Wichtige Konzepte und Workflow-Übersicht

Personen mit einem Smartsheet Bridge-Konto können Workflows, Arbeitsbereiche und Integrationsauthentifizierungen erstellen, anzeigen, bearbeiten und löschen sowie Benutzer verwalten. Bridge kann mit einem Smartsheet Enterprise-Plan erworben werden.

Workflows

Workflows automatisieren Ihre Geschäftsprozesse. Verwenden Sie Workflows, um verschiedene Elemente in Ihrem Smartsheet-Konto zu verknüpfen und Smartsheet mit anderen Systemen zu verbinden. Wenn Sie einen Workflow in Smartsheet Bridge erstellen, können Sie diese Elemente nutzen:

• Integrationen
• Auslöser
• Module
• Datenverweise
• Untergeordnete Workflows
• Verzweigungen
• Zustände

Integrationen

Mit Integrationen können Sie Smartsheet Bridge verwenden, um Smartsheet mit Drittsystemen zu verbinden und Informationen von und an Smartsheet Bridge zu senden. Einige Integrationen können auch Ihre Workflows auslösen.

Einige Drittsysteme erfordern eine Callback-URL, um die Einrichtung für Smartsheet Bridge in diesem System abzuschließen. Diese URL ermöglicht dem Drittanbieter, Smartsheet Bridge aufzurufen, und ermöglicht Smartsheet Bridge, mit dem jeweiligen System zu arbeiten. Die Callback-URL von Smartsheet Bridge ist https://oauth.bridge.smartsheet.com/api/settings/oauth/oauth2callback.

Auslöser

Damit ein Workflow ausgeführt werden kann, muss er ein Startsignal erkennen. Auslöser verhalten sich wie Startsignale in einem Workflow. Sie können auf Folgendem basieren: 

• einer Integration, 
• einem Zeitplan oder
• einem anderen Workflow 

Sie können einen Auslöser auch so anpassen, dass er auf einem bestimmten Webhook basiert.

Module

Module sind die verschiedenen Elemente von Integrationen und Dienstprogrammen. Sie können sich Module als Aktionen vorstellen, die ausgeführt werden, wenn Ihr Workflow den Auslöser erkennt. Sie können sie für Folgendes verwenden:

• Updates aus einem Workflow übertragen, 
• Informationen in Echtzeit in einen Workflow ziehen oder
• bereits erfasste Daten zur Verwendung in anderen Teilen des Workflows bearbeiten

Wenn Sie in Ihrem Workflow benutzerdefinierte Integrations- oder Dienstprogramm-Module verwenden, wird beim Bearbeiten des jeweiligen Moduls das Tag Custom Built (Benutzerdefiniert) angezeigt. Wenn Sie Interesse an benutzerdefinierten Implementierungsoptionen haben, wenden Sie sich an Ihren Smartsheet-Berater oder unser Vertriebsteam.

Datenverweise

Anstatt die Werte, die Sie in einem Workflow benötigen, manuell einzugeben, können Sie Datenverweise nutzen. Diese referenzieren Werte und Eingaben, die sich an anderer Stelle befinden. 

Sie können Daten aus Folgenden Bereichen und Elementen referenzieren:

• dem Ausführungsprotokoll,
• einem Zustand oder
• einem untergeordneten Workflow

Untergeordnete Workflows

Untergeordnete Workflows sind Workflows, die von einem anderen Workflow (einem übergeordneten Workflow) ausgelöst werden. Dies kann hilfreich sein, wenn Ihr Workflow komplex ist, da er durch die Aufteilung in mehrere Teile leichter lesbar wird. 

Darüber hinaus haben Sie möglicherweise mehrere Workflows, die in Teilen gleich sind. Anstatt immer wieder die gleichen Schritte zu erstellen, können Sie sie in einen untergeordneten Workflow einbauen. Diesen können Sie dann in allen anderen Workflows auslösen.

Verzweigungen

Mit Verzweigungen können Sie Workflows je nach Bedarf in verschiedene Richtungen leiten.

Zustände

Zustände sind die einzelnen Phasen eines Workflows. Sie agieren wie Datensammler in Workflows. 

Der Zustandsname beeinflusst die Datenverweise im Workflow. Wenn Sie einen Zustandsnamen ändern, nachdem Sie Datenverweise in Ihrem Modul festgelegt haben, müssen Sie die Datenverweise aktualisieren, damit der Workflow erfolgreich ausgeführt werden kann.

Workflows sind das Herzstück von Bridge. Mit ihnen können Sie:

• Manuelle und sich wiederholende Aufgaben eliminieren
• Plattformübergreifend Daten sammeln und umsetzbare Erkenntnisse liefern

Funktionsweise eines Smartsheet Bridge-Workflows

Smartsheet Bridge-Workflows sind wie die Workflows in der Smartsheet-App. Sie werden ausgeführt, sobald Ihre festgelegten Auslöser erkannt werden. Anschließend wird eine Reihe von Aktionen basierend auf Ihren festgelegten Bedingungen ausgeführt. 

Doch Smartsheet Bridge-Workflows sind nicht auf die Aktivitäten in der Smartsheet-App beschränkt. Sie können komplexer sein. Sie können Smartsheet Bridge-Workflows mit verschiedenen Plattformen außerhalb von Smartsheet verbinden, um Ihre Geschäftsprozesse auszuführen. 

Hier sind einige Anwendungsfälle für Smartsheet Bridge-Workflows.

Beispiel 1: Projektaktualisierungen

Lösen Sie einen Smartsheet Bridge-Workflow aus, wenn ein neues Projekt in Ihrem Projektverfolgungssystem erstellt wird. Verwenden Sie Smartsheet Bridge für Folgendes:

• Projekt basierend auf dem Projekttyp dem zuständigen und verfügbaren Teamleiter zuweisen
• Projekt in Ihrem Zeiterfassungssystem erstellen 
• Personalisierte Projekt-Kick-off-E-Mails an Projektbeteiligte senden

Schulung zur Integration von Smartsheet Resource Management

Beispiel 2: Bereitstellen von Kommentaren

Überwachen Sie den Gesamtstatus von Projekten oder Aufträgen. Erstellen Sie einen Smartsheet Bridge-Workflow, der Sie benachrichtigt und Ihnen den neuesten Zeilenkommentar in einer Zelle auf der Zeile sendet.

Erforderliche Integration: Smartsheet