Smartsheet Gov: Bericht zu Daten aus mehreren Blättern

Überblick

Mit Zeilenberichten können Sie Zeileninformationen aus mehreren Sheets zusammenfassen. Wenn Sie beispielsweise alle Aufgaben anzeigen möchten, die Ihnen zugewiesen sind, mit einer hohen Priorität gekennzeichnet sind oder nicht abgeschlossen sind, und wenn Sie diese Aufgaben aus mehreren Blättern anzeigen möchten, können Sie dies mit einem Zeilenbericht tun.

Ein Bericht kann wie ein Blatt gesendet, freigegeben und veröffentlicht werden. Sie können auch Daten in einem Bericht bearbeiten und sortieren. Beachten Sie, dass sich ein Bericht von einem Blatt unterscheidet, da darin keine Informationen gespeichert werden. Aus diesem Grund werden Berichte nicht auf die Sheetbeschränkung für Ihren Plan angerechnet.

Der Berichtsinhaber und Administratoren können die Berichtskriterien im Berichts-Generator bearbeiten.

• Um Daten in den Berichtszellen bearbeiten zu können, müssen der Bericht und die Quellblätter für Sie mindestens mit Editor Berechtigungen freigegeben sein.
• Damit Sie Daten in den Zellen des Berichts anzeigen können, müssen der Bericht und die Quellblätter für Sie mindestens mit Betrachterberechtigungen freigegeben sein. 

Einen Zeilenbericht erstellen

Schritt 1: Erstellen des Berichtscontainers

Sie erstellen Ihren Bericht im Berichts-Generator. Ich zeige Ihnen, wie es geht.

1. Wählen Sie auf der linken Randleiste die Registerkarte Projektmappe erstellen (Plus-Symbol ) aus.
2. Wählen Sie die Kachel Bericht und dann Zeilenbericht aus.
3. Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein, wählen Sie "Zeilenbericht" aus und klicken Sie auf OK.

Ihr neuer Bericht wird im Ordner "Blätter" erstellt.

Schritt 2: Kriterien für den Bericht auswählen

Erstellen Sie Ihren Bericht mithilfe der Kriterienoptionen, die im Berichts-Generator verfügbar sind.

Wo?

Wählen Sie die Schaltfläche Wo? aus, um die Blätter und Arbeitsbereiche auszuwählen, die in den Bericht einbezogen werden sollen. Blätter, die Sie erstellt haben oder die für Sie freigegeben wurden, sind in dieser Liste verfügbar.

Damit der Bericht automatisch neue Blätter enthält, können Sie auf einen ganzen Arbeitsbereich verweisen. Wenn dem Arbeitsbereich ein neues Blatt hinzugefügt wird, verweist der Bericht automatisch darauf. Weitere Informationen zu Arbeitsbereichen finden Sie unter Verwalten von Elementen in einem Arbeitsbereich.

Bedenken Sie Folgendes:

• Sie müssen mindestens ein Blatt, einen Ordner oder einen Arbeitsbereich unter Wo? auswählen, bevor die anderen Optionen ("Wer?", "Was?" und "Wann?") im Berichts-Generator verfügbar werden.
• Wenn Sie einen Ordner auswählen, werden neue Sheets, die nach der Auswahl in den Ordner gelegt werden, nicht in Ihren Bericht aufgenommen. Entfernen Sie den Ordner aus Wo? und fügen Sie ihn dann wieder hinzu, um neu hinzugefügte Blätter einzubeziehen.

Wer?

Wählen Sie die Schaltfläche Wer? aus, um die Personen auszuwählen, die im Bericht angezeigt werden sollen (z. B. Zugewiesen zu ist Steve). Wählen Sie den Spaltennamen für die Spalte aus, die die Personen enthält, die Sie in den Bericht einbeziehen möchten. Spalten mit dem Spaltentyp "Kontaktliste" stehen hier zur Auswahl. Wählen Sie in Schritt 2 von 2 die Namen der Personen aus, deren Aufgaben Sie anzeigen möchten. (Weitere Informationen zu Spaltentypen finden Sie unter Spaltentypen.)

Sie können den Bericht vielseitiger gestalten, indem Sie Derzeitiger Benutzer als Kriterium für Wer auswählen. Wenn Sie z. B. den Bericht freigeben möchten und der Person, die den Bericht anzeigt, die ihr zugewiesenen Aufgaben angezeigt werden sollen, wählen Sie die Spalte Zugewiesen zu und dann Derzeitiger Benutzer aus.

