Fügen Sie Mitarbeitende zu Ihrem Sheet oder Bericht hinzu.
USM Content
Durch die Freigabe von Sheets und Berichten können Sie mit Benutzer*innen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten. Personen können auch Zugriff auf Elemente anfordern. Die Benutzer*innen können sich innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens befinden und müssen keine Smartsheet-Konten haben.
Welche Aktionen Benutzer*innen für die freigegebenen Elemente ausführen können, richtet sich nach den Benutzerberechtigungen.
Sheet oder Bericht freigeben
- Starten Sie den Freigabeprozess, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
- Datei > Menü
Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Freigeben aus.
Wenn sich das Sheet oder der Bericht in einem Arbeitsbereich befindet, ist die Schaltfläche Freigeben ein Dropdown-Menü, das die Möglichkeit bietet, das Element einzeln oder alles im Arbeitsbereich freizugeben.
- Geben Sie im Feld Personen und Gruppen einladen die E-Mail-Adresse des Benutzers bzw. der Benutzerin oder der Gruppe ein.
- Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus, die Sie jeder Person oder Gruppe zuweisen möchten.
- (Optional) Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um die Einladung zu personalisieren.
Wählen Sie Freigeben aus.
Sie können die Freigabe beenden oder die Berechtigungsstufen sowohl auf Elementebene als auch auf Arbeitsbereichsebene ändern.
Wer kann den Freigabezugriff von Benutzer*innen steuern?
- Plan-Asset-Admins können Zugriffsanforderungen überprüfen und Berechtigungen für Elemente erteilen, auf die sie Zugriff haben.
- In Admin Center können Systemadmins verhindern, dass Benutzer*innen Elemente freigeben, deren Inhaber*in ein*e Benutzer*in im Konto ist.
Gruppenadmins können ein Mitglied aus einer Gruppe entfernen, damit es nicht länger auf Elemente zugreifen kann, die für diese Gruppe freigegeben wurden.
Um auf ein Element wie ein Sheet oder einen Bericht zuzugreifen, siehe Zugriff auf ein Element anfordern.
Elemente über eine Kontaktspalte freigeben
Als Bearbeiter*in eines Elements können Sie eine Kontaktspalte verwenden, um Ihr Sheet für Personen freizugeben, wenn es noch nicht für diese freigegeben wurde.
- Wenn Sie einer Kontaktspalte nicht freigegebene Kontakte hinzufügen, zeigt Ihnen das System die Aufforderung an, das Element schnell für diesen Kontakt freizugeben.
- Wenn Sie Ihr Element für diesen Kontakt freigeben, erhält er standardmäßig die Berechtigungsstufe „Bearbeiter – kann freigeben“.
- Wenn Sie der Spalte weitere Kontakte hinzufügen, ohne die Aufforderung zu verwerfen, können Sie Ihr Element für mehrere Kontakte auf einmal freigeben.
Hinweise
- Durch die Freigabe eines Berichts wird kein Zugriff auf seine Quellsheets gewährt.
- Wenn Sie einen Bericht freigeben, sehen die Mitarbeiter*innen nur die Daten aus den Quellsheets, auf die sie zugreifen können. Ohne Zugriff auf die Quellsheets können Berichte leer erscheinen oder Informationen fehlen.
Wenn Sie einen Bericht freigeben, stellen Sie sicher, dass Sie auch die Quellsheets freigeben. Wenn Sie die Quellsheets nicht freigeben möchten, ziehen Sie in Betracht, den Bericht zu veröffentlichen und den Link zu teilen.
Tipps zur Freigabe von Smartsheet-Elementen
- Befolgen Sie die Freigabeschritte in diesem Artikel, falls Sie jeweils nur einzelne Elemente für einige wenige Benutzer freigeben möchten.
- Wenn Sie Elemente mit einer Gruppe (z. B. Ihren Kolleg*innen) teilen möchten, teilen Sie sie über einen Arbeitsbereich.
- Um ein Dashboard freizugeben, lesen Sie den Artikel Ein Dashboard freigeben.
- Falls Sie einen Bericht für jemanden freigeben möchten, der keinen Zugriff auf Quellsheets hat, haben Sie folgende Optionen: