Отслеживание рабочей нагрузки в Smartsheet

Workload tracking is available to users with a Smartsheet Business or Enterprise plan. You must be a licensed user (Legacy Collaborator Model) or a Member (User Subscription Model). Отслеживание рабочей нагрузки могут включить владельцы таблиц и администраторы. Sheet Owners, Admin, and Editors on the plan can view the workload heatmap and edit the workload schedule. Sheet Commenters and Viewers can view the workload heatmap and schedule. 

If you see a login button in the RM Panel, you must activate Smartsheet Authentication for your Resource Management account to use the Workload Tracking features.

If you have a Resource Management plan and use workload tracking, your project data is visible in Resource Management to admins and other users with plan-wide access. 

В таблицах проекта можно включить функцию отслеживания рабочей нагрузки, которая позволит рассчитывать доступность сотрудников, назначенных для работы над проектом. Вы можете рассчитать доступность по всем назначениям в проектах, где включено отслеживание рабочей нагрузки. Рекомендуется включить отслеживание рабочей нагрузки для всех принятых заданий, чтобы руководители проектов могли получить наиболее точную картину доступности сотрудника. Таблица проекта, как правило, содержит столбцы "Дата начала", "Дата окончания", "Длительность", "% выполнено" и "Предшественники".

Отслеживание рабочей нагрузки

1. Панель Resource Management Brandfolder Image
2. Select the columns for mapping.
3. Отслеживать рабочую нагрузку

Project columns

• You can use columns already in your sheet if they are the necessary column type, or you can create new columns in the panel.
• Start date, end date, assigned resource, allocation %, duration, and predecessors are required. Phases are optional.
• Start date and end date must be date column types.
• Столбец типа "Длительность"
• Allocation % and predecessors must be text/number type columns.
• Столбец "Назначенный ресурс" должен допускать только один контакт.
• Phases must be a single select drop-down type column.

You have the option to add phases to your projects. Learn more about integrating project phases between Smartsheet and Resource Management. 

Brandfolder Image

An allocation % column is on each sheet with workload tracking activated. В этом столбце можно указать, сколько рабочего времени сотрудника можно отвести на выполнение назначенного задания. The allocation column defaults to 100% on rows with a start date, end date, and assigned to contact. You can update the allocation as needed on the sheet or in the workload schedule.

• Allocation can range from 0% to beyond 100%.
• Parent rows do not have default allocation applied, but you can still fill in the allocation.
• If you delete the allocation amount, the task does not appear on the workload heatmap or schedule.

Default allocation is not applied to rows that have a column formula in the allocation column.

Тепловая карта рабочей нагрузки

После того как вы включите отслеживание рабочей нагрузки для проекта на панели Resource Management, на панели появится тепловая карта рабочей нагрузки, где будет подсвечена избыточная нагрузка. Тепловая карта рабочей нагрузки позволяет выявить кадровые проблемы. Красная полоса указывает на избыточную нагрузку сотрудника, чтобы вы могли принять меры для решения проблемы.

Brandfolder Image

Тепловая карта рабочей нагрузки

Расписание рабочей нагрузки

Вы можете развернуть тепловую карту рабочей нагрузки в полноэкранный график, чтобы просмотреть подробные сведения по избыточному распределению задач. Здесь вы увидите, какие ещё проекты способствуют избыточной нагрузке, и сможете либо изменить назначения в рамках проекта, чтобы решить проблему, либо связаться с другими владельцами проектов, чтобы они изменили назначения для своих проектов. В графике рабочей нагрузки можно изменять только те назначения, которые относятся к открытой таблице. You can use the expand/collapse button next to each resource name to visualize the allocation heatmap for resources.

Изменения назначений в сетке отразятся в графике рабочей нагрузки только после того, как вы сохраните таблицу. Однако при изменении назначений в графике рабочей нагрузки эти изменения автоматически синхронизируются с сеткой. 

Brandfolder Image

Use the caret to expand the assignment details for an individual person, or use Expand all to see additional assignment details for everyone. 

The workload schedule view consolidates assignments across all sheets where workload tracking is enabled and the resources assigned on your sheet also have assignments on other sheets. 

