Der Blueprint-Quellordner enthält Vorlagen für die Sheets, Berichte und Dashboards, die jedes Mal erstellt werden, wenn Sie ein Projekt hinzufügen. Die Vorlagen helfen bei der Standardisierung von Business-Prozessen nach jedem Projekt unter Wahrung der Konsistenz bei Ausführung und Berichterstellung.
USM Content
Vorlagen sind die Bausteine für einen Blueprint. Der Blueprint-Quellordner muss mindestens eine Vorlage enthalten.
Blueprints können auch mehrere Sheets, Berichte und Dashboards enthalten. Verwenden Sie Zellverknüpfungen, sheetübergreifende Formeln und Hyperlinks zur Freigabe von Informationen und Erstellung eines integrierten Vorlagensatzes.
Ihren Blueprint-Quellordner und Vorlagen benennen
- Benennen Sie Ihren Blueprint-Quellordner nach dem Geschäftsprozess, den Sie nachverfolgen möchten (z. B. Installation, IT-Projekt, Ladeneröffnung, Kundenkonto). Wenn Sie Ihre Projektordner aus dem Blueprint erstellen, übernehmen sie den Ordnernamen und es werden ihnen dieselben projektspezifischen Präfixe oder Suffixe hinzugefügt.
Profildatenfelder sollten nicht mit dem Namen der Vorlagen übereinstimmen. Wenn sich der Name Ihrer Vorlage oder der Name des Blueprint-Quellordners ändert, müssen Sie ihn im Blueprint-Generator aktualisieren.
- Benennen Sie einzelne Vorlagen basierend auf ihrer Funktion (Beispiele: Aufgaben, Budget, Dashboard, Meilensteinbericht).
Wenn Sie das Projekt erstellen,können Sie Präfixe oder Suffixe hinzufügen, um sie besser zu identifizieren.
So sieht Ihr Blueprint-Quellordner mit Ihren Vorlagen aus:
So sieht Ihr Projektordner mit projektspezifischen Sheets aus:
Beachten Sie folgende Tipps:
- Platzieren Sie Ihren Blueprint-Quellordner im Admin-Arbeitsbereich. Beschränken Sie den Zugriff auf den Ordner, sodass nur Portfolio-Leiter*innen Änderungen vornehmen können.
- Vorlagen können optional sein. Wenn Sie einen Blueprint erstellen, können Sie angeben, welche Vorlagen optional oder erforderlich sind.
- Control Center unterstützt bis zu 90 Vorlagen.
- Das Konfigurationssheet enthält alle Informationen zu Ihrem Blueprint, sodass Control Center auf diese Informationen zurückgreifen kann. Es ist wichtig, dass Sie im Konfigurationssheet keine Informationen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen, es sei denn, Sie erhalten entsprechende Anweisungen, während Sie Probleme mit Ihrem Blueprint beheben.
Speichern Sie das Konfigurationssheet in Ihrem Admin-Arbeitsbereich, nicht im Blueprint-Quellordner.
Aufbau einer Sheetvorlage
Eine Sheetvorlage enthält die Struktur, die bei jeder Verwendung des Blueprints angewendet wird.
Zusammenfassungsabschnitt (Profildaten)
Die Profildaten werden aus dem Eingangssheet übernommen und im oberen Teil Ihrer Vorlagensheets unter einer übergeordneten Zeile mit dem Namen Zusammenfassung angezeigt. Der Abschnitt Zusammenfassung muss den Regeln für Profildaten entsprechen.
Sie können die Zusammenfassungsdatenzeilen formatieren, um die Profildaten hervorzuheben. Legen Sie hierfür die Formatierung in Ihren Vorlagen vor der Erstellung neuer Projekte fest.
Es ist möglich, Platzhalterwerte für Eingangsprofildaten im Format
Speichern Sie Ihre Blueprint-Vorlagen als Sheets, nicht als Smartsheet-Vorlagen.
Schnellzugriff
Optionale Links geben Benutzer*innen eine schnelle Methode zum Wechseln zwischen Elementen im Projekt.
Aufgaben
Im Aufgabenbereich wird die Arbeit erledigt. Sheets sind flexibel. Erstellen Sie so viele Zeilen oder Spalten, wie Sie benötigen (innerhalb der Smartsheet-Begrenzungen).
Business-Prozesse werden nach dem Abschnitt mit Profildaten angezeigt. Bei Ihrem Prozess kann es sich um eine Aufgabenliste mit einem Zeitplan, einen Problem-Tracker oder ein Budget handeln. Die tatsächlichen Aufgaben hängen von Ihren Anforderungen und dem gewünschten Endziel ab.
Sie können Profildaten verwenden, um die Aufgabe anzupassen. Vielleicht möchten Sie Zellen mit dem Business-Namen benennen oder Budget-Elemente im Abschnitt zum Business-Prozess des Sheets nachverfolgen.
Berichtsvorlagen
Berichte bieten eine einzelne, fokussierte Datenansicht für ein oder mehrere Sheets. Durch die Erstellung einer Berichtsvorlage gewährleisten Sie, dass dieselben Kriterien für jede Instanz eines Berichts verwendet werden, der größenangepasst ausgehend von diesem Blueprint erstellt wird.
