Общие сведения об автоматических уведомлениях, рассылаемых через Smartsheet

Автоматическое уведомление — одно из действий, которые можно активировать с помощью рабочих процессов. Например, вы создали рабочий процесс для активации уведомлений, когда кто-то изменяет принадлежащую вам таблицу. Приложение Smartsheet будет отправлять вам уведомления по электронной почте каждый раз, когда кто-то будет вносить изменения в вашу таблицу. 

Ниже перечислены типы уведомлений, которые вы будете получать по электронной почте:

• запросы на изменение,
• запросы на утверждение,
• напоминания.

Поля сообщения с уведомлением

Ниже описаны поля, содержащиеся в каждом электронном письме с уведомлением.

• Имя отправителя: это поле содержит имя пользователя, активировавшего уведомление. Однако адрес электронной почты, который отображается здесь, — automation@app.smartsheet.com.
• Имя для ответа: вы увидите как имя пользователя, активировавшего уведомление, так и его фактический адрес электронной почты.
• Адрес электронной почты для ответа: в этом поле вы увидите только адрес электронной почты пользователя.

Иногда владельцы таблиц будут отображаться в качестве отправителей уведомлений.

Как правило, в сообщении будет отображаться имя пользователя, активировавшего уведомление. 

Однако в некоторых случаях в качестве отправителя будет указываться имя владельца таблицы. Владелец таблицы будет отображаться в качестве отправителя, когда электронное уведомление содержит следующее:

• уведомление, активированное при внесении изменений в вашу таблицу несколькими пользователями;
• напоминание (уведомление на основе времени);
• запрос на изменение;
• запрос на утверждение.

Чтобы узнать, кто является владельцем таблицы, откройте таблицу в Smartsheet. Затем выберите Файл > Свойства.

В следующем примере Пол Финли (Paul Finley) является либо пользователем, который активировал уведомление, либо владельцем таблицы. Его имя отображается в полях Имя отправителя и Имя для ответа. Кроме того, его адрес электронной почты используется в качестве адреса электронной почты для ответа.

Рекомендации по использованию уведомлений

Следите за актуальностью владельцев таблиц

Следите за тем, чтобы имена в электронных уведомлениях имели смысл в контексте вашей работы. При смене роли или уходе из рабочей группы владелец таблицы может передать права владения пользователю, способному взять на себя задачи, управление которыми осуществляется в таблице. 

Рассмотрите возможность использования служебной учётной записи для владельца таблицы

Служебная учётная запись настраивается специалистами ИТ-отдела. Чтобы такая учётная запись могла владеть таблицами, у неё должна быть лицензия Smartsheet.

Сделайте это, если 

• нет смысла назначать владельцем таблицы единственного пользователя или 
• важна степень анонимности.

Создайте правило для папки "Входящие" для электронных уведомлений от Smartsheet

В электронном почтовом ящике всегда есть множество писем, которые создают визуальный беспорядок. Чтобы сгруппировать сообщения, можно создать правило для папки "Входящие". Если вы владелец таблицы, рассмотрите возможность создания правила, которое будет помещать все уведомления Smartsheet в одну папку. Это упростит поиск запросов на изменение или утверждение, а также других автоматических уведомлений. 

Создание правил будет зависеть от приложения электронной почты, которое вы используете, например Gmail или Microsoft Outlook.

Используйте Центр уведомлений

Автоматические уведомления можно также проверить в Центре уведомлений. При использовании Центра уведомлений вам не придётся переходить из приложения Smartsheet в папку входящих сообщений, чтобы проверить наличие новых уведомлений. 

Узнайте больше об использовании Центра уведомлений. 

Настройте способ получения уведомлений

Уведомления появляются в следующих каналах:

• электронная почта,
• мобильные push-уведомления,
• приложение для обмена сообщениями.

Вы можете получать уведомления по всем этим каналам или выбрать один-два из них.

Узнайте больше о том, как настроить получение уведомлений.