Resource Management advanced reporting

Nur Personen mit gültigen Anmeldeinformationen für Resource Management und der entsprechenden Berechtigungsstufe können freigegebene Berichte anzeigen.

1. Wählen Sie oben rechts im Bericht „Freigeben“ aus. 
2. Kopieren Sie die URL aus dem Pop-up und fügen Sie sie in eine Nachricht an Ihre Teammitglieder ein. Ihr Team kann diesen Link verwenden, um den Bericht aufzurufen.

Um einen Bericht zu löschen, zeigen Sie mit der Maus auf den Berichtsnamen und wählen Sie dann das Löschsymbol aus.

Sie können Berichte filtern, um die Informationen anzupassen, die nach der Ausführung des Berichts angezeigt werden. Sie können nach Projekt oder Disziplin filtern oder mehrere Filter verwenden, um sich auf bestimmte Daten zu fokussieren und den Output zu optimieren.

Klicken Sie zum Filtern einzelner oder mehrerer Elemente auf die Kontrollkästchen für diese Elemente oder verwenden Sie oben im Filterfeld die Optionen „Alle“ oder „Keine“. Um einen bestimmten Filter leichter zu finden, können Sie auch die Suchleistenfunktion verwenden. 

Wenn Sie eine Option auswählen, indem Sie anstatt auf das Kontrollkästchens auf den Namen klicken, werden bis auf den ausgewählten Namen alle anderen Optionen automatisch abgewählt.

Berichtsdaten können auf zwei Arten exportiert werden, über das Menü „Exportieren“ oder über „Zugrunde liegende Daten anfordern“.

Über das Menü „Exportieren“:

1. Erstellen Sie Ihren Bericht.
2. Wählen Sie oben rechts im Bericht die Option Exportieren aus. 
3. Wählen Sie ein Format für Ihre Datei aus. 

Per E-Mail:

Per E-Mail gesendete CSV-Links unterliegen nicht der Größenbeschränkung für Berichte in Resource Management, sodass sie eine ausgezeichnete Möglichkeit sind, große Datensätze für erweiterte Analysen in anderen Tools zu exportieren.

„Zugrunde liegende Daten anfordern“ ist für Auslastungsberichte nicht verfügbar. 

1. Erstellen Sie Ihren Bericht.
2. Wählen Sie neben „Bericht ausführen“ die Option Zugrunde liegende Daten anfordern aus.

Wenn die CSV-Datei bereit ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung (einschließlich eines Links zum Herunterladen der CSV-Datei) an die mit Ihrem Resource Management-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse. Je nach Berichtsumfang und Systemlast kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Sie die E-Mail erhalten.

Erstellen Sie zunächst Ihren Bericht und exportieren Sie die Daten dann als CSV-Datei.

Hier sind einige praktische Berichte mit nützlichen Informationen zum Erstellen einer Pivot-Tabelle mit den daraus resultierenden Daten.

Übersicht über das Kunden- und Projektbudget

• Ansicht: Budget: Beträge
• Zeitraum: Die letzten und nächsten 90 Tage
• Zuerst gruppieren nach: Kunde
• Dann gruppieren nach: Projekt
• Anzeigen: Projekttyp: Bestätigt

Abrechnungsfähige Nutzung des letzten Monats

• Ansicht: Zeit und Gebühren: Stunden und Beträge
• Zeitraum: Letzter Monat
• Zuerst gruppieren nach: Disziplin
• Dann gruppieren nach: Teammitglied
• Anzeigen: Projekttyp: Bestätigt

Berechnen Sie zunächst die gesamt verfügbaren Stunden. Das sind die gesamten Arbeitstage des letzten Monats, multipliziert mit den Stunden des Arbeitstags jeder Person. Berechnen Sie anschließend die gesamt abrechnungsfähigen Stunden. Die Nutzung ist der Prozentsatz der gesamt für abrechnungsfähige Arbeiten aufgewendeten Stunden.

Individueller Projektbudgetbericht

• Ansicht: Zeit und Gebühren
• Zeitraum: Benutzerdefinierter Datumsbereich: Projektdauer
• Zuerst gruppieren nach: Phase
• Dann gruppieren nach: Teammitglied
• Anzeigen: Projektname und Kunde

Wenn die Stunden, die Ihr Team heute erfasst, keine Auswirkungen auf die angefallenen Stunden und Beträge in den Berichten haben, liegt dies wahrscheinlich daran, dass der angefallene Zeitraum Ihres Kontos nur auf vergangene Tage festgelegt ist.

Diese Einstellung kann von jedem RM-Administrator geändert werden unter „Kontoeinstellungen“ > „Angefallener Zeitraum“. Hier lässt sich bestimmen, ob kontoweite, angefallene Stunden und Beträge nur vergangene Tage oder vergangene Tage und heute enthalten sollen.

Wenn Sie die Anzahl der Stunden sehen möchten, die Ihre Mitarbeiter für ein Projekt aufgewendet haben, führen Sie zwei Berichte aus (Zeit und Gebühren sowie Auslastung). Verwenden Sie dann die Berichtsexporte, um Ihre Ansicht so anzupassen, dass Sie sehen, wie sich die Arbeitsstunden jeder Person an einem Projekt auf ihre Auslastung auswirken.

