Управление пользователями в плане для нескольких пользователей

Системный администратор может управлять пользователями, связанными с его учётной записью. Например, он может: 

Чтобы перейти к управлению пользователями, откройте форму «Управление пользователями». Для этого выберите пункты Учётная запись > Управление пользователями или щёлкните здесь.

Форма администрирования учётной записи

Обратите внимание: эта функция недоступна в планах для одного пользователя. Не знаете, какой у вас план? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.


Добавление пользователей

Каждый системный администратор может приглашать пользователей в учётную запись для управления их доступом к приложению Smartsheet. Системный администратор может пригласить и объединить в своей учётной записи людей, которые ещё не использовали приложение Smartsheet, людей с имеющимися учётными записями, владельцев планов Smartsheet, а также системных администраторов планов «Бизнес» (или устаревших планов, таких как «Расширенный» и «Для рабочих групп»).

ВАЖНО! Если приглашённый пользователь уже относится к другой учётной записи Smartsheet, её системный администратор должен сначала удалить такого пользователя из неё, чтобы вы могли пригласить его в свою учётную запись.

Добавление пользователей по одному 

  1. Откройте форму «Управление пользователями», выбрав Учётная запись > Управление пользователями или щёлкнув здесь.
  2. Нажмите кнопку Добавить пользователя.
  3. Введите основной или дополнительный адрес электронной почты пользователя (обязательно) и его имя (по желанию).
  4. Укажите тип пользователя: лицензированный пользователь (создатель или владелец таблицы), наблюдатель и (или) системный администратор.

    Узнайте больше о типах пользователей Smartsheet.

    Обратите внимание: администратор системы может не быть лицензированным пользователем, однако наблюдателем ресурсов или администратором групп может стать только лицензированный пользователь.
     
  5. Нажмите кнопку ОК.

Пользователь получит сообщение электронной почты с подтверждением. Чтобы стать участником учётной записи с планом «Для рабочих групп» или «Корпоративный», ему необходимо нажать в сообщении кнопку Принимаю.

Добавление нескольких пользователей одновременно

Чтобы добавить сразу нескольких пользователей, сначала необходимо создать CSV-файл с именами и адресами электронной почты, которые нужно использовать. После этого можно будет импортировать список с помощью формы «Управление пользователями».

  1. Создайте CSV-файл, содержащий имена, фамилии и адреса электронной почты пользователей, которых нужно добавить. 

    Убедитесь, что в первой строке CSV-файла содержатся следующие значения:
    «Имя», «Фамилия», «Эл. почта»

    Под именами столбцов укажите имена и адреса электронной почты (здесь можно использовать только основные адреса) членов рабочей группы, которых нужно добавить в учётную запись.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если CSV-файл содержит адреса электронной почты пользователей вашего плана, они не будут добавлены повторно.
     
  2. Откройте форму «Управление пользователями», выбрав Учётная запись > Управление пользователями или щёлкнув здесь.
  3. В форме Управление пользователями нажмите кнопку Импортировать новых пользователей.
  4. Нажмите кнопку Выбрать и перейдите к CSV-файлу на компьютере.
  5. Выберите роли для импортируемых пользователей.

    Это могут быть лицензированные пользователи, администраторы системы, администраторы групп и (или) наблюдатели ресурсов (подробнее о типах пользователей Smartsheet). Все перечисленные в CSV-файле пользователи наследуют выбранные роли. При необходимости можно будет изменить роли отдельных пользователей после их добавления в учётную запись.
     
  6. Нажмите кнопку Импорт.

На все адреса, указанные в CSV-файле, будет немедленно отправлено сообщение с подтверждением. Для объединения с учётной записью с планом «Для рабочих групп» или «Корпоративный» получателям нужно нажать кнопку Принять.

ПРИМЕЧАНИЕ. Таблицы, созданные пользователем или предоставленные ему для совместного использования, будут ему доступны и после присоединения к вашей учётной записи.

После добавления пользователей в учётную запись все пользователи, указанные на экране «Управление пользователями» (включая вас), смогут назначать строки задач пользователю из столбца со списком контактов.

Приглашённые вами лицензированные пользователи наследуют ваши параметры цветового оформления и логотип в своей учётной записи Smartsheet, если ранее не настроили собственное фирменное оформление в приложении Smartsheet. Это позволяет обеспечить единообразие фирменного оформления таблиц.

