Sheetinformationen per E-Mail freigeben

Sie haben verschiedene Freigabeoptionen:

• Wenn Sie den Empfänger*innen eine schreibgeschützte Version der Daten zur Verfügung stellen müssen, senden Sie eine oder mehrere Zeilen per E-Mail. 
• Verwenden Sie eine Aktualisierungsanforderung, wenn eine Person Zeilen in Ihrem Sheet bearbeiten soll, auch wenn diese Person kein Smartsheet-Konto hat.
• Wenn Sie einmalig oder regelmäßig einen Schnappschuss eines Sheets oder Berichts freigeben müssen, senden Sie das Sheet oder den Bericht per E-Mail als PDF- oder Excel-Anlage.
• Wenn Sie den Mitarbeitenden Zugriff auf Ihr Sheet gewähren müssen, senden Sie ihnen einen sicheren Link zum Sheet.

Enterprise-Abonnent*innen können ihre Freigabefähigkeiten durch eine*n Smartsheet-Systemadmin auf bestimmte E-Mail-Adressen beschränken lassen.

Eine oder mehrere Zeilen per E-Mail senden

Sie können bis zu 50 Zeilen per E-Mail senden.

1. Wählen Sie in den Zeilen, die Sie senden möchten, die Option Zeilenmenü aus.
    

   Falls Sie mehrere Zeilen senden möchten, halten Sie die Umschalttaste oder die Strg-Taste (bzw. bei Mac-Geräten die Befehlstaste ⌘) gedrückt und wählen Sie mehrere Zeilen aus.

2. Wählen Sie Senden … aus.
3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma oder Semikolon. Zum Hinzufügen von Kontakten aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste wählen Sie Kontakte auswählen aus.
4. Bearbeiten Sie in den Feldern Betreff und Nachricht den Betreff und die Nachricht der E-Mail nach Bedarf.
5. Passen Sie die Informationen, die Sie der E-Mail hinzufügen möchten, und das Layout der E-Mail an.
   • Einschließen: Standardmäßig sind alle Spalten (einschließlich Anlagen und Diskussionen) enthalten. Wählen Sie Bearbeiten aus, um der E-Mail Spalten, Anlagen oder Kommentare hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.
   • Layout: Bearbeiten Sie die Darstellung der hinzugefügten Informationen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie eine einzelne Zeile senden.
6. Um eine Kopie der E-Mail zu erhalten, wählen Sie Mich auf CC setzen aus. 
7. Wählen Sie Senden aus.

Wenn Sie in einem Bericht mit Informationen aus mehreren Sheets arbeiten, können Sie in die E-Mail nur Zeilen mit Werten aus demselben Sheet einbeziehen.

In einem Bericht mit aktivierter Gruppierung können Sie keine Gruppenüberschriften zusammen mit Sheetzeilen auswählen.

Senden eines Sheets als Anlage

Sie können einen Schnappschuss Ihres Sheets oder Berichts als PDF-Dokument oder als Excel-Datei (.xls) an eine E-Mail anhängen und versenden.

1. Wählen Sie in der oberen Menüleiste Datei > Als Anlage senden … aus. Das Formular „Als Anlage senden“ wird angezeigt.
2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen, die die E-Mail erhalten sollen, im Feld An ein. Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen jeweils durch ein Komma oder Semikolon. Wenn Sie Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste als Empfänger*innen für die E-Mail auswählen möchten, wählen Sie Kontakte aus.
3. Bearbeiten Sie Betreff und Nachricht der E-Mail nach Bedarf. Standardmäßig enthält das Feld Betreff den Namen des Sheets.
4. Wählen Sie den Anlagentyp aus, den Sie senden. Wenn Sie das Sheet als PDF-Dokument senden möchten, wählen Sie Optionen aus, um auf das Menü PDF-Einrichtung zuzugreifen und zu definieren, wie die Anlage aussehen soll.
5. Optional: Wenn Sie festlegen möchten, wann die E-Mail gesendet werden soll, oder wenn die E-Mail wiederholt gesendet werden soll, wählen Sie Zeitplan Definieren Sie dann die Häufigkeit Ihrer Zustellung oder geben Sie an, wann die E-Mail gesendet werden soll. Wählen Sie OK aus.
6. Wählen Sie Senden aus.

Im Bereich Gesendet an des Formulars Als Anlage senden werden gesendete E-Mails und geplante Wiederholungen aufgelistet. In diesem Bereich können Sie geplante Wiederholungen bearbeiten oder löschen.

Senden eines sicheren Links zu einem Sheet

Ein Permalink ist eine dauerhafte URL einer Seite oder Website. Ein solcher Permalink wird von Smartsheet für jedes Sheet erstellt. 

Freigegebene Mitarbeiter können über den Link direkt in Smartsheet auf das Sheet zugreifen. Sie können den Permalink als Lesezeichen speichern und so ganz einfach darauf zugreifen. Personen, bei denen es sich nicht um Mitarbeiter des Sheets handelt, erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie den Permalink aufrufen.

1. Wählen Sie in der rechten oberen Ecke des Sheets Freigeben aus. Im Formular Sheetfreigabe, wenn das Element nicht für alle freigegeben ist, wird der Abschnitt Einladungsdetails angezeigt. ​​​​
2. Wählen Sie Mitarbeiter aus, um die URL für den sicheren Link zum Sheet verfügbar zu machen. Der Link wird direkt unter der Liste mit den freigegebenen Mitarbeitenden angezeigt.
3. Wählen Sie das Symbol E-Mail aus, um den Permalink per E-Mail an alle Mitarbeiter des Sheets zu senden.

Wenn Benutzer*innen Zugriff auf ein Smartsheet-Element haben sollen, ohne sich anzumelden, generieren Sie einen für alle zugänglichen Link.

Anpassen Ihrer Freigabenachricht

1. Wählen Sie in der oberen Menüleiste Datei > E-Mail an freigegebene Benutzer … aus.
2. Optional: Um die Liste der Empfänger*innen einzuschränken, wählen Sie Alle freigegebenen Benutzer aus. Standardmäßig wird die E-Mail an alle Mitarbeitenden des Sheets gesendet.
3. Bearbeiten Sie Betreff und Nachricht der E-Mail. Der Name des Sheets wird standardmäßig als Betreff verwendet. 
4. Um eine Kopie der E-Mail zu erhalten, wählen Sie Mich auf CC setzen aus.
5. Wählen Sie Senden aus.