Smartsheet Control Center: Ihr Projekt mit Projektprofildaten definieren und nachverfolgen

Verwenden Sie Projektprofildaten zu folgenden Zwecken:

• Definieren Sie das Projekt mit Werten wie „Projektname“, „Beschreibung“, „Inhaber“, „Budget“ oder „Fälligkeitsdatum“.
• Erstellen Sie Messzahlen zur Statusnachverfolgung oder KPIs mit Werten wie „% abgeschlossen“, „Prognostiziertes Enddatum“ oder „Projektstatus“. 

Strukturierung von Projektprofildaten

• Seien Sie spezifisch und konsistent bei der Benennung von Profildatenelementen.
• Ein Profildatenelement muss in mindestens einem Sheet im Blueprint enthalten sein, kann aber in mehreren Sheets angezeigt werden.
• Profildaten sind unter einer Zeile auf oberster Ebene organisiert (idealerweise die erste Zeile im Sheet), wobei das Wort „Zusammenfassung“ in der primären Spalte angezeigt wird.
• Jedes Profildatenelement befindet sich auf einer separaten Zeile, die unter der Zusammenfassungszeile eingerückt ist.
• Zeilen, die um mehr als eine Ebene eingerückt sind, werden nicht als Profildaten erkannt.

Brandfolder Image

• Die Namen der Profildaten befinden sich in der primären Spalte und geben den Datentyp an.
• Der Wert der Profildaten befindet sich in der Spalte rechts des Namens.

Sie können anpassen, wo der Wert der Profildaten angezeigt wird. Standardmäßig wird er in der Spalte rechts neben dem Namen unter einer Text-/Zahlenspalte angezeigt. Wenn Sie den Blueprint erstellen, können Sie jedoch unter dem Schalter „Customize Profile Data“ (Profildaten anpassen) > „Show advanced“ (Erweitert anzeigen) eine bestimmte Zielspalte für Ihren Wert auswählen.

Zusätzliche Spalten können eines der folgenden Elemente enthalten:

• Direkt in die Zelle eingegebene Daten: Sie können Daten eingeben, wenn Sie ein Projekt erstellen oder bearbeiten oder wenn es von Mitarbeitenden aktualisiert wird, nachdem Sie ein Projekt erstellt haben.
• Eingehende Zellverknüpfung: Der Wert wird aus einer Zelle in einem anderen Sheet im Projektordner oder aus dem Eingangssheet übernommen (wenn der Blueprint hierfür konfiguriert wurde).
• Formel: Eine Formel verwendet Daten im Sheet oder in mehreren Sheets, um den Wert zu berechnen.

Vermeiden Sie die Verwendung von Spaltenformeln als Profildatenspalten.

Sie können die Reihenfolge der Spalten auf der Seite Profildaten anpassen des Blueprint-Generators anpassen. Wählen Sie eine Spaltenzeile aus und ziehen Sie sie, um ihre neue Reihenfolge festzulegen.

Richtlinien und Best Practices für die Profildatenzusammenfassung

Wenn Sie sich fragen, ob Sie ein Element in einer Profildatenzusammenfassung angeben sollen oder nicht, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Bietet das Element hilfreichen Kontext?
  Wenn Mitarbeitende an mehreren Projekten zusammenarbeiten, können prägnante Projektnamen oder Beschreibungen bei der Unterscheidung zwischen den einzelnen Sheets helfen.
• Wird das Element zur Berechnung einer Formel an einer anderen Stelle im Sheet verwendet?
  Sie können beispielsweise das verbleibende Budget für ein Projekt anhand des Budgets im Abschnitt Zusammenfassung nachverfolgen.
• Bietet das Element allgemeine Einblicke in den Projektstatus?
  Mit dem Projektstatus und dem voraussichtlichen Enddatum können Sie Ihren Status auf einen Blick anzeigen. 

Best Practices

• Seien Sie spezifisch und konsistent bei der Benennung von Profildatenelementen.
• Sperren Sie alle Profildatenzeilen, die nicht aktualisiert werden sollen. Sperren Sie beispielsweise eingehende Zellenlinks oder Formeln.

Nur Sheetinhaber*innen und Benutzer*innen mit Freigabe auf Administratorebene können Zeilen sperren und entsperren.

