Berichte im Resource Management verwenden und bearbeiten

Genehmigungsfilter in Berichten

Verwenden Sie genehmigungsbasierte Filter, um Zeiteinträge basierend auf ihrem verknüpften Genehmiger oder Genehmigungsstatus anzuzeigen. Verwenden Sie beispielsweise einen Zeit- und Gebührenbericht, der nach Teammitglied gruppiert und nach Genehmigungsstatus gefiltert ist, um nicht eingereichte Stunden für jedes Teammitglied in der gesamten Organisation anzuzeigen.

• Genehmigt von: Sie können die Zeit filtern, die bestimmte Personen genehmigt haben.
• Genehmigungsstatus: Sie können die Zeiteinträge, die in Ihrem Bericht angezeigt werden, filtern, indem Sie genehmigte, ausstehende Genehmigung oder nicht eingereichte Zeit auswählen.

Sie können Berichtsdaten auch nach Genehmigungsstatus und nach Genehmiger gruppieren.

Wenn Sie einen Business- oder Enterprise-Smartsheet-Plan haben und Smartsheet-Authentifizierung verwenden, können Sie die Daten aus Ihren Berichten in Smartsheet analysieren und teilen. Siehe Erweiterte Berichte für Details.

Berichtsdaten können auf zwei Arten exportiert werden, über das Menü „Exportieren“ oder über „Zugrunde liegende Daten anfordern“.

Über das Menü „Exportieren“:

1. Erstellen Sie Ihren Bericht.
2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Berichts Exportieren aus. 
3. Wählen Sie ein Format für Ihre Datei aus. 

Per E-Mail:

Per E-Mail gesendete CSV-Links unterliegen nicht der Größenbeschränkung für Berichte in Resource Management, sodass sie eine ausgezeichnete Möglichkeit sind, große Datensätze für erweiterte Analysen in anderen Tools zu exportieren.

„Zugrunde liegende Daten anfordern“ ist für Auslastungsberichte nicht verfügbar. 

1. Erstellen Sie Ihren Bericht.
2. Wählen Sie neben Bericht ausführen die Option Zugrundeliegende Daten anfordern aus.

Wenn die CSV-Datei bereit ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung (einschließlich eines Links zum Herunterladen der CSV-Datei) an die mit Ihrem Resource Management-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse. Je nach Berichtsumfang und Systemlast kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Sie die E-Mail erhalten.

Wenn Sie den zugrunde liegenden Datenbericht exportieren auswählen, erhalten Sie einen Bericht, der alle Attribute enthält, die sich auf Personen, Projekte und Aufgaben beziehen. Wenn Sie diesen Bericht als CSV exportieren auswählen, erhalten Sie eine CSV-Datei mit denselben Daten, die in der Ressourcenverwaltung angezeigt werden.

Wenn Sie eine CSV-Datei mit einem Zusammenfassungsbericht exportieren, kann sich die Reihenfolge der Spalten ändern, und alle angewendeten Filter werden auch in der CSV-Datei angezeigt. 

Erweiterte Berichte

Wenn Ihre Organisation über einen Business- oder Enterprise-Smartsheet-Tarif verfügt und die Smartsheet-Authentifizierung verwendet, können Sie die Daten aus Ihren Berichten in Smartsheet weiter analysieren und teilen, indem Sie erweiterte Berichte erstellen. Mithilfe der erweiterten Berichte können Sie Ihre Daten innerhalb der Smartsheet-Umgebung erweitert analysieren und bearbeiten. Mit Ihren Berichtsdaten in Smartsheet können Sie Bridge, Data Shuttle, Data Mesh und weitere erweiterte Funktionen von Smartsheet verwenden.

Wenn Sie einen Business- oder Enterprise-Plan von Smartsheet haben und Smartsheet-Authentifizierung verwenden, können Sie erweiterte Berichte erstellen, um die Daten in Smartsheet weiter zu analysieren und zu teilen. Sie können auch Pivot-App mit Ihren Daten verwenden, sobald sie in Smartsheet sind.

