Resource Management – Integrationen und API

Mit der Resource Management-API können Sie Daten abrufen und Daten zur Resource Management-Datenbank hinzufügen.

Die Verwendung unserer API erfordert, dass jemand in Ihrem Team den Code für die Integration schreibt. Andernfalls können Sie auch jemanden beauftragen, der die Integration für Sie durchführt.

Sie sind auf der Suche nach technischen Details? Informieren Sie sich in unserer API-Dokumentation.

Weitere Informationen zu anderen Möglichkeiten, wie Sie Daten in Resource Management übertragen oder daraus beziehen können, finden Sie unten:

• Zapier

• In QuickBooks exportieren

• Kalenderabonnements

Zapier ist ein beliebtes Drittanbieter-Tool, mit dem Sie Resource Management mit Tausenden anderen Anwendungen verknüpfen können. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass Ihre Daten präzise und auf dem neuesten Stand bleiben. Mit Zapier können Sie Resource Management ganz ohne Code mit anderen Tools in Ihrem Workflow verknüpfen.

Über Zapier können Sie in Resource Management verschiedenste Aktionen und Trigger auslösen. Diese ermöglichen Ihnen, Informationen zwischen Resource Management und Ihren anderen Anwendungen zu senden und zu empfangen. Durchstöbern Sie Zapier, um zu sehen, was Sie von Resource Management zu den Workflows Ihres Unternehmens zuordnen können.

Zapier-Aktionen und -Trigger

Aktionen werden verwendet, um Daten in Resource Management zu schreiben. Trigger senden Daten an andere Tools, wenn etwas in Resource Management passiert.

Einige Beispiele für Aktionen und Trigger:

• Ein Projekt erstellen, wenn ein Lead in Salesforce konvertiert wird

• Aus neuen Harvest-Stundenzetteln Zeiteinträge in Resource Management erstellen

• Beim Hinzufügen eines neuen Teammitglieds zum CRM-Tool einen Resource Management-Benutzer einrichten

• Bei Aktualisierung einer Zuweisung eine Slack-Benachrichtigung senden

• Bei Erstellung eines neuen Projekts ein Trello-Board erstellen

• Bei erfolgreicher Ressourcenzuweisung zu einem neuen Projekt den Google- oder Outlook-Kalender aktualisieren

Wenn Sie eine Aktion mit einem Trigger verbinden, erhalten Sie einen „Zap“. Zaps können aus nur zwei Schritten bestehen, aber Sie können Ihrem Zap je nach Bedarf Komplexitätsstufen hinzufügen.

Wir haben einige Zap-Vorlagen vorbereitet, um Ihnen Inspiration zu geben, jedoch sind sie nur ein Beispiel für das, was alles möglich ist.

Wir helfen Ihnen gerne. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie weitere Informationen zur Verwendung von Zapier und Resource Management zur Optimierung Ihres betrieblichen Workflows erhalten möchten.

Entwickler, die mit der API arbeiten, sollten für weitere Informationen die API-Dokumentation durchlesen.

Gerne beantworten wir Ihnen Fragen zu Integrationsoptionen. Wenn Sie mehr praktische Hilfe wünschen, wenden Sie sich an Ihren Kontoverantwortlichen, um mit ihm die Hilfe bei der Entwicklung durch unser Consulting Services-Team zu besprechen.

Wichtige Informationen

• Der API-Zugriff ist für Testversionen nicht aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren CSM, um ihn zu aktivieren.
• Der Kontoinhaber kann das API-Token ausblenden und auswählen, welche RM-Administratoren es sehen können. Wenden Sie sich zwecks API-Token an Ihren Kontoinhaber, wenn es in den Kontoeinstellungen nicht angezeigt wird. 

Wenden Sie sich an den Support, wenn Sie weitere Hilfe benötigen.

Kalenderabonnements synchronisieren in eine Richtung, von Resource Management zu Ihrem Kalender. Änderungen, die Sie an Ihrem Kalender vornehmen, werden nicht in Resource Management übernommen.

