Resource Management – Integrationen und API

Mit der Resource Management-API können Sie Daten abrufen und zur Resource Management-Datenbank hinzufügen.

Die Verwendung unserer API erfordert, dass jemand in Ihrem Team den Code für die Integration schreibt, oder Sie können jemanden beauftragen, dies für Sie zu tun.

Für Informationen zu anderen Möglichkeiten, wie Sie Daten in Resource Management übertragen oder daraus beziehen können, überprüfen Sie die Ressourcen unten:

• Zapier
• In QuickBooks exportieren
• Kalenderabonnements

Die API implementiert standardmäßige HTTP REST-Operationen, die Sie aufrufen können, um Ressourcen des Resource Managements zu erstellen, zu lesen, zu aktualisieren und zu löschen.

Die API-Dokumentationsseite enthält die folgende Dokumentation und mehr.

• Einführungs Artikel.

• Leitfäden, die die Nutzung der Produktressourcen und Integrationen im Detail beschreiben.

• Betriebsreferenzdokumentation, die mit OpenAPI spezifiziert ist. Sie können die Referenzdokumentation optional als OpenAPI-Spezifikation (OAS) Dokumentdatei im JSON (.json) oder YAML (.yaml) herunterladen. 

Gerne beantworten wir Ihnen Fragen zu Integrationsoptionen. Wenn Sie mehr praktische Hilfe wünschen, wenden Sie sich an Ihren Kontoverantwortlichen, um mit ihm zu besprechen, wie unser Consulting Services-Team Ihnen beim Aufbau von etwas helfen kann.

Wenn Sie sich im Testplan befinden, können Sie Support kontaktieren, um Zugang zu beantragen.

Wenn Sie ein Resourcing Administrator sind und das Token im Developer API-Tab nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Kontoinhaber. Der Kontoinhaber kontrolliert den Zugriff auf das Token.

Kalenderabonnements synchronisieren in eine Richtung, von Resource Management zu Ihrem Kalender. Änderungen, die Sie an Ihrem Kalender vornehmen, werden nicht in Resource Management übernommen.

Die Abonnement-URL füllt den Kalender automatisch mit Ihren Zuweisungen der letzten sieben Tage und der nächsten dreißig Tage aus.

Zuweisungen werden Ihrem Kalender als private, ganztägige Ereignisse hinzugefügt, die keine Zeit in Ihrem Kalender blockieren. Kalenderereignisse umfassen die folgenden Informationen aus Resource Management:

• Projektname
• Phasenname
• Name der Zuweisung (des Arbeitselements)
• Zuweisungsdaten
• Kundenname
• Zuordnung
• Zuweisungsbeschreibung
• Anzahl der Unteraufgaben der Zuweisung (abgeschlossen, verbleibend und gesamt)

Kalenderabonnements aktivieren

Auf Kontoebene:

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
   1. Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
   2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
2. Scrollen Sie nach unten, um die Option zum Aktivieren oder Deaktivieren von Kalenderabonnements zu finden. 

Sobald ein RM-Administrator Kalenderabonnements für das Konto aktiviert hat, können Teammitglieder Kalenderabonnements einzeln aktivieren.

Auf individueller Ebene:

1. Wählen Sie Einstellungen aus.

2. Wählen Sie Meine Einstellungen aus der Dropdown-Liste aus. 
3. Wählen Sie Aktivieren aus, um eine Kalenderabonnement-URL zu generieren.

Teammitglieder können diese URL verwenden, um ihre Zuweisungen in Resource Management automatisch mit ihren Kalender-Clients wie Google Kalender, Outlook.com oder Apple iCloud zu synchronisieren. 

Die URL ist öffentlich. Wenn Sie diesen Link für eine andere Person freigeben, kann diese Ihre Zuweisungen in Resource Management anzeigen. 

Wenn Sie diesen Link versehentlich mit jemandem teilen, der keinen Zugriff haben sollte, können Sie schnell einen neuen Link generieren, indem Sie URL zurücksetzen auswählen. Wenn Sie Ihre URL zurücksetzen, müssen Sie Ihren bevorzugten Client mit der neuen URL verknüpfen.

Fügen Sie Ihr Kalenderabonnement Ihrem bevorzugten Kalender hinzu

Um Ihr Kalenderabonnement in Resource Management hinzuzufügen, kopieren Sie Ihre Abonnement-URL und verwenden Sie die unten beschriebenen Schritte für Ihren Kalender-Client.

• Google Kalender (Hinweis: Es kann bis zu 12 Stunden dauern, bis Änderungen in Ihrem Google Kalender angezeigt werden)
• iCloud (Apple Calendar)
• Outlook

Wenn Sie Daten aus Resource Management in QuickBooks verwenden möchten, müssen Sie zuerst einen Bericht erstellen und ihn dann exportieren.

Dieses Verfahren gilt nur für einen PC-Desktop.

Bericht erstellen

Erstellen Sie einen Bericht, der die Daten enthält, die Sie exportieren möchten. Sie können beispielsweise einen Bericht mit dem Namen October Invoicing erstellen. Passen Sie Ihre Einstellungen nach Bedarf an. Sie können Berichte zu Projekten, Phasen, Urlaubszeiten oder anderen Daten, die Sie in QuickBooks verwenden möchten, erstellen und exportieren.