Sie können beispielsweise eine Berichtsvorlage erstellen, die alle Aufgaben zeigt, die in allen ausgehend von diesem Blueprint erstellten Sheets einer Person zugewiesen sind.
Dashboard-Vorlagen
Dashboards bieten einen Überblick über ein Projekt und sind eine Momentaufnahme, in der den Stakeholder*innen wichtige Aspekte präsentiert werden. Ein Dashboard kann auch als Deckblatt für Ihr Projekt fungieren und Schlüsselinformationen an einem Ort zeigen sowie Links zu wichtigen Sheets und Berichten bieten.
Die Dashboard-Vorlage bezieht Informationen aus den Sheets in Ihrem Blueprint-Quellordner. Verwenden Sie Platzhalterdaten in den Vorlagen, um Design und Layout einfacher zu gestalten.
Alle Änderungen, die Sie an Ihrer Dashboard-Vorlage im Blueprint-Quellordner vornehmen, werden in allen bestehenden Projekten übernommen. Aktualisierungen, die mit der Funktion „Globale Updates“ vorgenommen werden, haben keine Auswirkungen auf bestehende Dashboards.
Wenn Sie ein Projekt bereitstellen, das ein Dashboard mit einem Verknüpfungs-Widget oder ein Widget für Webinhalte mit einer Formular-URL enthält, wird die Formular-URL für das neue Projekt aktualisiert, wenn das zugrunde liegende Sheet Teil der Blueprint-Vorlage ist.
Wenn das zugrunde liegende Sheet für das Formular jedoch nicht Teil der Blueprint-Vorlage ist, bleibt die Formular-URL unverändert.
Aktualisieren Sie unbedingt den Blueprint-Generator, wenn Sie Dashboard-Vorlagen im Blueprint-Quellordner hinzufügen, entfernen oder umbenennen.
Beachten Sie folgende Tipps:
- Verwenden Sie die Widgets Titel, Rich Text und Bild nur, wenn Sie wissen, dass sie in allen Projekten identisch sind (verwenden Sie sie z. B. für Anweisungen oder Grafiken).
- Verwenden Sie ein Messzahlen-Widget, um auf Zellen mit Profildaten in Vorlagensheets zu verweisen. (Wenn Sie kein Messzahlen-Widget verwenden, müssen Sie die Widgets nach der Erstellung des Projekts manuell aktualisieren.)
Vorlagen hinzufügen, entfernen oder ändern
Wenn sich ein Projekt ändert, müssen Sie möglicherweise eine neue Vorlage hinzufügen oder bestehende aktualisieren.
Eine neue Vorlage hinzufügen
- Öffnen Sie in Smartsheet den Bereich für Arbeitsbereiche oder wählen SieStart > Alle Arbeitsbereiche aus, um den Blueprint-Quellordner aufzurufen.
- Öffnen Sie den Arbeitsbereich, wählen Sie Hinzufügen aus und erstellen Sie ein neues Sheet, einen neuen Bericht oder ein neues Dashboard. Gestalten Sie das neue Element dann wie gewünscht.
- Aktualisieren Sie den Blueprint-Generator in Control Center.
Änderungen an einer bestehenden Vorlage vornehmen
So ändern Sie eine Vorlage für alle Folgeprojekte:
- Öffnen Sie in Smartsheet den Bereich für Arbeitsbereiche oder wählen SieStart > Alle Arbeitsbereiche aus, um den Blueprint-Quellordner aufzurufen.
- Öffnen Sie das zu bearbeitende Element.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie das Element.
So ändern Sie eine Vorlage für alle bestehenden Projekte mithilfe von Global Updates:
- Öffnen Sie in Control Center das zu aktualisierende Programm und wählen Sie Programm verwalten aus.
- Wählen Sie Globale Updates > Neues Update oben rechts im Control Center-Fenster aus.
Beachten Sie folgende Tipps:
- Wenn Sie Vorlagen hinzufügen oder entfernen, aktualisieren Sie den Blueprint-Generator, sodass neue Projekte Ihre Änderungen widerspiegeln.
- Wenn Sie neue Vorlagen zu Ihrem Portfolio hinzufügen, fügen Sie sie als Optional - Selected (Optional – ausgewählt) in Ihren Einstellungen für Quellvorlagen hinzu und fügen Sie sie dann manuell zu jedem vorhandenen bereitgestellten Projekt hinzu. Legen Sie dann fest, dass die neuen Vorlagen für alle neuen Projekte erforderlich sind. Wenn Sie neue Projekte bereitstellen müssen, bevor Sie die Vorlagen zu allen bestehenden Projekten hinzufügen, müssen Sie diese neue Vorlage während der Bereitstellung manuell auswählen.
- Ändern Sie den Namen bereits bereitgestellter Projekte nicht in den neuen Vorlagennamen. Wenn Sie dies tun, können Global Updates die Projekte nicht finden.
- Durch das Hinzufügen einer neuen Projektsheetvorlage wird die vorherige nicht aus den bereits bereitgestellten Projekten entfernt. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht für beide Vorlagen denselben Namen verwenden.
- Aktualisieren Sie Ihren Ordner, wenn die Änderungen nicht angezeigt werden.