Соединители: синхронизация Smartsheet с Salesforce или Service Cloud

Соединитель для Salesforce позволяет автоматически синхронизировать возможности, контакты и другие записи Salesforce со Smartsheet в реальном времени.

С помощью соединителя для Service Cloud можно отслеживать и анализировать данные, связанные с обслуживанием клиентов, в том числе контролировать эскалацию обращений, взаимодействие с главными организациями и контактами, а также время закрытия обращений, чтобы обеспечивать соблюдение соглашений об уровне обслуживания.

Эти соединители представляют собой предложения премиального уровня. За сведениями о стоимости обращайтесь в наш отдел продаж.

После приобретения соединителя для Salesforce или Service Cloud пользователь с правами системного администратора Smartsheet и администратора Salesforce или Service Cloud должен установить его согласно инструкциям, приведённым в статье Соединители для Salesforce и Service Cloud: настройка администратором.

Содержание статьи

Создание рабочих процессов: начало работы
Вход в соединитель
Создание рабочего процесса
Мастер рабочих процессов
Настройка синхронизации данных с помощью фильтров
Группирование связанных записей с помощью иерархии Smartsheet
Управление рабочими процессами
Поиск и устранение ошибок синхронизации
Smartsheet для Salesforce: рекомендации по работе с рабочими процессами


Создание рабочих процессов: Начало работы

Установка соединителя для Salesforce или Service Cloud

После приобретения соединителя пользователь с уникальной ролью администратора Salesforce или Service Cloud для интеграции либо пользователь с правами как системного администратора Smartsheet, так и администратора Salesforce или Service Cloud должен установить его согласно инструкциям, приведённым в статье Соединители для Salesforce и Service Cloud: настройка администратором.

Разрешения, необходимые для использования соединителей

Для создания рабочих процессов в любом из двух соединителей требуются учётные записи всех перечисленных ниже типов.

  • Лицензированный пользователь Smartsheet — предоставить вам лицензию может ваш системный администратор Smartsheet. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями.
  • Пользователь Salesforce — сделать вас пользователем Salesforce может ваш системный администратор Smartsheet. Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями.
  • Учётная запись в Salesforce — у вас должна быть возможность входа в приложение Salesforce или Service Cloud. За дополнительными сведениями обратитесь к администратору Salesforce или Service Cloud в вашей организации.

Вход в соединители

После установки и настройки соединителя для Salesforce или Service Cloud для создания и синхронизации рабочих процессов будет использоваться следующий URL-адрес:

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Сведения о совместимости с браузерами см. в статье Требования к системе для использования Smartsheet.


Создание рабочего процесса

После входа в соединитель вы можете создавать рабочие процессы для автоматической синхронизации данных с помощью мастера рабочих процессов.

Чтобы приступить к созданию рабочего процесса, выполните указанные ниже действия.

  1. В левом верхнем углу страницы щёлкните значок меню и выберите пункт Dashboard (Панель мониторинга).

    Панель мониторинга
     
  2. Выберите пункт Add Workflow (Добавить рабочий процесс), чтобы запустить мастер рабочих процессов.
    Мастер рабочих процессов

Мастер рабочих процессов

Мастер рабочих процессов позволяет выбрать таблицу и объект Salesforce или Service Cloud, а затем сопоставить их столбцы и поля для синхронизации. 

  1. На странице Settings (Параметры) настраиваются основные параметры рабочего процесса.
    • В поле What do you want this workflow to do? (Что должен делать этот рабочий процесс?) выберите направление синхронизации (с Salesforce или Service Cloud, со Smartsheet или в обоих направлениях).
    • В поле Sheet Name (Имя таблицы) выберите существующую таблицу или щёлкните ссылку Create a new sheet (Создать таблицу), чтобы создать новую таблицу в Smartsheet.
    • В следующем раскрывающемся списке выберите объект Salesforce или Service Cloud.

      ПРИМЕЧАНИЕ. После сохранения рабочего процесса изменить таблицу, объект Salesforce или Service Cloud и направление синхронизации нельзя. Чтобы выбрать другие параметры, создайте новый рабочий процесс.
  2. Чтобы подтвердить параметры, нажмите кнопку Continue (Продолжить).
  3. На странице Fields (Поля) сопоставьте поля между Salesforce или Service Cloud и Smartsheet.

    Если в таблицу нужно добавить новый столбец, можно выбрать в раскрывающемся списке пункт new column (новый столбец). Чтобы включить в рабочий процесс дополнительные поля объекта Salesforce или Service Cloud, выберите пункт add field (добавить поле).
    Изменить направление синхронизации между полями объекта и столбцами можно с помощью раскрывающихся меню со стрелками Выбор направления синхронизации.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Изменять направление синхронизации для некоторых сопоставлений, а также использовать некоторые поля (например, идентификатор Salesforce или Service Cloud) можно только при наличии соответствующих разрешений в Salesforce или Service Cloud и Smartsheet.
     
