Создание рабочего процесса для автоматического формирования документов

Автоматизация Smartsheet позволяет настроить рабочий процесс, который будет автоматически создавать документы при соблюдении заданных условий. С её помощью можно создавать заказы на покупку, формы приёма пациентов, контракты и другие стандартные для вашего предприятия документы.

Прежде чем включать автоматическое создание документов, потребуется настроить заполняемый PDF-файл или шаблон DocuSign и сопоставление документов. Узнайте больше о сопоставлении документов Docusign и о заполняемых PDF-файлах. 

Чтобы настроить автоматическое создание документов, выполните указанные ниже действия.

В меню Автоматизация выберите Новый рабочий процесс.

1. Выберите вариант С нуля и создайте рабочий процесс с необходимыми триггерами и условиями.
2. Настройте триггеры рабочего процесса. Триггером может быть дата, изменение поля или любое изменение в строке, в связи с которым необходимо создание соответствующего документа.
3. В разделе Выбор блока действий выберите шаблон Создать документ в случае изменений.
4. Найдите подходящее сопоставление в раскрывающемся списке Выбрать сопоставление.
5. Добавьте условия и дополнительные действия, которые необходимо выполнить при создании документов. Например, таким действием может быть уведомление пользователей о доступности документа. Узнайте больше об условиях рабочего процесса.
6. В правом нижнем углу нажмите кнопку Сохранить. После этого Smartsheet будет автоматически создавать документы при соблюдении соответствующих условий.

Для автоматического создания документов также можно использовать шаблон рабочего процесса. Вместо того, чтобы создавать рабочий процесс с нуля, выберите шаблон Создать документ в случае изменений и следуйте инструкциям конструктора рабочих процессов.