Complemento Smartsheet for Outlook

Aplica a

Smartsheet
Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Quienes tienen permisos de Propietario, Administrador o Editor pueden agregar comentarios a elementos de Smartsheet con el complemento de Outlook.

El complemento Smartsheet for Outlook (antes llamado Aplicación de Smartsheet for Outlook) le permite crear y editar tareas de Smartsheet, y trabajar con ellas en forma colaborativa en tiempo real, sin salir de su bandeja de entrada de Outlook. Agregue mensajes de correo electrónico y sus adjuntos a filas o discusiones en su hoja para que todos los colaboradores los vean y actúen en función de ellos.

Antes de comenzar

El complemento Smartsheet for Outlook funciona con Outlook cuando se utiliza de manera conjunta con una cuenta de Microsoft compatible.

Versiones compatibles de Outlook:

  • Outlook 2013 o posteriores para Windows
  • Outlook 2016 para Mac
  • Outlook para iOS
  • Outlook para Android
  • Outlook en la web

Tipos de cuentas compatibles:

  • Cuentas Outlook.com
  • Office 365 Business 
  • Office 365 Business Platinum
  • Office 365 Pro-Plus
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Los sistemas de Microsoft Exchange en las instalaciones (alojamiento a nivel local) no son compatibles.

Delegar el acceso a cuentas de Outlook no es compatible. Es posible que ocurran errores al usar este tipo de cuenta con el complemento de Outlook para Smartsheet.

 

Instalar el complemento y conectar Outlook con Smartsheet

Para usar el complemento, primero debe instalarlo desde Microsoft Office Store (https://store.office.com) y conectarlo con su cuenta de Smartsheet. Una vez instalado el complemento (ya sea que lo haga usted o un administrador de su cuenta de Microsoft), querrá conectar su cuenta de Outlook con su cuenta de Smartsheet.

NOTA: Deberá instalar el complemento únicamente desde un dispositivo. Luego de instalarlo una vez, también estará disponible en el resto de los dispositivos en los que inicie sesión.

Instalar el complemento desde una computadora

Para instalar el complemento Smartsheet for Outlook desde una computadora, realice lo siguiente:

  1. En Office Store, diríjase al complemento Smartsheet for Outlook y haga clic en el botón Agregar.
  2. Cuando se le solicite, inicie sesión con su cuenta de Microsoft compatible. (Debería ser la dirección de correo electrónico que utiliza en Outlook).

Instalar desde iOS o Android

Para instalar el complemento Smartsheet for Outlook desde un dispositivo iOS o Android, realice lo siguiente:

  1. En la aplicación Outlook for iOS o Outlook for Android, seleccione Configuración > Complementos.
  2. Presione el ícono más correspondiente a Smartsheet.

Para acceder a instrucciones sobre cómo instalar complementos, visite la página de soporte técnico de Microsoft en Outlook para dispositivos móviles.

Conectar sus cuentas de Outlook y Smartsheet

Para conectar su cuenta de Outlook con su cuenta de Smartsheet, realice lo siguiente:

  1. Vaya a Outlook en la web (https://outlook.office365.com/) y abra el mensaje de correo electrónico que se envió a su dirección compatible de correo electrónico de Microsoft.
  2. Haga clic en el logotipo de Smartsheet logotipo de Smartsheet, ubicado en el extremo superior derecho del mensaje de correo electrónico, para abrir el panel de complementos de Smartsheet.

    Outlook para la web

    NOTA: Si no ve el logotipo de Smartsheet en el extremo superior derecho del correo electrónico, asegúrese de abrir un correo electrónico que se haya enviado a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.

    El panel de complementos se muestra a la derecha de la ventana de Windows, y solicita permiso para instalar Smartsheet for Outlook.
     
  3. En el panel de complementos, seleccione Instalar para otorgar permiso de conexión a su cuenta de Smartsheet.

    Instalar Outlook
     
  4. En el panel de complementos que se muestra a la derecha de la ventana de Outlook, seleccione Conectar con Smartsheet.
  5. En la ventana que aparece, inicie sesión en su cuenta de Smartsheet y haga clic en Autorizar.

