Администрирование и настройка Salesforce коннектора для Smartsheet

Если в вашем плане приобретён Salesforce коннектор для Smartsheet, используйте следующий URL для входа и создания рабочих процессов между Smartsheet и Salesforce: https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce 

Войти в соединитель Smartsheet для Salesforce

Терминология и уровни разрешений

Прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с некоторыми полезными терминами, приведёнными ниже.

• Соединение. Оно связывает соединитель для Salesforce (например, Smartsheet) и определённую среду Salesforce.
• Рабочий процесс. Это связь, установленная в соединителе Salesforce между определёнными элементами в Salesforce и таблицей Smartsheet. 

С соединителем Smartsheet для Salesforce могут взаимодействовать три типа пользователей.

• Системный администратор Smartsheet управляет разрешениями администраторов и пользователей соединителя для Salesforce.
• Администратор соединителя для Salesforce устанавливает связь между экземпляром Salesforce и соединителем Smartsheet для Salesforce.
• Пользователь соединителя для Salesforce создаёт рабочие процессы, которые синхронизируют данные между Smartsheet и Salesforce.

В таблице ниже представлены возможности, доступные тому или иному типу пользователей соединителя.

Возможности пользователей разных типов

Системные администраторы Smartsheet и администраторы соединителя могут создавать и изменять собственные рабочие процессы, если отключена функция ограничения доступа. Однако, когда эта функция включена, администраторы должны иметь роль пользователя соединителя (Connector User), чтобы сохранить эту привилегию. Дополнительные сведения об этом параметре см. на странице Ограничение доступа.

Настройка соединения

Перед началом использования соединителя Smartsheet для Salesforce нужно настроить соединение между Smartsheet и средой Salesforce, чтобы пользователи могли создавать рабочие процессы для связи определённых элементов в Smartsheet и Salesforce. 

Требования

Чтобы соединить Smartsheet и Salesforce, вы должны обладать ВСЕМИ перечисленными ниже правами. 

В Salesforce:

• роль системного администратора Salesforce;
• активация API;
• просмотр настройки и конфигурации;
• просмотр всех данных.

В Smartsheet:

• лицензированный пользователь Smartsheet;
• роль системного администратора Smartsheet (см. статью Типы пользователей) - ИЛИ -  роль администратора соединителя Smartsheet для Salesforce (роль на уровне учётной записи, уникальная для соединителей; см. терминологию для получения дополнительной информации).

Хотя для настройки соединителя требуется только роль системного администратора Smartsheet или роль администратора соединителя Smartsheet для Salesforce, рекомендуется иметь обе роли.

Инструкции по настройке соединения

1. Выполните вход в соединитель Smartsheet для Salesforce по адресу https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce. Если вам будет предложено разрешить доступ к своей учётной записи Smartsheet, выберите Allow (Разрешить).
    

2. Выберите значок меню в левом верхнем углу страницы, а затем выберите Администрирование учётной записи.

   Brandfolder Image

   
3. Выберите Register new Salesforce organization (Зарегистрировать новую организацию Salesforce), затем укажите, подключаете ли вы организацию Salesforce или изолированную организацию Salesforce. В этом примере предполагается, что вы подключаетесь к организации Salesforce.
    

4. Откроется страница входа в Salesforce. Войдите в свою учётную запись Salesforce (если ещё не сделали этого) и нажмите Allow (Разрешить) при появлении запроса.

   Brandfolder Image

   

Теперь вы находитесь на странице администрирования учётной записи соединителя Smartsheet для Salesforce. Здесь вы получите доступ к инструментам для создания рабочих процессов между Smartsheet и экземпляром Salesforce и управления ими.

На странице Администрирование учётной записи отображается название вашей организации Salesforce.

Brandfolder Image

Дополнительные сведения о создании рабочих процессов для синхронизации таблиц между Smartsheet и Salesforce или Service Cloud см. в справочной статье о создании рабочих процессов с помощью соединителя Smartsheet для Salesforce.

Ограничение доступа

Возможности, доступные при работе с соединителем Salesforce, зависят от активных ограничений и предоставленных вам разрешений в Smartsheet (например, разрешения на предоставление доступа к таблицам) и Salesforce (например, разрешения на чтение/запись объектов).

Чтобы создать рабочий процесс между объектом Salesforce и таблицей Smartsheet, вам нужны права не ниже уровня редактора для таблицы Smartsheet и разрешения на чтение, запись, обновление и удаление объекта Salesforce.

Ограничение доступа

Вы можете ограничить круг лиц, которые могут создавать рабочие процессы с помощью соединителя Salesforce. Для этого системному администратору Smartsheet / администратору Salesforce нужно активировать параметр Restrict Access (Ограничение доступа).

Выполните следующие действия, чтобы активировать параметр Restrict Access:

1. Войдите в соединитель для Salesforce (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce), используя свои учётные данные Smartsheet.
2. Щёлкните значок меню в левом верхнем углу страницы и выберите пункт User Management (Управление пользователями).

3. Установите флажок Restrict which users can access the Smartsheet for Salesforce integration (Ограничить доступ пользователей к интеграции Smartsheet с Salesforce).

   Brandfolder Image

   

   
   В список пользователей, которым разрешён доступ к соединителю, автоматически добавляются адреса электронной почты всех, кто ранее создавал рабочие процессы. Если необходимо, вы можете запретить им доступ к соединителю, удалив их адреса из списка.
    

4. Добавьте в список адреса тех, кому нужно разрешить доступ к соединителю.

После активации этого параметра доступ к соединителю Salesforce смогут получить только пользователи с правами пользователя Salesforce или администратора Salesforce в Smartsheet. Этими уровнями разрешений можно управлять через интерфейс соединителя Salesforce и приложение Smartsheet.  

Дополнительные сведения об управлении пользователями в приложении Smartsheet см. в статье Центр администрирования.

Отзыв доступа

Системные администраторы Smartsheet и администраторы Salesforce также могут удалять пользователей соединителя Salesforce, выбрав значок удаления справа от имени пользователя.

После удаления из списка вы больше не сможете создавать или редактировать свои рабочие процессы.

Brandfolder Image

После отзыва доступа ваши рабочие процессы будут активны в течение 10 минут. По истечении этого времени рабочие процессы автоматически деактивируются.

Частота опроса

Вы можете настроить частоту опроса для запросов, выполняемых между Smartsheet и Salesforce. Частота автоматического обновления информации в минуту в приложении Salesforce ограничена. Если она будет превышена, вы станете получать сообщения об ошибках при выполнении активных рабочих процессов, а синхронизация не будет происходить. Чтобы решить эту проблему, снимите ограничение Salesforce или установите частоту опроса через более длительные интервалы.

Можно управлять соединением между Smartsheet и Salesforce, создав пользовательские уведомления об использовании API в Salesforce (см. справочную документацию Salesforce). Учтите, что Salesforce может использовать типы полей, связанные с другими объектами, что увеличивает количество запросов, отправляемых соединителем Smartsheet для Salesforce.

Настройка частоты опроса

Чтобы изменить частоту опроса в соединителях, выполните следующие действия:

1. В левом верхнем углу страницы щёлкните значок меню и выберите пункт Account Admin (Администрирование учётной записи). 

2. Рядом с названием организации щёлкните ссылку Preferences (Параметры), чтобы открыть панель Polling Frequency (Частота опроса).
    

   Brandfolder Image

   

На этой панели можно задать интервал в секундах для всех рабочих процессов в организации, чтобы избежать превышения ограничения на количество запросов.