График рабочей нагрузки

Настройка тепловой карты и графика рабочей нагрузки 

1. Откройте нужную таблицу.
2. Нажмите значок панели Resource Management Brandfolder Image
3. Включите отслеживание рабочей нагрузки в таблице проекта.
4. Просмотрите тепловую карту рабочей нагрузки, чтобы увидеть сотрудников, назначенных для работы в плане проекта, и убедиться, что никто не перегружен.

Индикаторы избыточной нагрузки появятся с большей вероятностью, если отслеживание рабочей нагрузки включено для других проектов, над которыми работают сотрудники. Другие руководители проектов должны включить отслеживание рабочей нагрузки для своих проектов. Таким образом будут видны все задачи, назначенные сотрудникам.

5. Разверните тепловую карту рабочей нагрузки в полноэкранный график, чтобы увидеть, какие ещё проекты отнимают время и способствуют избыточной нагрузке.
6. Откорректируйте назначения проекта в графике рабочей нагрузки или в таблице проекта, чтобы решить проблему избыточной нагрузки. Обращайтесь к другим руководителям проектов, чтобы корректировать назначения по их проектам по мере необходимости.
7. Регулярно просматривайте тепловую карту рабочей нагрузки для выявления других кадровых проблем на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

You can only track workload for users who are on your plan.

If you change the name of the sheet in Smartsheet, the name of the connected project in Resource Management automatically updates to match.

Отключить отслеживание рабочей нагрузки

In the Resource Management Panel, select the ellipses menu, then select Turn off workload tracking. The workload tracking data will be archived and no longer visible. 

Archived projects are hidden from the workload schedule. If you have a Resource Management account, login to your Resource Management account to view archived projects on the Resource Management schedule. 

Delete a sheet with workload tracking

When you delete a sheet in Smartsheet that is connected to a Resource Management project, then the project in Resource Management is either deleted or archived.

• If there are no associated time entries, then the project is deleted.
• If there are associated time entries, then the project is archived.

If you delete the project in Resource Management, no changes happen in the sheet. 

Переключение между несколькими учётными записями Resource Management

If you have multiple Resource Management accounts, you can switch the project to a different account if needed. 

1. Select the kebab menu  Brandfolder Image . 
2. Отключить отслеживание рабочей нагрузки
3. На панели Resource Management щёлкните значок меню .
4. Выберите учётную запись, которую хотите использовать. 

Изменение проектов в Resource Management

This applies to users with a Resource Management account. See below for information about upgrading your account to include Resource Management.

Users who are shared to the sheet that have a Resource Management license can view the project in Resource Management. In the workload heatmap, select the name of the project to open the project in Resource Management. You can see additional information about budgets, timeline, location, and more.

Your Resource Management permission level dictates how much information you can see on the project in Resource Management.  Learn more about what users can do and see with their permission levels. 

Возможности Resource Management

Smartsheet's Resource Management capabilities provide enhanced and expanded profiles for capturing a person's skills, role, discipline, part-time availability, and more. This information enables Resource Management to surface skill-based staffing recommendations, plan around people's schedules, and more.

Если вы хотите получить дополнительные сведения о приобретении Control Center, свяжитесь с отделом продаж Smartsheet или со своим представителем.

Resource Management automatically creates user profiles (Unmanaged Resources) when they are assigned to a project that utilizes workload tracking. Resource Management is working behind the scenes to power workload tracking. If you choose to upgrade to the Resource Management capabilities, this data will be available for you. Learn more about Unmanaged Resource profiles.  

If you are already using Resource Management by Smartsheet, then the data from the workload tracking will automatically sync to your Resource Management instance. 

Activate workload tracking during your Smartsheet free trial

If you don’t have a Smartsheet account but want to explore workload tracking, you can start a Smartsheet free trial. To activate workload tracking once the trial is started:

1. Выберите Управление пользователями, если используете традиционную модель совместной работы, или Роли пользователей и отчёты, если используете модель пользовательской подписки.

   The User Management option is only available to the person who started the free trial. 

2. Выберите Добавить пользователя. 
3. In the Account Setup window, fill in the account name.
4. Сохраните изменения. 
5. Now the Resource Management icon appears in the right rail. Select the icon to begin workload tracking.  

Чтобы уточнить свой тип модели в рамках имеющегося плана, воспользуйтесь нашими рекомендациями.