Создание отчёта на основе данных из нескольких таблиц

В отчётах можно объединять информацию из нескольких таблиц и отображать только те элементы, которые соответствуют указанным критериям.

Кому доступна эта возможность?

Значок требуемых разрешений Лицензированные пользователи могут создавать отчёты и управлять ими. Пользователи с разрешениями владельца или администратора могут изменять критерии отчёта в Построителе отчётов. Пользователям, которым предоставлен доступ, необходимы права наблюдателя (или более высокого уровня) для доступа к отчёту и всем исходным таблицам, чтобы просматривать данные отчёта. Чтобы редактировать данные в ячейках отчёта, пользователям необходимо получить доступ к отчёту и исходным таблицам с правами редактора (или более высокого уровня).
Значок доступности планов Эта возможность доступна для планов всех типов.


Доступно два типа отчётов: отчёты по строкам и сводные отчёты по таблицам.

  • Отчёты по строкам позволяют собирать данные строк из нескольких таблиц. Например, вам нужно увидеть все задачи, которые назначены вам, имеют высокий приоритет и не завершены. И если вы не хотите просматривать эти задачи в нескольких таблицах, это можно сделать с помощью отчёта по строкам.
  • Сводные отчёты по таблицам позволяют отображать сводные данные из нескольких таблиц. Сводные отчёты по таблицам представляют удобный способ просмотреть состояние нескольких проектов или отобразить статистику на уровне портфеля на панели мониторинга. Дополнительные сведения о создании сводных отчётов по таблицам см. в статье Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам.

Как и таблицу, отчёт можно отправлять и публиковать, а также предоставлять к нему общий доступ. Также можно редактировать и сортировать данные в отчёте. Обратите внимание: отчёт отличается от таблицы тем, что в нём не хранится информация. Из-за этого различия отчёты не учитываются в общем количестве таблиц для вашей учётной записи.

Чтобы сделать общие отчёты более гибкими, можно указать параметр Текущий пользователь в качестве одного из критериев для отображения строк в отчёте. Текущий пользователь — это человек, просматривающий таблицу. Он определяется по адресу электронной почты, который был использован для входа в Smartsheet. Критерий Текущий пользователь можно использовать, например, для создания отчёта, в котором все участники вашей рабочей группы смогут просматривать свои собственные назначенные задачи без необходимости создавать несколько отчётов.

Содержание статьи

Кто может создавать отчёты

Чтобы создать отчёт, необходимо быть лицензированным пользователем плана, в котором доступна эта функция. Узнать, какие планы включают в себя создание отчётов, можно на странице Расценки. Не знаете, какой у вас тип плана? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.


Создание отчёта по строкам

ПРИМЕЧАНИЕ. Сведения о создании сводного отчёта по таблицам см. в статье Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам.

Шаг 1. Создайте контейнер отчёта

Для создания отчёта используется Построитель отчётов. Выполните описанные ниже действия.

  1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) > Домашняя.
  2. Щёлкните значок Центр решений (плюс).
  3. На панели слева выберите пункт Создать и щёлкните плитку Отчёт.
  4. Введите имя отчёта, выберите «Отчёт по строкам» и нажмите кнопку ОК.
    Окно «Имя отчёта»

    
 Новый отчёт будет создан в папке «Таблицы».

Шаг 2. Выберите критерии для включения данных в отчёт

Для создания отчёта используйте критерии, доступные в Построителе отчётов.

Построитель отчётов

Где?

Нажмите кнопку Где?, чтобы выбрать таблицы и рабочие пространства, которые нужно включить в отчёт. В этом списке доступны таблицы, которые вы создали или к которым вам предоставлен доступ.

СОВЕТ. Чтобы автоматически включать новые таблицы в отчёт, можно создать его на основе всего рабочего пространства. При добавлении новой таблицы в рабочее пространство она автоматически будет включаться в отчёт. Подробнее о рабочих пространствах можно узнать в справочной статье Управление элементами в рабочем пространстве.

