de acción aparecerán en todos los proyectos existentes. Las actualizaciones realizadas con la función Actualizaciones globales no modifican los paneles existentes.
Cuando aprovisiona un proyecto que contiene un panel con un widget de acceso directo o un widget de contenido web que incluye una URL de formulario, la URL del formulario se actualiza al nuevo proyecto si su hoja subyacente forma parte de la plantilla de plan de acción.
Sin embargo, si la hoja subyacente del formulario no forma parte de la plantilla del plan de acción, la URL del formulario seguirá siendo la misma.
Asegúrese de actualizar el generador de planes de acción si agrega, elimina o cambia el nombre de las plantillas de panel en la carpeta de origen del plan de acción.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Utilice solo widgets de título, texto enriquecido e imagen cuando sepa que son idénticos en todos los proyectos (por ejemplo, úselos para instrucciones o gráficos).
- Use un widget de métrica para hacer referencia a las celdas de datos de perfil en las hojas de la plantilla. (Si no utiliza un widget de métrica, debe actualizar manualmente los widgets después de crear el proyecto).
Agregar, eliminar o cambiar plantillas
Cuando un proyecto cambia, es posible que deba agregar una nueva plantilla o actualizar las existentes.
Agregar una nueva plantilla
- En Smartsheet, abra el panel del espacio de trabajo o seleccione Inicio > Todos los espacios de trabajo para navegar a la carpeta de origen del plan de acción.
- Abra el espacio de trabajo, seleccione Agregar, y cree una nueva hoja, informe o panel. Configúrela como desee.
- En Control Center, actualice el generador de planes de acción.
Realizar cambios en una plantilla existente
Para cambiar una plantilla en todos los proyectos posteriores:
- En Smartsheet, abra el panel del espacio de trabajo o seleccione Inicio > Todos los espacios de trabajo para navegar a la carpeta de origen del plan de acción.
- Abra el elemento para editar.
- Agregue los cambios y guarde el elemento.
Para cambiar una plantilla en todos los proyectos existentes usando Actualizaciones globales, realice lo siguiente:
- En Control Center, abra el programa para actualizar y seleccione Administrar programa.
- Seleccione Actualizaciones globales > Nueva actualización en la esquina superior derecha de la ventana de Control Center.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Al agregar o eliminar plantillas, actualice el Generador de planes de acción para que los nuevos proyectos reflejen sus cambios.
- Cuando agregue nuevas plantillas a su cartera, agréguelas como Opcional: Seleccionadas en su Configuración de la plantilla de origen y, luego, agréguelas manualmente a cada proyecto aprovisionado existente. Luego, haga que las nuevas plantillas sean obligatorias para todos los proyectos nuevos en el futuro. Si necesita aprovisionar nuevos proyectos antes de agregar las plantillas a todos los proyectos existentes, debe seleccionar manualmente esta nueva plantilla durante el aprovisionamiento.
- No cambie el nombre de los proyectos ya aprovisionados al nuevo nombre de la plantilla. Si lo hace, Actualizaciones globales no podrá encontrar los proyectos.
- El agregado de una nueva plantilla de hoja de proyecto no elimina la anterior de los proyectos ya aprovisionados. Asegúrese de no usar el mismo nombre para ambas plantillas.
- Actualice su carpeta si no ve sus cambios.