¡Listo! Una vez instalado y conectado, el complemento Smartsheet for Outlook se mostrará en el directorio Inicio de su cuenta de Smartsheet. El complemento también estará a su disposición en cualquier otra versión compatible de Outlook en la que haya iniciado sesión con su cuenta compatible de Microsoft.

Usar el complemento Smartsheet for Outlook

Agregue mensajes de correo electrónico a filas nuevas o existentes de su hoja mientras realiza el seguimiento del trabajo, todo esto sin salir de su bandeja de entrada de Outlook. Abra las hojas desde Outlook para ver de inmediato los datos de su hoja en Smartsheet.

Acceder a Smartsheet for Outlook desde distintas versiones de Outlook

Una vez instalado el complemento, estará disponible en cualquier versión de Outlook que utilice con su cuenta de correo electrónico de cuenta de Microsoft compatible. La manera de agregar mensajes de correo electrónico a las hojas con el complemento Smartsheet for Outlook depende de la versión de Outlook que utilice.

Smartsheet for Outlook en la web

Para acceder a Smartsheet for Outlook en la web:

  1. Abra un mensaje de correo electrónico que se envió a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  2. Para que aparezca el panel de Smartsheet en Outlook, seleccione el logotipo de Smartsheet logotipo de Smartsheet en el extremo superior derecho del correo electrónico.
    Outlook para la web
    Según la cantidad de complementos que tenga, tal vez deba seleccionar la marca de inserción de complementos en el correo electrónico ubicado junto a sus otros complementos. Luego, seleccione Smartsheet.

    Marca de inserción de complementos

NOTA: Si no ve el complemento Smartsheet for Outlook, tal vez deba instalarlo.

Smartsheet for Outlook 2013 o versiones posteriores (Outlook 2016 en Mac)

Para acceder al complemento desde la aplicación de escritorio de Outlook:

  1. Abra un correo electrónico que se envió a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  2. Seleccione Agregar a Smartsheet en el extremo superior derecho de la ventana de Outlook.
    Escritorio de Outlook
    NOTA: Si no ve el complemento Smartsheet for Outlook, tal vez deba instalarlo.

Smartsheet for Outlook en iOS y Android

Para acceder al complemento desde la aplicación de Outlook en iOS o Android:

  1. Presione para abrir un correo electrónico que se envió a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  2. Presione el ícono Complemento complemento para dispositivos móviles y, luego, logotipo de Smartsheet Agregar a Smartsheet.
  3. Si no ve el complemento Smartsheet for Outlook, tal vez deba instalarlo.

Agregar correos electrónicos y adjuntos de correos electrónicos a las filas

Agregue correos electrónicos y sus adjuntos a filas nuevas o existentes en Smartsheet:

De manera predeterminada, se agregará un nuevo comentario a la fila utilizando el cuerpo del mensaje del correo electrónico como comentario.

CONSEJO: Puede hacer clic en el nombre de la hoja, en la parte superior del panel de complementos, para abrirla y trabajar en ella desde Smartsheet. La hoja se abrirá en una nueva ficha del navegador.

Para agregar información de correo electrónico a una hoja en Smartsheet, realice lo siguiente:

  1. Abra un correo electrónico que se envió a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  2. Seleccione el ícono de Smartsheet en la ventana de Outlook. Esto varía según la versión de Outlook que se utilice.
  3. En Outlook, use uno de los siguientes métodos para buscar y seleccionar la hoja a la que quiere agregarle los contenidos del correo electrónico:
    • Escriba el nombre de la hoja en el campo de búsqueda cercano a la parte superior del panel.
    • Vaya directamente al directorio Inicio de Smartsheet, ubicado debajo del campo de búsqueda en el panel de complementos.
  4. Usted dispone de las siguientes opciones para agregar los contenidos de su correo electrónico a una hoja:
    • Agregar como nueva fila: para agregar el correo electrónico como una nueva fila en la parte inferior de la hoja, seleccione Agregar fila en la parte inferior del panel de complementos.
    • Agregar a una fila existente: para agregar el correo electrónico a una fila existente de la hoja, seleccione la fila en el panel de complementos.

