Mit einem Bericht können Sie Informationen aus mehreren Blättern zusammenstellen und nur Elemente anzeigen lassen, die die von Ihnen angegebenen Kriterien erfüllen.
Wer kann diese Funktion nutzen
Lizenzierte Benutzer können Berichte erstellen und verwalten. Benutzer mit den Berechtigungen Inhaber oder Administrator können die Berichtskriterien im Berichts-Generator bearbeiten. Freigegebene Benutzer benötigen mindestens Berechtigungen als Betrachter für den Bericht sowie für sämtliche Quellblätter, um die Daten im Bericht anzuzeigen. Um Daten in Zellen des Berichts zu bearbeiten, müssen der Bericht und die Quellblätter für die Benutzer mindestens als Bearbeiter freigegeben sein.
Alle Plantypen.
Es sind zwei Arten von Berichten verfügbar: Zeilenberichte und Blattzusammenfassungsberichte:
- Mit Zeilenberichten können Sie Zeileninformationen aus mehreren Blättern zusammenfassen. Wenn Sie z. B. blattübergreifend alle Aufgaben anzeigen möchten, die Ihnen zugewiesen sind, die als hohe Priorität gekennzeichnet und nicht abgeschlossen sind, können Sie dies mithilfe eines Zeilenberichts tun.
- Blattzusammenfassungsberichte ermöglichen die Anzeige von Zusammenfassungsdaten aus mehreren Blättern. Blattzusammenfassungsberichte sind eine gute Möglichkeit, um einen umfassenden Überblick über mehrere Projekte zu erhalten oder um Portfoliostatistiken in einem Dashboard hervorzuheben. Lesen Sie nach unter Eine Portfolioansicht mithilfe eines Blattzusammenfassungsberichts erstellen für weitere Informationen zur Erstellung eines Blattzusammenfassungsberichts.
Ähnlich wie bei einem Blatt kann auch ein Bericht versendet, freigegeben und veröffentlicht werden. Sie können auch Daten in einem Bericht bearbeiten und sortieren. Beachten Sie, dass sich ein Bericht von einem Blatt unterscheidet, da darin keine Informationen gespeichert sind. Aufgrund dieses Unterschieds werden Berichte nicht der Blattobergrenze für Ihr Konto angerechnet.
Um freigegebene Berichte flexibler zu gestalten, können Sie Derzeitiger Benutzer als eines der Kriterien angeben, für das Zeilen im Bericht angezeigt werden. Der derzeitige Benutzer ist die Person, die das Blatt anzeigt, und basiert auf der E-Mail-Adresse, die die Person für die Anmeldung bei Smartsheet verwendet hat. Sie können das Kriterium Derzeitiger Benutzer z. B. verwenden, um einen Bericht zu erstellen, den alle Ihre Teammitglieder nutzen können, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu sehen, ohne mehrere Bericht erstellen zu müssen.
In diesem Artikel:
- Einen Bericht erstellen
- Einen bestehenden Bericht verändern
- Tipps für die Arbeit mit Berichtskriterien
- Fehlerbehebung in Berichten
Wer kann Berichte erstellen
Um einen Bericht zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Benutzer eines Plans sein, der die Funktion enthält. Um zu sehen, welche Pläne Berichte umfassen, lesen Sie nach auf unserer Seite Preise. Sie sind sich nicht sicher, welchen Plantyp Sie haben? Lesen Sie nach unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertyp erkennen.
Einen Zeilenbericht erstellen
HINWEIS: Wenn Sie einen Blattzusammenfassungsbericht erstellen möchten, lesen Sie nach unter Eine Portfolioansicht mithilfe eines Blattzusammenfassungsberichts erstellen.
Schritt 1: Den Berichtscontainer erstellen
Sie erstellen Ihren Bericht im Berichts-Generator. So legen Sie los:
- Klicken Sie auf das Symbol Menü (links oben im Smartsheet-Fenster) > Start.
- Klicken Sie auf das Symbol für das Solution Center (Plus).
- Klicken Sie im linken Bereich auf Erstellen und wählen Sie die Kachel Bericht aus.
- Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein, wählen Sie „Zeilenbericht“ und klicken Sie auf OK.
Ihr neuer Bericht wird im Ordner „Blätter“ angezeigt.
Schritt 2: Wählen Sie die Kriterien aus, die im Bericht enthalten sein sollen
Erstellen Sie Ihren Bericht anhand der Kriteriumsoptionen, die im Berichts-Generator verfügbar sind.
Wo?
Klicken Sie auf die Schaltfläche Wo?, um die Blätter und Arbeitsbereiche auszuwählen, die in den Bericht aufgenommen werden sollen. Blätter, die von Ihnen erstellt oder für Sie freigegeben wurden, sind in dieser Liste verfügbar.
TIPP: Damit der Bericht automatisch neue Blätter beinhaltet, können Sie auf einen ganzen Arbeitsbereich verweisen. Wenn dem Arbeitsbereich ein neues Blatt hinzugefügt wird, verweist der Bericht automatisch darauf. Weitere Informationen zu Arbeitsbereichen erhalten Sie im Hilfeartikel Verwalten von Elementen in einem Arbeitsbereich.
