Übersicht über die Richtlinie zur sicheren Freigabe

Wenn Sie die Richtlinie direkt einrichten möchten, lesen Sie nach unter Konfigurieren einer Richtlinie für die sichere Freigabe.

Mit der Richtlinie zur sicheren Freigabe können Sie eine Liste der genehmigten Benutzer*innen und Domänen für die Freigabe von Elementen erstellen. Sie können sie für Sheets, Formulare, Berichte, Workflows, WorkApps und Dashboards verwenden. Die Richtlinie kann Benutzer*innen beispielsweise daran hindern, Daten in planübergreifenden Dashboards freizugeben, E-Mails zu senden, Workflows auszuführen oder eingebettete Daten für Personen anzuzeigen, die nicht auf der sicheren Freigabeliste stehen.

Sie können auch verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer*innen:

• Sheets und Arbeitsbereiche freigeben
• Zeilen senden
• Im Formularlink die Option Link an Formular senden verwenden
• Benutzer*innen zu Ihrem Plan hinzufügen
• Benutzer*innen zu Gruppen hinzufügen

Die Listen zu genehmigten Benutzer*innen und Domänen schränken auch den E-Mail-Verkehr ein, was bedeutet, dass Benutzer*innen keine E-Mails von Smartsheet an eingeschränkte Domänen und E-Mail-Adressen senden können.

Was Sie erwartet

Nachdem Sie die Richtlinie zur sicheren Freigabe in Admin Center aktiviert haben, stehen Ihnen zwei neue Sheets zur Verfügung:

• Eines für die Domänenliste
• Eines für die Benutzerliste (erlaubte E-Mail-Adressen)

Das sind standardmäßige Sheets, die Sie bearbeiten und für andere Benutzer*innen freigeben können. Es ist jedoch ratsam, sie nur für eine Person freizugeben, der Sie die Verwaltung Ihrer sicheren Freigabeliste anvertrauen. Sie enthalten acht automatisch generierte Spalten, die standardmäßig gesperrt sind. Ändern Sie diese Spalten nicht, um bestehende Berechtigungen oder Workflows nicht zu gefährden und Probleme mit zukünftigen Verbesserungen der Funktion zu vermeiden.

• Domänen/E-Mails, die zur Freigabe zugelassen sind
• Befreit von Unternehmenskonto-Anforderung
• Befreit von MFA-Anforderung
• Geändert von
• Geändert am
• Erstellt von
• Erstellt
• Hinweise

Zudem wird automatisch ein neuer Arbeitsbereich für Admin-Einstellungen generiert, in dem Sie beide Sheets speichern können. Beachten Sie, dass die Daten, die Sie in diese Sheets eingeben, mit der Liste der Ausnahmen synchronisiert werden, die Sie zum Verwalten der externen Freigabe verwenden.

Überlegungen zur sicheren Freigabe

• Zukünftige Systemadmins, die Smartsheet hinzugefügt werden, erhalten nicht automatisch Zugriff auf die sichere Freigabeliste. Bestehende Systemadmins müssen die Sheets zur sicheren Freigabe (oder den Arbeitsbereich) für solche Admins freigeben.
• Nachdem Sie die Richtlinie zur sicheren Freigabe geändert haben, kann es bis zu drei Minuten dauern, bis sie angewandt wird.
• Beide Sheets unterstützen nur bis zu 20.000 Zeilen. Wenn Sie mehr als 20.000 Einträge haben, können leichte Verzögerungen bei der Durchsetzung der Richtlinie auftreten. 
• Änderungen an den Sheets zur sicheren Freigabe lösen nicht automatisch eine Benachrichtigung aus, aber es wird empfohlen, einen Workflow hinzuzufügen, um eine Benachrichtigung bei Änderungen an den Sheets auszulösen.

Weitere wichtige Informationen

• Sie können die sichere Freigabeliste programmatisch mithilfe der Sheet-API verwalten.
• Sie müssen Unterdomänen einzeln zur Zulassungsliste hinzufügen. Wenn Sie z. B. „firma.de“ zur Zulassungsliste hinzufügen, wird „portal.firma.de“ nicht ebenfalls zur Liste hinzugefügt. Sie müssen beide Domänen hinzufügen.
• Bei Aktivierung schränken die Funktionen der sicheren Freigabe ein, wer Benachrichtigungs-E-Mails empfangen kann.
• Sie können Ihre sichere Freigabeliste mit dem Sheetzugriffsbericht überwachen und das Aktivitätsprotokoll eines Sheets verwenden, um zu überprüfen, wer Änderungen an den Sheets vorgenommen hat.
• Bei der Aktivierung erhalten alle Systemadmins des Plans Administratorberechtigungen für beide Sheets der sicheren Freigabeliste. Sie erhalten auch eine Benachrichtigung, wenn die Richtlinie aktiviert oder deaktiviert wird.

Planübergreifende Dashboard-Einbettung

Wenn Ihre Organisation die sichere Freigabe aktiviert hat, können Benutzer in Ihrem Plan Sheets, die zu Ihrem Plan gehören, als Messzahlen- oder Diagramm-Widgets in ein Dashboard in einem anderen Plan einbetten. Die Datensichtbarkeit wird jedoch von Ihrer Zulassungsliste bestimmt:

• Autorisierter Zugriff: Wenn sich die Domäne oder E-Mail-Adresse des Dashboard-Betrachters auf der Zulassungsliste für die sichere Freigabe Ihres Plans befindet, kann er die Daten im Widget sehen.
• Eingeschränkter Zugriff: Wenn der Betrachter nicht autorisiert ist, wird das Widget leer angezeigt und die Meldung Datenzugriff eingeschränkt angezeigt.

Wenn ein externer Mitarbeiter meldet, dass ein Dashboard-Widget leer ist, oder eine Meldung anzeigt, dass der Zugriff verweigert wurde, sollten Sie seine Domäne oder E-Mail-Adresse zur Zulassungsliste hinzufügen.