Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных

При консолидации сведений из различных таблиц удобно пользоваться функцией связывания ячеек. С её помощью можно создать сводную таблицу, отслеживать зависимости дат между проектами, а также обеспечивать актуальность значений в наборе таблиц без необходимости ручного ввода.

Связывание возможно только на уровне ячеек. Невозможно связать целые таблицы, столбцы или строки. Привязать к конечной таблице можно только ячейки, в которых содержатся или содержались данные. Ячейка не может одновременно содержать гиперссылку и связь.

Типы связей: входящая и исходящая

Доступно два типа связей ячеек:

• Если в ячейке есть входящая связь, это означает, что ячейка получает своё значение из ячейки в другой таблице.
  
  Ячейка, содержащая входящую связь, является конечной ячейкой для нее, а таблица, содержащая конечную ячейку, — конечной таблицей. Конечная ячейка может содержать только одну входящую связь. Конечные ячейки обозначаются голубой стрелкой справа.
   
• Если ячейка содержит исходящую связь, её значение передаётся в ячейку другой таблицы.
  
  Ячейка, содержащая исходящую связь, является исходной ячейкой для нее, а таблица, содержащая исходную ячейку, — исходной таблицей. Исходная ячейка может быть связана с несколькими конечными ячейками. Исходные ячейки обозначаются серой стрелкой в правом нижнем углу.

Чтобы просмотреть имя таблицы для входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку:

Чтобы перейти к таблице, значение в которой используется во входящей или исходящей связи, выберите связанную ячейку, наведите указатель мыши на текст, который появится, и щёлкните ссылку на таблицу:

Чтобы удалить входящую или исходящую связь, наведите указатель мыши на открывшееся окошко с информацией и щёлкните ссылку удалить. 

Создание входящей связи ячеек

Для создания связи необходимы как минимум права наблюдателя на доступ к исходной таблице и редактора — к конечной таблице.

1. Откройте конечную таблицу.
2. Выберите ячейку и щёлкните Связывание ячеек на панели инструментов, чтобы открыть форму связывания ячеек.
   
   
3. В разделе Выбрать таблицу в левой части формы выберите таблицу, содержащую исходную ячейку.
   СОВЕТ. Для поиска в таблице используйте панель поиска.
    
4. В правой части формы выберите ячейку, на которую нужно сослаться, и нажмите кнопку Создать связь.
   Будет создана связь с исходной ячейкой, а в правой части конечной ячейки появится синяя стрелка.
   

Рекомендации по эффективному использованию связей ячеек

При создании входящей связи в исходной таблице автоматически создаётся исходящая связь.

Можно выбрать несколько ячеек, чтобы создать связь в каждой из них.

• Связанные ячейки в конечной таблице будут приводиться в том же порядке, что и в исходной.
• При выполнении этого действия данные, имевшиеся в конечных ячейках, перезаписываются.

Из одной исходной таблицы можно создать связи с 500 ячейками, а в конечной таблице может быть до 20 000 входящих связей.

---

Изменение и удаление связей

Изменять и удалять связи ячеек могут владельцы таблиц и соавторы с правами редактора или администратора.

Входящие связи

Чтобы изменить входящую связь, дважды щёлкните её и выберите новые исходные ячейки в форме «Связывание ячеек».

Чтобы удалить входящую связь из ячейки или группы ячеек, выполните следующие действия:

1. Щёлкните ячейку, содержащую входящую связь (или удерживайте нажатой кнопку мыши и потяните рамку, чтобы выделить группу ячеек).
2. Щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить связь.
   
   Также можно удалить связи по одной, выбирая каждую ячейку и щёлкая ссылку «удалить» (она появляется, если навести указатель мыши на текст «Входящая связь с»). Или выберите ячейку (или группу ячеек) с входящей связью и нажмите клавишу Backspace, чтобы удалить связи.

Исходящие связи

Исходящие связи необходимо удалять по одной. Чтобы удалить исходящую связь, выполните следующие действия:

1. Выберите исходную ячейку в таблице с исходящей связью.
2. Наведите указатель мыши на связанную ячейку, чтобы открылась ссылка «удалить».
   
    
3. Щёлкните ссылку удалить.

ПРИМЕЧАНИЕ. Удаление строк со связанными ячейками влияет на связи ячеек. При удалении строки с исходной ячейкой происходит нарушение связи в конечной таблице. При удалении строки со связанной конечной ячейкой также удаляется связь из исходной таблицы.

---

Создание связей с помощью специальной ставки (из исходной таблицы)

Функция Специальная вставка полезна в том случае, если вы начинаете с исходной таблицы или хотите создать связи с одними и теми же исходными ячейками в нескольких конечных таблицах.

Чтобы создать связь с помощью функции «Специальная вставка», выполните следующие действия:

1. Откройте исходную таблицу и скопируйте ячейку или диапазон ячеек (с помощью контекстного меню или сочетаний клавиш).
2. Откройте конечную таблицу, выберите ячейку, в которой нужно создать связи, а затем щёлкните ее правой кнопкой мыши (пользователи Mac могут щёлкнуть ее, удерживая нажатой клавишу [CTRL]) и выберите пункт Специальная вставка, чтобы открыть форму Специальная вставка.
   
3. Выберите параметр Ссылки на скопированные ячейки, а затем нажмите кнопку ОК. Связи со скопированными ячейками создаются, начиная с выделенной ячейки.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ. Нельзя создать связи с ячейками в пустых строках или с ячейками, которые были удалены после копирования.
    
4. При необходимости повторите действия 2–3, чтобы создать связи со скопированными ячейками в других таблицах.

---

Типы ячеек, не допускающие связывания

Связи ячеек нельзя создать в столбцах «Вложения» и «Обсуждения».

Если в таблице проекта или таблице с диаграммой Ганта включены зависимости, то в ней нельзя создать входящие связи в ячейках следующих типов:

• даты окончания;
• предшественники;
• сводные ячейки в родительских строках («Дата начала», «Дата окончания», «% выполнено»);
• даты начала с зависимостью.

Однако вы можете создавать связи в столбцах длительности и даты начала (если у строки нет предшественника). Дата окончания будет рассчитана автоматически, и после создания связи можно добавить предшественников.

Ячейки с входящими связями также нельзя изменить в следующих ситуациях:

• из опубликованной таблицы;
• из запроса изменения;
• из мобильного приложения Smartsheet;
• из приложения Smartsheet для планшетов;
• из отчёта;
• из формы «Изменить».