Используйте автоматические уведомления, чтобы получать запросы изменения и утверждения, а также напоминания по электронной почте каждый раз, когда определённое действие запускает рабочий процесс.
USM Content
Для создания рабочих процессов необходимо быть лицензированным пользователем с правами владельца, администратора или редактора таблицы. Пользователи с правами редактора могут создавать, изменять или удалять только те оповещения и напоминания, получателями которых они являются. Подробнее о разрешениях для рабочих процессов.
Например, вы создали рабочий процесс для активации уведомлений, когда кто-то изменяет принадлежащую вам таблицу. Приложение Smartsheet будет отправлять вам уведомления по электронной почте каждый раз, когда кто-то будет вносить изменения в вашу таблицу.
Ниже перечислены типы уведомлений, которые вы будете получать по электронной почте:
Поля сообщения с уведомлением
Ниже описаны поля, содержащиеся в каждом электронном письме с уведомлением.
- Имя отправителя. Это пользователь, активировавший уведомление, или хост. However, the email you see is automation@app.smartsheet.com.
- Имя для ответа. Вы увидите как имя пользователя, активировавшего уведомление, так и его фактический адрес электронной почты.
- Адрес электронной почты для ответа. В этом поле вы увидите только адрес электронной почты пользователя.
Обычно в сообщении указывается имя пользователя, активировавшего уведомление, но иногда в качестве отправителя указывается имя владельца таблицы. Это происходит, когда электронное уведомление содержит следующее:
- уведомление, активированное при внесении изменений несколькими пользователями;
- напоминание (уведомление на основе времени);
- запрос на изменение;
- запрос утверждения.
You can configure how you want to receive alerts.
Чтобы узнать имя владельца таблицы, откройте её в Smartsheet и выберите Файл > Свойства.
Система удаляет внешние URL-адреса и заменяет их сообщением [Внешняя ссылка удалена] в письмах, приходящих с бесплатных, нелицензированных или пробных учётных записей.
Рекомендации по использованию уведомлений
Следите за актуальностью владельцев таблиц
Убедитесь, что отправляете уведомления именно тем пользователям, которые должны их получать. При смене роли или уходе из команды владелец таблицы может передать права владения пользователю, который в дальнейшем будет выполнять его задачи.
Use a service account
Используйте служебную учётную запись, если вам нужно, чтобы владельцем таблицы был не один человек, или если важно сохранять анонимность пользователей. Служебная учётная запись настраивается специалистами ИТ-отдела.
Создайте правило для папки "Входящие" для электронных уведомлений от Smartsheet
Если вы владелец таблицы, рассмотрите возможность создания правила, которое будет помещать все уведомления Smartsheet в одну папку. Это упростит поиск запросов изменения и утверждения, а также других автоматических уведомлений.
Используйте Центр уведомлений
При использовании Центра уведомлений вам не придётся переходить из приложения Smartsheet в папку входящих сообщений, чтобы проверить наличие новых уведомлений.