Was?

Wählen Sie Berichtskriterien aus, auf denen die Ergebnisse basieren sollen (z. B. % Abgeschlossen entspricht 1 – wobei 1 100 % entspricht).

Wann?

Wählen Sie ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich aus, der angezeigt werden soll (z. B. Zellen mit Fälligkeitsdatum in den nächsten 7 Tagen anzeigen). Nur Spalten vom Typ "Datum" können aus dieser Liste ausgewählt werden.

Schritt 3: Auswählen, welche Informationen im Bericht angezeigt werden sollen

Wählen Sie zum Auswählen, welche Blattspalten in Ihrem Bericht angezeigt werden, im Formular Berichts-Generator Spalten aus. Zum Sortieren der Spalten können Sie sie an verschiedene Positionen im Blatt ziehen. Standardmäßig werden die Spalten, die Sie für die Berichtskriterien verwenden, automatisch zusammen mit der primären Spalte und einer Spalte mit den Blattnamen zum Bericht hinzugefügt. Sie können diese Standardspalten nicht anzeigen und zusätzliche Spalten hinzufügen, indem Sie die Spaltennamen auswählen.

Schritt 4: Ausführen und Anzeigen des Berichts

Wählen Sie Speichern aus, um den Bericht zu generieren.

Beachten Sie, dass das erstmalige Ausführen eines Berichts in der Regel länger dauert als spätere Ausführungen.

Schließen Sie den Berichts-Generator, um den Bericht anzuzeigen.

Der Bericht zeigt 500 Zeilen pro Seite an. Wenn mehr als 500 Zeilen die Kriterien des Berichts erfüllen, verwenden Sie die Schaltflächen Zurück und Weiter unten im Bericht, um zwischen den Seiten zu wechseln.

TIPP: Wenn Ihr Bericht Datumsspalten enthält, können Sie die Daten in Gantt Ansicht und Kalenderansicht anzeigen. Mit den Schaltflächen Gantt Ansicht und Kalenderansicht auf der linken Symbolleiste können Sie zwischen diesen Ansichten wechseln.

Einen vorhandenen Bericht bearbeiten

Öffnen Sie in einem vorhandenen Bericht den Berichts-Generator, indem Sie oben im Bericht auf die Schaltfläche Berichts-Generator klicken.

Um Spalten im Bericht hinzuzufügen oder zu entfernen, wählen Sie mit der rechten Maustaste eine Spaltenüberschrift aus und wählen Sie Spalte hinzufügen oder Spalte entfernen aus.

Bei der Suche sollten die folgenden Dinge beachtet werden:

• Die Formatierung (Zelle, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe, Fettschrift usw.), die in einem Bericht angezeigt wird, basiert auf der Formatierung im Quellblatt.
• Zeilenhierarchien werden in Berichten nicht angezeigt.
• Zellen mit Formeln können von einem Bericht aus nicht geändert werden.
• Wenn Abhängigkeiten in einem Blatt aktiviert sind:
  • Die Enddaten für Zeilen in diesen Blättern können nicht von einem Bericht aus bearbeitet werden, da sie automatisch basierend auf den Abhängigkeitseinstellungen berechnet werden. Sie können stattdessen das Startdatum und die Dauer in der Zeile ändern, um das Enddatum automatisch neu zu berechnen.
  • Das Startdatum einer Aufgabe, die von einer Vorgängerversion gesteuert wird, kann nicht von einem Bericht aus bearbeitet werden. Sie können stattdessen das Startdatum oder die Dauer der Vorgängeraufgabe ändern, damit die mit abhängigen Aufgaben verknüpften Daten automatisch neu berechnet werden.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfecenter-Artikel Abhängigkeiten aktivieren und Vorgänger verwenden.

Tipps für die Arbeit mit Berichtskriterien

Berichtskriterien löschen

Öffnen Sie in einem vorhandenen Bericht den Berichts-Generator, indem Sie oben im Bericht auf die Schaltfläche Berichts-Generator klicken.

Wählen Sie einen vorhandenen Wert aus, um ihn zu bearbeiten.

Um ein Berichtskriterium zu löschen, bewegen Sie die Maus darüber und wählen Sie die Schaltfläche "Löschen" (x) aus, die rechts neben dem Kriterium angezeigt wird.

