Mit Berichten können Sie Informationen von mehreren Blättern zusammenstellen und dabei nur die Elemente anzeigen, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Wenn Sie beispielsweise alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzeigen möchten, die eine hohe Priorität haben und nicht abgeschlossen sind, und wenn Sie diese Aufgaben von mehreren Blättern sehen möchten, können Sie dies mit einem Bericht erreichen.
Ähnlich einem Blatt kann ein Bericht gesendet, freigegeben und veröffentlicht werden. Sie können auch Daten in einem Bericht bearbeiten und sortieren. Beachten Sie, dass sich ein Bericht von einem Blatt unterscheidet, da keine Informationen darin gespeichert werden. Aufgrund dieses Unterschieds werden Berichte nicht der Blattobergrenze für Ihr Konto angerechnet.
Um freigegebene Berichte flexibler zu machen, können Sie Aktueller Benutzer als eines der Kriterien dafür angeben, welche Zeilen im Bericht angezeigt werden. Der aktuelle Benutzer ist die Person, die das Blatt anzeigt, und basiert auf der E-Mail-Adresse, mit der sich diese Person bei Smartsheet angemeldet hat. Sie können das Kriterium Aktueller Benutzer z. B. verwenden, um einen Bericht zu erstellen, den alle Ihre Teammitglieder verwenden können, um ihre eigenen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen, ohne mehrere Berichte erstellen zu müssen.
In diesem Artikel:
- Einen Bericht erstellen
- Einen bestehenden Bericht bearbeiten
- Tipps zum Arbeiten mit Berichtskriterien
- Fehlerbehebung bei Berichten
Wer kann einen Bericht erstellen?
Zum Erstellen eines Berichts müssen Sie lizenzierter Benutzer eines Plans sein, der diese Funktion enthält. Um anzuzeigen, welche Pläne Berichte umfassen, lesen Sie auf unserer Seite Preise nach. Sie sind unsicher, welchen Plan Sie haben? Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren Ihres Plan- und Benutzertyps in Smartsheet.
Einen Bericht erstellen
Schritt 1: Den Bericht-Container erstellen
Sie erstellen Ihren Bericht im Berichts-Generator. Ihre ersten Schritte:
- Klicken Sie auf das Menü-Symbol (oben links im Smartsheet-Fenster) und dann auf das Symbol für das Lösungs-Center (Plus).
- Klicken Sie im linken Bereich auf Erstellen und wählen Sie den Titel des Berichts aus.
- Geben Sie für Ihren Bericht einen Namen ein und klicken Sie anschließend auf OK.
Ihr neuer Bericht wird im Ordner "Blätter" erstellt. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Öffnen, um das Formular für den Berichts-Generator anzuzeigen.
Schritt 2: Die Kriterien für den Bericht auswählen
Erstellen Sie Ihren Bericht anhand der Kriterienoptionen, die im Berichts-Generator verfügbar sind.
Wo?
Klicken Sie auf die Schaltfläche Wo?, um auszuwählen, welche Blätter und Arbeitsbereiche in den Bericht einbezogen werden sollen. Blätter, die Sie erstellt haben oder die für Sie freigegeben wurden, sind in dieser Liste verfügbar.
Bedenken Sie Folgendes:
- Sie müssen mindestens ein Blatt, einen Ordner oder einen Arbeitsbereich unter Wo? auswählen, damit die anderen Optionen (Wo?, Was? und Wann?) im Berichts-Generator verfügbar werden.
- Wenn Sie einen Ordner auswählen, werden neue Blätter, die Sie nach der Auswahl zu diesem Ordner hinzugefügt haben, nicht in Ihren Bericht einbezogen. Entfernen Sie den Ordner unter Wo? und fügen Sie ihn dann wieder hinzu, sodass er die neu hinzugefügten Blätter enthält.
Wer?
