Настройка безопасности в рамках плана «Корпоративный»

Системный администратор плана «Корпоративный» может управлять параметрами безопасности работы пользователей в Smartsheet. Сначала выберите Учётная запись > Администратор учётной записи, а затем нажмите Контроль безопасности на левой панели в окне «Администрирование учётной записи».

Системный администратор может выполнять следующие действия:

Кому доступна эта возможность?

Значок необходимых разрешений Настраивать параметры контроля безопасности могут системные администраторы.

Значок доступности планаУказанные здесь возможности доступны только в рамках плана «Корпоративный».

Формирование списка утверждённых доменов для совместного доступа

Эта функция позволяет предоставлять доступ только определённым адресам электронной почты или адресам в пределах домена организации. Для этого необходимо составить список с соответствующими адресами.

ПРИМЕЧАНИЯ. 

  • Пользователям также будет запрещено отправлять исходящие сообщения электронной почты в домены и на адреса, доступ к которым ограничен.
  • Поддомены необходимо добавлять в список отдельно, поскольку они не учитываются при добавлении в список соответствующих доменов. Например, если добавить домен company.com, поддомен portal.company.com не будет считаться включённым в список. Вам потребуется добавить оба варианта.
  1. Выберите Учётная запись > Администратор учётной записи > Контроль безопасности.
  2. В разделе Утверждённые домены для совместного доступа выберите Изменить.

    Откроется окно «Список утвержденных доменов для совместного доступа».
     
  3. Установите флажок Включить совместный доступ к Smartsheet только для доменов и адресов эл. почты, перечисленных ниже.
  4. В поле Утверждённые домены введите все домены эл. почты (например, companydomain.com), пользователям из которых можно будет предоставлять доступ.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Каждый домен добавляется в отдельной строке.

    Если имеются определённые адреса электронной почты, которые не относятся к разрешённым доменам, но для которых также нужно разрешить совместный доступ, введите их в поле Утвержденные адреса эл. почты.

    СОВЕТ. Предложите сотрудникам своей организации ссылку на форму, с помощью которой они смогут отправлять системным администраторам запросы на добавление дополнительных доменов или электронных адресов в список разрешённых. Эта ссылка будет отображаться в окне Smartsheet при попытке пользователя в вашем плане предоставить доступ или отправить по электронной почте элемент Smartsheet кому-либо за пределами утверждённого списка. В качестве такой ссылки можно использовать: 
    • URL-адрес системы, которая применяется в вашей организации (например, сайт для заявок на ИТ-поддержку); 
    • форму Smartsheet (дополнительные сведения см. в статье Формы).
       
  5. Нажмите ОК.

После включения функции Совместный доступ для утвержденных доменов и адресов пользователи учётной записи должны будут указывать электронные адреса из утверждённых доменов при выполнении следующих действий:

  • предоставление доступа к таблицам и рабочим пространствам;
  • отправка строк;
  • использование ссылок на формы;
  • отправка уведомлений или запросов (оповещений, напоминаний, запросов изменения или утверждения) вручную или автоматически.

Элементы Smartsheet, доступ к которым предоставлен до введения ограничений по доменам, будут доступны пользователям за пределами утверждённых доменов. Вы можете создать отчёт о доступе к таблицам, чтобы выяснить, какие элементы доступны каким пользователям. Подробные сведения см. здесь.

Изменение списка утверждённых доменов для совместного доступа

Чтобы внести изменения в список, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите Учётная запись > Администратор учётной записи > Контроль безопасности.
  2. В разделе Утверждённые домены для совместного доступа выберите Изменить.
  3. Нажмите кнопку Изменить в форме «Контроль безопасности».
  4. Добавьте, измените или удалите домены или адреса из списка и нажмите ОК.

Чтобы отключить эту функцию, нажмите кнопку Изменить, снимите флажок Включено и нажмите ОК.

Изменение параметров группы

Вы можете ограничить типы пользователей, которых могут добавлять в группу её администраторы. Например, это могут быть только пользователи учётной записи или все пользователи и внешние контакты.

  1. Выберите Учётная запись  > Администратор учётной записи > Контроль безопасности.
  2. Нажмите кнопку Изменить в разделе Варианты членства в группе.

    Откроется окно «Параметры управления группой».
     
  3. Укажите, следует ли ограничить возможный круг участников группы только пользователями учётной записи. Если этот параметр выбран, администраторы групп могут добавлять в группы только пользователей, отображаемых на экране «Управление пользователями».

Дополнительные сведения о создании групп и управлении ими см. в справочной статье Управление группами.

Управление вариантами проверки подлинности

Клиенты Smartsheet могут входить в систему с адресом электронной почты и паролем Smartsheet либо с помощью одного из вариантов единого входа. При необходимости системные администраторы могут отключить любой из этих вариантов.

Дополнительные сведения см. в статье Управление вариантами проверки подлинности (только для плана «Корпоративный») (Системный администратор).
 

Включение автоматической подготовки пользователей

Автоматическая подготовка пользователей позволяет автоматизировать процесс добавления пользователей в учётную запись с планом «Корпоративный» в Smartsheet. Включив эту функцию, вы избавитесь от необходимости вручную приглашать пользователей через экран Управление пользователями. В учётную запись будут автоматически добавляться все пользователи, входящие в Smartsheet с адресом электронной почты в домене вашей организации. Вы можете указать, нужно ли автоматически назначать лицензию добавляемым в учётную запись пользователям или добавлять их как нелицензированных (это зависит от уровня доступа, который необходимо им предоставить).

Подробные инструкции см. в справочной статье Автоматическая подготовка пользователей. Для завершения процесса необходимо добавить одну или несколько записей в систему доменных имен (DNS), поэтому может потребоваться помощь технического специалиста компании.