Verwenden Sie Best Practices und Empfehlungen, um die Leistung Ihrer Smartsheet-Formulare zu maximieren.
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Verwenden Sie Smartsheet-Formulare, um wichtige Daten für eine Vielzahl von Projekten zu sammeln. Sie können im Laufe der Zeit zahlreiche Einsendungen oder alle auf einmal akzeptieren.
Mehrere Einsendungen zu Ihrem Formular werden in der Reihenfolge gespeichert, in der sie eingereicht werden.
Große Anzahl von Einsendungen
Wenn die Komplexität und Größe Ihres Blattes zunimmt, kann es gelegentlich zu einer Verzögerung zwischen der Einsendung eines Formulars und dem Zeitpunkt kommen, an dem Sie die gespeicherten Antworten sehen können.
Das Erreichen der maximalen Anzahl von Zeilen deaktiviert Ihr Blatt, und der Eigentümer wird benachrichtigt.
Sie können das Formular reaktivieren, indem Sie Platz für zusätzliche Zeilen im Blatt schaffen. Sie können Zeilen entweder verschieben oder in andere Blätter archivieren. Alle Einsendungen, die zuvor nicht angezeigt wurden, erscheinen in Ihrem Eingangsblatt, sobald Platz für sie ist.
Ein Eingangsblatt nur für Eingaben beibehalten
Eine Best Practice besteht darin, nur ein Blatt als Eingangsblatt zu verwenden.
Sie können zusätzliche Blätter zu Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen, wenn Sie Einsendungen verschieben oder archivieren möchten.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Zeilen schnell in ein anderes Blatt zu verschieben:
- Um sie manuell zu verschieben, wählen Sie eine oder mehrere Zeilen in Ihrem Blatt aus, öffnen Sie das Zeilenmenü und wählen Sie In ein anderes Blatt verschieben....
- Um Zeilen automatisch nach einem anpassbaren Zeitplan zu verschieben, wählen Sie Automatisierung > Workflow aus Vorlage erstellen... und wählen Sie dann die Vorlage Zeile in ein anderes Blatt verschieben, wenn die Kriterien erfüllt sind.
Fügen Sie Einsendungen am Ende Ihres Eingangsblatts hinzu
Das Hinzufügen von Einsendungen am Ende des Blattes ist die Standardoption für alle Formulare.
Wenn Sie zuvor ausgewählt haben, Einsendungen oben in Ihrem Blatt zu speichern, können Sie dies im Tab Einstellungen des Formularbauers ändern.
Vereinfachen Sie Ihr Eingangssheet
Das Einfügen mehrerer komplexer Formeln oder bedingter Formatierungsregeln in Ihr Sheet kann den Prozess des Speicherns neuer Einreichungen verlangsamen.
Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihr Eingangssheet zu vereinfachen:
- Fügen Sie, wenn möglich, Formeln, bedingte Formatierungen und automatisierte Workflows in die anderen Sheets ein, die Sie für die Archivierung oder zur Bearbeitung der Einreichungen eingerichtet haben (wie oben empfohlen).
- Wenn Sie eine Formel in Ihrem Eingangssheet beibehalten müssen, überlegen Sie, ob Sie sie vereinfachen können (zum Beispiel mit @row) oder durch eine Spaltenformel ersetzen können.
- Wenn Sie einen automatisierten Workflow in Ihrem Eingangssheet beibehalten müssen, überlegen Sie, ob Sie ihn so einstellen können, dass er nach einem Zeitplan und nicht sofort nach jeder Einreichung ausgeführt wird.
Teilen Sie ein stark frequentiertes Formular in mehrere weniger frequentierte Formulare auf
Wenn Sie mehrere Formeln und Automatisierungen in Ihrem Eingangssheet beibehalten möchten, können Sie weitere Kopien des Sheets basierend auf den Einreichungskategorien erstellen, die Sie Ihrem Formular zugewiesen haben. Auf diese Weise können Sie eine separate Kopie Ihres Sheets für jede dieser Kategorien (z.B. Abteilung) erstellen.
- Öffnen Sie Ihr Eingangssheet.
- Wählen Sie Datei > Als neu speichern... aus
- Wählen Sie Formulare unter Daten- und Formatierungsoptionen aus, um alle Ihre Formulare, Formeln und Automatisierungen zu speichern.
Arbeiten Sie mit unserem Professional Services-Team zusammen
Wenn Sie zusätzliche Unterstützung benötigen, kann Ihnen unser Professional Services-Team helfen, skalierbare Lösungen zu entwickeln und bereitzustellen, die optimieren, wie Sie Informationen in Smartsheet sammeln und darauf reagieren.