Настройка контроля безопасности для плана "Корпоративный"

О политике безопасного предоставления доступа

Политика безопасного совместного доступа позволяет создать одобренный список пользователей и доменов, которым можно предоставлять доступ к активам. Такими активами могут быть таблицы, формы, отчёты, рабочие процессы, приложения WorkApps и панели мониторинга. Например, вы можете заблокировать возможность запускать рабочие процессы, предоставлять доступ к ним и отправлять информацию о них по электронной почте, если такие рабочие процессы связаны с пользователями, которых нет в списке безопасного совместного доступа.

Вы также можете запретить неавторизованным пользователям выполнять следующие действия:

• предоставлять доступ к таблицам и рабочим пространствам;
• отправлять строки;
• использовать опцию Отправить ссылку на форму в ссылке на форму;
• активировать назначение лицензий;
• добавлять пользователей в группы.

Что происходит после активации

После активации политики безопасного совместного доступа в Центре администрирования вам станут доступны две таблицы:

• таблица со списком доменов;
• таблица со списком пользователей (разрешены адреса электронной почты).

Это стандартные таблицы Smartsheet, которые можно изменять; вы также можете предоставлять доступ к ним другим пользователям. Однако доступ к ним должны иметь только те сотрудники, кому вы доверяете управлять списком безопасного совместного доступа. Эти таблицы содержат восемь автоматически генерируемых столбцов, которые по умолчанию заблокированы; рекомендуется не изменять их, так как это может повлиять на существующие разрешения и рабочие процессы, а также помешать работе данной функции в будущем. Вот список этих столбцов:

• домены/адреса электронной почты, к которым разрешён общий доступ;
• домены/адреса электронной почты, для которых не требуется корпоративная учётная запись;
• домены/адреса электронной почты, для которых не требуется использование многофакторной аутентификации;
• Автор изменений;
• Изменено;
• Автор;
• Создано;
• Примечания.

Кроме того, для хранения обеих таблиц автоматически создаётся новое рабочее пространство под названием Admin Settings (Настройки администрирования). Обратите внимание, что данные, содержащиеся в этих таблицах, синхронизируются со списком исключений, который используется для управления внешним доступом. Подробнее о списке исключений и автоматически создаваемых столбцах.

Известные ограничения

• Будущие системные администраторы, добавленные в Smartsheet, не получают автоматический доступ к списку безопасного совместного доступа. Существующий системный администратор должен предоставить им доступ к соответствующим таблицам или рабочему пространству.
• После изменения политики безопасного совместного доступа может понадобиться до трёх минут, чтобы она вступила в силу.
• Обе таблицы могут содержать не более 20 000 строк. Вы можете заметить небольшие задержки во время применения политики, если работаете с таблицей, содержащей более 20 000 записей. 
• Нельзя использовать API для включения или отключения политики безопасного совместного доступа. Однако вы можете использовать наш API для автоматического внесения изменений.
• При изменении таблиц со списками безопасного совместного доступа уведомления не высылаются автоматически; если это необходимо, создайте соответствующий рабочий процесс.

На что ещё обратить внимание

• Пользователям запрещено отправлять сообщения электронной почты из Smartsheet в домены и на адреса, доступ к которым ограничен.
• Вам нужно добавить поддомены в список разрешений по отдельности. Например, если добавить домен company.com, то поддомен portal.company.com не будет считаться включённым в список. Вам нужно добавить оба домена.
• После включения совместного доступа будет ограничен список пользователей, получающих электронные письма с уведомлениями.
• Вы можете выполнить проверку списка безопасного совместного доступа с помощью отчёта о доступе к таблицам; вы также можете использовать журнал действий, чтобы проверить, кто внёс изменения в таблицы.
• После активации политики все системные администраторы плана получают доступ к списку безопасного совместного доступа (обеим таблицам) с разрешениями уровня администратора. Они также получают уведомления о включении и отключении политики.
   

Формирование списка утверждённых доменов для совместного доступа

Список разрешений позволяет сделать так, чтобы пользователи могли предоставлять доступ к ресурсам только обладателям корпоративного адреса электронной почты. Ограничьте общий доступ одним доменом или разрешите его только для конкретных адресов электронной почты.

Убедитесь, что вы добавили по крайней мере один домен и выполнили его подтверждение, прежде чем активировать политику безопасного совместного доступа; в противном случае пользователи не смогут предоставлять доступ к элементам никому, даже сотрудникам вашей организации.