СОВЕТ. По умолчанию на экране отображается список ВСЕХ участников рабочей группы. Его можно отфильтровать по типу пользователей (лицензированные, не лицензированные, администраторы, не администраторы, наблюдатели и т. д.) с помощью раскрывающегося списка в верхней части экрана. Чтобы найти пользователя по имени или адресу электронной почты, введите текст в соответствующем поле.

К началу  


Объединение платных учётных записей

Чтобы объединить две учётные записи, системному администратору необходимо выполнить указанные выше действия. Это позволит пригласить в план владельца учётной записи (устаревший план «Стандарт» или «Расширенный») или системного администратора (устаревший план «Для рабочих групп» или «Бизнес») с платной подпиской. После этого два плана будут объединены.

ПРИМЕЧАНИЕ. Присылать приглашения системным администраторам с планом «Корпоративный» или пользователям учётной записи без прав системного администратора нельзя (за помощью при объединении планов «Корпоративный» обратитесь в наш отдел сбыта).

Если владелец или системный администратор примет приглашение, произойдёт то, что описано ниже.

  • Его учётная запись будет поглощена вашей, и её параметры будут перезаписаны параметрами вашей учётной записи.
  • В ваш план будут добавлены все пользователи, настроенные для приглашённой учётной записи.

    ПРИМЕЧАНИЕ. У вас должно быть достаточное количество лицензий для пользователей в приглашённой рабочей группе. Если у вас нет достаточного количества лицензий для пользователей в приглашённом плане, Smartsheet уведомит вас и вы сможете повысить уровень своей учётной записи, чтобы получить дополнительные лицензии. После этого вы сможете повторно отправить приглашение.

Приглашаемому системному администратору можно предоставить доступ с правами системного администратора.

Дополнительные сведения об изменении прав доступа приглашённой рабочей группы см. в статье Присоединение учётной записи с планом «Для рабочих групп», «Бизнес» или «Корпоративный».

ВАЖНО! Если вы приглашаете в свой план пользователя с планом, содержащим более широкие возможности (например, приглашаете системного администратора с планом «Бизнес» в свой устаревший план «Для рабочих групп»), для его учётной записи будут доступны только возможности вашего плана.

Дополнительные сведения о возможностях каждого плана см. на странице Расценки на сайте Smartsheet.


Редактирование свойств существующих учётных записей пользователей

Системный администратор может изменять определённые атрибуты для пользователей в своей учётной записи, тем самым определяя возможности пользователей.  Например, он может предоставлять и отзывать пользовательские лицензии, а также включать и отключать следующие типы пользователей:

  • системный администратор;
  • администратор группы;
  • наблюдатель ресурсов.

Вы можете вносить эти изменения по одному с помощью формы «Управление пользователями» или применять групповое обновление. При индивидуальном редактировании можно изменять не только указанные выше атрибуты, но и имена и фамилии пользователей, а также управлять их адресами электронной почты, используемыми для Smartsheet.

Редактирование свойств отдельно для каждого пользователя

Для редактирования атрибутов используется форма «Управление пользователями». Чтобы открыть форму «Управление пользователями», выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите Учётная запись > Управление пользователями (или щёлкните здесь).
  2. Щёлкните адрес электронной почты пользователя правой кнопкой мыши и выберите пункт Изменить пользователя.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если пользователь не принял приглашение для присоединения к учётной записи (в поле «Состояние» указано «Приглашён»), редактирование его имени и дополнительных адресов электронной почты будет недоступно. Эти свойства можно редактировать, только если пользователь принял приглашение на присоединение к учётной записи.

Групповое редактирование свойств пользователей

Чтобы изменить типы пользователей сразу для нескольких пользователей в вашем плане, используйте функцию «Групповое обновление пользователей». Для этого загрузите список пользователей в виде CSV-файла, отредактируйте значения в нём, а затем отправьте список назад в Smartsheet.

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот метод редактирования позволяет отзывать лицензии пользователей, при этом их таблицы становятся доступными только для чтения без уведомления соавторов. Возможно, вам потребуется передать таблицы пользователей после отзыва их лицензий. Для этого выполните действия, описанные в разделе Другие действия по управлению учётными записями пользователей в этой статье.

Массовое обновление пользователей

  1. Последовательно выберите пункты Учётная запись > Управление пользователями.
  2. Щёлкните Другие действия > Массовое обновление пользователей.

    массовое обновление пользователей


    Отобразится форма «Массовое обновление пользователей».
     
  3. Чтобы изменить атрибуты пользователей, выполните действия, указанные в окне массового обновления. Измените в CSV-файле значения, указав TRUE (истина), чтобы присвоить им соответствующий тип пользователей, или FALSE (ложь), чтобы отозвать этот тип.

