La aplicación Calendar de Smartsheet es un complemento premium que le permite elaborar calendarios flexibles, personalizables y que se pueden compartir utilizando los datos de Smartsheet.
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Con la aplicación Calendar, puede hacer lo siguiente:
- Codificar con colores por una categoría primaria y otra secundaria
- Exportar fácilmente el calendario para enviarlo por correo electrónico o imprimirlo
- Sincronizar con datos de proyectos existentes
Iniciar sesión en la aplicación Calendar de Smartsheet
En la hoja desde la que quiere crear un calendario, en la vista de tabla:
- Seleccione More tools (Más herramientas).
- Seleccione Calendar App (Aplicación Calendar).
O bien, en la vista de cuadrícula:
- En la barra de navegación izquierda, seleccione Launcher (Iniciador).
- Seleccione Calendar App (Aplicación Calendar).
O bien, visite esta URL: calendar.smartsheet.com.
Una vez que haya iniciado sesión, verá la página Calendar List (Lista de calendarios). Los calendarios que haya creado o que se hayan compartido con usted aparecerán en esta página. Para abrir un calendario, seleccione su nombre.
Para acotar la búsqueda, utilice la lista Filter (Filtro) o escriba el nombre del calendario en la barra de búsqueda.
Crear un calendario básico
Los administradores pueden crear calendarios con el asistente de Create New (Crear nuevo).
Para iniciar el asistente, seleccione + Add New (+ Agregar nuevo).
Paso 1: Seleccionar la hoja
- Seleccione la hoja o el informe que contenga los datos de Smartsheet que quiera visualizar.
- La hoja o el informe que seleccione debe incluir al menos una columna de fecha.
- Seleccione Next (Siguiente).
Cualquier administrador de la hoja o el informe subyacente se convierte automáticamente en administrador del calendario. Utilice la hoja o el informe subyacente para administrar los permisos.
Paso 2: Elegir una vista
Para elegir la vista predeterminada para su calendario, seleccione uno de los siguientes mosaicos:
- Monthly (Mensual)
- Daily (Diario)
- Weekly (Semanal)
- Multi-Month (Varios meses)
- Quarterly (Trimestral)
- Day-Month (Día-mes)
Después de crear el calendario, puede alternar entre estas vistas en cualquier momento.
Paso 3: Asignar columnas
Asigne las columnas de la hoja a los campos correspondientes en el calendario.
- En la sección Smartsheet Columns (Columnas de Smartsheet), seleccione las columnas que contienen los datos que quiera visualizar en el calendario. Los campos con un asterisco rojo son obligatorios.
Si utiliza un informe como el origen de su calendario, use nombres de columna coherentes en todas las hojas para asegurarse de que el calendario esté organizado y sea fácil de leer.
- (Opcional) En la sección Data Grouping (Agrupamiento de datos), seleccione las columnas (hasta dos) que desee usar para clasificar sus tareas en colecciones horizontales. Estos grupos aparecerán del lado izquierdo del calendario e indicarán la codificación por colores en el calendario.
Una vez que elija las columnas en Data Grouping (Agrupamiento de datos), puede asignar un color específico a cada valor de la columna en la sección Custom Category List Order (Orden de lista de categorías personalizadas).
- Para ver el calendario, seleccione Add (Agregar).
- Si desea perfeccionar su calendario con características avanzadas, seleccione Advanced (Avanzado).
Perfeccionar el calendario con características avanzadas
Podrá hacer más una vez que tenga un calendario básico en funcionamiento. Por ejemplo, tal vez quiera hacer lo siguiente:
- Agregar columnas adicionales
- Ordenar tareas
- Cambiar la visualización de la fecha y la hora, y dar formato a las tareas del calendario
- Cambiar el logotipo que aparece con el calendario
- Mostrar u ocultar fines de semana
Cuando selecciona el botón Advanced (Avanzado), puede ver las siguientes pestañas:
- Additional Columns (Columnas adicionales)
- Time & Design (Hora y diseño)
- More options (Más opciones)
- Confirm (Confirmar)
Para continuar, seleccione Next (Siguiente).
Paso 4: Agregar más columnas al calendario
- Para agregar más información al calendario, utilice las siguientes secciones:
- Additional Columns (Columnas adicionales): Seleccione columnas adicionales de la hoja o el informe de origen para visualizar.
- Sort Columns (Ordenar columnas): Ordene las tareas en función de los datos de las columnas.
- Seleccione Next (Siguiente).
Paso 5: Configurar la forma en que se muestran los períodos de fechas y horas
Utilice la pestaña Time & Design (Hora y diseño) para configurar cómo se muestran las fechas y los períodos, así como el estilo de las tareas del calendario.
Paso 6: Editar otros detalles del calendario
Utilice la pestaña More Options (Más opciones) para hacer lo siguiente:
- Agregar un nombre de calendario
- Identificar el día de inicio de la semana
- Identificar el mes de inicio del trimestre
- Mostrar tareas solo los días de semana, ocultar los fines de semana o mostrar tanto los días de la semana como los fines de semana
- Abrir y buscar el enlace del formulario web
- Configurar el modo en el que los usuarios visualizarán el calendario y qué podrán hacer en él
Permitir adjuntos
Seleccione esta opción si desea que las personas adjunten archivos a las tareas de la aplicación Calendar.
Los archivos adjuntos a los comentarios aparecerán con el comentario. No se ven en la columna Attachments (Adjuntos) o en las tareas de la aplicación Calendar.
Permitir comentarios
Los usuarios deben tener al menos permisos de editor en la hoja o el informe de origen para agregar comentarios al calendario. Las personas con permisos de Observador pueden ver los comentarios en un calendario.
Seleccione esta opción para que otros puedan hacer comentarios sobre las tareas dentro de la aplicación Calendar. Esta configuración se habilita de manera predeterminada cuando crea un calendario nuevo.
Cuando agrega comentarios a un calendario, también se agregan a la hoja o al informe de origen.
Utilice la capacidad de mención con @ en los comentarios para aumentar la visibilidad de las entradas de su calendario.
Permitir eventos nuevos
Permita que cualquier persona con permisos de editor en la hoja de origen agregue eventos directamente en el calendario.
Enlace del formulario web
Si la hoja de origen incluye un formulario, pegue el enlace del formulario en el campo Enlace del formulario web. Cuando agregue el enlace del formulario web al calendario, podrá acceder al formulario desde la aplicación Calendar.
Para acceder al formulario web desde la aplicación Calendar, siga estos pasos:
- En el área superior izquierda de la aplicación Calendar, seleccione el ícono de lista desplegable.
- Seleccione Open Web Form (Abrir formulario web).
Usar un Calendario 454
Para permitir que el Calendario 454 sea una opción de visualización, seleccione la casilla de verificación 454 Calendar (Calendario 454). También puede seleccionar Default 454 Calendar (Calendario 454 predeterminado) si quiere que sea la opción de visualización predeterminada.
En un calendario 454, el año calendario se divide en meses en función del siguiente formato: 4 semanas – 5 semanas – 4 semanas. La disposición del calendario alinea los días feriados y garantiza que aparezca la misma cantidad de sábados y domingos en meses comparables. (El formato 454 se utiliza comúnmente en negocios minoristas para comparar las ventas interanuales con mayor exactitud).
Paso 7: Verificar la configuración establecida
En la pestaña Confirm (Confirmar), revise y verifique la configuración que editó. Si necesita realizar cambios, seleccione Previous (Anterior) para ir a la página correspondiente y realizar los ajustes necesarios. Seleccione Add (Agregar) o Update (Actualizar) cuando esté listo.
Compartir su calendario
Una vez que haya creado su calendario, seleccione la flecha en el extremo superior derecho y, luego, Share (Compartir). Aquí, puede activar o desactivar el uso compartido, compartir el calendario con usuarios o dominios específicos, copiar el enlace de uso compartido y publicar el calendario.
Si el uso compartido está activado, el calendario aparecerá en la vista de lista para todos los usuarios que sean administradores del calendario o se agreguen a la lista de recursos compartidos del calendario. Si no está activado, el calendario solo aparece en la vista de lista del administrador.
Todos los usuarios que ven un calendario lo ven como lo hace el administrador.
