Resource Management integrations and API

С помощью API Resource Management можно получать данные и импортировать их в базу данных Resource Management.

Для использования API требуется написать код интеграции. Это может сделать кто-то из вашей организации или внештатный сотрудник.

Нужна техническая информация? Ознакомьтесь с документацией по API.

Дополнительные сведения о других способах импорта и экспорта данных см. ниже.

• Zapier

• Экспорт в QuickBooks

• Подписки на календари

Zapier — это популярный сторонний инструмент, который позволяет подключать Resource Management к тысячам других приложений, экономя время и поддерживая точность и актуальность данных. С помощью Zapier вы сможете подключать Resource Management к другим инструментам, используемым в организации, не владея навыками программирования.

В Resource Management имеется несколько действий и критериев срабатывания Zapier. Они позволяют Resource Management обмениваться информацией с другими приложениями. Обратитесь к сервису Zapier, чтобы просмотреть, какие приложения, используемые в вашей компании, можно подключить к Resource Management.

Действия и критерии срабатывания Zapier

Действия используются для отправки данных в Resource Management. Критерии срабатывания отправляют данные другим инструментам, когда что-то происходит в Resource Management.

Примеры действий и критериев срабатывания:

• создание проекта при конвертации потенциального клиента в Salesforce;

• создание записи времени в Resource Management из новых табелей рабочего времени Harvest;

• настройка пользователя Resource Management при добавлении нового участника команды в CRM-инструменте;

• отправка уведомления в Slack при обновлении назначения;

• создание доски Trello при создании нового проекта;

• обновление календаря Google или Outlook при назначении пользователя на новый проект.

При связывании действия с критерием срабатывания создаётся Zap-связка. Zap-связка может содержать всего два шага, однако она может быть устроена и более сложно в зависимости от ваших потребностей.

Вы можете воспользоваться готовыми шаблонами Zap-связок, чтобы понять, как работает эта функция, но это далеко не все возможности, которые предоставляет интеграция с Zapier.

Мы всегда готовы помочь вам. Свяжитесь с нами, если вам нужна дополнительная информация об использовании Zapier и Resource Management для оптимизации рабочих процессов.

Разработчикам, использующим API, необходимо ознакомиться с документацией по API.

Мы будем рады ответить на вопросы о возможностях интеграции. Если вам нужна дополнительная помощь, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами, чтобы обсудить, как наша группа консультационных услуг может помочь в вам в создании собственного решения.

Что нужно иметь в виду

• Доступ через API не включён для пробных версий. Обратитесь к своему менеджеру службы поддержки клиентов, чтобы включить доступ.
• Владелец учётной записи может скрыть маркер API и выбрать, какие администраторы ресурсов смогут его видеть. Если маркер API не отображается в параметрах учётной записи, обратитесь к владельцу. 

Если вам нужна дополнительная помощь, обратитесь в службу поддержки.

Подписки на календари синхронизируются в одном направлении: данные передаются из Resource Management в календарь. Изменения, внесённые в календарь, не будут отражены в Resource Management.

URL-адрес подписки автоматически добавит в календарь назначения, созданные за неделю до формирования URL-адреса и до тридцати дней в будущем.

Назначения будут добавляться в календарь как частные мероприятия, занимающие весь день и не блокирующие время в календаре. Мероприятия, создаваемые в календаре, включают в себя следующую информацию из Resource Management:

• название проекта;
• название этапа проекта;
• название назначения (рабочего элемента);
• даты назначения;
• имя или название клиента;
• распределение;
• описание назначения;
• количество подзадач в назначении (выполненных и оставшихся + общее количество).

Включение подписок на календари

ПРИМЕЧАНИЕ. Для включения подписки на календари вы должны быть администратором ресурсов.

1. В правом верхнем углу выберите пункт Параметры.

2. В раскрывающемся списке выберите пункт Параметры учётной записи.

3. Прокрутите страницу Параметры учётной записи до нижней части страницы, чтобы включить или отключить подписку на календарь. 

После того как администратор ресурсов активирует подписку на календари для учётной записи, участники команды могут включать подписки на отдельные календари.

1. В правом верхнем углу выберите пункт Параметры.

2. В раскрывающемся списке выберите пункт Мои настройки. 

3. Нажмите кнопку Включить, чтобы создать URL-адрес подписки на календарь.

Участники команды могут использовать этот URL-адрес для автоматической синхронизации назначений Resource Management с приложениями календарей, такими как Google Календарь, Outlook.com или Apple iCloud. URL-адрес является общедоступным. Если вы поделитесь этой ссылкой с другим пользователем, он сможет просмотреть ваши назначения в Resource Management. Если вы считаете, что могли случайно поделиться этой ссылкой с пользователем, который не должен иметь доступа к этим сведениям, просто создайте новую ссылку, нажав кнопку "Восстановить URL-адрес". После сброса URL-адреса необходимо снова подключить приложение календаря, используя новый URL-адрес.