Klicken Sie auf die Schaltfläche Wer?, um die Personen auszuwählen, die in den Bericht einbezogen werden sollen (z. B. Zugewiesen zu ist Steve). Klicken Sie auf den Namen der Spalte, die die Personen enthält, die in den Bericht einbezogen werden sollen. Spalten mit dem Spaltentyp "Kontaktliste" stehen hier zur Auswahl. In Schritt 2 von 2 wählen Sie die Namen der Personen aus, deren Aufgaben Sie sehen möchten. (Weitere Informationen zu Spaltentypen erhalten Sie in unserem Artikel Spaltentypen.)
TIPP: Sie können den Bericht vielseitiger machen, indem Sie Aktueller Benutzer als Kriterium für Wer auswählen. Wenn Sie beispielsweise den Bericht freigeben möchten und die Person, die den Bericht anzeigt, die ihr zugewiesenen Aufgaben sehen soll, wählen Sie die Spalte Zugewiesen zu und dann Aktueller Benutzer aus.
Was?
Wählen Sie Berichtskriterien aus, auf denen die Ergebnisse basieren sollen (z. B. % Abgeschlossen entspricht 1).
Wann?
Wählen Sie ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich aus, der angezeigt werden soll (z. B. Zellen mit Fälligkeitsdatum in den nächsten 7 Tagen anzeigen). Nur Datumstypspalten stehen in dieser Liste zur Auswahl.
Schritt 3: Auswählen, welche Informationen im Bericht angezeigt werden
Um auszuwählen, welche Blattspalten in Ihrem Bericht angezeigt werden, klicken Sie im Formular "Berichts-Generator" auf Spalten. Zum Anordnen der Spalten verschieben Sie sie per Drag & Drop an verschiedene Stellen im Blatt. Standardmäßig werden die Spalten, die Sie für die Berichtskriterien verwenden, sowie die primäre Spalte und die Spalte mit den Blattnamen dem Bericht automatisch hinzugefügt. Sie können entscheiden, dass diese Standardspalten nicht angezeigt werden sollen, und Sie können zusätzliche Spalten hinzufügen, indem Sie auf die Spaltennamen klicken.
Schritt 4: Den Bericht ausführen und anzeigen
Klicken Sie auf Speichern, um den Bericht zu erstellen.
Beachten Sie, dass das erstmalige Ausführen eines Berichts in der Regel länger dauert als spätere Ausführungen.
Schließen Sie den Berichts-Generator, um den Bericht anzuzeigen.
Der Bericht zeigt 500 Zeilen pro Seite. Wenn mehr als 500 Zeilen die Kriterien des Berichts erfüllen, verwenden Sie die Schaltflächen Zurück und Weiter unten im Bericht, um zwischen den Seiten zu wechseln.
TIPP: Wenn Ihr Bericht Datumsspalten umfasst, können Sie die Daten in der Gantt-Ansicht sowie der Kalenderansicht anzeigen. Verwenden Sie die Schaltflächen Gantt-Ansicht und Kalenderansicht in der linken Symbolleiste, um zwischen diesen Ansichten zu wechseln.
Einen bestehenden Bericht bearbeiten
Öffnen Sie in einem bestehenden Bericht den Berichts-Generator, indem Sie oben im Bericht auf die Schaltfläche Berichts-Generator klicken.
Um Spalten zum Bericht hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalte hinzufügen oder Spalte entfernen aus.
Berücksichtigen Sie Folgendes beim Bearbeiten von Berichten:
- Die Formatierung (Zellen, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe, Fettschrift usw.), die in einem Bericht angezeigt wird, basiert auf der Formatierung im Quellblatt.
- Zeilenhierarchien werden in den Berichten nicht angezeigt.
- Zellen mit Formeln können von einem Bericht aus nicht geändert werden.
- Wenn Abhängigkeiten in dem Blatt aktiviert sind:
- Die Enddaten für Zeilen in diesen Blättern können nicht von einem Bericht aus bearbeitet werden, da sie automatisch basierend auf den Abhängigkeitseinstellungen berechnet werden. Sie können stattdessen das Startdatum und die Dauer in der Zeile ändern, um das Enddatum automatisch neu zu berechnen.