  4. Чтобы подтвердить выбранные сопоставления полей, нажмите кнопку Continue (Продолжить).
  5. На страницах фильтров можно создать фильтры, позволяющие контролировать объём и типы данных, передаваемых между приложениями. Дополнительные сведения см. ниже в разделе, посвящённом фильтрам.
  6. На странице Save (Сохранение) присвойте рабочему процессу имя, сохраните его и просмотрите сводку изменений, которые будут внесены в объект Salesforce или Service Cloud и таблицу.

    Если в сводке слишком много изменений, вы можете вернуться на предыдущие страницы мастера и произвести дополнительную настройку, например добавить фильтры в рабочий процесс.
     
  7. Щёлкните Save Workflow (Сохранить рабочий процесс), чтобы начать синхронизацию. При этом будут добавлены все записи Salesforce или Service Cloud и строки, указанные в сводке изменений.

После сохранения рабочего процесса работа мастера завершается и вы возвращаетесь на панель мониторинга. Рабочий процесс запускается и автоматически обновляет записи в Salesforce или Service Cloud и строки в таблице Smartsheet согласно настроенным правилам.

Чтобы изменить существующий рабочий процесс, следуйте инструкциям в разделе Управление рабочими процессами ниже.

Настройка синхронизации данных с помощью фильтров

Фильтры Salesforce или Service Cloud

Вы можете добавить фильтры, чтобы лучше контролировать записи Salesforce или Service Cloud, поступающие в таблицу. Фильтры позволяют обеспечить синхронизацию только тех полей, которые относятся к определённому проекту, клиенту или сотруднику.

Чтобы создать фильтры Salesforce или Service Cloud, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните add field (добавить поле) и выберите одно из полей объекта из списка доступных, чтобы создать фильтр.
     
  2. В раскрывающемся списке выберите условие фильтра. Возможные условия: equals (равно), contains (содержит), is blank (пусто).

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если нужно добавить дополнительные критерии фильтра, справа появится текстовое поле.
     
  3. Чтобы подтвердить и применить фильтры, нажмите кнопку Continue (Продолжить).

На странице Save (Сохранение) мастера в сводке изменений указаны поля, которые будут обновлены в объекте Salesforce или Service Cloud. С помощью этой информации можно оценить объём данных, которые будут поступать в объект из таблицы. 

Если объём синхронизируемых данных согласно сводке изменений слишком мал или слишком велик, можно вернуться и добавить или удалить фильтры.

Фильтры Smartsheet

Вы можете добавить фильтры, чтобы лучше контролировать строки, синхронизируемые с объектами в Salesforce или Service Cloud. Например, с помощью фильтра можно синхронизировать с объектом типа «Потенциальные клиенты» в Salesforce только строки с потенциальными клиентами.

Чтобы создать фильтры Smartsheet, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните add field (добавить поле) и выберите один из столбцов таблицы из списка доступных, чтобы создать фильтр.
     
  2. В раскрывающемся списке выберите условие фильтра. Возможные условия: equals (равно), contains (содержит), is blank (пусто).

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если нужно добавить дополнительные критерии фильтра, справа появится текстовое поле.
     
  3. Чтобы подтвердить и применить фильтры, нажмите кнопку Continue (Продолжить).

На странице Save (Сохранение) мастера в сводке изменений указывается количество полей, которые будут добавлены и обновлены в таблице. Это позволяет получить представление об объёме изменений после сохранения рабочего процесса.

Если объём синхронизируемых данных согласно сводке изменений слишком мал или слишком велик, можно вернуться и добавить или удалить фильтры.

Группирование связанных записей с помощью иерархии Smartsheet

Определив группы строк в рабочем процессе, можно объединить записи Salesforce или Service Cloud как родительские и дочерние задачи в Smartsheet. Группы строк позволяют систематизировать записи Salesforce по значениям определённого поля, например этапу возможной сделки (успешное закрытие, закрытие без заключения, требуется анализ). Благодаря этому вам не придётся перемещать их вручную в таблице после синхронизации.

Группа строк Salesforce

При создании групп строк учитывайте приведённые ниже замечания. 

