In naher Zukunft werden Programmberichte die wichtigste Option für Ihre Berichtsanforderungen sein. Dynamische Berichtsumfänge werden automatisch in Programmberichte umgewandelt, ohne dass dies Auswirkungen auf Sie oder Ihre Arbeit hat.
Sie verwalten Ihre Berichts-ID, URL, Freigabe, Filter, Gruppierung, Spaltenauswahl, dynamischen Ansichten, Einbindung in Sammlungen oder Dashboards und alles andere, was mit dem Bericht verbunden ist. Die wichtigste Änderung besteht darin, dass die Einstellungen für den Berichtsumfang bestehender Berichte von Sheets zu Programmen umgestellt werden.
Wenn Ihr Blueprint keinen dynamischen Berichtsumfang enthält, wird die Option für diese Berichte auf der Seite Blueprint-Komponenten des Blueprint-Generators ausgegraut.
Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise von Programmberichten.
Dynamische Berichtsumfänge (Dynamic Report Scopes; DRS) bieten eine effizientere und skalierbarere Möglichkeit, während der Blueprint-Konfiguration Berichte auf Portfolioebene zu verwalten. Damit ist es möglich, dass die Lösung den Umfang eines eigenständigen Berichts (eines Berichts, der sich außerhalb des Blueprint-Toolkits befindet und nicht repliziert wird) automatisch nur mit den erforderlichen Blueprint-Toolkit-Quellsheets aktualisiert.
Bitte beachten Sie Folgendes
Dynamische Berichtsumfänge (DRS) sind Teil der Portfolioelemente.
- Nur primäre Leads in Control Center können dynamische Berichtsumfänge erstellen. Stellen Sie sicher, dass sie über Adminberechtigungen für alle erforderlichen DRS-Berichte im Blueprint verfügen.
- Wenn Sie einen neuen DRS hinzufügen, müssen Sie alle Blueprint-Einstellungen sorgfältig durchgehen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.
- Dynamische Berichtsumfänge sind eigenständige Berichte und nicht Teil von Vorlagen, sodass globale Updates nicht angewendet werden.
- Verwenden Sie Arbeitsbereichsberichte für mehrstufige Strukturen, die Berichte für die mittlere Stufe erfordern.
- Konfigurieren Sie Regeln, um Sheets während der Archivierung aus dynamischen Berichtsumfängen zu entfernen, um die Relevanz und Leistung aufrechtzuerhalten.
- Dynamische Berichtsumfänge verwenden Sheets, die über mehrere aktive Control Center-Projekte hinweg verwendet werden. Verwenden Sie Berichtsgruppierungen, um Daten effektiv zu formatieren und anzuzeigen.
- Fügen Sie ausgeblendete Spalten in die Blueprint-Quellsheets ein, um wichtige Projektprofildaten für die Gruppierung zu speichern, z. B.:
- Projektname/-ID
- Projektmanager*in (oder andere wichtige Kontakte)
- Organisationsdaten (Programm, Abteilung)
- Stellen Sie sicher, dass Berichte innerhalb der standardmäßigen Berichtsbeschränkungen von Smartsheet bleiben.
Dynamische Berichtsumfänge können rückwirkend auf laufende Projekte angewendet werden durch:
- Erstellung des Berichts auf Portfolioebene.
- Hinzufügen als DRS in der Control Center-Konfiguration.
- Sicherstellen, dass neue Projekte automatisch die relevanten Sheets in den DRS aufnehmen.
Quellsheets müssen zum Zeitpunkt der Erstellung in aktiven Projekt-Toolkits vorhanden sein.
- Benennen Sie kein Blueprint-Vorlagensheet um, das von einem DSR verwendet wird. Durch das Umbenennen wird verhindert, dass neu erstellte Projektsheets dem Bericht hinzugefügt werden.
- Wenn Vorlagen umbenannt werden müssen, verwenden Sie einen Arbeitsbereichsbericht mit Filtern wie Sheetname, um die richtigen Sheets auszuwählen (nicht möglich, wenn für jedes Projekt ein neuer Arbeitsbereich erstellt wird).
Zahlungspflichtige Mitglieder oder Admins können mithilfe von Filtern für Sheetnamen Arbeitsbereichsberichte erstellen, um die DRS-Funktion nachzuahmen. Dieser Ansatz lässt sich jedoch möglicherweise nicht effektiv für Lösungen skalieren, die pro Projekt einen neuen Arbeitsbereich erstellen.
Verwendung des dynamischen Berichtsumfangs (Dynamic Report Scope, DRS)
DRS ist ideal für:
- Lösungen, die einzelne Arbeitsbereiche nutzen.
- Automatische Verwaltung von Berichten auf Portfolioebene, indem der Umfang (Anzahl der Sheets) im Bericht minimiert wird.
- DRS-Berichte können Folgendes enthalten:
- Risiken mit großen Auswirkungen nach Projekt (Umfang: Projekt-RAID-Protokoll)
- Meine Aufgaben nach Projekt (Umfang: Projektzeitplan)
- Aufgaben nach Abteilung oder Region
- Nicht zugewiesene Aufgaben oder Platzhalterressourcen für die Planung
- Ausstehende Genehmigungen
- Offene RAIDs
- Optimierung der Leistung, indem der Umfang von Berichten im Vergleich zu Arbeitsbereichsberichten begrenzt wird, die aufgrund größerer Umfänge die Leistung beeinträchtigen können.
Best Practices
Umsetzen
- Erstellen Sie den Bericht in Smartsheet, bevor Sie ihn als DRS im Control Center-Blueprint hinzufügen, einschließlich Spalten, Filter, Gruppierung/Zusammenfassung und Sortierbedingungen.
- Deaktivieren Sie das automatisierte Provisioning, bevor Sie den Bericht dem Blueprint hinzufügen.
- Verwenden Sie zur einfachen Identifizierung eine einheitliche Namenskonvention, z. B. ein DRS-Präfix oder -Suffix.
- Organisieren Sie DRS-Berichte an einem bestimmten Ort (Ordner oder Arbeitsbereich), um die Navigation und Berechtigungsverwaltung zu erleichtern.
- Prognostizieren Sie die Anzahl der Live-Projekte, die im Umfang eines Berichts unterstützt werden können, um Leistungsprobleme zu vermeiden.
Bitte nicht
- Fügen Sie keine Sheets in DRS-Berichten manuell hinzu oder löschen Sie sie, da Control Center sie neu konfiguriert, wenn Projekte erstellt oder archiviert werden.
- Erwarten Sie nicht, dass Endbenutzer*innen Programmberichtsfilter für Ad-hoc-Anforderungen ändern. Verwenden Sie stattdessen Filter für aktuelle Benutzer*innen oder erstellen Sie mehrere Programmberichte.
- Fügen Sie dynamische Berichtsumfänge nicht in den Blueprint-Vorlagenordner von Control Center ein.
- Benennen Sie Sheets nicht in einem vorhandenen DRS um, ohne den Bericht zu aktualisieren.
- Löschen Sie keine Vorlagen, die von zuvor bereitgestellten Projekten verwendet werden, da diese globale Updates blockieren können.
- Verbinden Sie nicht mehrere Control Center-Programme mit einem einzigen DRS.
- Löschen Sie keine Vorlagen, die von zuvor bereitgestellten Projekten verwendet werden.