Smartsheet Control Center: FAQs zur Projektarchivierung

Die Projektarchivierung macht Smartsheet Control Center zu einem umfassenden Management-Tool für den Lebenszyklus von Projekten. Es ermöglicht Programm-Leads die Automatisierung und Verwaltung der Archivierung, die letzte Phase des Lebenszyklus von Projekten.

Control Center ist ein Premium-Angebot, das nur Smartsheet-Kunden erwerben können, die einen Business-Plan oder höher nutzen. Weitere Informationen zum Kauf von Control Center erhalten Sie vom Smartsheet-Vertrieb.

Wie lauten die Anforderungen für die Projektarchivierung und wer kann diese Funktion verwenden?

Die Projektarchivierung ist für alle Kunden verfügbar, die Smartsheet Control Center verwenden. Sie müssen ein Programm-Lead in Smartsheet Control Center sein, um auf die Projektarchivierung zuzugreifen: Nur Programm-Leads können Archivierungs-Workflows erstellen und ausführen.

Welche Funktionen sind Teil der Projektarchivierung?

Mit einem Archivierungs-Workflow haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Legen Sie Filterbedingungen fest, sodass Programm-Leads schnell Projekte für die Archivierung auswählen können.
  • Stellen Sie Ihrem Projektteam ein sauberes Verzeichnis von Arbeitsbereichen zur Verfügung, indem Sie Projekte in Arbeitsbereiche für die Archivierung verschieben.
  • Ändern Sie die Inhaberschaft, aktualisieren Sie Freigaben und beschränken Sie den Zugriff auf Projekte zur Speicherung historischer Daten für Prüfungen und Analysen.
  • Deaktivieren Sie Alarme und Aktionen, sodass ein abgeschlossenes Projekt keine Benachrichtigungen mehr generiert.
  • Heben Sie die Veröffentlichung aller archivierten Blätter, Dashboards oder Berichte kollektiv auf.
  • Speichern Sie Zusammenfassungsdaten zu archivierten Projekten, damit sie Teil des Portfolio-Reporting für das Steuerjahr werden können. (Vielleicht möchten Sie dennoch die Zusammenfassungsdaten in der Übersicht über das Steuerjahr archivieren.)
  • Geben Sie eine Liste der archivierten Projekte in Control Center an, falls Ihr Team zu Referenzzwecken zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen muss.

Kann ich Smartsheet-Elemente archivieren, die nicht mithilfe von Control Center erstellt wurden?

Nein. Nur Elemente, die mithilfe von Control Center erstellt wurden, können archiviert werden.

Wie sehen die gängigen Szenarios aus, die von der Projektarchivierung unterstützt werden?

Einige gängige Szenarios sind:

  • Vollständige Archivierung: Sperren Sie Smartsheet-Elemente, die mit einem abgeschlossenen Projekt in Zusammenhang stehen kollektiv. Entfernen Sie alle abgeschlossenen Projekte aus Dashboards und Berichten auf Portfolioebene auf einmal, ohne Ihre bestehenden Dashboards und Berichte manuell bearbeiten zu müssen.
  • Mit eingeschränkter Sichtbarkeit archivieren: Sperren Sie abgeschlossene Projekte und entfernen Sie den Zugriff darauf, aber behalten Sie Dashboards und Berichte auf Portfolioebene bis zum Ende des Steuerjahres. Zu Beginn des nächsten Steuerjahres können Sie die archivierten Projekte aus den Dashboards und Berichten entfernen.

Kann ich ein archiviertes Projekt wiederherstellen?

Die Archivierung eines Projekts ist eine dauerhafte Aktion. Derzeit können archivierte Projekte nicht wiederhergestellt werden.

Können Projekte automatisch archiviert werden?

Nein. Ein Programm-Lead muss Projekte in der Control Center-App manuell archivieren. Control Center führt dann automatisch die von Ihnen für den Projektarchivierungs-Workflow definierten Aktionen für alle ausgewählten Projekte durch.

Wer kann archivierte Projekte anzeigen und darauf zugreifen?

Benutzer können eine Liste der archivierten Projekte in Control Center anzeigen. Nur berechtigte Benutzer (die als Teil des Archivs konfiguriert sind) können in Smartsheet auf die Projektelemente zugreifen.

Werden archivierte Projekte aus den Suchergebnissen entfernt?

Projekte werden nur für Personen mit Zugriff auf das Projekt in den Suchergebnissen angezeigt. Eine der Optionen im Archivierungs-Workflow verschiebt den Projektordner in einen Arbeitsbereich für die Archivierung. Wenn der Ordner verschoben wurde, sehen nur Benutzer mit Berechtigungen zum Zugriff auf den Arbeitsbereich für die Archivierung die Projekte in den Suchergebnissen.

Kann ich ein Projekt teilweise archivieren, um es für abschließende Prüfungen oder Audits offen zu lassen?

Ja. Die Projektarchivierung unterstützt eine mehrstufige Archivierung. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann es in einen Arbeitsbereich für die ausstehende Archivierung verschoben werden, in dem nur bestimmte Benutzer Zugriff darauf haben. Wenn sämtliche Prüfungen und Audits abgeschlossen sind, können Sie die vollständige Archivierung durchführen, jegliche Zugriffsberechtigungen entfernen und das Projekt sperren.