Применить к
- Enterprise
- Business
Возможности
Кому доступна эта возможность?
Изменять назначения в Resource Management могут администраторы ресурсов, редакторы портфеля и создатели графика пользователей. Владельцы, администраторы и редакторы таблиц могут изменять назначения в Smartsheet.
Синхронизация назначений Resource Management с платформой Smartsheet
Назначения, изменённые непосредственно в Resource Management, автоматически обновляются в соответствующих строках таблицы в Smartsheet.Кроме того, некоторые изменения, сделанные в Smartsheet, автоматически синхронизируются с Resource Management.
Данная статья касается только тех пользователей, у которых есть учётные записи и Resource Management, и Smartsheet.
Начало работы
Убедитесь, что для вашей организации настроены панель Resource Management и интеграция на уровне учётной записи.
Чтобы активировать синхронизацию назначений для проектов, подключённых до марта 2021 г., выполните описанные ниже действия.
- Откройте таблицу, а затем откройте панель Resource Management.
- Обратите внимание на название проекта в верхней части панели.
- Выберите меню с многоточием в верхней части панели и нажмите Отключить проект Resource Management.
- На следующем экране выберите пункт Существующий проект Resource Management.
- Найдите ранее подключённый проект Resource Management и выберите его.
- Выберите Подключить проект. Теперь таблица будет синхронизироваться с Resource Management.
Обновление назначений в Resource Management
Изменения в назначения можно вносить непосредственно в Resource Management; они будут автоматически применяться к подключённой таблице. Изменения описания рабочих элементов, исполнителей, дат и распределения, сделанные с помощью Resource Management, могут синхронизироваться со Smartsheet. Это происходит автоматически; дополнительных действий или подтверждения не требуется.
Вносить такие изменения может любой пользователь Resource Management с правами на изменение. Пользователям Resource Management не требуется доступ к подключённой таблице. В журнале действий таблицы будет указано, что изменения были внесены службой синхронизации Resource Management.
Назначения на этапы пока не поддерживаются. Кроме того, во многих случаях синхронизация может быть недоступна. Подробные сведения см. в таблицах поддерживаемых и неподдерживаемых действий ниже.
Обновление назначений в Smartsheet
Внесите изменения и сохраните таблицу. Возможно, вам потребуется обновить страницу, чтобы просмотреть изменения.
Как работает синхронизация назначений
Синхронизация назначений применяется только к таблицам, подключённым к Resource Management с помощью панели Resource Management. Назначения, изменённые в Resource Management, обрабатываются и, если это разрешено, применяются к подключённой таблице.
Хотите просмотреть историю изменений? Откройте журнал действий.
Ниже описан процесс синхронизации на практическом примере.
- Создайте таблицу проекта в Smartsheet.
- Подключите её к плану распределения ресурсов в Resource Management, используя панель Resource Management.
- Создайте назначения в таблице проекта, используя заполнители.
- Сохраните таблицу. Назначения заполнителей будут синхронизированы с Resource Management.
- Переназначьте задачи в Resource Management: назначьте конкретных сотрудников вместо заполнителей. Поля "Исполнитель" в таблице будут автоматически обновлены: в них появятся данные о сотрудниках, которым были переназначены задачи.
Если изменение не разрешено таблицей (например, запрещено изменение дат назначения в родительской строке), оно не будет применено. В этом примере в таблице должны быть обновлены даты дочерних строк, чтобы они соответствовали новым датам назначения в Resource Management.
В таблице ниже объясняется, как изменения, произведённые в Resource Management, отображаются в Smartsheet.
