Projekt archivieren
Projektleiter*innen können abgeschlossene Projekte als wichtigen Bestandteil der Verwaltung des Control Center-Programms archivieren. Durch das Archivieren wird sichergestellt, dass Daten erhalten bleiben, der Zugriff eingeschränkt und die Informationsflut bei aktiven Projekten etwas gebändigt wird, weil Alarme und Aktionen deaktiviert werden.
Die Archivierung von Projekten sorgt auch für die Skalierbarkeit des Systems, indem ein- und ausgehende Zellenlinks aus den Eingangs- und Zusammenfassungssheets reduziert werden.
Weitere Informationen finden in unseren FAQ zur Projektarchivierung.
Die Archivierung von Zeilen kann nicht rückgängig gemacht werden. Nach der Archivierung werden sie nicht mehr in Portfolio-Messzahlen oder -Berichten berücksichtigt.
Wann Projekte archiviert werden sollten
Archivieren Sie Projekte, um:
- abgeschlossene Projekte zu sperren und den Zugriff darauf zu entfernen.
- archivierte Projekte aus Dashboards und Berichten auf Portfolio-Ebene auszuschließen.
- Projektdaten in ein Archiv-Sheet zu Berichtszwecken zu verschieben, damit aktive Sheets nicht überladen werden.
Projekt archivieren
Bevor Sie einen Archivierungs-Workflow einrichten, erstellen Sie die folgenden Smartsheet-Elemente:
Fügen Sie dem Zusammenfassungssheet eine Spalte hinzu, damit Control Center Projekte besser identifizieren kann, die archiviert werden können.
Arbeitsbereich archivieren
- Erstellen Sie einen Archiv-Arbeitsbereich, um abgeschlossene Projektordner zu speichern. Dies hilft, Sichtbarkeit und Zugriff einzuschränken.
- Weisen Sie den*die primäre*n Lead als Inhaber*in des Arbeitsbereichs zu und stellen Sie sicher, dass alle für die Archivierung zuständigen Portfolio-Leiter*innen über Adminberechtigungen verfügen.
- Sie können entscheiden, ob Sie einen einzigen Archiv-Arbeitsbereich für alle Workflows oder mehrere Arbeitsbereiche für verschiedene Blueprints oder Archiv-Workflows verwenden möchten.
Eingangssheet archivieren
- Erstellen Sie eine Archiv-Version Ihres Eingangssheets, um Zeilen mit abgeschlossenen Projekten zu speichern und sie aus dem aktiven Sheet zu entfernen.
- Beginnen Sie mit einem leeren Sheet im Archiv-Arbeitsbereich. Löschen Sie alle Spalten mit Ausnahme der primären Spalte und lassen Sie zu, dass Spalten automatisch erstellt werden, wenn die erste Eingangszeile archiviert wird.
Zusammenfassungssheet archivieren
- Wenn Sie Zusammenfassungssheets verwenden, erstellen Sie Archiv-Versionen für jedes aktive Zusammenfassungssheet. Auf diese Weise kann die Zusammenfassungszeile archiviert werden, ohne dass Platz im aktiven Zusammenfassungssheet belegt wird.
- Beginnen Sie mit einem leeren Sheet im Archiv-Arbeitsbereich. Löschen Sie alle Spalten mit Ausnahme der primären Spalte und lassen Sie zu, dass Spalten automatisch erstellt werden, wenn die erste Eingangszeile archiviert wird.
- Verwenden Sie bei Bedarf separate Archiv-Zusammenfassungssheets für verschiedene Datentypen.
Wenn Zeilen archiviert werden, werden alle Zellenlinks und Formeln entfernt, sodass nur statische Werte übrig bleiben.
Best Practices
- Archivieren Sie Ihre Sheets regelmäßig und konsequent, damit alles seine Ordnung behält.
- Erstellen Sie keine Archivierungsregeln mit inkonsistentem Verhalten. Zum Beispiel könnte eine Regel eine Zeile im Eingangssheet verschieben, während eine andere sie löscht.
- Verwenden Sie Archivierungsregeln, anstatt Zeilen manuell aus den Eingangs- und Zusammenfassungssheets zu löschen.
- Je nach Umfang sollten Sie nicht alle archivierten Projektordner an einen einzigen Archivspeicherort verschieben, da der Arbeitsbereich sonst an seine Speichergrenzen stoßen könnte.
- Versuchen Sie nicht, ein Projekt mehr als einmal zu archivieren.