    CSV-файл
     

ПРИМЕЧАНИЕ. С помощью функции массового обновления невозможно изменить тип пользователей, находящихся в состоянии приглашённых. Эти свойства можно редактировать, только если пользователь принял приглашение на присоединение к учётной записи.

К началу


Удаление пользователей

Системный администратор может удалить из учётной записи любого пользователя.

  1. Откройте форму «Управление пользователями», выбрав Учётная запись > Управление пользователями или щёлкнув здесь.

  2. Щёлкните адрес электронной почты пользователя правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить пользователя.

    Адрес электронной почты пользователя будет удалён из учётной записи. Пользователь по-прежнему сможет входить в Smartsheet в качестве соавтора с бесплатным доступом, но его учётная запись больше не будет связана с вашей.

  3. Необязательно: чтобы запретить пользователю доступ ко всем таблицам, которые принадлежат другим лицензированным пользователям в учётной записи, установите флажок Удалить пользователя с совместным доступом.

  4. (Необязательно) Если пользователю принадлежат таблицы, установите флажок Передать владение таблицами другому пользователю. Затем щёлкните ссылку выбрать нового владельца, чтобы выбрать пользователя, которому будут переданы таблицы. Все таблицы, которые не были переданы, будут заблокированы в режиме только для чтения и удалены через 90 дней.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если пользователь является администратором групп, данный параметр называется Передать владение таблицами и группами, а нового владельца можно выбрать из списка других администраторов групп учётной записи. Удалить такого пользователя можно только после передачи соответствующих групп другому владельцу.

  5. Нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ. Удалить из учётной записи самого себя нельзя, даже если вы являетесь системным администратором. Если вы системный администратор и хотите удалить себя из учётной записи, обратитесь к другому системному администратору (или назначьте системным администратором существующего пользователя). Он сможет удалить вас в соответствии с инструкциями выше.

К началу


Другие действия по управлению учётными записями пользователей

Индивидуальные пользователи

Чтобы получить доступ к дополнительным действиям по настройке учётных записей, щёлкните адрес электронной почты пользователя в форме правой кнопкой мыши или нажмите в верхней части экрана кнопку Другие действия. Среди прочих доступны указанные ниже действия.

  • Отправить сообщение с приглашением — повторная отправка пользователю приглашения со ссылкой.
  • Отправить сообщение для сброса пароля — создание ссылки для сброса пароля и её отправка на адрес электронной почты.
  • Загрузить отчёт о доступе пользователей к таблице — создание файла Excel со списком имён всех доступных пользователю таблиц.
  • Передать владение таблицами другому пользователю — передача таблиц другому лицензированному пользователю учётной записи.
  • Передать владение группами другому пользователю — передача владения группами другому администратору групп в учётной записи.
  • Удалить пользователя с совместным доступом — закрытие пользователю доступа ко всем таблицам, принадлежащим лицензированным пользователям в вашей учётной записи.
  • Просмотреть членство в группах — отображение списка групп, в которые входит пользователь.
  • Удалить из всех групп — удаление пользователя из всех групп, принадлежащих пользователям этой учётной записи. При удалении из группы пользователь также теряет доступ ко всем доступным этой группе таблицам.

Все учётные записи пользователей

Если в верхней части формы нажать кнопку Другие действия, становятся доступны действия по настройке всех учётных записей.

  • Загрузить отчёт о доступе к таблице — создание файла Excel, содержащего следующее: имена всех таблиц, которыми владеют лицензированные пользователи в учётной записи; имя рабочего пространства, в котором сохранены таблицы (если применимо); соавторы каждой таблицы; дата и время последнего изменения.
  • Запретить совместный доступ для адреса эл. почты — закрытие доступа ко всем таблицам, принадлежащим пользователям в вашей учётной записи, для указанного адреса электронной почты.
  • Загрузить список пользователей — создание файла Excel со списком всех членов (приглашённых и активных) учётной записи с указанием их дополнительных адресов электронной почты (при их наличии), назначенных им уровней доступа (администратор системы, администратор группы, наблюдатель ресурсов и т. д.), количества принадлежащих им таблиц и времени последнего входа в Smartsheet (в течение последних 6 месяцев).
     

ПРИМЕЧАНИЕ. Организации, в которых 200 или более пользователей, вместо этого получат сообщение электронной почты со ссылкой для загрузки отчёта о доступе к таблице.

К началу

Вам помогла эта статья?
ДаНет