- Das Startdatum für beliebige Aufgaben, die von einer Vorgängerversion gesteuert werden, können nicht von einem Bericht aus geändert werden. Sie können stattdessen das Startdatum oder die Dauer der Vorgängeraufgabe ändern, damit die mit abhängigen Aufgaben verknüpften Daten automatisch neu berechnet werden.
Tipps zum Arbeiten mit Berichtskriterien
Öffnen Sie in einem bestehenden Bericht den Berichts-Generator, indem Sie oben im Bericht auf die Schaltfläche Berichts-Generator klicken.
Klicken Sie auf einen bestehenden Wert, um ihn zu bearbeiten.
Um ein Berichtskriterium zu löschen, halten Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf das Löschsymbol (x) rechts davon.
Mehrere Kriterien verwenden
Um mehrere Kriterien zu einem Abschnitt hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf Wer, Was oder Wann. Zum Beispiel kann der Bereich Was Kriterien wie die Priorität Hoch und den Status In Bearbeitung aufweisen.
And- und Or-Operatoren in Bereichen mit Mehreren Kriterien verwenden
Standardmäßig sehen Sie einen Operator And in einem Abschnitt, wenn Sie mehrere Kriterien haben: das bedeutet, dass eine Zeile alle Kriterien erfüllen muss, damit sie im Bericht angezeigt wird. Klicken Sie auf einen beliebigen Operaor And, um alle Operatoren zu Or zu ändern. In diesem Fall werden Zeilen in dem Bericht angezeigt, die eines der Kriterien erfüllen. Die Operatoren And und Or können nicht im selben Abschnitt gemischt werden.
Die Operatoren And und Or abschnittsübergreifend verwenden
Standardmäßig treten And-Operatoren in den Abschnitten Wer, Was und Wo im Berichts-Generator auf. Sie können auf einen beliebigen Operator And klicken, um alle in Or zu ändern, aber Sie können And- und Or-Operatoren nicht abschnittsübergreifend mischen.
Eine Bedingung "Ist nicht" erstellen
Um Informationen aus einem Bericht auszuschließen, verwenden Sie das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente ausschließen. Wenn Sie beispielsweise Zeilen anzeigen möchten, für die eine Adressspalte nicht leer ist, wählen Sie die Leer-Bedingung aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente ausschließen.
Fehlerbehebung bei Berichten
Wer-Feld zeigt die falsche Anzahl in Klammern
Die Zahlen in Klammern neben den Kontaktnamen beziehen sich darauf, wie häufig der Kontakt in den ausgewählten Blättern in Kontaktlistenspalten auftritt. Wenn diese Zahl nicht mit der durch den Bericht generierten Zeilenanzahl übereinstimmt, liegt dies vielleicht daran, dass der Kontaktname manuell in Zellen in Blättern eingegeben wurde und nicht aus der Smartsheet-Kontaktliste ausgewählt wurde.
Um dies zu korrigieren, öffnen Sie das Quellblatt und halten Sie den Mauszeiger über den Namen des Teammitglieds in jeder Zelle. Wenn eine Meldung "Kontaktinformationen hinzufügen" angezeigt wird, klicken Sie auf den Link und fügen Sie eine E-Mail-Adresse zu dem Kontaktnamen hinzu. Wenn Sie den Bericht erneut ausführen, sollte die Anzahl in Klammern die erwartete Zeilenanzahl anzeigen.
Freigegebener Bericht wird leer angezeigt
Berichte scheinen keine oder weniger Informationen zu enthalten, wenn sie von anderen Benutzern angezeigt werden, für die die zugrunde liegenden Blätter des Berichts nicht freigegeben sind. Ein Bericht ermöglicht keinen Zugriff auf Blätter, die für Benutzer nicht freigegeben wurden. (Weitere Informationen finden Sie unter Blätter, Berichte und Dashboards freigeben).
Wenn Benutzer die Daten in einem Bericht nicht bearbeiten müssen, können Sie den Bericht in einem schreibgeschützten Format veröffentlichen. Bei der Veröffentlichung des Berichts müssen die zugrunde liegenden Blätter nicht freigegeben werden, damit die Daten in der veröffentlichten Version sichtbar sind (siehe Veröffentlichen eines Berichts).