Erstellen Sie zunächst Ihren Bericht und exportieren Sie die Daten dann als CSV-Datei.

Daten exportieren

1. Mit dem geöffneten Bericht, oben rechts, wählen Sie Exportieren> Unterliegende Daten als CSV exportieren.
2. Laden Sie die Datei aus dem Ressourcenmanagement herunter und speichern Sie sie an einem Ort, an dem Sie sie finden können.

Berichte, die Sie für Pivot-Tabellen in Betracht ziehen sollten

Hier sind einige praktische Berichte mit nützlichen Informationen zum Erstellen einer Pivot-Tabelle mit den daraus resultierenden Daten.

Übersicht über das Kunden- und Projektbudget

• Ansicht: Budget > Beträge
• Zeitrahmen: Letzte und nächste 90 Tage
• Erst gruppieren nach: Kunde
• Dann gruppieren nach: Projekt
• Anzeigen: Projekttyp > Bestätigt

Abrechnungsfähige Nutzung des letzten Monats

• Ansicht: Zeit und Gebühren > Beträge und Stunden
• Zeitrahmen: Letzter Monat
• Erst gruppieren nach: Disziplin
• Dann gruppieren nach: Teammitglied
• Anzeigen: Projekttyp > Bestätigt

Die Nutzung ist der Prozentsatz der gesamt für abrechnungsfähige Arbeiten aufgewendeten Stunden.

1. Berechnen Sie die insgesamt verfügbaren Stunden, die Gesamtarbeitstage des letzten Monats multipliziert mit den Stunden in jedem Arbeitstag einer Person. 
2. Berechnen Sie die gesamt abrechnungsfähigen Stunden. 
3. Berechnen Sie den Prozentsatz.

Individueller Projektbudgetbericht

• Ansicht: Zeit und Gebühren
• Zeitraum: Benutzerdefinierter Datumsbereich
  • Startdatum: Erster Tag des Projekts
  • Enddatum: Letzter Tag des Projekts
• Zuerst gruppieren nach: Phase
• Dann gruppieren nach: Teammitglied
• Zeigen:
  • Projekt: Projektname
  • Kunde: Kundenname

Sie können benutzerdefinierte Felder für Personen oder Projekte verwenden.

• Personen: Fügen Sie Eigenschaften hinzu, einschließlich Fähigkeiten, Zertifizierungen, Manager und Organisationsstruktur

• Projekte: Fügen Sie geschäftsspezifische Kriterien hinzu, um Eigenschaften wie Portfoliobearbeiter, Projektpriorität, Abschlusswahrscheinlichkeit, Geschäftsbereich, Projekt-IDs und Standort anzugeben

Sie können mehrere benutzerdefinierte Felder für Projekte und Personen hinzufügen und diese als Filter im Zeitplan, auf der Projektportfolio-Seite oder in Berichten verwenden.

Bei der Integration von Resource Management mit anderen Geschäftstools oder -systemen verwenden Sie dieselben Tags oder Identifikatoren wie bei benutzerdefinierten Feldern.

Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
   1. Wählen Sie in Resource Management in Smartsheet das Kebab-Menü in der oberen rechten Ecke und dann Einstellungen aus.
   2. Wählen Sie in der eigenständigen Version von Resource Management Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
2. Wählen Sie links Projektbenutzerdefinierte Felder oder Personenbenutzerdefinierte Felder aus.
3. Wählen Sie Hinzufügen aus und geben Sie die folgenden Informationen ein:
   • Feldname: Der Anzeigename und die Filter des benutzerdefinierten Feldes
   • Feldbeschreibung: Anweisungen für dieses benutzerdefinierte Feld (optional)
   • Feldtyp: Wählen Sie Textfeld, Dropdown-Menü oder Dropdown-Menü mit Mehrfachauswahl aus. Das Dropdown-Menü und das Dropdown-Menü mit Mehrfachauswahl ermöglichen es Ihnen, die anzuzeigenden Optionen anzugeben.
   • Standardwert: Der Wert, der bei neuen Projekten oder Personen in diesem Feld vorausgefüllt ist. Wählen Sie Standardwert auf vorhandene Benutzer/Projekte anwenden aus, um diesen Wert in bestehenden Zuweisungen auszufüllen.
   • Wie wird dieses Feld verwendet?: Bestimmen Sie, ob Sie diesen Wert möchten:
     • auf der Projekt- oder persönlichen Seite sichtbar sein soll,
     • Verfügbar als Filteroption für das gesamte Konto und als Anzeigeoption in der Personenansicht im Zeitplan
     • Nur von Administratoren bearbeitet (nur für benutzerdefinierte Felder von Personen) 

4. Wählen Sie Speichern aus, um das benutzerdefinierte Feld zu erstellen. 

   Das neue Feld erscheint bei allen Projekten oder Personen mit den Standardwerten, falls vorhanden. 

Ein benutzerdefiniertes Feld aktualisieren

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld jederzeit aktualisieren. Wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus, ändern Sie es und speichern Sie die Änderungen. Das Update erscheint in allen Projekten und Personen, die das Feld verwenden.

Wenn Sie jedoch ein benutzerdefiniertes Feld entfernen, behält das Projekt oder die Person diesen Wert in ihren Einstellungen. Solange mindestens ein Projekt oder eine Person einen Wert in ihren Einstellungen hat, erscheint die Option weiterhin in den Filteroptionen des Zeitplans und in Berichten.

RM-Administratoren und Portfoliobearbeiter können benutzerdefinierte Felder in den Projekt- oder Profileinstellungen bearbeiten, je nach Bedarf.

Nach benutzerdefinierten Feldern filtern 

Sie können ein benutzerdefiniertes Feld als Filter in Berichten verwenden, um spezifische Elemente in einem Datensatz anzuzeigen. 

Sie können beispielsweise nach Projekten mit hoher Priorität oder Projekten filtern, die einem bestimmten Portfoliobearbeiter gehören. Sie können auch beide Filter anwenden, um nur hochpriorisierte Projekte anzuzeigen, die diesem Portfoliobearbeiter gehören. 

Sie sehen nur Filter, die für die von Ihnen gruppierten Daten verfügbar sind.

Nur Personen mit gültigen Anmeldeinformationen für Resource Management und der entsprechenden Berechtigungsstufe können freigegebene Berichte anzeigen.

1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie teilen möchten.
2. Wählen Sie oben rechts im Bericht Freigeben aus. 
3. Wählen Sie Kopieren aus, und fügen Sie die URL in eine Nachricht an Ihre Teammitglieder ein. Ihr Team kann diesen Link verwenden, um den Bericht aufzurufen.

Um einen Bericht zu löschen, fahren Sie mit der Maus über den Berichtsnamen, wählen Sie das Drei-Punkte-Menü und dann Bericht löschen aus.

Erweiterte Berichte

Wenn Ihre Organisation einen Business- oder Enterprise-Plan von Smartsheet hat und Smartsheet-Authentifizierung verwendet, können Sie die Daten aus Ihren Berichten in Smartsheet weiter analysieren und erweiterte Berichte erstellen. Außerdem müssen Sie in Smartsheet entweder lizenzierte*r Benutzer*in (altes Mitarbeitermodell) oder Mitglied (Benutzer-Abonnement-Modell) sein.

Sie können die entsprechenden Smartsheet-Sheets, -Berichte, -Dashboards oder -Arbeitsbereiche für die erforderlichen Mitarbeitenden freigeben, einschließlich für Benutzer*innen in Ihrem Smartsheet-Plan, die keine Resource Management-Lizenz haben.