| Изменения, произведённые в Resource Management | Что происходит в Smartsheet |
|---|---|
| Переназначение задачи от одного пользователя или заполнителя другому пользователю или заполнителю | В таблице обновляется значение поля "Исполнитель" |
| Изменение значения или типа распределения | Распределение преобразуется в эквивалентный процент (при использовании других типов распределения в Resource Management) и обновляется в таблице |
| Изменение дат | В таблице обновляются даты |
| Обновление описания рабочего элемента (добавление, изменение или удаление) | Текст в основном поле обновляется |
| Переназначение в строке с несколькими назначениями | В строке обновляется информация о переназначенном пользователе, остальные поля не изменяются. |
| Изменение распределения в строке с несколькими назначениями | Информация о распределении обновляется в строке, а затем применяется ко всем пользователям, которым назначена эта строка*. |
| Изменение даты в строке с несколькими назначениями | Информация о датах обновляется в строке, а затем применяется ко всем пользователям, которым назначена эта строка*. |
| Обновление описания рабочего элемента в строке с несколькими назначениями | Обновляется текст в основном поле, затем изменение применяется ко всем пользователям, которым назначена эта строка*. |
| Создание нового назначения | В конце таблицы будет добавлена новая строка со сведениями о назначении. |
| Удаление назначения | Исполнитель удаляется из строки, но строка и связанные с ней сведения остаются в таблице. |
Разделение назначения
| Первая часть назначения обновляет дату окончания для соответствующей строки таблицы. Вторая часть назначения создаёт новую строку в нижней части таблицы. |
| Повтор назначения | Дополнительные назначения создают новые строки в нижней части таблицы. |
| Удаление пересекающихся назначений | При удалении назначений в Resource Management исполнители удаляются из соответствующих строк в таблицах. |
| Изменение значений назначения в таблице с заблокированными строками, столбцами или формулами | Будут обновлены значения ячеек, которые могут быть изменены администратором таблицы. Учтите, что при этом могут быть удалены формулы, содержащиеся в ячейке |
Неподдерживаемые действия
Иногда изменения, внесённые в Resource Management, могут не отображаться в подключённой таблице. Это может быть связано с блокировкой полей, иерархией проекта или зависимостями.
При возникновении проблем с синхронизацией оповещения не появляются (см. Сведения о предупреждениях об ошибках синхронизации). В этой таблице перечислены типичные ситуации, когда при внесении изменений в Resource Management может не произойти обновление связанной таблицы.
| Изменения, произведённые в Resource Management | Ошибка синхронизации в Smartsheet |
|---|---|
| Изменение дат пользователя, которому назначена родительская строка | В Smartsheet запрещено изменять даты в родительских строках. |
| Изменение сведений о распределении пользователя, которому назначена родительская строка | Запрещено изменять сведения о распределении для родительских строк в Smartsheet. |
| Изменение даты начала назначения пользователя, которому назначена зависимая строка | Запрещено изменять даты начала для строк с предшественниками. |
| Переназначение рабочего элемента пользователю, которого нет в Smartsheet или который не управляется учётной записью Smartsheet | Таблица Resource Management будет обновлена (в ней появится адрес электронной почты пользователя), но этот пользователь не будет распознан панелью Resource Management. |
| Изменение назначения с несколькими пользователями (замена пользователя заполнителем) | Строки в Smartsheet не поддерживают сочетание именованных пользователей и заполнителей. Обновление не будет выполнено, и в таблице по-прежнему будет отображаться существующий пользователь. |
| Изменение распределения для назначения, если для расчёта распределения в столбце таблицы используется формула | Запрещено изменять ячейки с формулой в столбце. |
| Создание назначения на уровне этапа или создание копии назначения в рамках этапа | В настоящее время интеграция с панелью Resource Management не поддерживает работу с этапами проекта. Новое назначение не появится на панели и не будет добавлено в таблицу. |
| Удаление исполнителя из назначения с сохранением не назначенного никому рабочего элемента в Resource Management | Информация о пользователе будет удалена из строки в Smartsheet; связь между рабочим элементом в Resource Management и Smartsheet также будет удалена. Последующие изменения назначений будут рассматриваться так, как если бы это были отдельные назначения. |
| Изменение статуса рабочего элемента | В настоящее время статус рабочего элемента не синхронизируется с данными в таблице. |
| Изменение заметок или подзадач | В настоящее время заметки и подзадачи не синхронизируются с данными в таблице. |
| Отслеживание времени в рамках назначения | Можно отслеживать время в рамках проектов, этапов и категорий, однако отслеживание времени в рамках назначений в настоящее время не поддерживается |
| Добавление пользовательской информации | Поля, синхронизуемые с помощью панели, являются основными для этой строки наряду с полями, содержащими сведения об исполнителях, распределении и датах. Возможность вносить другие данные в настоящее время отсутствует. |
| Управление распределением ресурсов в рамках этапа проекта | В настоящее время Smartsheet не поддерживает работу с этапами проектов Resource Management. |