Learn about advanced report capabilities including sharing and filtering, exporting, calculating utilization and forecasting a probability of winning.
Предоставление доступа к отчётам Resource Management
Только пользователи с действительным именем входа в Resource Management и соответствующим уровнем разрешений могут просматривать отчёты с совместным доступом.
- В правом верхнем углу отчёта выберите "Предоставить доступ".
- Скопируйте URL-адрес из всплывающего окна и вставьте его в сообщение для участников рабочей группы.Участники смогут перейти к отчёту по этой ссылке.
Чтобы удалить отчёт, наведите указатель мыши на его имя и нажмите значок удаления.
Использование фильтров при работе с отчётами
С помощью фильтров в отчёте после его создания можно настроить, какая информация будет отображаться. Можно использовать фильтр по проекту или дисциплине или выбрать несколько фильтров, чтобы сосредоточиться на конкретных данных и оптимизировать результаты.
Чтобы выбрать позиции, по которым будет происходить фильтрация, отметьте их флажками или используйте параметры "Все" или "Нет" в верхней части поля фильтра. Кроме того, можно использовать панель поиска, чтобы найти нужный фильтр.
Если выбрать параметр, щёлкнув его название, а не флажок рядом с ним, то все флажки, кроме выбранного, будут сняты автоматически.
Экспорт данных из отчётов
Данные отчёта можно экспортировать двумя способами: с помощью меню "Экспорт" или с помощью функции "Запросить исходные данные".
Использование меню "Экспорт"
- Создайте нужный отчёт.
- В правом верхнем углу страницы отчёта выберите пункт Экспорт.
- Выберите формат файла.
Использование электронной почты
Ссылки на CSV-файлы, отправленные по электронной почте, не подпадают под ограничение размера отчётов Resource Management, поэтому они могут использоваться для экспорта больших наборов данных, которые необходимо проанализировать в других инструментах.
Функция "Запросить исходные данные" недоступна для отчётов об использовании.
- Создайте нужный отчёт.
- Рядом с кнопкой "Выполнить отчёт" выберите Запросить исходные данные.
Когда CSV-файл будет готов, вы получите уведомление со ссылкой на CSV-файл по адресу электронной почты, связанному с вашей учётной записью Resource Management. Время формирования отчёта зависит от объёма отчёта и нагрузки системы. Для этого может потребоваться до 24 часов.
Параметры отчёта по сводной таблице
Сначала создайте отчёт, а затем экспортируйте данные в виде CSV-файла.
Ниже перечислены несколько вариантов отчётов, которые дадут вам полезную информацию при создании сводной таблицы с полученными данными.
Обзор бюджетов клиентов и проектов
- Представление. Бюджет: суммы.
- Временной интервал. Последние и следующие 90 дней.
- Сначала группировать по "Клиент".
- Затем группировать по "Проекты".
- Показать. Тип проекта: подтверждённый.
Использование оплачиваемых ресурсов в прошлом месяце
- Представление. Время и оплата: суммы.
- Временной интервал. Прошлый месяц.
- Сначала группировать по "Вид деятельности".
- Затем группировать по "Участник команды".
- Показать. Тип проекта: подтверждённый.
Сначала вычислите общее количество доступных часов. Это общее количество рабочих дней за прошлый месяц, умноженное на количество часов в рабочем дне каждого сотрудника. Затем вычислите общее количество часов к оплате. Использование — это процентная доля от общего числа часов, затраченных на оплачиваемую работу.
Отчёт о бюджете отдельного проекта
- Представление. Время и оплата.
- Временной интервал. Настраиваемый диапазон дат: длительность проекта.
- Сначала группировать по "Этап".
- Затем группировать по "Участник команды".
- Показать. Название проекта и клиент проекта.
Включить сегодняшние часы в число потраченных часов в отчётах
Если количество часов, отработанных вашей командой за сегодня, не влияет на количество потраченных часов и суммы в отчётах, то, скорее всего, для вашей учётной записи установлен отчётный период только за прошедшие дни.
Любой администратор ресурсов может изменить эту настройку, перейдя в раздел "Параметры учётной записи > Отчётный период". Здесь можно определить, должны ли потраченные часы и суммы для всей учётной записи включать только прошедшие дни или прошедшие дни вместе с текущим.
Расчёт использования по проектам
Если вы хотите просмотреть количество часов, потраченных вашими сотрудниками на реализацию проекта, создайте два отчёта ("Время и оплата" и "Использование"). Затем используйте функцию экспорта отчётов, чтобы настроить представление данных о том, как количество часов, потраченное каждым из сотрудников на выполнение определённого проекта, влияет на общие показатели использования данных трудовых ресурсов.