Как настроить политику безопасного совместного доступа 

1. Перейдите в Центр администрирования и выберите значок меню.
2. Перейдите к разделу Средства управления.
3. Выберите Настроить под заголовком Политика безопасного совместного доступа. 

4. Передвиньте тумблер, чтобы активировать политику.

   Brandfolder Image

   

Как разрешить создание запросов на добавление дополнительных доменов

Когда вы активируете политику безопасного совместного доступа, у вас появляется возможность поделиться ссылкой на форму. С помощью этой формы сотрудники вашей организации смогут подать запрос системным администраторам на добавление дополнительных доменов или адресов электронной почты в список разрешений. Для этого можно использовать поле Ввести URL-адрес.

Эта ссылка будет отображаться в окне Smartsheet при попытке пользователя в вашем плане предоставить доступ или отправить по электронной почте элемент Smartsheet кому-либо, чей адрес не входит в утверждённый список.

В качестве такой ссылки можно использовать: 

• URL-адрес системы, которая применяется в вашей организации (например, сайт для заявок на ИТ-поддержку);

• форму Smartsheet.

  Элементы Smartsheet, доступ к которым был предоставлен до введения ограничений по доменам, будут по-прежнему доступны пользователям за пределами утверждённых доменов. Вы можете создать отчёт о доступе к таблицам, чтобы выяснить, какие элементы доступны тем или иным пользователям.

Brandfolder Image

Как изменить список разрешений

Чтобы изменить таблицы, выполните следующие действия:

1. Перейдите в Центр администрирования и выберите значок меню.
2. Перейдите к разделу Средства управления.
3. Выберите Управление под заголовком Политика безопасного совместного доступа.
4. Выберите Изменить таблицу в списке, который вы хотите изменить:
   • Разрешённые домены;
   • Разрешённые адреса электронной почты.

5. Затем добавьте, измените или удалите домены или адреса из списка.

   Если вы случайно удалили список безопасного совместного доступа, то можете восстановить его из корзины в течение 30 дней.

Как отключить политику безопасного совместного доступа

1. Перейдите в Центр администрирования и выберите значок меню.
2. Перейдите к разделу Средства управления.
3. Выберите Управление под заголовком Политика безопасного совместного доступа.
4. Передвиньте тумблер, чтобы отключить политику.

Обратите внимание: отключение политики безопасного совместного доступа в рамках плана позволит пользователям предоставлять доступ к элементам Smartsheet всем желающим за пределами организации.

Brandfolder Image

Список безопасного совместного доступа и премиум-приложения

Другие премиум-приложения могут косвенно интегрироваться со списком безопасного совместного доступа.

Управление параметрами аутентификации

Все клиенты Smartsheet могут входить в систему с адресом электронной почты и паролем либо с помощью одного из вариантов единого входа. При необходимости системные администраторы могут отключить любой из этих вариантов.

Чтобы изменить способ входа в Smartsheet, выполните следующие действия.

1. На панели навигации слева выберите Учётная запись. 
2. В меню Учётная запись выберите Центр администрирования. 
3. Выберите нужный метод в разделе Параметры > Аутентификация.

Включение автоматической подготовки пользователей

Автоматическая подготовка пользователей позволяет автоматизировать добавление пользователей в учётную запись с планом "Корпоративный" в Smartsheet. Включив эту функцию, вы избавитесь от необходимости вручную приглашать пользователей через экран Управление пользователями; в учётную запись будут автоматически добавляться все пользователи, выполняющие вход в Smartsheet с использованием адреса электронной почты в домене вашей организации. Вы можете указать условия добавления пользователей: назначать ли им автоматически лицензию или добавлять их как нелицензированных (это зависит от уровня доступа, который необходимо им предоставить).

Для завершения процесса нужно добавить записи в систему доменных имён (DNS), поэтому вам может потребоваться помощь технического специалиста вашей организации. 

Настройка параметров безопасности форм

По умолчанию все формы анонимны и доступны пользователям, у которых есть ссылка. Доступ к формам можно ограничить через список безопасного совместного доступа, предоставив его только тем, у кого есть учётные данные Smartsheet, или только пользователям в вашей учётной записи. 

Если эти настройки выбраны в Центре администрирования, они действуют для всех форм в вашей учётной записи и их нельзя изменить в построителе форм.