Замена лицензированного пользователя, когда все лицензии распределены

Если все лицензии учётной записи распределены, для удаления лицензированного пользователя и передачи его элементов другому участнику необходимо выполнить ряд действий. Следуйте приведённым ниже инструкциям.

В рамках этой процедуры элементы Smartsheet, принадлежавшие удаляемому пользователю, временно будут доступны только для чтения. Все пользователи учётной записи должны быть готовы к тому, что в течение короткого времени элементы будут отображаться без возможности внесения изменений. Их снова можно будет редактировать, когда все приведённые ниже действия будут выполнены.

Передача элементов новому пользователю

Чтобы предоставить новому пользователю все необходимые возможности для получения контроля над передаваемыми элементами, выполните указанные ниже действия.

Шаг 1. Добавление нового пользователя без лицензии

Сначала необходимо добавить нового пользователя в учётную запись. Внесите его как нелицензированного пользователя, лицензию он получит позже.

1. Войдите в Smartsheet и щёлкните значок своего профиля (в правом верхнем углу окна Smartsheet).

2. Выберите "Управление пользователями" и нажмите кнопку "Добавить пользователя".

3. В открывшемся окне добавления пользователя укажите адрес электронной почты нового участника.
   
   ВНИМАНИЕ! Флажок "Лицензированный пользователь" должен быть снят. Пользователь получит лицензию позже.

4. Нажмите кнопку ОК.

Пользователь получит по электронной почте приглашение присоединиться к вашей учётной записи. После того как он примет приглашение, можно переходить к шагу 2.

Шаг 2. Удаление предыдущей лицензии без удаления пользователя

После того как новый нелицензированный пользователь примет приглашение, необходимо удалить лицензию (пока что только её) у заменяемого пользователя.

ВНИМАНИЕ!

• При удалении лицензии появится подсказка о необходимости передать таблицы другому пользователю. Это действие будет выполнено позже.

• До завершения процедуры все элементы временно станут доступными только для чтения.

В окне "Управление пользователями":

1. Найдите пользователя, которого требуется удалить, но пока не удаляйте.

2. Щёлкните его адрес электронной почты правой кнопкой мыши и выберите пункт "Изменить пользователя".

3. Снимите флажки "Лицензированный пользователь" и "Передать владение элементами Smartsheet" и нажмите кнопку ОК.

На данном этапе не следует передавать элементы Smartsheet или удалять пользователя, это произойдёт позже. Таким образом, вы освободили лицензию для передачи её новому пользователю.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если у пользователя были права администратора группы, необходимо передать группы, которыми он владел, другому пользователю. На этом этапе можно передать группы любому системному администратору или администратору группы.

Шаг 3. Предоставление лицензии новому пользователю

Теперь у вас есть свободная лицензия, и её можно передать новому пользователю учётной записи.

В окне «Управление пользователями»:

1. Найдите пользователя, добавленного вами в учётную запись.

2. Щёлкните его адрес электронной почты правой кнопкой мыши и выберите пункт "Изменить пользователя".

3. Установите флажок "Лицензированный пользователь" и нажмите кнопку ОК.

Благодаря лицензии новый пользователь сможет стать владельцем таблиц, принадлежавших удаляемому пользователю.

Шаг 4. Передача владения всеми элементами Smartsheet новому пользователю

Теперь новому пользователю можно передать элементы Smartsheet.

ВНИМАНИЕ! Если старый пользователь владел элементами в рабочем пространстве, для которого у него были права администратора, но не владельца, то эти элементы автоматически будут удалены из рабочего пространства, а доступ к ним будет предоставлен соавторам рабочего пространства на уровне элементов. Чтобы избежать этого, перед продолжением предоставьте новому пользователю права администратора на доступ к таким рабочим пространствам.

В окне «Управление пользователями»:

1. Щёлкните правой кнопкой мыши адрес электронной почты пользователя, удаляемого из учётной записи.

2. Выберите «Другие действия» > «Передать владение элементами другому пользователю».

3. Найдите и выберите нового пользователя, а затем нажмите кнопку ОК.

Все элементы будут переданы новому владельцу. После этого шага элементы снова будут доступны для внесения изменений.

Шаг 5. Передача новому пользователю других элементов и завершение процедуры

Чтобы новый пользователь мог приступить к работе, вам нужно загрузить отчёт о доступе к таблицам и предоставить этому участнику доступ ко всем элементам, к которым раньше был доступ у пользователя, удаляемого из учётной записи.

В окне «Управление пользователями»:

1. Выберите «Другие действия» > «Загрузить отчёт о доступе к таблице (CSV)».
   
   Отчёт о доступе к таблицам будет загружен на компьютер в виде CSV-файла.

2. Откройте отчёт о доступе к таблицам в Excel и отфильтруйте его по адресу электронной почты удаляемого пользователя.

3. Отчёт о доступе к таблицам также содержит адреса электронной почты владельцев таблиц. Необходимо связаться с ними и попросить их предоставить доступ к таблицам новому пользователю учётной записи, указав его адрес электронной почты.

Новый пользователь может приступать к работе. Теперь вы можете удалить предыдущего пользователя из учётной записи (если это необходимо). Дополнительные сведения см. в статье Управление пользователями в планах "Корпоративный" или "Бизнес".