Die Abonnement-URL füllt den Kalender automatisch mit Ihren Zuweisungen der letzten sieben Tage und der nächsten dreißig Tage aus.

Zuweisungen werden Ihrem Kalender als private, ganztägige Ereignisse hinzugefügt, die keine Zeit in Ihrem Kalender blockieren. Kalenderereignisse umfassen die folgenden Informationen aus Resource Management:

• Projektname
• Phasenname
• Name der Zuweisung (des Arbeitselements)
• Zuweisungsdaten
• Kundenname
• Zuordnung
• Zuweisungsbeschreibung
• Anzahl der Unteraufgaben der Zuweisung (abgeschlossen, verbleibend und gesamt)

Kalenderabonnements aktivieren

HINWEIS: Sie müssen ein RM-Administrator sein, um Kalenderabonnements zu aktivieren.

1. Wählen Sie oben rechts die Schaltfläche Einstellungen aus

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kontoeinstellungen aus

3. Scrollen Sie auf der Seite Kontoeinstellungen nach unten, um die Option zum Aktivieren oder Deaktivieren von Kalenderabonnements zu finden. 

Sobald ein RM-Administrator Kalenderabonnements für das Konto aktiviert hat, können Teammitglieder Kalenderabonnements einzeln aktivieren.

1. Wählen Sie oben rechts die Schaltfläche Einstellungen aus

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Meine Einstellungen aus. 

3. Das Klicken auf die Schaltfläche Aktivieren generiert eine Kalenderabonnement-URL.

Teammitglieder können diese URL verwenden, um ihre Zuweisungen in Resource Management automatisch mit ihren Kalender-Clients wie Google Kalender, Outlook.com oder Apple iCloud zu synchronisieren. Die URL ist öffentlich. Wenn Sie diesen Link für eine andere Person freigeben, kann diese Ihre Zuweisungen in Resource Management anzeigen. Wenn Sie denken, dass Sie diesen Link versehentlich für jemanden freigegeben haben, der keinen Zugriff darauf haben sollte, können Sie einfach einen neuen Link generieren, indem Sie auf die Schaltfläche „URL zurücksetzen“ klicken. Wenn Sie Ihre URL zurücksetzen, müssen Sie Ihren bevorzugten Client mit der neuen URL verknüpfen.

Kalenderabonnement Ihrem bevorzugten Kalender hinzufügen

Um Ihr Kalenderabonnement in Resource Management Ihrem persönlichen Kalender hinzuzufügen, kopieren Sie Ihre Abonnement-URL und führen Sie die unten beschriebenen Schritte für Ihren Kalender-Client aus.

• Google Kalender (Hinweis: Es kann bis zu 12 Stunden dauern, bis Änderungen in Ihrem Google Kalender angezeigt werden)
• iCloud (Apple Kalender)
• Outlook

Bericht erstellen

Erstellen Sie einen Bericht, der die Daten enthält, die Sie exportieren möchten. Sie können beispielsweise einen Bericht mit dem Namen „Rechnungsstellung Oktober“ erstellen und Ihre Einstellungen nach Bedarf anpassen. Sie können Berichte zu Projekten, Phasen, Urlaubszeiten oder anderen Daten, die Sie in QuickBooks verwenden möchten, erstellen und exportieren.

Klicken Sie oben im Bildschirm auf Analyse und wenden Sie dann die folgenden Einstellungen an:

• Ansicht: Stunden 
• Zeitrahmen:  Benutzerdefinierter Datumsbereich (1. –31. Oktober)
• Zuerst gruppieren nach:  Projekt (es werden alle Projekte in diesem Zeitraum angezeigt) 
• Dann gruppieren nach: Teammitglied (es werden alle Arbeitsstunden angezeigt, die alle Personen in Ihrem Unternehmen innerhalb dieses Zeitraums geleistet haben)

Speichern Sie Berichte auf Ihrer persönlichen Seite oder der Analyseseite, um in Zukunft einfach darauf zuzugreifen.