Bedenken Sie Folgendes:
- Sie müssen mindestens ein Blatt, einen Ordner oder Arbeitsbereich unter Wo? auswählen, damit die anderen Optionen (Wer?, Was? und Wann?) im Berichts-Generator verfügbar werden.
- Wenn Sie einen Ordner auswählen, werden neue Blätter, die nach der Auswahl in den Ordner gelegt werden, nicht in Ihren Bericht aufgenommen. Entfernen Sie den Ordner unter Wo? und fügen Sie ihn dann erneut hinzu, damit er die neu hinzugefügten Blätter enthält.
Wer?
Klicken Sie auf die Schaltfläche Wer?, um die Personen auszuwählen, die im Bericht angezeigt werden sollen (z. B. Zugewiesen zu Steve). Klicken Sie auf den Namen der Spalte, die die in den Bericht aufzunehmenden Personen enthält. Spalten mit dem Spaltentyp „Kontaktliste“ können hier ausgewählt werden. In Schritt 2 von 2 wählen Sie die Namen der Personen aus, deren Aufgaben Sie anzeigen möchten. (Weitere Informationen zu Spaltentypen finden Sie in unserem Artikel Spaltentypen.)
TIPP: Sie können den Bericht vielseitiger gestalten, indem Sie Derzeitiger Benutzer als Kriterium für Wer? auswählen. Wenn Sie z. B. planen, den Bericht so freizugeben, dass die Person, die den Bericht anzeigt, die ihr zugewiesenen Aufgaben sieht, wählen Sie die Spalte Zugewiesen zu und anschließend Derzeitiger Benutzer.
Was?
Wählen Sie die Berichtskriterien als Grundlage für die Ergebnisse aus (z. B. % abgeschlossen entspricht 1–, wobei 1 100 %darstellt).
Wann?
Wählen Sie ein bestimmtes Datum oder einen Datumsbereich aus, der angezeigt werden soll (z. B. Zeilen mit Fälligkeitsdatum in den nächsten 7 Tagen anzeigen). Nur Spalten des Typs „Datum“ stehen in dieser Liste zur Auswahl.
Schritt 3: Auswählen, welche Informationen im Bericht angezeigt werden sollen
Um auszuwählen, welche Blattspalten in Ihrem Bericht angezeigt werden, klicken Sie im Formular „Berichts-Generator“ auf Spalten. Zum Sortieren der Spalten ziehen Sie sie an unterschiedliche Stellen im Blatt. Standardmäßig werden die Spalten, die Sie zur Verwendung für die Berichtskriterien auswählen, sowie die primäre Spalte und die Spalte mit dem Blattnamen dem Bericht automatisch hinzugefügt. Sie können auswählen, dass diese Standardspalten nicht angezeigt werden sollen, und Sie können weitere Spalten hinzufügen, indem Sie auf die Spaltennamen klicken.
Schritt 4: Den Bericht ausführen und anzeigen
Klicken Sie zum Generieren des Berichts auf Speichern.
Hinweis: Das erstmalige Ausführen eines Berichts dauert in der Regel länger als spätere Ausführungen.
Schließen Sie den Berichts-Generator, um den Bericht anzuzeigen.
Der Bericht zeigt 500 Zeilen pro Seite. Wenn mehr als 500 Zeilen die Kriterien des Berichts erfüllen, verwenden Sie die Schaltflächen Zurück und Weiter unten, um zwischen den Seiten zu wechseln.
TIPP: Wenn Ihr Bericht Datumsspalten umfasst, können Sie die Daten in der Gantt-Ansicht und der Kalenderansicht anzeigen. Mit den Schaltflächen für die Gantt-Ansicht und die Kalenderansicht in der linken Symbolleiste können Sie zwischen den Ansichten wechseln.
Einen bestehenden Bericht verändern
Öffnen Sie in einem bestehenden Bericht den Berichts-Generator durch Klicken auf die Schaltfläche Berichts-Generator oben im Bericht.
Um Spalten zum Bericht hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalte hinzufügen oder Spalte entfernen.
Folgendes sollten Sie beim Bearbeiten Ihrer Berichte berücksichtigen:
- Die Formatierung (Zelle, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe, Fettschrift usw.), die in einem Bericht angezeigt wird, basiert auf der Formatierung im Quellblatt.
- Zeilenhierarchien werden in den Berichten nicht angezeigt.
- Zellen mit Formeln können von einem Bericht aus nicht geändert werden.
- Wenn Abhängigkeiten in einem Blatt aktiviert sind:
- Die Enddaten für Zeilen in diesen Blättern können nicht von einem Bericht aus bearbeitet werden, da sie automatisch basierend auf den Abhängigkeitseinstellungen berechnet werden. Sie können stattdessen das Startdatum und die Dauer in der Zeile ändern, um das Enddatum automatisch neu zu berechnen.