So können Sie sehen, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter für ihre Projekte aufgewendet haben:

1. Führen Sie einen Zeit- und Gebührenbericht aus. Gruppieren Sie den Bericht nach Teammitglied und dann nach Projekt.
2. Rufen Sie „Exportieren“ > „Diesen Bericht als CSV-Datei exportieren“ auf.
3. Ändern Sie Ihren Zeit- und Gebührenbericht in einen Auslastungsbericht und gruppieren Sie ihn nur nach Teammitglied. Stellen Sie sicher, dass Ihr Zeitraum sowohl für den Zeit- und Gebührenbericht als auch für den Auslastungsbericht gleich ist (d. h. dieser Monat). Rufen Sie „Exportieren“ > „Diesen Bericht als CSV-Datei exportieren“ auf.
4. Öffnen Sie beide Exporte und kopieren Sie alle Daten aus einem davon in einen neuen Tab in der anderen Tabelle. Schließen Sie die Datei, aus der Sie die Daten kopiert haben, sodass nur die Datei mit den Daten in zwei Tabs erhalten bleibt.
5. Fügen Sie im Sheet mit dem Zeit- und Gebührenberichtsexport rechts zwei neue Spaltenüberschriften mit den Titeln „Verfügbare Stunden“ und „Auslastung pro Projekt“ hinzu.
6. Führen Sie in der Spalte „Verfügbare Stunden“ eine SVERWEIS-Formel aus (verwenden Sie den Namen der Person als Wert, den Sie in beiden Sheets suchen möchten), um die verfügbaren Stundendaten der Person aus dem Auslastungsberichtsexport in Ihren Zeit- und Gebührenberichtsexport einzufügen. Sie sollten nun über die Rohdaten verfügen, mit denen Sie die Auslastung pro Projekt berechnen können (Gesamtstunden pro Projekt/verfügbare Stunden).
7. Teilen Sie in der Spalte „Auslastung pro Projekt“ den Wert in der Spalte „Gesamt“ (Stunden) für jedes Projekt durch die verfügbaren Stunden der Person. Konvertieren Sie dies in einen Prozentsatz. Ihr Diagramm sollte mit dem Bild unten übereinstimmen, sodass Sie die Auslastung pro Projekt und Teammitglied berechnen können.

Benutzerdefinierte Felder für Personen können Profile mit Eigenschaften wie Kompetenzen, Zertifizierungen, Manager und Organisationsstruktur ergänzen. Verwenden Sie für Projekte benutzerdefinierte Felder, um ihnen geschäftsspezifische Kriterien hinzuzufügen und Eigenschaften wie Portfoliobearbeiter, Projektpriorität, Abschlusswahrscheinlichkeit, Geschäftsbereich, Projekt-IDs und Standort anzugeben. 

Wenn Sie Resource Management in andere Geschäfts-Tools oder -Systeme integrieren, fügen Sie benutzerdefinierte Felder mit denselben Tags oder Kennungen hinzu, die in Ihren anderen Tools verwendet werden.

Projekte und Personen können mehrere benutzerdefinierte Felder haben. Sie können diese Felder im Zeitplan, auf der Projektportfolioseite oder in Berichten filtern.

Benutzerdefinierte Felder erstellen

Nur RM-Administratoren können benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

1. Wählen Sie oben rechts Einstellungen aus. 
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kontoeinstellungen aus.
3. Wählen Sie im linken Navigationsmenü Anpassbare Felder für Projekt oder Anpassbare Felder für Personen aus.
4. Wählen Sie Hinzufügen aus und geben Sie die folgenden Informationen ein:
   • Feldname: Der Anzeigename für das benutzerdefinierte Feld und dessen Filter.
   • Feldbeschreibung: Beschreibt, wie dieses benutzerdefinierte Feld verwendet werden soll (optional).
   • Feldtyp: Wählen Sie „Textfeld“, „Dropdown-Menü“ oder „Dropdown-Menü mit Mehrfachauswahl“ aus. Bei „Dropdown-Menü“ und „Dropdown-Menü mit Mehrfachauswahl“ können Sie die anzuzeigenden Optionen angeben.
   • Standardwert: Der Wert, mit dem dieses Feld bei neuen Projekten oder Personen vorausgefüllt ist. Wählen Sie Apply default value to existing projects/people aus, um bestehende Zuweisungen mit diesem Wert auszufüllen.
   • Wie wird dieses Feld verwendet?: Bestimmen Sie, ob dieser Wert:
     • auf der Projekt- oder persönlichen Seite sichtbar sein soll,
     • eine Filteroption für das gesamte Konto und eine Anzeigeoption für die Personenansicht im Zeitplan sein soll,
     • nur durch Administratoren bearbeitet werden kann (nur benutzerdefinierte Personenfelder). 
5. Wählen Sie Speichern aus, um Ihr benutzerdefiniertes Feld zu erstellen. Das neue Feld wird, falls vorhanden, bei allen Projekten oder Personen mit den Standardwerten angezeigt. RM-Administratoren und Portfoliobearbeiter können benutzerdefinierte Felder je nach Bedarf in den Projekteinstellungen oder Profileinstellungen bearbeiten.

Aktualisierungen von benutzerdefinierten Feldern

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld in den Kontoeinstellungen aktualisieren, wird die Aktualisierung bei allen Projekten und Personen angezeigt, die das Feld verwenden.

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld in den Kontoeinstellungen entfernen, behält das Projekt oder die Person diesen Wert in den jeweiligen Einstellungen bei. Solange dieser Wert in den Einstellungen mindestens eines Projekts oder einer Person vorhanden ist, wird die Option weiterhin in den Filteroptionen für den Zeitplan und in Berichten angezeigt.

Filtern

Durch das Filtern eines benutzerdefinierten Felds in Berichten können Sie bestimmte Elemente in einem Datensatz einsehen. Sie können beispielsweise nach Projekten mit hoher Priorität oder Projekten, deren Inhaber ein bestimmter Portfoliobearbeiter ist, filtern. Sie können mehrere Filter anwenden. Sie sehen nur Filter, die für die von Ihnen gruppierten Daten verfügbar sind.