Применить к

Smartsheet
  • Enterprise

Дополнительные сведения о планах и их возможностях см. на странице «Расценки».

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Создавать и изменять сопоставления DocuSign в таблице могут владельцы и администраторы после входа в учётную запись DocuSign. Редакторы могут отправлять документы на подпись.
 

В DocuSign вы должны иметь возможность создавать шаблоны и разрешать пользователям отправлять конверты. Подробнее о разрешениях DocuSign см. здесь.

Проверьте, доступна ли эта функция на платформах Smartsheet Regions и Smartsheet Gov.

Создание и отправка документов на подпись с помощью DocuSign

Интеграция с DocuSign позволяет создать схему сопоставления шаблона DocuSign с таблицей и использовать её для создания и отправки настраиваемых документов на подпись указанным получателям. Вы также можете синхронизировать данные DocuSign и Smartsheet и отслеживать ход работы над документами.

PLANS

  • Smartsheet
  • Enterprise

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Права доступа

Создавать и изменять сопоставления DocuSign в таблице могут владельцы и администраторы после входа в учётную запись DocuSign. Редакторы могут отправлять документы на подпись.
 

В DocuSign вы должны иметь возможность создавать шаблоны и разрешать пользователям отправлять конверты. Подробнее о разрешениях DocuSign см. здесь.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Предварительные условия

  • Вам необходим доступ к учётной записи DocuSign.
  • Вам необходим шаблон заполняемого PDF-файла. 
  • У вас должен быть создан шаблон DocuSign с использованием заполняемого шаблона и назначены роли для пользователей. 

Сопоставление шаблонов DocuSign с таблицей

  1. Щёлкните правой кнопкой мыши одну или несколько строк, с которыми нужно работать.
  2. Выберите Создать документы. Может появиться запрос на вход в построитель документов.
  3. На странице Схема сопоставления выберите Создать сопоставление для документов.
  4. В открывшемся диалоговом окне выберите Электронная подпись. 
  5. Нажмите Далее.
  6. Если вы ещё не вошли в DocuSign, выберите Вход в DocuSign.
  7. Следуйте инструкциям по выполнению входа.
  8. Выберите шаблон DocuSign для сопоставления. Подробнее о шаблонах DocuSign.
  9. Выберите столбцы для сопоставления с ролями DocuSign.
    • Необходимы имена и адреса электронной почты всех пользователей, которые будут подписывать документ. Вы можете использовать два текстовых или числовых поля либо столбец контактов, который содержит имя и адрес электронной почты.

      Docusign roles for Smartsheet
  10. При необходимости включите отслеживание статуса в таблице. Введите имя для столбца отслеживания.
    • После этого Smartsheet добавит столбец отслеживания в таблицу.
  11. При необходимости включите синхронизацию данных. Выберите столбцы, которые следует синхронизировать. 
    • Когда получатель с правом электронной подписи изменяет соответствующие поля DocuSign, столбцы Smartsheet обновляются автоматически. 
  12. Проверьте конфигурацию.
    • Вы можете вернуться в мастер и изменить назначения ролей или включить отслеживание, но изменить шаблон или отключить отслеживание нельзя.Для доступа к кнопке Изменить, наведите указатель мыши на нужный этап. Затем внесите необходимые изменения.
  13. Нажмите Готово. 
  14. Перетащите имена столбцов таблицы в поля DocuSign. Не беспокойтесь о полях подписи: вы уже настроили их в разделе Назначение ролей. Для параметра Manage PDF form field data (Управление данными полей PDF-формы) необходимо установить значение Assign to: Placeholder (Назначить: Заполнитель). Если этого не сделать, вы не сможете перетаскивать поля построителя документов в Smartsheet.
  15. В верхней части экрана нажмите Сохранить.

Теперь вы можете в любой момент создать документ с помощью этой схемы сопоставления. 

Создание документа для рассылки через DocuSign

  1. Перейдите к нужной схеме сопоставления. 
  2. Нажмите кнопку Создать справа от имени сопоставления.
  3. Выберите один из указанных ниже вариантов.
    • Отправить с помощью DocuSign. Будут отправлены строки, которые вы выбрали в таблице до начала процесса сопоставления.
    • Сохранить как черновик в DocuSign. Черновики документов будут сохранены в учётной записи DocuSign. 

Просмотр статуса документа DocuSign

Если при создании сопоставления было включено отслеживание статуса, в таблицу будет добавлен новый столбец. В нём будет отображаться актуальный статус каждого документа со ссылкой на соответствующую страницу статуса в DocuSign.

После завершения работы над документом Smartsheet прикрепит его к нужной строке таблицы.

Изменение сопоставления

  1. Наведите указатель мыши на сопоставление.
  2. Нажмите Изменить. 
  3. На экране сопоставления можно добавлять, удалять и изменять столбцы, сопоставленные с шаблоном DocuSign.

Изменение назначений ролей в DocuSign

  1. На экране сопоставления нажмите кнопку Параметры. 
  2. Измените назначение ролей по своему усмотрению. 
  3. Чтобы вернуться к сопоставление, нажмите Готово. 
  4. Нажмите кнопку Сохранить.

Отслеживание хода работы через электронную почту

Вы можете указывать участников рабочей группы и других пользователей без права подписи в поле "Копия", чтобы они получали оповещения об изменениях в документе по электронной почте.

Кроме того, можно настроить использование сопоставленных данных из Smartsheet в теме и тексте письма при отправке документа на электронную подпись посредством интеграции с DocuSign. Для указания имён столбцов Smartsheet в электронном письме используйте заполнители {{ }} следующим образом:

 {{имя}} {{фамилия}}

 

Эта функция доступна только для варианта "Отправить через DocuSign" и пока не работает для варианта "Сохранить как черновик в DocuSign"

 

Вам помогла эта статья?
ДаНет