      Se actualiza la aplicación para mostrarle los datos existentes en la columna Primaria de la fila. Si agrega una nueva fila, la columna Primaria se completará con el asunto del correo electrónico.
  5. Haga clic en Guardar en el extremo inferior derecho, cuando termine. Se aplicarán los cambios de inmediato en la hoja en Smartsheet.

Tenga en cuenta lo siguiente mientras agrega información de correo electrónico a las hojas:

  • Puede seleccionar la opción Mostrar más para revisar las otras columnas de la planilla y editarlas según lo desee.
  • De manera predeterminada, se agregará un nuevo comentario a la fila utilizando el cuerpo del mensaje del correo electrónico como comentario. No obstante, puede modificar el comentario según considere conveniente.
  • Si quiere que el correo electrónico se muestre en una columna, en lugar de un comentario, cópielo del campo de comentarios y péguelo en el campo correspondiente. Luego, borre la información del comentario.
  • Los adjuntos de correo electrónico también se cargarán a la fila de manera predeterminada. Si no quiere incluirlos, quite la marca de las casillas de verificación ubicadas junto a los nombres de los adjuntos.
  • Puede hacer clic en el nombre de la hoja, en la parte superior del panel de complementos, para abrirla y trabajar en ella desde Smartsheet. La hoja se abrirá en una nueva ventana del navegador.

Abrir hojas existentes desde Outlook

Desde Outlook, puede buscar en las hojas a las que tenga permiso para acceder desde su cuenta de Smartsheet y abrirla en una nueva ventana del navegador.

Para abrir una hoja desde Outlook:

  1. Abra un correo electrónico enviado a la cuenta de Microsoft compatible a la que está conectado Smartsheet for Outlook.
  2. Seleccione el ícono de Smartsheet en la ventana de Outlook. Esto varía según la versión de Outlook que se utilice.
  3. En Outlook, use uno de los siguientes métodos para buscar y seleccionar la hoja que quiere abrir:
    • Escriba el nombre de la hoja en el campo de búsqueda cercano a la parte superior del panel.
    • Vaya directamente al directorio Inicio de Smartsheet, ubicado debajo del campo de búsqueda en el panel de complementos.
       
    Una vez que seleccione la hoja que quiere abrir, verá los datos de la columna Primaria de dicha hoja.
     
  4. Seleccione el nombre de la hoja en la parte superior del panel de complementos. Esto abrirá la hoja en una nueva ventana del navegador.

 


Datos de Smartsheet que no pueden editarse desde Outlook

Algunos valores no pueden actualizarse en su hoja desde el complemento para Outlook y deben editarse directamente en sus hojas:

  • Las celdas que contengan una fórmula.
  • Las fechas de finalización o los valores de duración en hojas con dependencias habilitadas. Tenga en cuenta que puede modificar la fecha de inicio y los valores de duración para afectar la fecha de finalización.(Consulte Habilitar dependencias y usar predecesores para obtener más información sobre la funcionalidad de las dependencias).
  • Cualquier columna Lista de contactos que permita múltiples contactos por celda. (Más sobre este tema aquí).

Resolución de problemas con el complemento Smartsheet for Outlook

Instalé el complemento, pero el ícono de Smartsheet no aparece en mis mensajes.

  • El ícono de Smartsheet logotipo de Smartsheet aparece únicamente en los correos electrónicos que se envían a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  • Cuando esté en Outlook para la web, según la cantidad de complementos que tenga, tal vez deba seleccionar la marca de inserción de complementos en el correo electrónico ubicado junto a sus otros complementos. Luego, seleccione Smartsheet.

¿Cómo sé si mi cuenta de Microsoft es compatible?

Para saber qué cuentas de Microsoft son compatibles, haga clic aquí.

¿Cómo sé qué versión de Outlook estoy usando?

Para averiguar qué versión de Outlook está usando, consulte este artículo de Soporte técnico de Microsoft.