• Da Profildaten in mehreren Sheets angezeigt werden können, hat die Änderung eines Sheets keine Auswirkungen auf die Änderungen in anderen Sheets. Richten Sie einen Ort ein, an dem Mitarbeitende Informationen aktualisieren können, und lassen Sie die Profildaten mithilfe einer Formel oder einer Zellverknüpfung darauf verweisen. Verwenden Sie beispielsweise das Eingangssheet als zentrale Quelle für Profildaten.

Wenn Sie möchten, dass andere Personen Informationen zu einem Eingangssheet bereitstellen, generieren Sie einen Bericht und geben Sie diesen für die Benutzer*innen frei, statt das Eingangssheet direkt freizugeben. Auf diese Weise werden die Daten wieder mit dem Sheet synchronisiert. Wenn Sie stattdessen eine Spaltenformel oder Zellenformel verwenden, kann dies die Lösung beeinträchtigen, wenn es sich um ein Profildatenfeld handelt, das in Control Center zugeordnet ist oder für die Resource Management-Integration verwendet wird. Wenn die Spalte nicht für Profildaten verwendet wird, können Sie eine Spalten- oder Zellenformel verwenden.

• Geben Sie einen Ort für Aktualisierungen außerhalb des Zusammenfassungsbereichs an, wie z. B. eine Beschreibung des Projektstatus oder den RYG-Projektstatus, und verwenden Sie eine Formel in den Profildaten, um darauf zu verweisen.

Profildaten verwalten

Profildatenfelder müssen in Quellvorlagensheets vorhanden sein, damit sie in einem Projekt angezeigt werden.

Wenn der Wert beim Erstellen des Projekts ausgefüllt wird, wird er im Blueprint-Generator als Eingangsprofildaten identifiziert.

Die Eingangsprofildaten werden mit Regeln dafür konfiguriert, woher die Daten stammen: Sie wurden entweder manuell vom Projektersteller im Projekt erstellen-Assistenten eingegeben oder automatisch mit Daten oder einem Zellenlink aus einem Eingangssheet ausgefüllt.

Geben Sie Platzhalterdaten in die Datenwerte des Eingangsprofils ein (z. B. $100>>), damit Sie Fehler leicht identifizieren können.

Profildaten aktualisieren

So aktualisieren Sie die Eingangsprofildaten für ein einzelnes Projekt:

1. Öffnen Sie die mit dem Projekt verbundenen Eingangs- und Zusammenfassungssheets und aktualisieren Sie den Abschnitt Zusammenfassung.
2. Öffnen Sie im Control Center das Programm, das den entsprechenden Blueprint enthält.
3. Öffnen Sie den Blueprint und navigieren Sie zu Profildaten anpassen, um die Felder zu aktualisieren.
4. Suchen Sie im Control Center das Projekt, das Sie aktualisieren möchten, und wählen Sie das Stiftsymbol aus.
5. Wählen Sie unten auf dem Bildschirm Projektinformationen bearbeiten aus.
6. Schließen Sie Ihre Aktualisierungen ab und wählen Sie Aktualisieren aus.
7. Öffnen Sie das Projekt erneut und wählen Sie das Stiftsymbol aus.
8. Wählen Sie unten auf dem Bildschirm Berichte aktualisieren aus und warten Sie, bis das System aktualisiert wurde.

Sie müssen Felder, die nicht verfügbar (ausgegraut) sind, direkt im Eingangssheet bearbeiten. Die Bearbeitung des Projektnamens ändert nur den Wert in den Profildaten und nicht die Namen der verknüpften Sheets, Berichte oder Dashboards.

Profildatenfelder hinzufügen

Sie können Profildatenfelder zu Quellvorlagenblättern hinzufügen, die Reihenfolge der Zeilen ändern und eine Formatierung anwenden.

Wenn neue Datenfelder Eingangsprofildaten sind oder mit einem Zusammenfassungssheet verknüpft sind, müssen Sie auch den verknüpften Blueprint aktualisieren.

Wenn Sie Profildaten im Blueprint-Generator hinzufügen, erscheinen sie in Ihren Blättern am Ende des Zusammenfassungs-Abschnitts. Wenn Sie die Quellvorlage über den Blueprint-Generator aktualisieren, verfügen nur neue Projekte über die zusätzlichen Profildaten und aktuelle Projekte werden nicht geändert.

Informationen zum Hinzufügen neuer Profildaten zu aktuellen Projekten (nicht nur zu neuen Projekten) finden Sie unter Globale Updates: Profildaten hinzufügen.