Daten exportieren

Wählen Sie oben rechts Exportieren und dann Zeiteinträge für QuickBooks exportieren aus. Dadurch wird eine IIF-Datei gespeichert – die spezielle Datei für QuickBooks, die all Ihre Resource Management-Daten enthält. Speichern Sie diese Datei an einem leicht zu findenden Ort.

QuickBooks öffnen

1. Öffnen Sie QuickBooks. Stellen Sie sicher, dass Sie all Ihre Mitarbeiter mit angehängten Rechnungsraten im System gespeichert haben. Dies ist wahrscheinlich bereits eingerichtet, wenn Sie QuickBooks für die Buchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden.
2. Navigieren Sie zu Datei > Nebenkosten > Importieren > IIF-Datei importieren
3. Wählen Sie das Projekt aus, das Sie in Rechnung stellen möchten. Klicken Sie unten auf der Seite auf Rechnung erstellen. 
4. Ihre Rechnung sollte die in QuickBooks festgelegten Rechnungsraten abrufen und sie mit den in Resource Management erfassten Stunden abstimmen.
    

QuickBooks-Datenzuordnung

Die IFF-Datei, die Sie aus Resource Management herunterladen, benötigt keine zusätzliche Formatierung für den Import in QuickBooks. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Daten zwischen QuickBooks und Resource Management übereinstimmen, und dass Sie verstehen, wo die Datenfelder QuickBooks zugeordnet sind.

Die Rechtschreibung und der Abstand aller Elemente müssen in beiden Systemen genau übereinstimmen.

QuickBooks-Daten werden Resource Management wie folgt zugeordnet:

• QuickBooks: Kunde = Resource Management: Kunde
• QuickBooks: Auftrag = Resource Management: Projekt
• QuickBooks: Mitarbeiter = Resource Management: Personen
• QuickBooks: Serviceelement oder Element = Resource Management: Aufgabenkategorie
• QuickBooks: Notizen oder Beschreibung = Resource Management: Notizen
• QuickBooks: Rate = Resource Management: Rechnungsrate

Es gibt mehrere Lösungen für Integrationen. Hier ist eine Aufschlüsselung der Funktionen, Implementierungsprobleme und Kosten jeder Methode:

Exporte

Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Daten aus Resource Management exportieren möchten. Exportieren Sie die Daten in eine CSV-Datei, um Datensätze in Excel oder ein anderes Tabellenblattprogramm zu ziehen.

Erfahren Sie, wie Sie Daten aus Berichten exportieren.

Zapier

Zapier umfasst einen Teil der vollständigen API über eine benutzerfreundliche Point-and-Click-Oberfläche. Sie können Zapier verwenden, ohne dass ein Softwareentwickler einen benutzerdefinierten Code für Ihre Integration schreiben muss. Daher ist Zapier möglicherweise kostengünstiger und schneller umsetzbar als die API. Zapier unterstützt zwar nicht die robusten Integrationen, die mit unserer API möglich sind, es eignet sich aber hervorragend für einfache Aktionen zwischen Tools wie dem Erstellen eines Projekts oder dem Hinzufügen einer Zuweisung.

Möglicherweise ist die Anwendung, die Sie integrieren möchten, nicht mit der Zapier-Plattform verknüpft. Informieren Sie sich auf der Zapier-Website, bevor Sie sich für diese Art von Integration entscheiden. Abhängig von Ihrer Nutzung benötigen Sie möglicherweise ein monatliches Abonnement für den Zapier-Service.

API

Dies ist die robusteste und flexibelste, aber auch die am schwierigsten zu integrierende Lösung. Diese Option bietet die meisten Integrationsfunktionen, erfordert aber Webentwicklungskompetenzen, um sie effektiv zu implementieren.

Integrationsmethoden vergleichen

In diesem Diagramm finden Sie einen kurzen Überblick über und einen Vergleich zwischen den Funktionen jeder Integrationsmethode im Vergleich zur Website.

• Voll: Umfasst alle verfügbaren Features und Funktionen
• Teilweise: Umfasst einige der gesamten Features Weitere Informationen finden Sie in der vollständigen Dokumentation.
• Schreibgeschützt: Nur Datensätze anzeigbar