- Das Startdatum für beliebige Aufgaben, die von einer Vorgängerversion gesteuert werden, kann nicht von einem Bericht aus geändert werden. Sie können stattdessen das Startdatum oder die Dauer der Vorgängeraufgabe ändern, damit die mit abhängigen Aufgaben verknüpften Daten automatisch neu berechnet werden.
Tipps für die Arbeit mit Berichtskriterien
Öffnen Sie in einem bestehenden Bericht den Berichts-Generator durch Klicken auf die Schaltfläche Berichts-Generator oben im Bericht.
Klicken Sie auf einen bestehenden Wert, um ihn zu bearbeiten.
Um ein Berichtskriterium zu löschen, halten Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf die rote Schaltfläche zum Löschen (x) rechts davon.
Mehrere Kriterien verwenden
Um mehrere Kriterien zu einem beliebigen Abschnitt hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf Wer?, Was? oder Wann?. Sie können z. B. im Abschnitt Was? Kriterien festlegen, wie Priorität ist „Hoch“ und Status ist „In Bearbeitung“.
And- und Or-Operatoren in Abschnitten mit mehreren Kriterien verwenden
Standardmäßig sehen Sie einen Operator „And“ in einem Abschnitt, wenn Sie mehrere Kriterien haben: Dies bedeutet, dass eine Zeile alle Kriterien erfüllen müsste, um im Bericht angezeigt zu werden. Klicken Sie auf einen beliebigen Operator And, um die Operatoren in Or-Operatoren zu ändern. In diesem Fall werden Zeilen in dem Bericht angezeigt, die eines der Kriterien erfüllen. Es gibt keine Möglichkeit, And- und Or-Operatoren in einem Abschnitt zu mischen.
And- und Or-Operatoren abschnittsübergreifend verwenden
Standardmäßig werden And-Operatoren zwischen den Abschnitten Wer?, Was? und Wann? im Berichts-Generator verwendet. Sie können auf einen beliebigen And-Operator klicken, um alle in einen Or-Operator zu ändern, aber Sie können abschnittsübergreifend keine Mischung aus And- und Or-Operatoren verwenden.
Eine „Ist nicht“-Bedingung erstellen
Wenn Sie Informationen aus einem Bericht ausschließen möchten, verwenden Sie dafür das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente ausschließen. Wenn Sie z. B. Zeilen anzeigen möchten, für die die Adressspalte nicht leer ist, wählen Sie die Bedingung „Ist leer“ aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgewählte Elemente ausschließen.
Fehlerbehebung in Berichten
Das Feld „Wer?“ zeigt die falsche Zahl in Klammern an
Die Zahlen in Klammern neben den Kontaktnamen beziehen sich darauf, wie häufig dieser Kontakt in den ausgewählten Blättern in Kontaktlistenspalten auftritt. Wenn diese Zahl nicht mit der Anzahl der Zeilen übereinstimmt, die von diesem Bericht erstellt wurden, kann dies darauf hinweisen, dass der Kontaktname manuell in die Zellen der Blätter eingegeben und nicht aus der Smartsheet-Kontaktliste ausgewählt wurde.
Um dies zu korrigieren, öffnen Sie das Quellblatt und halten Sie den Mauszeiger in jeder Zelle über den Namen des Teammitglieds. Wenn eine Meldung „Kontaktinformationen hinzufügen“ angezeigt wird, klicken Sie auf den Link und fügen dem Kontaktnamen eine E-Mail-Adresse hinzu. Wenn Sie den Bericht erneut ausführen, sollte nun die korrekte Anzahl an Zeilen in Klammern angezeigt werden.
Freigegebener Bericht scheint leer zu sein
Berichte werden als leer angezeigt oder scheinen weniger Informationen zu enthalten, wenn ein anderer Benutzer den Bericht anzeigt und die zugrunde liegenden Blätter, auf die sich der Bericht bezieht, nicht für ihn freigegeben sind. Ein Bericht bietet keinen Zugriff auf Blätter, die nicht bereits für einen Benutzer freigegeben wurden (weitere Informationen finden Sie unter Blätter, Berichte und Dashboards freigeben).
Wenn sie keine Daten im Bericht bearbeiten müssen, können Sie den Bericht veröffentlichen, um ihn in einem schreibgeschützten Format anzuzeigen. Wenn er veröffentlicht ist, müssen die zugrunde liegenden Blätter nicht freigegeben werden, damit die Daten in der veröffentlichten Version sichtbar sind (siehe Einen Bericht veröffentlichen).
Spalten in Berichten scheinen leer zu sein
Dies kann passieren, wenn die Namen der in den Abschnitten Wer, Was oder Wann des Berichts-Generators verwendeten Spalten im zugrunde liegenden Blatt geändert werden. Sie sehen [Spaltenname] – (Spalte nicht gefunden), wenn eine Spalteneinrichtung im Berichts-Generator nicht im Blatt vorliegt.
Um dies zu korrigieren, aktualisieren Sie den Berichts-Generator, sodass er auf den aktualisierten Spaltennamen verweist, und entfernen Sie den alten Spaltennamen.