Как узнать, сколько часов было потрачено на реализацию проектов
- Создайте отчёт "Время и оплата". Сгруппируйте данные отчёта по участнику команды, а затем по проекту.
- Нажмите "Экспортировать" > "Экспортировать отчёт в CSV".
- Создайте сводный отчёт на основе отчётов "Время и оплата" и "Использование". Сгруппируйте данные только по участнику команды. Убедитесь в том, что и в отчёте "Время и оплата", и в отчёте об использовании используется один и тот же временной интервал (например, "Этот месяц"). Нажмите "Экспортировать" > "Экспортировать отчёт в CSV".
- Откройте оба экспортированных отчёта и скопируйте все данные из одного отчёта на новую вкладку другого. Закройте файл, из которого вы скопировали данные, и продолжите работу с файлом с двумя вкладками.
- В таблице с данными отчёта "Время и оплата" добавьте два новых заголовка столбцов справа: "Доступное время" и "Использование по проектам".
- Введите формулу VLOOKUP (используя имя пользователя в качестве значения, которое вы хотите найти в обеих таблицах) в столбце "Доступное время", чтобы вставить данные о доступных часах этого сотрудника из отчёта об использовании в отчёт "Время и оплата". Теперь вы имеете исходные данные для расчёта процента использования по проекту (общее количество часов на проект / доступные часы).
- В столбце "Использование по проектам" разделите значение в столбце "Всего часов" для каждого проекта на число доступных часов пользователя. Преобразуйте это значение в проценты. Ваша таблица должна выглядеть так же, как таблица на изображении ниже. Теперь вы можете рассчитать процент использования каждого участника команды с разбивкой по проектам.
Добавление настраиваемых полей для пользователей и проектов
С помощью настраиваемых полей можно добавлять в профили для пользователей такие свойства, как навыки, наличие сертификатов, имена руководителей и структура организации. Настраиваемые поля проектов могут использоваться для указания критериев, важных с точки зрения бизнес-процессов, а также таких свойств, как наличие редактора портфеля, приоритет проекта, вероятность закрытия сделки, бизнес-единица, к которой относится проект, идентификаторы проекта и расположение.
При интеграции Resource Management с другими бизнес-инструментами или системами добавляйте настраиваемые поля, используя те же теги или идентификаторы, что и в других инструментах.
У проектов и пользователей может быть несколько настраиваемых полей. Эти поля можно отфильтровать в представлении графика, на странице портфеля проектов или на странице отчётов.
Создание настраиваемых полей
Добавлять настраиваемые поля могут только администраторы ресурсов.
- В правом верхнем углу выберите пункт Параметры.
- В раскрывающемся списке выберите пункт Параметры учётной записи.
- В меню навигации слева выберите пункт Настраиваемые поля проекта или Настраиваемые поля пользователей.
- Выберите Добавить и укажите следующую информацию:
- Имя поля. Отображаемое имя настраиваемого поля и его фильтров.
- Описание поля. Этот параметр описывает, как должно использоваться это настраиваемое поле (не обязательно).
- Тип поля. Возможные варианты: текстовое поле, раскрывающееся меню или меню с множественным выбором. С помощью раскрывающегося меню и меню со множественным выбором можно указать параметры, которые будут отображаться.
- Значение по умолчанию. Значение, которое будет подставляться в это поле при создании новых проектов или добавлении пользователей. Выберите Применить значение по умолчанию к существующим проектам/пользователям, чтобы подставить его в существующие назначения.
- Как используется это поле? Выберите, должно ли это значение:
- отображаться на странице проекта или на личной странице;
- служить критерием фильтра в рамках учётной записи и выступать параметром отображения в представлении пользователей на странице графика;
- изменяться только администраторами (применимо только к настраиваемым полям пользователей).
- Нажмите Сохранить, чтобы создать настраиваемое поле. Новое поле отобразится для всех проектов или пользователей и будет иметь значение по умолчанию (если применимо). При необходимости администраторы ресурсов и редакторы портфелей могут изменять настраиваемые поля в параметрах проекта или профиля.
Изменения настраиваемых полей
При обновлении настраиваемого поля в разделе Параметры учётной записи обновление будет применено ко всем проектам и пользователям, использующим это поле.
Если удалить настраиваемое поле из параметров учётной записи, его значение сохранится в настройках проекта или пользователя. Соответствующий критерий будет отображаться в настройках фильтрации графика и отчётов до тех пор, пока он будет присутствовать в параметрах хотя бы одного проекта или пользователя.
Фильтрация
Используйте значения настраиваемых полей в качестве критериев фильтрации отчётов, чтобы отображать конкретные элементы набора данных. Например, можно отобразить только приоритетные проекты или проекты, принадлежащие определённому редактору портфеля. Можно применить несколько фильтров одновременно. Фильтры доступны только в сгруппированных данных.