Предоставление доступа к активам

Интуитивно понятный, надежный и безопасный обмен информацией является основой платформы Brandfolder. Brandfolder предлагает несколько вариантов совместного использования активов, что в конечном итоге позволяет повысить эффективность сотрудничества между командами и партнерами, минимизировать разрастание активов и максимально эффективно использовать ресурсы компании.

Совместное использование индивидуальных активов

Существует два способа обмена отдельными активами с помощью ссылки на общий доступ: внутренний или внешний.

Совместное использование из модала активов

Откройте модаль актива, к которому вы хотите предоставить общий доступ, и выберите опцию Share в правом нижнем углу.

Коллекции, упомянутые в этой статье, относятся к функции Brandfolder. О коллекциях в Smartsheet см. обзор коллекций в рабочих пространствах.

Совместное использование из папки или коллекции

Второй вариант предоставления общего доступа к отдельному активу доступен на уровне папки Brandfolder или коллекции Collection. Наведите курсор на актив и нажмите на многоточие в правом верхнем углу, выберите в выпадающем меню пункт Поделиться.

Совместное использование активов в большом количестве

В модале активов выберите активы, к которым вы хотите предоставить общий доступ, с помощью флажков на плитках активов.

После выбора активов вы увидите синюю панель инструментов Bulk Management Toolbar в нижней части страницы. На этой панели инструментов выберите опцию Share (всегда полезно отметить количество выбранных активов в левом нижнем углу).

Редактирование параметров ссылки на общий доступ

После того как вы выбрали актив(ы), которым хотите поделиться, появится новое модальное окно с несколькими настраиваемыми параметрами.

В этом модале вы можете отредактировать следующие параметры:

• Сделайте ссылку приватной: Только пользователи с логином Brandfolder или Simple Password (при включении) смогут видеть общие активы. Это позволит скрыть опцию "Требовать адрес электронной почты для доступа". Переключение на приватную опцию будет работать и для внутреннего обмена активами (между пользователями Brandfolder).
• Отключите функцию загрузки (режим только просмотра): Пользователи смогут только просматривать содержимое по ссылке, но не смогут загружать или делиться активами. Папки или коллекции, доступные только для просмотра, позволяют гостям запрашивать доступ для загрузки файлов.
• Просрочить ссылку: Установите дату истечения срока действия ссылки на ресурс. После истечения срока действия ссылка будет недоступна.
• Уведомлять меня об обновлениях ссылки общего доступа: Уведомления предупредят создателя ссылки на общий доступ, если кто-то просмотрел ссылку на общий доступ или загрузил активы с этой ссылки. Эти уведомления отправляются создателю через центр уведомлений Brandfolder и по электронной почте. Обновления в центре уведомлений происходят в режиме реального времени на основе активности ссылок общего доступа. Уведомления по электронной почте будут рассылаться ежечасно.
• Включите просмотр галереи: Вид галереи создает элегантный и фирменный опыт обмена информацией. Дополнительная информация, такая как разделы, название актива и его детали, не будет отображаться. Вместо этого все ваши вложения будут просто отображаться, а если ваша ссылка на ресурс позволяет загружать файлы, вы можете навести курсор на актив и выбрать кнопку загрузки. Если ваша ссылка на ресурс является приватной, вы не сможете включить просмотр галереи. У вас также есть возможность загрузить логотип, который будет отображаться в верхней части ссылки на общий доступ к просмотру галереи.

Существует несколько дополнительных параметров совместного доступа, которые администраторы могут настроить, перейдя по адресу settings > general settings > advanced tab.

В качестве дополнительного средства контроля безопасности администраторы могут ограничить общий доступ только для пользователей папки Brandfolder, включив опцию Restrict Sharing to Users of this Brandfolder.

Администраторы могут по умолчанию сделать ссылки на общие ресурсы приватными, включив опцию Сделать ссылки на общие ресурсы приватными по умолчанию. Обратите внимание, что пользователь, поделившийся ссылкой, может по своему усмотрению переключить ее обратно на публичную.

Администраторы могут установить время истечения срока действия ссылок на общий ресурс по умолчанию, включив опцию Expire new share links in a default amount of time.

Администраторы также могут потребовать от пользователя ввести адрес электронной почты для доступа к ссылке на общий ресурс, включив опцию Require ID for public shares. Введенный адрес электронной почты предназначен только для отслеживания пользователей в Insights и не обязательно должен быть связан с учетной записью Brandfolder. 

Удаление активов из ссылок общего доступа

Пользователи, имеющие права редактирования для данной ссылки общего доступа, могут удалять активы из этой ссылки общего доступа после ее создания. Права на редактирование ссылок общего доступа имеют следующие пользователи: пользователи, имеющие права администратора на ресурсы, к которым был предоставлен общий доступ, а также гости или сотрудники, создавшие ссылку общего доступа.

1. Чтобы удалить активы из ссылки на общий доступ, сначала перейдите по URL-адресу ссылки на общий доступ.
2. Оказавшись на странице URL-адреса ссылки общего доступа, выберите активы для удаления.
3. После выбора активов в нижней части экрана появится панель. На панели появится кнопка Remove from Share Link . Выберите кнопку Play (Воспроизведение) .

4. Появится новое модальное окно для проверки удаления выбранных активов. Выберите для удаления активов.

5. В правом верхнем углу экрана вы увидите уведомление, как показано ниже, о том, что ваши активы были успешно удалены из ссылки на общий доступ!

При добавлении актива к ссылке общего доступа произошла ошибка.

Те же пользователи, которые имеют возможность удалять активы из ссылки на общий доступ, могут добавлять их и после создания ссылки на общий доступ.

1. Выберите активы, которые нужно добавить к уже созданной ссылке общего доступа. После выбора активов появится панель инструментов.
2. Выберите Добавить в общий доступ ссылку на панели инструментов.
3. Появится новое модальное окно. В строке поиска ссылок общего доступа можно найти ранее созданную ссылку общего доступа:

• URL-адрес ссылки на ресурс (точное совпадение)
• Имя ссылки на ресурс (содержит)
• Создатель ссылки на общий доступ (содержится на основе электронной почты

Администраторы могут включить Отображать только общие ссылки Я создал, чтобы сузить поиск. 

4. Результаты поиска можно просмотреть в правой части модального окна, выбрав нужную ссылку на ресурс в списке. Если есть только один результат поиска, ссылка на общий доступ будет автоматически просмотрена.

5. Нажмите кнопку Добавить в общий доступ. Активы будут добавлены в ссылку общего доступа, а в правом верхнем углу появится всплывающее окно, сообщающее об успешном добавлении активов в ссылку общего доступа.

Информация об общих ссылках видна редакторам

После создания ссылки на общий доступ редактор может просмотреть ее и увидеть две панели с информацией о ссылке на общий доступ с правой стороны.

Первая панель содержит следующую информацию:

• Папка Brandfolder, из которой происходит обмен активами.
• Количество скрытых активов (неопубликованные, просроченные или не утвержденные активы).
• Количество отображаемых активов.
• Доступ Частный
• Дата создания
• Срок действия
• Автор;
• Уведомления - их можно включить или выключить. Если эта опция включена, вы будете получать уведомления о том, что пользователи просматривают ссылку на ресурс.

Вторая панель посвящена активности ссылок. Он покажет, кто просматривал ссылку на общий доступ, отобразив адрес электронной почты, дату и время просмотра.

Управление ссылками общего доступа в массовом порядке

Администраторы могут управлять ссылками на общий доступ из области массового управления, перейдя в раздел "Настройки" > "Массовое управление" > "Ссылки на общий доступ".

На странице обмена ссылками есть несколько действий, которые могут предпринять администраторы.

• Они могут просмотреть основную информацию о каждой ссылке на ресурс: название, кем она была создана, количество активов, настройки доступа, когда она была создана, когда истекает срок ее действия и требуется ли для ее просмотра адрес электронной почты.
• Администраторы также могут выбрать Edit , чтобы внести изменения в настройки, заданные для их общей ссылки.
• Администраторы могут удалить одну ссылку на ресурс, выбрав значок мусорной корзины.
• Ссылки на общий доступ также можно удалять в массовом порядке, установив флажки слева от каждой ссылки. Чтобы выбрать только определенные ссылки на ресурсы для удаления, используйте shift+щелчок. Выбрав ссылки на ресурсы, которые необходимо удалить, нажмите кнопку Удалить.