Добавление подписки на календарь в приложение календаря

Чтобы добавить подписку на календарь Resource Management в личный календарь, скопируйте URL-адрес подписки и выполните описанные ниже действия в приложении календаря.

• Календарь Google (примечание: на отображение изменений в Календаре Google может потребоваться до 12 часов);
• iCloud (Календарь Apple);
• Outlook.

Создание отчёта

Создайте отчёт с данными, которые нужно экспортировать. Например, можно создать отчёт под названием "Оплата счетов за октябрь". Настройте параметры отчёта необходимым вам образом. Вы можете создавать и экспортировать отчёты по проектам, этапам, времени отпусков и другим данным, которые хотите использовать в QuickBooks.

В верхней части экрана щёлкните Аналитика и примените перечисленные ниже параметры:

• Просмотр: часы; 
• Временной интервал: настраиваемый диапазон дат (с 1 по 31 октября);
• Сначала группировать по: проект (показать все проекты за этот период); 
• Затем группировать по: участник команды (показать все часы, отработанные всеми сотрудниками компании в течение этого периода времени).

Сохраняйте отчёты на личной странице или на странице аналитики, чтобы в будущем легко получить к ним доступ.

Экспорт данных

В правом верхнем углу выберите Экспорт, а затем пункт Экспортировать значения времени в формат QuickBooks. Данные будут сохранены в формате QuickBooks — в IIF-файле, который будет содержать все данные из Resource Management. Сохраните файл там, где сможете легко его найти.

Запуск QuickBooks

1. Запустите QuickBooks. Убедитесь в том, что в системе указаны все ваши сотрудники с соответствующими ставками. Вероятно, эта информация уже введена, если вы используете QuickBooks для учёта и начисления заработной платы.
2. Перейдите в раздел File (Файл) > Utilities (Инструменты) > Import (Импорт) > Import .IIF file (Импортировать IIF-файл).
3. Выберите проект, для которого хотите выставить счета. Щёлкните Create Invoice (Создать счёт) в нижней части страницы. 
4. При выставлении счетов будут использованы ставки, указанные в QuickBooks, и количество часов, указанное в Resource Management.
    

Сопоставление данных QuickBooks

Файл IFF, загруженный из Resource Management, не требует дополнительного форматирования для импорта в QuickBooks. Однако необходимо будет убедиться, что данные QuickBooks и Resource Management сопоставлены друг с другом надлежащим образом, и что вы понимаете, какие поля данных сопоставлены с QuickBooks.

Названия позиций и количество пробелов между ними должны быть одинаковыми в обеих системах.

Данные QuickBooks сопоставляются с Resource Management следующим образом:

• Quickbooks: customer (клиент) = Resource Management: клиент
• Quickbooks: job (задача) = Resource Management: проект
• Quickbooks: employee (сотрудник) = Resource Management: пользователи
• Quickbooks: service item (элемент обслуживания) или item (элемент) = Resource Management: категория задач
• Quickbooks: notes (заметки) или description (описание) = Resource Management: примечания
• Quickbooks: rate (ставка) = Resource Management: ставка

Существует несколько решений для интеграции. Ниже приводится описание доступных функций, сложностей, связанных с реализацией конкретных решений, и стоимости каждого метода.

Экспорт

Используйте эту функцию, если хотите экспортировать данные из Resource Management. Экспортируйте CSV-файлы, чтобы работать с данными в Excel или другой программе для работы с электронными таблицами.

Порядок экспорта данных из отчётов описан в этой статье.

Zapier

Zapier предлагает часть функционала API с помощью простого в использовании интерфейса. Для работы с Zapier не требуются навыки программирования и написание кода. Поэтому реализация такого метода может быть дешевле и быстрее, чем использование API. Функционал Zapier ограничен по сравнению с использованием нашего API, но это решение отлично подходит для простых операций, таких как создание проектов или добавление назначений.

Существует вероятность, что приложение, интеграцию с которым вы хотите настроить, не подключено к платформе Zapier. Прежде чем выполнять интеграцию такого типа, изучите веб-сайт Zapier. Кроме того, в зависимости от ваших потребностей, вам может потребоваться ежемесячная подписка на Zapier.

API

Это самое надёжное и гибкое решение, однако его внедрение связано с некоторыми сложностями. Использование этого метода обеспечивает наибольшие возможности интеграции, но для его эффективного внедрения требуются навыки веб-разработки.

Сравнение методов интеграции

В таблице ниже даётся краткий обзор и сравнение возможностей каждого метода интеграции по сравнению с веб-сайтом.

• Полный: доступны все функции и возможности.
• Частичный: доступна часть функций. Подробные сведения см. в полной документации.
• Только для чтения: можно только просматривать записи.