Автоматические уведомления, отправленные через Smartsheet

Например, вы создали рабочий процесс для активации уведомлений, когда кто-то изменяет принадлежащую вам таблицу. Приложение Smartsheet будет отправлять вам уведомления по электронной почте каждый раз, когда кто-то будет вносить изменения в вашу таблицу. 

Ниже перечислены типы уведомлений, которые вы будете получать по электронной почте:

• запросы на изменение,
• запросы на утверждение,
• напоминания.

Поля сообщения с уведомлением

Ниже описаны поля, содержащиеся в каждом электронном письме с уведомлением.

• Имя отправителя. Это пользователь, активировавший уведомление, или хост. Однако адрес электронной почты, который отображается здесь, — automation@org.smartsheet.com.
• Имя для ответа. Вы увидите как имя пользователя, активировавшего уведомление, так и его фактический адрес электронной почты.
• Адрес электронной почты для ответа. В этом поле вы увидите только адрес электронной почты пользователя.

Иногда владельцы таблиц будут отображаться в качестве отправителей уведомлений.

Обычно в сообщении указывается имя пользователя, активировавшего уведомление, но иногда в качестве отправителя указывается имя владельца таблицы. Это происходит, когда электронное уведомление содержит следующее:

• уведомление, активированное при внесении изменений несколькими пользователями;
• напоминание (уведомление на основе времени);
• запрос на изменение;
• запрос утверждения.

Чтобы узнать имя владельца таблицы, откройте её в Smartsheet и выберите Файл > Свойства.

Система удаляет внешние URL-адреса и заменяет их сообщением [Внешняя ссылка удалена] в письмах, приходящих с бесплатных, нелицензированных или пробных учётных записей.  

Рекомендации по использованию уведомлений

Следите за актуальностью владельцев таблиц

Убедитесь, что отправляете уведомления именно тем пользователям, которые должны их получать. При смене роли или уходе из команды владелец таблицы может передать права владения пользователю, который в дальнейшем будет выполнять его задачи. 

Рассмотрите возможность использования служебной учётной записи для владельца таблицы

Служебная учётная запись настраивается специалистами ИТ-отдела. Чтобы такая учётная запись могла владеть таблицами, у неё должна быть лицензия Smartsheet.

Используйте служебную учётную запись, если вам нужно, чтобы владельцем таблицы был не один человек, или если важно сохранять анонимность пользователей.

Создайте правило для папки "Входящие" для электронных уведомлений от Smartsheet

Если вы владелец таблицы, рассмотрите возможность создания правила, которое будет помещать все уведомления Smartsheet в одну папку. Это упростит поиск запросов изменения и утверждения, а также других автоматических уведомлений. 

Используйте Центр уведомлений

Автоматические уведомления можно также проверить в Центре уведомлений. При использовании Центра уведомлений вам не придётся переходить из приложения Smartsheet в папку входящих сообщений, чтобы проверить наличие новых уведомлений. 

Настройте способ получения уведомлений

Уведомления появляются в следующих каналах:

• электронная почта,
• мобильные push-уведомления,
• приложение для обмена сообщениями.

Настройте способ получения уведомлений: по всем этим каналам или через один-два из них.