Необходимо учитывать следующее:

  • Чтобы перейти к следующим параметрам («Кто?», «Что?» и «Когда?») в Построителе отчётов, необходимо выбрать хотя бы одну таблицу, папку или рабочее пространство в разделе Где?.
  • Если вы выберете папку, новые таблицы, добавленные в неё после этого, не будут включаться в отчёт. Удалите эту папку из раздела Где? и добавьте ещё раз, чтобы включить все новые добавленные таблицы.

Кто?

Нажмите кнопку Кто?, чтобы выбрать пользователей, данные по которым нужно включить в отчёт (например, «Кому назначено»: Александр). Щёлкните имя столбца, содержащего людей, которых вы хотите включить в отчёт. Здесь для выбора доступны столбцы со списками контактов. На шаге 2 из 2 выберите имена людей, чьи задачи вы хотите просмотреть. (Дополнительные сведения о типах столбцов см. в статье Типы столбцов.)

СОВЕТ. Чтобы сделать отчёт более универсальным, в качестве критерия Кто выберите Текущий пользователь. Например, если вы планируете предоставить общий доступ к отчёту и хотите, чтобы человек, просматривающий отчёт, видел назначенные ему задачи, выберите столбец Кому назначено и щёлкните Текущий пользователь.

Мини-приложение отчёта — Текущий пользователь

Что?

Выберите критерии отчёта, на которых будут основываться результаты (например, значение Выполнено (%) равно 1, где 1 соответствует 100%).

Когда?

Выберите определённую дату или диапазон дат (например, чтобы отобразить строки, в которых значение «Дата выполнения» приходится на следующие 7 дней). В этом списке для выбора доступны только столбцы дат.

Шаг 3. Выберите информацию, которая будет отображаться в отчёте

Чтобы выбрать столбец таблицы, который будет отображаться в отчёте, щёлкните Столбцы в форме «Построитель отчётов». Чтобы упорядочить столбцы, можно перетаскивать их в нужные позиции в таблице. По умолчанию столбцы, выбранные в критериях отчёта, автоматически добавляются в отчёт вместе с основным столбцом и столбцом с именами таблиц. Вы можете отказаться от отображения этих столбцов по умолчанию и добавить дополнительные столбцы, щёлкнув их имена.

Шаг 4. Запустите отчёт и просмотрите его

Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сгенерировать отчёт.

Обратите внимание: в первый раз отчёт формируется дольше, чем впоследствии.

Чтобы посмотреть отчёт, закройте Построитель отчётов.

На одной странице отчёта отображается 500 строк. Если критериям отчёта соответствуют больше 500 строк, используйте для перехода между страницами кнопки Назад и Вперед, расположенные внизу отчёта.

СОВЕТ. Если отчёт содержит столбцы с датами, данные можно просматривать в представлении Ганта и представлении календаря. Для переключения между ними используйте кнопки Представление Ганта и Представление календаря на панели инструментов слева.

К началу


Изменение существующего отчёта

Из существующего отчёта откройте Построитель отчётов. Для этого нажмите кнопку Построитель отчётов в верхней части отчёта.

Чтобы добавить или удалить столбцы в отчёте, правой кнопкой мыши щёлкните заголовок столбца и выберите Добавить столбец или Удалить столбец.

При изменении отчётов следует учитывать следующие особенности:

  • Форматирование (ячейка, цвет шрифта, цвет фона, полужирное начертание и т. д.) в отчёте зависит от форматирования в исходной таблице.

  • Иерархии строк в отчётах не отображаются.
  • Изменение ячеек с формулами с помощью отчёта недоступно.
  • Если для таблицы включены зависимости:
    • Даты окончания для её строк нельзя изменить из отчёта, так как они рассчитываются автоматически на основе параметров зависимостей. Вместо этого вы можете изменить дату начала и длительность в строке, чтобы автоматически рассчитать новую дату окончания.
    • Дату начала любой задачи, связанной с предшественником, нельзя изменить из отчёта. Вместо этого вы можете изменить дату начала или длительность предшествующей задачи, чтобы автоматически рассчитать даты для зависимых задач.
    
 Дополнительные сведения см. в статье Центра справки Включение зависимостей и использование предшественников.

К началу


Советы по работе с критериями отчёта

Из существующего отчёта откройте Построитель отчётов. Для этого нажмите кнопку Построитель отчётов в верхней части отчёта.

Щёлкните существующее значение, чтобы изменить его.

Чтобы удалить критерий отчёта, наведите на него указатель мыши и нажмите кнопку удаления (x) справа.

Удаление критерия отчёта

Использование нескольких критериев

Чтобы добавить несколько критериев в раздел, ещё раз щёлкните Кто, Что или Когда. Например, в разделе Что можно выбрать такие критерии, как Приоритет: высокий и Состояние: выполняется.

Использование операторов AND и OR в разделах с несколькими критериями

По умолчанию, если имеется несколько критериев, в разделе отображается оператор AND. Это значит, что для отображения в отчёте строка должна соответствовать всем критериям. Щёлкните любой оператор AND, чтобы заменить операторы на OR. В этом случае, если строка отвечает хотя бы одному из критериев, она будет отображаться в отчёте. Использовать в одном разделе операторы AND и OR невозможно.

Использование операторов AND и OR между разделами

Операторы AND используются по умолчанию в Построителе отчётов между разделами Кто, Что и Когда. Вы можете щёлкнуть любой оператор AND, чтобы заменить их все на OR, но учтите, что использовать разные операторы между разделами нельзя.

Создание условия «не»

Чтобы исключить определённую информацию из отчёта, установите флажок Исключить выбранные элементы. Например, чтобы отобразить строки, в которых столбец адреса не пустой, выберите условие «пусто» и установите флажок Исключить выбранные элементы.


Устранение проблем с отчётами

В поле «Кто» отображается неправильное число в скобках

Число в скобках рядом с именем контакта показывает, сколько раз этот контакт встречается в столбцах со списком контактов в выбранных таблицах. Если данное число не соответствует количеству сгенерированных отчётом строк, это может означать, что имя контакта было введено в таблицу вручную, а не выбрано из списка контактов Smartsheet.

Чтобы это исправить, откройте исходную таблицу и наведите указатель мыши на имя члена группы в каждой ячейке. Если появляется сообщение «Добавить контактные данные», щёлкните ссылку и добавьте к имени контакта адрес электронной почты. При повторном создании отчёта число в скобках должно соответствовать ожидаемому количеству строк.

Отчёт, к которому представлен доступ, отображается пустым

Отчёт отображается пустым или содержит меньше информации, когда его просматривает пользователь, у которого нет доступа к соответствующим таблицам. Отчёт не предоставляет доступ к таблицам пользователю, не имеющему такого доступа. Дополнительные сведения см. в статье Предоставление доступа к таблицам, отчётам и панелям мониторинга.

Если пользователям не нужно редактировать данные в отчёте, вы можете опубликовать его, чтобы отобразить в формате только для чтения. При публикации не нужно предоставлять доступ к таблицам, на основе которых создан этот отчёт. Данные в опубликованной версии будут видны всем. (См. раздел Публикация отчёта.)

В отчёте отображаются пустые столбцы

Это может произойти, если в таблице, на основе которой создан отчёт, изменены имена столбцов, указанных в разделах Кто, Что или Когда в Построителе отчётов. Если в Построителе отчётов указан столбец, которого нет в таблице, будет отображаться следующее: [Имя столбца] — (столбец не найден).

Чтобы это исправить, обновите параметры в Построителе отчётов: укажите новое имя столбца и удалите старое.

Вам помогла эта статья?
ДаНет