  • В поле Group by (Группировать по) можно выбрать существующее поле Salesforce или Service Cloud либо ввести новое значение для группировки записей в процессе синхронизации с таблицей. Поле Group by определяет значение основного столбца в родительских строках таблицы. Например, при группировании по этапу возможной сделки в таблице создаются родительские строки для каждого этапа (успешное закрытие, закрытие без заключения, требуется анализ).
  • Новые родительские строки добавляются в конце таблицы, если только поле Group by не совпадает полностью с существующим значением в основном столбце таблицы.
  • Чтобы добавить ещё один уровень иерархии, можно задать подгруппу. Например, строка «Международные», являющаяся родительской для ряда записей, может также быть дочерней для строки «Продажи» в Smartsheet.
  • В столбце Salesforce ID (Идентификатор Salesforce) или Service Cloud ID (Идентификатор Service Cloud) таблицы должны содержаться правильные гиперссылки для записей Salesforce или Service Cloud. Если столбца Salesforce ID или Service Cloud ID в таблице ещё нет, он будет добавлен автоматически при первом выполнении рабочего процесса. Если вы скопируете идентификаторы из Salesforce или Service Cloud и вставите их в таблицу вручную, синхронизация может выполняться неправильно.

Управление рабочими процессами

Управление рабочими процессами осуществляется на панели мониторинга. В левом верхнем углу страницы откройте меню и выберите пункт Dashboard (Панель мониторинга), чтобы посмотреть список созданных вами рабочих процессов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Системные администраторы Smartsheet могут просматривать рабочие процессы, созданные всеми пользователями рабочей группы, помимо своих собственных. Дополнительные сведения о возможностях системных администраторов в соединителях см. в статье Настройка администратором.

Страница панели мониторинга

Параметры

Щёлкните Settings (Параметры), чтобы получить доступ к указанным ниже параметрам.

  • Edit Workflow (Изменить рабочий процесс) — повторное открытие мастера для внесения изменений в рабочий процесс.
  • Rename Workflow (Переименовать рабочий процесс) — изменение названия рабочего процесса.
  • Disable/Enable Workflow (Отключить/включить рабочий процесс) — остановка или запуск автоматического выполнения рабочего процесса.
  • Delete Workflow (Удалить рабочий процесс) — удаление рабочего процесса с панели мониторинга.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Удаление рабочего процесса является необратимым, и восстановить его невозможно.

Поиск и устранение ошибок синхронизации

Для выявления и устранения ошибок в рабочих процессах доступен ряд ресурсов.

  • Run History (История выполнения): на этой странице указано количество ошибок синхронизации для рабочего процесса. На ней также можно просмотреть сообщение об ошибке с подробной информацией о ней. Дополнительные сведения см. в разделе История выполнения ниже.
  • Сообщения электронной почты с отчётами об ошибках: при возникновении ошибки владельцу рабочего процесса и пользователю, который внёс в поле или строку изменение, послужившее причиной ошибки, отправляется сообщение электронной почты.
  • В строках с ошибками синхронизации в Smartsheet в столбце Sync Error (Ошибка синхронизации) содержатся сообщения. Такой столбец должен быть в любой таблице, связанной с объектом Salesforce или Service Cloud.

Устранение ошибок синхронизации с помощью страницы Run History

После создания рабочего процесса на странице Run History (История выполнения) можно просмотреть историю синхронизации, включая все возникшие ошибки.

Чтобы открыть страницу Run History, выполните указанные ниже действия.

  1. В меню в левом верхнем углу экрана выберите пункт Dashboard (Панель мониторинга), чтобы просмотреть список рабочих процессов.

    Панель мониторинга соединителя

  2. Щёлкните метку времени в разделе Run Date (Дата выполнения), чтобы открыть страницу Run History для рабочего процесса.

  3. После этого в разделе Last Run можно щёлкнуть одну из меток времени, чтобы посмотреть сообщения об ошибках.

    Последнее выполнение

Рекомендации по работе с рабочими процессами соединителя

Регулярно сохраняйте и обновляйте таблицы

Чем больше людей работают совместно в обоих приложениях, тем выше вероятность ошибок синхронизации. Чтобы свести риск их возникновения к минимуму, сохраняйте изменения и обновляйте таблицы как можно чаще. Это позволит гарантировать, что другие пользователи видят ваши изменения и что они синхронизированы между Salesforce или Service Cloud и Smartsheet согласно настроенным рабочим процессам.

Дополнительные сведения о сохранении и обновлении таблиц в Smartsheet см. в статье Сохранение и обновление таблиц в Центре справки.

Предоставляйте разрешения только на просмотр таблиц

Чтобы предотвратить непреднамеренное внесение в таблицу изменений, которые могут послужить причиной ошибок синхронизации между Smartsheet и Salesforce или Service Cloud, можно предоставить соавторам доступ к таблице с разрешениями наблюдателя.

Разрешения наблюдателя дают возможность просматривать данные таблицы, но не изменять их.

Просматривайте изменения

В Smartsheet можно просмотреть историю всех изменений, внесённых в ячейку, с помощью функции «Просмотр истории». В таблицах Smartsheet, синхронизируемых с Salesforce или Service Cloud, в качестве автора изменения указывается пользователь, создавший рабочий процесс.

