Блоки и пути: как устроен автоматизированный рабочий процесс

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Создание автоматизированного рабочего процесса похоже на построение блок-схемы. Триггеры, условия и действия компонуются так, что каждый исходный блок связан с одним или несколькими последующими.

В конструкторе рабочих процессов выполните указанные ниже действия.

  1. Нажмите кнопку Добавить Кнопка «Добавить».  
  2. Укажите, что вы хотите добавить (условие, условный путь или действие). 

Схематически рабочий процесс можно представить так: изменение активирует рабочий процесс, и если строка соответствует заданным условиям, то выполняется указанное действие.

Подробные сведения о назначении элементов рабочего процесса см. в таблице ниже.

Элемент Назначение
Блок триггеров Конкретная дата и время, определённая периодичность или действия в таблице, которые активируют автоматизированный рабочий процесс. 
Блок условий Служит для фильтрации строк, которые включаются в действия рабочего процесса, относящиеся к одному пути.
Блок действий Тип автоматического действия (оповещение, утверждение, запрос и т. д.), которое должно быть выполнено в случае срабатывания триггера и удовлетворения условий. Подробные сведения о различных типах автоматических действий см. здесь.
Условный путь Линия, соединяющая блоки и представляющая путь, по которому пойдёт рабочий процесс при выполнении определённых условий. В рабочем процессе может быть один путь от триггера до действия или несколько путей, которые выбираются в зависимости от предыдущих условий.

Рекомендации по использованию автоматизированных рабочих процессов

При настройке рабочего процесса учитывайте приведённые ниже замечания.

  • Введите название рабочего процесса в левом верхнем углу конструктора рабочих процессов.
  • После настройки или изменения рабочего процесса обязательно сохраните его (нажмите кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу). В созданный рабочий процесс можно в любой момент внести дополнительные изменения.
  • Для таблицы можно создать до 150 рабочих процессов. 
  • В рабочем процессе может быть до 100 блоков. В их число входят блоки триггеров, условий и действий.
  • В рабочем процессе может быть до 30 блоков действий.
  • В блоках условий может быть до 20 условных утверждений (20 строк на блок). 
  • Ссылки на вложения, указанные в электронных письмах об автоматизированных рабочих процессах, действуют 14 дней.
  • Вы можете задать срабатывание триггера за час до выполнения действия. Таким образом можно минимизировать влияние технических сбоев на выполнение действия вовремя.
  • Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения, запись даты, назначение пользователей, изменение значения ячейки, очистка ячейки). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы. 
  • Чем активнее рабочие процессы, тем медленнее они будут выполняться. Чтобы повысить производительность, объединяйте рабочие процессы, которые должны запускаться вместе, и отключайте ненужные.
  • В отличие от формул, на выполнение рабочих процессов требуется несколько секунд. Рабочие процессы, связанные с электронными письмами, запросами на изменение и утверждение, перемещением строк в больших таблицах, а также старые рабочие процессы, которые давно не обновлялись, могут выполняться несколько минут.