Mehrere Kriterien verwenden

Um einem Abschnitt mehrere Kriterien hinzuzufügen, wählen Sie erneut Wer, Was oder Wann . Sie können im Abschnitt Was beispielsweise Kriterien festlegen, wie z. B. Priorität ist Hoch und Status ist In Bearbeitung.

Verwenden Sie die Operatoren And und Or in Abschnitten mit mehreren Kriterien

Standardmäßig sehen Sie einen Operator And in einem Abschnitt, wenn Sie mehrere Kriterien haben: Dies bedeutet, dass eine Zeile alle Kriterien erfüllen muss, damit sie im Bericht angezeigt wird. Wählen Sie Beliebiger UND-Operator aus, um die Operatoren in OR-Operatoren zu ändern. In diesem Fall wird eine Zeile im Bericht angezeigt, sofern sie eines der Kriterien erfüllt. Es gibt keine Möglichkeit, eine Mischung aus den Operatoren And und Or innerhalb desselben Abschnitts zu verwenden.

Verwenden Sie die Operatoren And und Or abschnittsübergreifend

Standardmäßig befinden sich die Operatoren And zwischen den Abschnitten "Wer", "Was" und "Wenn " des Berichts-Generators. Sie können einen beliebigen Operator und auswählen, um alle in Or zu ändern, aber Sie können die Operatoren And und Or nicht abschnittsübergreifend mischen.

Erstellen einer "Ist nicht"-Bedingung

Wenn Sie Informationen aus einem Bericht ausschließen möchten, verwenden Sie das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente ausschließen. Wenn Sie z. B. Zeilen anzeigen möchten, für die keine Adressspalte leer ist, wählen Sie die Bedingung ist leer aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente ausschließen.

Beheben von Problemen mit Berichten

Im Feld "Wer" wird in Klammern die falsche Zahl angezeigt

Die Zahlen in Klammern, die neben den Kontaktnamen angezeigt werden, beziehen sich darauf, wie oft dieser Kontakt in den Kontaktlistenspalten der ausgewählten Blätter angezeigt wird. Wenn diese Zahl nicht mit der Anzahl der Zeilen übereinstimmt, die von diesem Bericht erstellt wurden, kann dies daran liegen, dass der Kontaktname manuell in die Zellen der Blätter eingegeben und nicht aus der Smartsheet Kontaktliste ausgewählt wurde.

Um dies zu korrigieren, öffnen Sie das Quellblatt und bewegen Sie in jeder Zelle die Maus über den Namen des Teammitglieds. Wenn die Meldung "Kontaktinformationen hinzufügen" angezeigt wird, wählen Sie den Link aus und fügen Sie eine E-Mail-Adresse zu dem Kontaktnamen hinzu. Wenn Sie den Bericht erneut ausführen, sollte die Zahl in Klammern die erwartete Anzahl von Zeilen anzeigen.

Der freigegebene Bericht wird leer angezeigt.

Berichte werden als leer angezeigt oder enthalten weniger Informationen, wenn sich eine andere Person den Bericht ansieht und die zugrunde liegenden Blätter, die der Bericht betrachtet, nicht für sie freigegeben wurden. Ein Bericht gewährt keinen Zugriff auf Blätter, die nicht bereits für jemanden freigegeben wurden (weitere Informationen finden Sie unter Blätter, Berichte und Dashboards freigeben).

Wenn die Daten im Bericht nicht bearbeitet werden müssen, können Sie den Bericht veröffentlichen, um ihn in einem schreibgeschützten Format anzuzeigen. Nach der Veröffentlichung müssen die zugrunde liegenden Blätter nicht freigegeben werden, damit die Daten in der veröffentlichten Version sichtbar sind. Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichen eines Berichts.

Spalten in Berichten werden leer angezeigt

Dies kann der Fall sein, wenn die Namen von Spalten, die in den Abschnitten "Wer", "Was" oder "Wann" des Berichts-Generators verwendet werden, im zugrunde liegenden Blatt geändert wurden. Sie sehen [Spaltenname] - (Spalte nicht gefunden), wenn eine im Berichts-Generator eingerichtete Spalte nicht im Blatt vorhanden ist.

Um dies zu korrigieren, aktualisieren Sie den Berichts-Generator so, dass er auf den aktualisierten Spaltennamen verweist, und entfernen Sie den alten Spaltennamen.