Fügen Sie Ihrem Sheet oder Bericht Mitarbeitende hinzu.
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Geben Sie Sheets und Berichte für Mitarbeitende innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation frei. Personen können auch Zugriff auf Elemente anfordern. Externe Mitarbeitende müssen nicht zwingend Smartsheet-Konten haben, um Elemente aufzurufen.
Welche Aktionen Benutzer*innen für die freigegebenen Elemente ausführen können, richtet sich nach den Benutzerberechtigungen.
Sheet oder Bericht freigeben
- Starten Sie den Freigabeprozess, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
- Datei > Menü
Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Freigeben aus.
Wenn sich das Sheet oder der Bericht in einem Arbeitsbereich befindet, ist die Schaltfläche Freigeben ein Dropdown-Menü, das die Möglichkeit bietet, das Element einzeln oder alles im Arbeitsbereich freizugeben.
- Geben Sie im Feld Personen nach Name, E-Mail oder Gruppe hinzufügen die E-Mail-Adresse des Benutzers bzw. der Benutzerin oder der Gruppe ein.
Wenn Sie Teil des Enterprise-Plans sind, werden Ihnen im Freigabemodal Personen und Gruppen vorgeschlagen, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten. Klicken Sie auf einen Namen, um die Person oder Gruppe zur Kontaktauswahl hinzuzufügen.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Berechtigungsstufe auszuwählen, die Sie den einzelnen Personen oder Gruppen zuweisen möchten.
- Erstellen Sie im Feld Nachricht (optional) eine persönliche Nachricht für die Mitarbeitenden.
- Verwenden Sie die Kontrollkästchen Personen benachrichtigen und Mich selbst auf CC setzen, um Mitarbeitende zu benachrichtigen und zu entscheiden, ob eine Kopie der Nachricht an Ihren Posteingang gesendet werden soll.
Verwenden Sie für Sheets die Option Bearbeiten neben Standardansicht, um eine Standardansicht festzulegen. Diese wird angezeigt, wenn Mitarbeitende das freigegebene Sheet öffnen.
Verwenden Sie die Option Link kopieren, um das Element direkt freizugeben oder an anderer Stelle einzubetten. Der Link kann nur von Benutzer*innen geöffnet werden, die ein Smartsheet-Konto haben und für die das Element freigegeben wurde.
- Wählen Sie Freigeben aus.
Sie können die Freigabe beenden oder die Berechtigungsstufen auf Element- und Arbeitsbereichsebene ändern.
Beachten Sie Folgendes:
Wenn Sie ein Sheet oder einen Bericht freigeben, wird im Fenster Freigeben angegeben, dass Empfänger*innen ohne Mitgliederplatz möglicherweise nur Lesezugriff haben.
Fenster „Zugriff verwalten“
Mitarbeitende suchen und sortieren
Verwenden Sie im Fenster Zugriff verwalten die Optionen Suchen und Sortieren, um die gewünschte Person oder Gruppe zu finden und ihre Berechtigungen zu ändern oder zu entfernen.
Wenn Sie die Suchfunktion verwenden, können Sie nach Einzelpersonen und Gruppen suchen, aber Sie können nicht nach Einzelpersonen innerhalb von Gruppen suchen.
Platztypen von Mitarbeitenden überprüfen
Achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden, für die Sie das Sheet oder den Bericht freigeben, den richtigen Platztyp haben, um die Berechtigungen zu erhalten, die Sie zuweisen möchten.
Wenn Sie die Berechtigung „Administrator“ oder „Bearbeiter – kann freigeben“ haben, öffnen Sie das Fenster Freigeben, wechseln Sie zu Zugriff verwalten und bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Namen, um den Platztyp der Person einzublenden.
Sie können anderen Mitarbeitenden keine Zugriffsstufe zuweisen, die über Ihrer eigenen liegt. Wenn Sie beispielsweise Bearbeiterberechtigungen haben, können Sie keinen Administratorzugriff zuweisen.
Berechtigungen bearbeiten oder entfernen
So ändern Sie die Berechtigungsstufe eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin oder heben die Freigabe des Elements für eine*n Mitarbeiter*in auf:
- Wählen Sie oben im Element die Schaltfläche Freigeben aus.
- Wählen Sie unter Zugriff verwalten die Person oder Gruppe aus, deren Berechtigungen Sie ändern möchten.
- Wählen Sie Verwalten > aus.
- Bewegen Sie den Mauszeiger im Modal Zugriff verwalten auf den Namen der Person oder Gruppe und verwenden Sie das Dropdown-Menü, um ihre Berechtigungsstufe zu ändern, bzw. das X-Symbol rechts, um sie vollständig aus dem Element zu entfernen.
Wer kann den Freigabezugriff von Benutzer*innen steuern?
- Plan-Asset-Admins können Zugriffsanforderungen prüfen und Berechtigungen für Elemente erteilen, auf die sie Zugriff haben.
- In Admin Center können Systemadmins verhindern, dass Benutzer*innen Elemente freigeben, deren Inhaber*in ein*e Benutzer*in im Konto ist.
Gruppenadmins können ein Mitglied aus einer Gruppe entfernen, damit es nicht länger auf Elemente zugreifen kann, die für diese Gruppe freigegeben wurden.
Um auf ein Element wie ein Sheet oder einen Bericht zuzugreifen, siehe Zugriff auf ein Element anfordern.
Elemente über eine Kontaktspalte freigeben
Als Bearbeiter eines Elements können Sie eine Kontaktspalte verwenden, um Ihr Sheet für Personen freizugeben (die noch keinen Zugriff haben).
- Wenn Sie einer Kontaktspalte nicht freigegebene Kontakte hinzufügen, zeigt Ihnen das System die Aufforderung an, das Element schnell für diesen Kontakt freizugeben.
- Wenn Sie Ihr Element für diesen Kontakt freigeben, erhält er standardmäßig die Berechtigungsstufe „Bearbeiter – kann freigeben“.
- Wenn Sie der Spalte Kontakte hinzufügen, ohne die Aufforderung zu schließen, können Sie das Element für mehrere Kontakte auf einmal freigeben.
Die Freigabe von Elementen über eine Kontaktspalte ist nur in der Tabellenansicht verfügbar. Erfahren Sie mehr über die Tabellenansicht.
Hinweise
- Durch die Freigabe eines Berichts wird kein Zugriff auf seine Quellsheets gewährt.
- Wenn Sie einen Bericht freigeben, sehen die Mitarbeitenden nur die Daten aus den Quellsheets, auf die sie Zugriff haben. Ohne Zugriff auf die Quellsheets werden die Berichte möglicherweise leer angezeigt oder es fehlen Informationen.
Achten Sie beim Freigeben eines Berichts darauf, dass Sie auch die zugehörigen Quellsheets freigeben. Wenn Sie die Quellsheets nicht freigeben möchten, können Sie stattdessen den Bericht veröffentlichen und den Link freigeben.
Tipps zur Freigabe von Smartsheet-Elementen
- Befolgen Sie die Freigabeschritte in diesem Artikel, falls Sie jeweils nur einzelne Elemente für einige wenige Benutzer*innen freigeben möchten.
- Wenn Sie Elemente für eine Gruppe (z. B. Ihre Kolleg*innen) freigeben möchten, geben Sie sie über einen Arbeitsbereich frei.
- Informationen zur Freigabe eines Dashboards finden Sie im Artikel Dashboard freigeben.
- Falls Sie einen Bericht für jemanden freigeben möchten, der keinen Zugriff auf Quellsheets hat, haben Sie folgende Optionen: