Actualizaciones globales de Control Center: Informes

La funcionalidad Informes de Actualizaciones globales de Smartsheet Control Center le permite hacer modificaciones en las plantillas de informes e implementarlas en todos los proyectos existentes. 

Utilice Actualizaciones globales cuando haya realizado los siguientes cambios en una plantilla de informe:

• Eliminó o agregó nuevas columnas
• Modificó el orden o el ancho de una columna
• Modificó la configuración de mostrar u ocultar en una columna
• Modificó los criterios del informe
• Modificó el orden de clasificación de una columna
• Agregó o eliminó hojas de un informe

Para actualizar la plantilla del informe:

1. Agregue el nuevo informe de plantilla a la carpeta de origen del plan de acción.
2. Edite la configuración de la plantilla de origen en el plan de acción para asegurarse de que Control Center reconoce el nuevo informe.
3. Cree una actualización global de informes de actualización y seleccione el nuevo informe de plantilla en la pantalla Información básica.
4. En la pantalla Probar actualización global, seleccione Elegir informe en la columna Nombre del informe.
5. En el panel lateral Seleccionar un informe para actualizar, seleccione el botón de opción para Agregar nuevo informe.

Así mismo, puede usar Actualizaciones globales para actualizar un informe cada vez que se modifica el nombre o tipo de columna, o se agrega una nueva columna a una hoja que se utiliza en dicho informe. 

Cómo usar Actualizaciones globales: Informes

Advertencia: Actualizaciones globales permite recrear el informe en su totalidad cada vez que se ejecuta una actualización. Los cambios no pueden deshacerse. Por lo tanto, ejecute la actualización en un proyecto y verifique los resultados antes de ejecutarla en todos los proyectos.

Actualizar la plantilla del informe

En Smartsheet, puede ir a la carpeta de origen del plan de acción e implementar los cambios directamente en la plantilla del informe.

Puede hacer lo siguiente:

• Agregar o eliminar columnas
• Ocultar o mostrar columnas
• Reordenar columnas
• Modificar criterios
• Cambiar el orden de clasificación
• Actualizar las hojas incluidas en el informe 

Crear una Actualización global en Control Center

1. En Control Center, seleccione el programa con el que quiera trabajar.
2. En la parte superior de la pantalla, haga clic en Administrar programa y, luego, en Actualizaciones globales.
3. Haga clic en Nueva actualización y, a continuación, seleccione Actualizar informes. 
4. Siga las instrucciones que se muestran en el asistente de Actualización de informes.
   Asígnele un nombre a la actualización según la función que cumpla, por ejemplo, Cambiar el tamaño de la columna Presupuesto. Deje desactivada la opción Actualizar fuentes del informe, a menos que haya modificado las hojas incluidas en el informe.
5.  En la parte inferior de la pantalla, haga clic en Crear y ejecutar. (Haga clic en Cerrar para guardar la actualización sin ejecutarla). 

Aplicar la Actualización global

Cada vez que ejecuta la actualización, Control Center realiza una búsqueda en los proyectos para detectar el informe que coincide con la plantilla del informe, ya sea por ID o por nombre. También muestra los proyectos que no tienen un informe coincidente, ya sea porque no se halló una coincidencia o porque no se incluyó el informe en el momento de su creación. Puede agregar el informe editado recientemente a esos proyectos cuando ejecute la actualización.   

1. Revise los informes seleccionados.
   
   
   
   Los proyectos seleccionados para la actualización se ordenan de la siguiente manera:
   • Informes que coinciden con el ID de la plantilla actual: Estos proyectos incluyen informes creados a partir de la plantilla del informe en la carpeta de origen del plan de acción.
   • Informes que coinciden con el nombre de la plantilla actual: Estos proyectos incluyen informes que tienen el mismo nombre que la plantilla del informe en la carpeta de origen del plan de acción. 
   • No se encontraron informes que coincidan: No se encontraron informes que coincidan. Haga clic en el enlace "Elegir informe" para seleccionar manualmente un informe a actualizar o agregar el informe al proyecto. 
      
2. Revise el estado de Asignación de origen en cada informe.
   
   Si activó la opción Actualizar fuentes del informe, el estado de Asignación de origen muestra cuántas hojas incluidas en el alcance de la plantilla del informe pueden coincidir con hojas del proyecto. El alcance se configura en el Generador de informes.
    
   • Gris: No se modificarán las hojas incluidas en el informe.
   • Verde: Se hallaron coincidencias con todas las hojas del alcance.
   • Amarillo: Se halló al menos una coincidencia con una hoja del elemento de alcance.  
   • Rojo: No se hallaron coincidencias con ninguna de las hojas del elemento de alcance.  
   
   
   
   Opcional: Seleccione el marcador de estado para ver los detalles de Asignación de origen correspondientes a cada informe. Respecto de aquellos elementos que no representen una coincidencia completa, haga clic en Reasignar hojas para asignar el informe a las hojas correctas. 
    
3. Seleccione Aplicar para actualizar todos los informes del proyecto.

Sacar el máximo provecho de Actualizaciones globales para los informes

Cuando necesite implementar cambios, hágalos directamente en la plantilla del informe. Este es el método más confiable para garantizar que el informe coincida con sus proyectos, incluso si modifica el nombre del informe. Los informes del proyecto son elementos secundarios directos de la plantilla del informe en la carpeta de origen del plan de acción. Control Center los identifica fácilmente como tales e implementa los cambios.

Para obtener más información sobre plantillas y la carpeta de origen del plan de acción, consulte Smartsheet Control Center: Descripción general de la carpeta de origen del plan de acción.