Einen Bericht als Anlage in einer E-Mail freigeben

Eine Möglichkeit, Smartsheet-Informationen freizugeben, die Sie in einem Bericht erfasst haben, ist es, diese als Anlage zu einer E-Mail an andere Personen zu senden. Sie können dies einmalig tun oder angeben, dass der Bericht automatisch immer wieder gesendet werden soll. In diesem Fall wird der Bericht vor dem Versand ausgeführt, damit er immer die aktuellsten Informationen enthält.

Beachten Sie, dass Sie einen Bericht auch anderen zur Verfügung stellen können, indem Sie ihn freigeben oder veröffentlichen. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Abschnitt mit verwandten Artikeln am Ende dieses Artikels.


Bericht als Anlage senden

Wenn der Bericht als Anlage gesendet wird, können ihn die Empfänger im PDF- oder Excel-Format anzeigen, ohne sich bei Smartsheet anmelden zu müssen.

  1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf Berichtsaktionen und klicken Sie auf Als Anlage senden, um das Formular Als Anlage senden anzuzeigen.

  2. Geben Sie in das Feld An die E-Mail-Adressen der Empfänger ein (trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma).

  3. Bearbeiten Sie den Betreff und die Nachricht, wenn Sie die Standards personalisieren möchten.

  4. Wählen Sie im Feld Anhängen als den Anlagentyp aus: entweder PDF oder Excel.

    TIPP: Wenn Sie die PDF-Option auswählen, klicken Sie auf den Optionen-Link, um auf das Menü zur PDF-Einrichtung und die PDF-Einrichtungsoptionen zuzugreifen. Definieren Sie mithilfe der Optionen die Eigenschaften der Anlage weiter.

  5. Klicken Sie auf Senden.

Die Namen der Empfänger werden vom Feld An in den Bereich Gesendet an des Formulars verschoben.

Wiederholung einrichten

Sie können planen, dass Ihr Bericht automatisch regelmäßig versendet wird. Beachten Sie, dass in diesem Fall der Bericht vor dem Versand ausgeführt wird, damit er immer die aktuellsten Informationen enthält.

So senden Sie einen Bericht als Anlage mit einer von Ihnen angegebenen Wiederholung:

  1. Folgen Sie den Schritten oben, um das Formular "Als Anlage senden" zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Formular neben Zustellung auf den Link Planen.

    Zustellung gesendeter Anlagen
     
  3. Wählen Sie im Formular Zustelloptionen die Häufigkeit aus, mit der die Zustellung erfolgen soll (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und geben Sie die anderen Wiederholungsoptionen an.
  4. Klicken Sie auf OK.

Wiederholungen werden nach der Einrichtung auf der rechten Seite des Formulars "Als Anlage senden" angezeigt. Um eine Wiederholung zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Beschreibung der Wiederholung.