Dynamische Berichtsumfänge sind nur für Konten unter Smartsheet Gov verfügbar. Wenn Sie Teil eines Enterprise- oder Business-Plans sind, sollten Sie Programmberichte verwenden.
Dynamische Berichtsumfänge bieten Gov-Accounts eine effiziente, skalierbare Möglichkeit, Berichte auf Portfolio-Ebene während der Blueprint-Konfiguration zu verwalten. Sie ermöglichen der Lösung, den Umfang eines eigenständigen Berichts (eines Berichts, der sich außerhalb des Blueprint-Toolkits befindet und nie repliziert wird) automatisch nur mit den erforderlichen Blueprint-Toolkit-Quellsheets zu aktualisieren.
Bitte beachten Sie Folgendes
Dynamische Berichtsumfänge sind Teil Ihrer Portfolio-Elemente.
- Nur primäre Leads in Control Center können dynamische Berichtsumfänge erstellen. Stellen Sie sicher, dass sie über Adminberechtigungen für alle erforderlichen Berichte zum dynamischen Berichtsumfang im Blueprint verfügen.
- Um einen neuen dynamischen Berichtsumfang hinzuzufügen, müssen Sie alle Blueprint-Einstellungen sorgfältig durchgehen, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.
- Dynamische Berichtsumfänge sind eigenständige Berichte und nicht Teil von Vorlagen, sodass globale Updates nicht angewendet werden.
- Verwenden Sie Arbeitsbereichsberichte für mehrstufige Strukturen, die Berichte für die mittlere Stufe erfordern.
- Konfigurieren Sie Regeln, um Sheets während der Archivierung aus dynamischen Berichtsumfängen zu entfernen und so die Relevanz und Performance aufrechtzuerhalten.
- Dynamische Berichtsumfänge verwenden in der Regel Sheets in mehreren aktiven Control Center-Projekten. Verwenden Sie Berichtsgruppierungen, um Daten effektiv zu formatieren und anzuzeigen.
- Fügen Sie ausgeblendete Spalten in die Blueprint-Quellsheets ein, um wichtige Projektprofildaten für die Gruppierung zu speichern, z. B.:
- Projektname/-ID
- Projektmanager*in (oder andere wichtige Kontakte)
- Organisationsdaten (Programm, Abteilung)
- Stellen Sie sicher, dass Berichte innerhalb der standardmäßigen Berichtsbeschränkungen von Smartsheet bleiben.
- So wenden Sie dynamische Berichtsumfänge rückwirkend auf laufende Projekte an:
- Erstellen Sie den Bericht auf Portfolio-Ebene.
- Fügen Sie den Bericht als dynamischen Berichtsumfang in der Control Center-Konfiguration hinzu.
- Sorgen Sie dafür, dass neue Projekte automatisch die entsprechenden Sheets in den dynamischen Berichtsumfang aufnehmen.
Quellsheets müssen zum Zeitpunkt der Erstellung in aktiven Projekt-Toolkits vorhanden sein.
- Benennen Sie kein Blueprint-Vorlagensheet um, das von einem dynamischen Berichtsumfang verwendet wird. Durch die Umbenennung wird verhindert, dass dem Bericht neu erstellte Projektsheets hinzugefügt werden.
- Wenn Sie Vorlagen umbenennen müssen, verwenden Sie einen Arbeitsbereichsbericht mit Filtern wie Sheetname, um die richtigen Sheets auszuwählen (nicht möglich, wenn Sie für jedes Projekt einen neuen Arbeitsbereich erstellen).
Kostenpflichtige Mitglieder oder Admins können mithilfe von Sheetname-Filtern Arbeitsbereichsberichte erstellen, um die Funktion zum dynamischen Berichtsumfang nachzuahmen. Dieser Ansatz lässt sich jedoch möglicherweise nicht effektiv für Lösungen skalieren, die pro Projekt einen neuen Arbeitsbereich erstellen.
Verwendung des dynamischen Berichtsumfangs
Der dynamische Berichtsumfang ist ideal für:
- Lösungen, die einzelne Arbeitsbereiche nutzen.
- Automatische Verwaltung von Berichten auf Portfolio-Ebene, indem der Umfang (Anzahl der Sheets) im Bericht minimiert wird.
- Berichte zum dynamischen Berichtsumfang können Folgendes umfassen:
- Risiken mit hoher Auswirkung nach Projekt (Umfang: Projekt-RAID-Protokoll)
- Meine Aufgaben nach Projekt (Umfang: Projektzeitplan)
- Aufgaben nach Abteilung oder Region
- Nicht zugewiesene Aufgaben oder Platzhalterressourcen für die Planung
- Ausstehende Genehmigungen
- Offene RAIDs
- Optimierung der Leistung, indem der Umfang von Berichten im Vergleich zu Arbeitsbereichsberichten begrenzt wird, die aufgrund größerer Umfänge die Leistung beeinträchtigen können.
Best Practices
Umsetzen
- Erstellen Sie den Bericht in Smartsheet, bevor Sie ihn als dynamischen Berichtsumfang in den Control Center-Blueprint einfügen, einschließlich Spalten, Filtern, Gruppierung/Zusammenfassung und Sortierbedingungen.
- Deaktivieren Sie das automatisierte Provisioning, bevor Sie den Bericht dem Blueprint hinzufügen.
- Verwenden Sie zur einfachen Identifizierung eine einheitliche Namenskonvention, z. B. ein Präfix oder Suffix für den dynamischen Berichtsumfang.
- Organisieren Sie Berichte zum dynamischen Berichtsumfang an einem bestimmten Ort (Ordner oder Arbeitsbereich), um die Navigation und die Berechtigungsverwaltung zu erleichtern.
- Prognostizieren Sie die Anzahl der Live-Projekte, die der Umfang eines Berichts unterstützen kann, um Leistungseinbußen zu vermeiden.
Vermeiden
- Fügen Sie in Berichten zu dynamischer Berichtsumfängen keine Sheets manuell hinzu und löschen Sie diese nicht, da Control Center sie neu konfiguriert, wenn Projekte erstellt oder archiviert werden.
- Fügen Sie dynamische Berichtsumfänge nicht in den Blueprint-Vorlagenordner von Control Center ein.
- Benennen Sie Sheets in einem vorhandenen dynamischen Berichtsumfang nicht um, ohne den Bericht zu aktualisieren.
- Löschen Sie keine Vorlagen, die von zuvor bereitgestellten Projekten verwendet werden, da diese globale Updates blockieren können.
- Verbinden Sie nicht mehrere Control Center-Programme mit einem einzigen dynamischen Berichtsumfang.
- Löschen Sie keine Vorlagen, die von zuvor bereitgestellten Projekten verwendet werden.