Создание и отправка документов на подпись с помощью DocuSign

Применить к

Smartsheet
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Создавать и изменять сопоставления DocuSign в таблице могут владельцы и администраторы после входа в учётную запись DocuSign. Редакторы могут отправлять документы на подпись. Наблюдатели не могут создавать или изменять сопоставления, а также отправлять документы на подпись. 
 

В DocuSign вы должны иметь возможность создавать шаблоны и разрешать пользователям отправлять конверты. Узнайте больше о разрешениях DocuSign.

 

Интеграция с DocuSign позволяет создать схему сопоставления шаблона DocuSign с таблицей и использовать её для создания и отправки настраиваемых документов на подпись указанным получателям. Вы также можете автоматически синхронизировать данные DocuSign и Smartsheet и отслеживать ход работы над документами.

Чтобы создать сопоставление в DocuSign, выполните указанные ниже действия.

  • Вам потребуется доступ к учётной записи DocuSign.
  • Вам также понадобится шаблон заполняемого PDF-файла. 
  • Создайте шаблон DocuSign на основе заполняемого шаблона и назначьте пользователям роли. 

Сопоставление шаблонов DocuSign с таблицей

  1. Щёлкните правой кнопкой мыши нужную строку и выберите пункт Создать документы > Создать сопоставление для документов
  2. Нажмите кнопку Электронная подпись. Если вы ещё не вошли в учётную запись DocuSign, вам будет предложено это сделать.
  3. Выберите шаблон DocuSign для сопоставления. Узнайте больше о шаблонах DocuSign.
  4. Выберите столбцы, которые нужно сопоставить с ролями DocuSign. Для этого необходимы имена и адреса электронной почты всех пользователей, чьи подписи требуется получить. Вы можете использовать два поля с текстом или числом либо столбец контактов, в котором содержатся имя и адрес электронной почты.

  1. При необходимости можно включить отслеживание статуса в таблице и указать заголовок столбца отслеживания. Smartsheet автоматически добавит этот столбец в таблицу. Дополнительные сведения см. в статье Отслеживание статуса запросов на подпись через DocuSign.
  2. При необходимости можно включить синхронизацию данных и выбрать столбцы, которые требуется синхронизировать. Когда получатель с правом электронной подписи изменяет сопоставленные поля DocuSign, столбцы Smartsheet обновляются автоматически. 
  3. Проверьте конфигурацию. Наведите указатель мыши на нужный этап, нажмите кнопку Изменить и внесите необходимые изменения. Вы можете вернуться в мастер и изменить назначения ролей или включить отслеживание, но изменить шаблон или отключить отслеживание нельзя.
  4. Нажмите Готово. Откроется экран сопоставления столбцов.
  5. Перетащите имена столбцов таблицы из левой панели на поля DocuSign справа. Не беспокойтесь о полях подписи — вы уже настроили их в разделе "Назначение ролей".
    Чтобы просмотреть остальные страницы, используйте колесо прокрутки, а также кнопки перехода Далее и Назад.
  6. Нажмите "Сохранить" в верхней части экрана. Теперь вы можете в любой момент создать документ с помощью этой схемы сопоставления.

Создание документа для рассылки через DocuSign

  1. Перейдите к нужной схеме сопоставления.
  2. Нажмите кнопку Создать справа от имени схемы.
  3. Выберите один из указанных ниже вариантов.
    1. Выберите пункт Отправить с помощью DocuSign. Отправлены будут только те строки, которые вы выбрали в таблице до начала процесса сопоставления.
    2. Выберите Сохранить как черновик в DocuSign. Эта команда позволяет сохранять черновики документов учётной записи DocuSign.

Проверка статуса документа DocuSign

Если при создании сопоставления выбран параметр Включить отслеживание статуса, в таблицу будет добавлен новый столбец. В нём будет отображаться актуальный статус каждого документа с указанием ссылки на соответствующую страницу статуса в DocuSign. 

Когда документ будет оформлен, Smartsheet прикрепит его к соответствующей строке таблицы. 

Изменение сопоставления

  1. Наведите указатель мыши на сопоставление и выберите Изменить
  2. На экране перетаскивания сопоставлений можно добавлять, удалять и изменять столбцы, сопоставленные с шаблоном DocuSign.

Изменение назначений ролей в DocuSign

  1. На экране сопоставления нажмите кнопку Параметры.
  2. Внесите изменения и нажмите кнопку Готово, чтобы вернуться к сопоставлению.
  3. Нажмите кнопку Сохранить.

Отслеживание хода работы через электронную почту

Вы можете указывать участников рабочей группы и других пользователей без права подписи в поле "Копия", чтобы они получали оповещения об изменениях в документе по электронной почте.

Кроме того, вы можете использовать сопоставленные данные Smartsheet для настройки темы и текста электронного письма с документом, отправляемым на подпись через DocuSign. Для этого нужно вставить в него заполнители (в двойных фигурных скобках) с именами столбцов в Smartsheet:

 {{имя}} {{фамилия}}