Smartsheet Control Center: Defina y realice un seguimiento de su proyecto con datos de perfil de proyecto

Use los datos de perfil del proyecto para hacer lo siguiente:

• Definir el proyecto con valores como Nombre de proyecto, Descripción, Propietario, Presupuesto, Fecha de vencimiento.
• Crear métricas de registro de estado o KPI (Indicadores clave de desempeño) con valores como Porcentaje completado, Fecha de finalización prevista, Estado del proyecto. 

Cómo estructurar los datos de perfil del proyecto

• Sea específico y coherente al asignar nombres a los elementos de datos de perfil.
• Un elemento de datos de perfil debe aparecer en al menos una hoja del plan de acción, pero puede aparecer en varias hojas.
• Los datos de perfil se organizan debajo de una fila de nivel superior (idealmente, la primera fila de la hoja) con la palabra Resumen en la columna primaria.
• Cada elemento de datos de perfil se encuentra ubicado en una fila individual con sangría aplicada en la fila Resumen.
• Las filas con sangría de más de un nivel no se reconocen como datos de perfil.

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• Los nombres de los datos de perfil se encuentran en la columna primaria e indican el tipo de datos.
• El valor de los datos de perfil se indica en la columna a la derecha del nombre.

Puede personalizar dónde aparece el valor de los datos del perfil. De forma predeterminada, aparece en la columna a la derecha del nombre debajo de una columna de Texto/Número. Sin embargo, al crear el plan de acción, en la opción Personalizar datos de perfil > Mostrar opciones avanzadas, puede seleccionar una columna de destino específica para su valor.

Las columnas adicionales pueden incluir uno de los siguientes elementos:

• Datos ingresados directamente en la celda: Puede ingresar los datos cuando crea o edita un proyecto o cuando un colaborador lo actualiza después de que usted haya creado un proyecto.
• Enlace de celda entrante: El valor se extrae de una celda en otra hoja en la carpeta del proyecto, o de la hoja de ingreso (si el plan de acción está configurado para tal fin).
• Fórmula: En una fórmula, se usan datos de la hoja o de varias hojas para calcular el valor.

No utilice fórmulas de columna como columnas de datos de perfil.

Puede personalizar el orden de las columnas en la página Personalizar datos de perfil del generador de planes de acción. Seleccione y arrastre una fila de columna para establecer su nuevo orden.

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Pautas y prácticas recomendadas para el resumen de datos de perfil

Si se pregunta si debería incluir un elemento en un resumen de datos de perfil, a continuación, se incluyen algunas preguntas que debería hacerse:

• ¿Aporta el elemento un contexto útil?
  Cuando los colaboradores trabajan en varios proyectos, un Nombre de Proyecto o Descripción diferenciados puede contribuir a distinguir cada una de las hojas.
• ¿Se utiliza el elemento para calcular una fórmula en otro lugar de la hoja?
  Por ejemplo, puede realizar un seguimiento del presupuesto restante de un proyecto utilizando el presupuesto proporcionado en la sección Resumen.
• ¿Aporta el elemento perspectivas de alto nivel respecto del estado del proyecto?
  El Estado del proyecto y la Fecha de finalización prevista pueden mostrar su estado de un vistazo. 

Prácticas recomendadas

• Sea específico y coherente al asignar nombres a los elementos de datos de perfil.
• Bloquee las filas de datos de perfil que no deberían actualizarse. Por ejemplo, bloquee enlaces de celdas entrantes o fórmulas.

Únicamente el propietario de la hoja y las personas con uso compartido y nivel de permiso de administrador pueden bloquear y desbloquear filas.

• Dado que los datos de perfil pueden aparecer en varias hojas, cambiar una hoja no garantiza cambios en otras. Defina una ubicación en la que los colaboradores puedan actualizar información y configurar los datos de perfil para que hagan referencia a ella mediante el uso de una fórmula o enlace de celda. Por ejemplo, utilice la hoja de ingreso como fuente de verdad para los datos de perfil.

Si desea que otras personas proporcionen información en una hoja de ingreso, genere un informe y compártalo con los usuarios en lugar de compartirlo directamente. De esta manera, los datos se sincronizan con la hoja. Si utiliza una fórmula de columna o una fórmula de celda, es posible que la solución se rompa si se trata de un campo de datos de perfil asignado en Control Center o se utiliza para la integración de Resource Management. Si la columna no se utiliza para datos de perfil, puede usar una fórmula de columna o celda.

• Disponga un lugar fuera de la sección Resumen para las actualizaciones, como lenguaje de estado del proyecto o RYG del estado del proyecto, y use una fórmula en los datos de perfil para hacer referencia a él.

Administrar los datos de perfil

Los campos de datos de perfil deben estar presentes en las hojas de la plantilla de origen para aparecer en un proyecto.

Si el valor se completa cuando se crea el proyecto, se identifica como Datos de perfil de ingreso en el generador de planes de acción.

Los datos del perfil de ingreso se configuran con reglas sobre el origen de los datos, ya sea que lo ingrese manualmente el creador del proyecto en el asistente Crear proyecto o de forma automática con datos o un enlace de celda de una hoja de ingreso.

Ingrese los datos del marcador de posición en los valores de datos del perfil de ingreso, como $100>>, para que pueda identificar fácilmente los errores.

Actualizar los datos del perfil

Para actualizar los datos del perfil de ingreso de un solo proyecto, realice lo siguiente:

1. Abra las hojas de ingreso y resumen conectadas al proyecto y actualice la sección Resumen.
2. En Control Center, abra el programa que contiene el plan de acción correspondiente.
3. Abra el plan de acción y vaya a Personalizar datos de perfil para actualizar los campos.
4. En Control Center, busque el proyecto que desea actualizar y seleccione el ícono del lápiz.
5. Seleccione Editar información del proyecto en la parte inferior de la pantalla.
6. Complete las actualizaciones y seleccione Actualizar.
7. Vuelva a buscar el proyecto y seleccione el ícono del lápiz.
8. Seleccione Actualizar informes en la parte inferior de la pantalla y espere a que el sistema se actualice.

Debe editar los campos que no están disponibles (en gris) directamente en la hoja de ingreso. Al editar el nombre del proyecto, solo se modifica el valor de los datos de perfil, pero no se modifican los nombres de las hojas, los informes o los paneles asociados.

Agregar campos de datos de perfil

Puede agregar campos de datos de perfil a las hojas de origen de las plantillas, cambiar el orden de las filas y aplicar formato.

Si los nuevos campos de datos son Datos de perfil de ingreso o se encuentran vinculados con una hoja de resumen, debe actualizar también el plan de acción asociado.

Cuando agrega datos de perfil en el generador de planes de acción, se muestran en sus hojas al final de la sección Resumen. Cuando actualiza la plantilla de origen a través del generador de planes de acción, solo los proyectos nuevos tienen los datos de perfil adicionales y los proyectos actuales no cambian.

Para agregar nuevos datos de perfil a los proyectos actuales, no solo a proyectos nuevos, consulte “Actualizaciones globales: Agregar datos de perfil”.