Arbeitsbereich freigeben

Wenn Sie einen Arbeitsbereich für eine*n Benutzer*in freigeben, kann diese*r auf alle Elemente in diesem Arbeitsbereich zugreifen.

Bei Änderung Ihrer Freigabeanforderungen können Sie Personen aus dem Arbeitsbereich entfernen oder ihre Berechtigungsstufen ändern.

Personen, für die Sie einen Arbeitsbereich freigeben, haben keinen Zugriff auf Smartsheet-Elemente in anderen Arbeitsbereichen, sofern Sie diese nicht explizit freigeben. Informationen zur individuellen Freigabe von Arbeitsbereichselementen finden Sie unter Übersicht: Sheets und Berichte freigeben.

Grundlagen der Arbeitsbereichsfreigabe

So öffnen Sie einen Arbeitsbereich

1. Wählen Sie Start > Alle Arbeitsbereiche ... aus.
2. Wählen Sie den Namen des Arbeitsbereichs aus, den Sie freigeben möchten. 

So überprüfen Sie, wer bereits Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich hat:

• Wählen Sie Freigeben > Arbeitsbereich aus und überprüfen Sie die Liste der Personen mit Zugriff. 

So überprüfen Sie, wer bereits Zugriff auf ein Element hat:

• Wählen Sie Freigeben > Sheet aus und überprüfen Sie die Liste der Personen mit Zugriff. 

Arbeitsbereich freigeben

1. Wählen Sie oben rechts im Arbeitsbereich Freigeben > Arbeitsbereich aus.

Brandfolder Image

2. Geben Sie im Feld Personen und Gruppen einladen die E-Mail-Adressen der Benutzer*innen oder Gruppen ein, für die Sie den Arbeitsbereich freigeben möchten.
3. Wählen Sie für jede*n Mitarbeiter*in eine Berechtigungsstufe aus. 
4. Optional: Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um die Nachricht für Ihre Mitarbeitenden zu personalisieren.
5. Wählen Sie Freigeben aus.

Die eingeladenen Personen und Gruppen sind für den Arbeitsbereich freigegeben und erhalten die Benachrichtigung.

Wenn Sie viele E-Mail-Empfänger*innen haben, wird die Einladung in einem Dialogfeld bestätigt. Wenn Sie die Benachrichtigung trotzdem senden möchten, wählen Sie Dennoch benachrichtigen aus. Sie können Personen aus dem Verteiler entfernen, indem Sie Zurück auswählen und das Kontrollkästchen Personen benachrichtigen deaktivieren.

Inhaber oder Admins können die Freigabe für alle Mitarbeiter aktivieren oder deaktivieren und die Freigabeberechtigungen ändern. 

Element in einem Arbeitsbereich freigeben

1. Öffnen Sie im Arbeitsbereich das Element, das Sie freigeben möchten.
2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Elements die Option Freigeben aus.
3. Geben Sie im Feld Personen und Gruppen einladen die E-Mail-Adressen der Benutzer*innen oder Gruppen ein, für die Sie den Arbeitsbereich freigeben möchten.
4. Wählen Sie für jede*n Mitarbeiter*in eine Berechtigungsstufe aus. 
5. Optional: Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um die Nachricht für Ihre Mitarbeitenden zu personalisieren.
6. Wählen Sie Freigeben aus. Sie können den Arbeitsbereich auch freigeben, indem Sie Für Arbeitsbereich freigeben auswählen.

Anhand des Symbols neben der Berechtigungsstufe des Mitarbeiters können Sie sehen, ob er nur Zugriff auf das Element oder auf den Arbeitsbereich hat. 

• Wenn er Zugriff auf den Arbeitsbereich hat, wird das Symbol  Brandfolder Image  angezeigt.
• Wenn er nur Zugriff auf das Element hat, wird dieses Symbol Brandfolder Image  für Sheets, dieses Symbol  Brandfolder Image  für Berichte und dieses Symbol  Brandfolder Image für Dashboards angezeigt. 

Auf Arbeitsbereichsebene die Freigabe beenden oder die Berechtigungsstufen ändern

1. Wählen Sie oben rechts im Arbeitsbereich Freigeben > Arbeitsbereich aus. 
2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Mitarbeiter, den Sie entfernen oder ändern möchten.
3. Sie können einen Mitarbeiter entfernen, indem Sie auf das X neben seiner Berechtigungsstufe klicken, oder seine Berechtigungsstufe ändern, indem Sie eine andere Berechtigung aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Wenn Sie die Freigabe für einen Mitarbeiter aufheben, während dieser ein Sheet im Arbeitsbereich geöffnet hat, erhält der Mitarbeiter beim nächsten Speichervorgang oder bei der nächsten Aktualisierung eine Fehlermeldung.

Berechtigungen für die Arbeitsbereichsfreigabe

Die Berechtigungsstufe, die Sie Benutzer*innen (oder einer Gruppe) erteilen, bestimmt ihren Zugriff auf einen Arbeitsbereich und die enthaltenen Elemente. 

Es empfiehlt sich, einen Arbeitsbereich mit der niedrigsten Berechtigungsstufe (Betrachter, Kommentierer) freizugeben.

Wenn Sie die Berechtigungsstufe eines Arbeitsbereichsadmins zu Bearbeiter oder Betrachter ändern, werden Sie zum neuen Inhaber seiner Smartsheet-Elemente in diesem Arbeitsbereich.

Diese Tabelle zeigt, wie sich dies auf den Zugriff eines Benutzers bzw. einer Benutzerin auf einen Arbeitsbereich oder ein Element darin auswirken könnte.
 

Sie können anderen Mitarbeitenden keine höhere Zugriffsstufe als Ihnen selbst zuweisen. Als Bearbeiter können Sie beispielsweise keinen anderen Bearbeiter zum Admin hochstufen.

Im Artikel zu Freigabeberechtigungsstufen finden Sie Informationen zu Berechtigungsstufen und ihren Auswirkungen auf Smartsheet-Elemente.

Mit Smartsheet-Kontaktgruppen können Sie die Freigabe von Arbeitsbereichen einfacher verwalten. Wenn Sie einen Arbeitsbereich für eine Smartsheet-Kontaktgruppe freigeben, übernehmen alle Gruppenmitglieder die gewählte Berechtigungsstufe.