Эта информация может помочь определить проблемный рабочий процесс, если в таблицу вносятся непредвиденные изменения, но в столбце Sync Error (Ошибка синхронизации) сообщений об ошибках нет (причиной такой ситуации может быть, например, неправильное сопоставление столбцов).

Дополнительные сведения об отслеживании изменений в Smartsheet см. в статье Просмотр истории ячейки в Центре справки.

Передача данных из Smartsheet в Salesforce или Service Cloud только из определённых строк

Чтобы явным образом указать, из каких строк данные должны передаваться обратно в Salesforce или Service Cloud, создайте столбец Update in Salesforce (Обновление в Salesforce) или Update in Service Cloud (Обновление в Service Cloud) в таблице Smartsheet и фильтр в рабочем процессе соединителя.

  1. В таблице Smartsheet, которую вы планируете подключить к объекту Salesforce или Service Cloud, создайте новый столбец (согласно инструкциям в Центре справки), выберите тип «Флажок» и присвойте столбцу имя Update in Salesforce или Update in Service Cloud.

  2. Войдите на странице соединителя Smartsheet для Salesforce или Service Cloud и выполните инструкции по созданию рабочего процесса.

  3. В мастере рабочих процессов выберите двунаправленную синхронизацию и создайте фильтры для синхронизации только тех строк таблицы, в которых в столбце Update in Salesforce или Update in Service Cloud установлен флажок.

При следующей синхронизации таблицы и объекта Salesforce или Service Cloud в приложение Salesforce или Service Cloud будут переданы данные только из тех строк, в которых в столбце Update in Salesforce или Update in Service Cloud установлен флажок.

Проверка разрешений на доступ к таблице при наличии пустых столбцов

При отсутствии надлежащих разрешений совместного доступа данные в таблице могут не обновляться, причем сообщение об ошибке при этом не выдаётся. Если столбец, сопоставленный в рабочем процессе, в таблице пуст, возможно, он заблокирован. Попросите владельца таблицы (или другого администратора) предоставить вам доступ к таблице с правами администратора согласно инструкциям, приведённым в статье Предоставление доступа к таблицам в Центре справки.

Настройка частоты опроса при сопоставлении полей взаимосвязей

В объектах Salesforce и Service Cloud иногда используются поля, связанные с другими объектами, такие как поля взаимосвязей поиска (например, поле «Название организации» в объекте «Организация») и поля полиморфных связей (например, поле «Что» события).

Помните о перечисленных ниже моментах, связанных с такими полями.

  • При сопоставлении таких полей в рабочем процессе соединитель должен проверять не только сам объект, но и все связанные с ним объекты. В результате число запросов возрастает в зависимости от количества объектов, связанных с сопоставленным полем.
  • Чтобы уменьшить количество запросов API к вашей организации Salesforce, попросите системного администратора Smartsheet и администратора Salesforce или Service Cloud изменить частоту опроса.

Сопоставление полей с пометкой «Lookup by...» для удобного изменения полей связанных объектов в Smartsheet

Вы можете сопоставить поле связанного объекта с пометкой «Lookup by…» (поиск по…), чтобы получить возможность изменять в Smartsheet поле, которое в противном случае было бы доступно только для чтения. Таким образом можно легко изменить владельца записи Salesforce или Service Cloud в Smartsheet без необходимости копировать и вставлять идентификатор пользователя. См. статью об определении идентификатора пользователя в базе знаний Salesforce.

Например, можно сопоставить поле Owner ID (Lookup by User Full Name) (ИД владельца, поиск по полному имени пользователя) для синхронизации поля Full Name (Полное имя) объекта User (Пользователь). Этот объект обычно связан с другими объектами, такими как Account (Организация) или Opportunity (Возможная сделка).

поле поиска в Salesforce
 
Поле Owner ID можно сопоставить двумя способами. Owner ID содержит идентификатор пользователя, который представляет собой набор символов из объекта пользователя, представляющего владельца определённой записи Salesforce или Service Cloud, например организации или возможной сделки. См. статью об определении идентификатора пользователя в базе знаний Salesforce.

Рассмотрим в качестве примера сценарий сопоставления объекта Opportunity.

  • Можно сопоставить поле Owner ID, в результате чего набор символов (например, 00530000000ibYc) будет синхронизироваться со Smartsheet как доступный только для чтения.
    -ИЛИ-
  • Можно сопоставить поле Owner ID (Lookup by User Full Name), в результате чего поле Full Name (например, Мария Иванова) из объекта User будет синхронизироваться со Smartsheet как доступное для редактирования. Вы сможете изменить идентификатор владельца записи, указав в таблице другое имя.