1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste Berichte aus. 
2. Wählen Sie oben rechts Neuer Bericht aus.
3. Wenden Sie im linken Bereich die folgenden Einstellungen an:
   • Ansicht: Zeit und Gebühren > Öffnungszeiten
   • Zeitrahmen: Benutzerdefinierter Datumsbereich
     • Startdatum: 1. Oktober 
     • Enddatum: 31. Oktober
   • Erste Gruppierung nach: Projekt (zeigt alle Projekte in diesem Zeitraum)
   • Gruppiere dann nach: Teammitglied (zeigt alle Stunden an, die von allen Personen in deinem Unternehmen innerhalb dieses Zeitrahmens gearbeitet wurden)
4. Wählen Sie Bericht ausführen aus.

Speichern Sie Berichte auf Ihrer persönlichen Seite oder Berichtsseite, um in Zukunft problemlos darauf zugreifen zu können. Wählen Sie oben rechts Speichern und wählen Sie den Speicherort aus.

Daten exportieren

1. Wählen Sie bei geöffnetem Bericht oben rechts Exportieren nach > Zeiteinträge für QuickBooks exportieren aus. 
   Dadurch wird eine IIF-Datei gespeichert, die QuickBooks-spezifische Datei, die alle Ihre Resource Management-Daten enthält. 
2. Laden Sie die Datei von Resource Management herunter und speichern Sie sie dort, wo Sie sie finden können.

QuickBooks öffnen

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den beigefügten Rechnungssätzen in QuickBooks sind. Dies ist wahrscheinlich bereits eingerichtet, wenn Sie QuickBooks für Buchhaltung und Gehaltsabrechnung verwenden.
2. Öffnen Sie QuickBooks. 
3. Navigieren Sie zu Datei > Dienstprogramme > Import > .IIF-Datei importieren und navigieren Sie zu Ihrer gespeicherten .IIF-Datei.
4. Wählen Sie das Projekt aus, das Sie in Rechnung stellen möchten. Wählen Sie unten auf der Seite Rechnung erstellen aus. 

Ihre Rechnung sollte die in QuickBooks eingerichteten Rechnungssätze übernehmen und sie mit den in Resource Management aufgezeichneten Stunden abgleichen.

QuickBooks-Datenzuordnung

Sie müssen die IFF-Datei, die Sie von Resource Management herunterladen, nicht formatieren, um sie in QuickBooks zu importieren. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Daten zwischen QuickBooks und Resource Management übereinstimmen, damit Sie die Zuordnung verstehen.

Die Schreibweise und der Abstand aller Ihrer Elemente müssen zwischen den beiden Systemen exakt gleich sein.

QuickBooks-Daten werden Resource Management wie folgt zugeordnet:

• QuickBooks: Kunde = Ressourcenmanagement: Kunde
• QuickBooks: Job = Ressourcenmanagement: Projekt
• QuickBooks: Mitarbeiter = Ressourcenmanagement: Personen
• QuickBooks: Serviceartikel oder Artikel = Ressourcenmanagement: Aufgabenkategorie
• QuickBooks: Notizen oder Beschreibung = Ressourcenmanagement: Notizen
• QuickBooks: Tarif = Ressourcenmanagement: Rechnungssatz

Für die Integration gibt es mehrere Lösungen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten, Herausforderungen und Kosten der einzelnen Methoden.

Beschaffungsadministratoren können Integrationen mit der API der Ressourcenverwaltung einrichten.

Exporte

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Daten aus der Ressourcenverwaltung extrahieren möchten. Exportieren Sie nach CSV, um Daten in Excel oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm zu übertragen.

Erfahren Sie, wie Sie Daten aus Berichten exportieren können.

Zapier

Zapier bietet eine Teilmenge der vollständigen API über eine benutzerfreundliche Point-and-Click-Schnittstelle. Sie können Zapier verwenden, ohne dass ein Softwareentwickler einen benutzerdefinierten Code für Ihre Integration schreiben muss. Daher ist Zapier möglicherweise kostengünstiger und schneller umsetzbar als die API. Zapier ermöglicht nicht die robusten Integrationen, die mit unserer API möglich sind, aber es eignet sich hervorragend für einfache Aktionen zwischen Tools, wie das Erstellen eines Projekts oder das Hinzufügen einer Aufgabe.

Die Anwendung, die Sie zu integrieren versuchen, ist möglicherweise nicht mit der Zapier-Plattform verbunden. Informieren Sie sich auf der Zapier-Website, bevor Sie sich für diese Art der Integration entscheiden. Abhängig von Ihrer Nutzung benötigen Sie möglicherweise ein monatliches Abonnement für den Zapier-Service.

API

Dies ist die robusteste und flexibelste, aber auch die am schwierigsten zu integrierende Lösung. Diese Option bietet die meisten Integrationsmöglichkeiten, erfordert aber Kenntnisse in der Webentwicklung, um sie effektiv umzusetzen.

Integrationsmethoden vergleichen

Diese Tabelle gibt einen kurzen Überblick und vergleicht die Möglichkeiten der einzelnen Integrationsmethoden mit denen der Website.

• Vollständig: Alle Merkmale und Funktionen verfügbar
• Teilweise: Bietet eine Teilmenge der vollständigen Funktionen. Einzelheiten finden Sie in der vollständigen Dokumentation.
• Schreibgeschützt: Kann nur Datensätze anzeigen