Smartsheet Control Center: Defina y lleve un registro de su proyecto con los datos de perfil del proyecto.

Datos de perfil del proyecto (o metadatos) es la información de alto nivel sobre todos sus proyectos: ofrece una sinopsis del proyecto.

Use los datos de perfil del proyecto para hacer lo siguiente:

  • Defina el proyecto con valores como Nombre de proyecto, Descripción, Propietario, Presupuesto, Fecha de vencimiento
  • Cree métricas de registro de estado o KPI (Indicadores clave de desempeño) con valores como % de compleción, Fecha de finalización prevista, Estado del proyecto

Los datos de perfil se completan a modo de resumen en la parte superior de cada hoja del proyecto. También pueden mostrarse en el Panel del proyecto, para ofrecer una descripción general rápida del proyecto. Incluso, puede vincular datos de perfil con el resumen del Plan de acción o paneles a nivel de la cartera.

En este artículo:


Cómo estructurar los datos de perfil del proyecto

Sea específico y coherente al asignar nombres a los elementos de datos de perfil. Un elemento de datos de perfil puede aparecer en, al menos una hoja en el Plan de acción, aunque puede aparecer en varias hojas.

Los datos de perfil se organizan debajo de una fila de nivel superior (idealmente, la primera fila de la hoja) con la palabra "Resumen" en la columna primaria.

Cada elemento de datos de perfil se encuentra ubicado en una fila individual con sangría aplicada en la fila Resumen. Las filas con sangría aplicada en más de un nivel no se reconocen como datos de perfil.

Ejemplo de datos de perfil

  1. Los nombres de los datos de perfil se encuentran en la columna primaria y hacen referencia al tipo de datos.
  2. El valor de los datos de perfil se indica en la columna a la derecha del nombre. La columna debe ser una columna de texto/número.

    Las columnas adicionales pueden incluir uno de los siguientes:

    • Datos ingresados directamente en la celda: pueden ingresarse datos al crear o editar un proyecto, o bien, un colaborador puede actualizarlos luego de crear un proyecto.
    • Enlace de celda entrante: el valor se extrae de una celda en otra hoja en la carpeta del proyecto, o de la hoja de ingreso (si el Plan de acción está configurado para tal fin).
    • Fórmula: en una fórmula, se usan datos de la hoja o de varias hojas para calcular el valor.

    NOTA: Puede personalizar cómo se ordenan las columnas en los ajustes del Plan de acción.

Pautas y prácticas recomendadas para el resumen de datos de perfil

Si se pregunta si debería incluir un elemento en un resumen de datos de perfil, a continuación, se incluyen algunas preguntas que debería hacerse:

  • ¿Aporta el elemento un contexto útil?
    Cuando los colaboradores trabajan en varios proyectos, un nombre de proyecto o descripción diferenciados puede contribuir a distinguir cada una de las hojas.
      
  • ¿Se utiliza el elemento para calcular una fórmula en otro lugar de la hoja?
    Por ejemplo, puede llevar un registro del presupuesto restante para un proyecto mediante el uso del presupuesto indicado en la sección de resumen.
     
  • ¿Aporta el elemento perspectivas de alto nivel respecto del estado del proyecto?
    El estado del proyecto y la fecha de finalización prevista pueden brindarle información sobre el estado en un vistazo. 

A continuación, se mencionan algunas prácticas recomendadas para trabajar con datos de perfil:

  • Sea específico y coherente al asignar nombres a los elementos de datos de perfil.
  • Bloquee las filas de datos de perfil que no deberían actualizarse. Por ejemplo, bloqueo de enlaces de celdas entrantes o fórmulas. (Únicamente el propietario de la hoja y las personas con uso compartido y nivel de permiso de administración pueden bloquear y desbloquear filas).
  • Debido a que los datos de perfil aparecen en varias hojas, el hecho de hacer un cambio en una hoja no garantiza que se cambie en otras hojas. Defina una ubicación en la que los colaboradores puedan actualizar información y configurar los datos de perfil para que hagan referencia a ella mediante el uso de una fórmula o enlace de celda. Por ejemplo, podría usar la Hoja de ingreso como fuente de verdad para los datos de perfil.
  • Disponga un lugar fuera de la sección "Resumen" para las actualizaciones -como lenguaje de estado del proyecto o RYG del estado del proyecto- y use una fórmula en los datos de perfil para hacer referencia a él.

Actualizar los datos de perfil

Para actualizar los datos de perfil de ingreso correspondientes a un proyecto único:

  1. En Control Center, seleccione el proyecto que quiera actualizar.
  2. En la parte inferior de la pantalla, haga clic en Editar información del proyecto.

    botón Editar información del proyecto

NOTA: Los campos no disponibles (inactivos, en gris) deben editarse en la hoja de ingreso. Al editar el nombre de proyecto, se modificará únicamente el valor en los datos de perfil y no se cambiarán los nombres de las hojas, los informes o los paneles asociados.

Administrar los datos de perfil

Los campos de los datos de perfil deben estar presentes en las hojas de la plantilla de origen para estar presentes en un proyecto.

Si se completa el valor cuando se crea el proyecto, se identifica como Datos de perfil de ingreso en el Generador de planes de acción. Se configura con reglas sobre el origen de procedencia de los datos -ya sea que el creador del proyecto los ingrese en forma manual en el asistente Crear proyecto o se completen de manera automática con datos o enlaces de celda de una hoja de ingreso.

CONSEJO: Ingrese datos del marcador de posición en los valores de datos de perfil de ingreso (por ejemplo, >) para que puedan detectarse fácilmente los errores.
Agregar campos de datos de perfil

Puede agregar campos de datos de perfil a las hojas de origen de las plantillas, cambiar el orden de las filas y aplicar formato.

IMPORTANTE: Si los nuevos campos de datos son Datos de perfil de ingreso o se encuentran vinculados con una hoja de resumen, debe actualizar también el plan de acción asociado.

Cuando agrega datos de perfil en el Generador de planes de acción, se muestran en sus hojas al final de la sección Resumen. Cuando actualice la plantilla de origen a través del Generador de planes de acción, únicamente los nuevos proyectos contarán con los datos de perfil adicionales. (No se modificarán los proyectos actuales).

Para agregar nuevos datos de perfil a proyectos actuales -y no solo a nuevos proyectos- consulte Actualizaciones globales: agregar datos de perfil