Управление пользователями в планах "Корпоративный" или "Бизнес"

Применить к

Smartsheet
Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Системный администратор может управлять пользователями, связанными с его учётной записью. 

Системный администратор может управлять пользователями, связанными с его учётной записью. Например, он может: 

Чтобы приступить к управлению пользователями, откройте форму "Управление пользователями". Для этого выберите пункты Счёт > Управление пользователями.

Управление пользователями

 


Добавление пользователей

Приглашать пользователей в учётную запись для управления их доступом к приложению Smartsheet может любой системный администратор. Системный администратор может пригласить и объединить в своей учётной записи людей, которые ещё не использовали приложение Smartsheet, людей с имеющимися учётными записями, владельцев других планов Smartsheet, а также системных администраторов планов "Бизнес" (или устаревших планов, таких как "Расширенный" и "Для рабочих групп").

Управление пользователями

Если приглашённый пользователь уже относится к другой учётной записи Smartsheet, её системный администратор должен сначала удалить такого пользователя из неё, чтобы вы могли пригласить его в свою учётную запись.

Добавление пользователей по одному

  1. Откройте форму "Управление пользователями", выбрав пункты Счёт > Управление пользователями.
  2. Нажмите кнопку Добавить пользователя.
  3. Введите основной или дополнительный адрес электронной почты пользователя (обязательно) и его имя (по желанию).
  4. Укажите тип пользователя: лицензированный пользователь (создатель или владелец таблицы), наблюдатель ресурсов и (или) системный администратор.

    Узнайте больше о типах пользователей Smartsheet.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Системный администратор может не быть лицензированным пользователем, однако наблюдателем ресурсов или администратором группы может стать только лицензированный пользователь.
     
  5. Нажмите кнопку ОК.

Пользователь получит сообщение электронной почты с подтверждением. Чтобы стать участником учётной записи с планом "Для рабочих групп" или "Корпоративный", ему необходимо нажать в сообщении кнопку Принимаю.

Добавление нескольких пользователей одновременно

Чтобы добавить сразу нескольких пользователей, сначала необходимо создать CSV-файл с именами и адресами электронной почты, которые нужно использовать. Затем этот список можно импортировать с помощью формы "Управление пользователями".

  1. Создайте CSV-файл с именами, фамилиями и адресами электронной почты добавляемых пользователей. 

    Столбцы в CSV-файле должны называться First Name, Last Name и Email Address соответственно. Написание должно быть именно таким. В противном случае список импортируется неправильно.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если CSV-файл содержит адреса электронной почты пользователей вашего плана, они не будут добавлены повторно.
     

  2. Откройте форму "Управление пользователями", выбрав пункты Счёт > Управление пользователями.
  3. В форме Управление пользователями нажмите кнопку Импортировать новых пользователей.
  4. Нажмите кнопку Выбрать и перейдите к CSV-файлу на компьютере.
  5. Выберите роли для импортируемых пользователей.

    Они могут быть лицензированными пользователям, системными администраторами, администраторами групп и (или) наблюдателями ресурсов (подробнее о типах пользователей Smartsheet). Все перечисленные в CSV-файле пользователи наследуют выбранные роли. При необходимости можно будет изменить роли отдельных пользователей после их добавления в учётную запись.
     
  6. Нажмите кнопку Импорт.

На все адреса, указанные в CSV-файле, будет немедленно отправлено сообщение с подтверждением. Для объединения с учётной записью с планом "Для рабочих групп" или "Корпоративный" получателям нужно нажать кнопку Принять.

Таблицы, созданные пользователем или предоставленные ему для совместного использования, будут ему доступны даже после присоединения к вашей учётной записи.

После добавления пользователей в учётную запись любые пользователи, указанные на экране "Управление пользователями" (включая вас), смогут назначать строки задач пользователю из столбца со списком контактов.

Приглашённые вами лицензированные пользователи наследуют ваши параметры цветового оформления и логотип в своей учётной записи Smartsheet, если ранее не настроили собственное фирменное оформление в приложении Smartsheet. Это позволяет обеспечить единообразие фирменного оформления таблиц.

По умолчанию выводится список всех участников рабочей группы. Его можно отфильтровать по типу пользователей (лицензированные, не лицензированные, администраторы, не администраторы, наблюдатели ресурсов и т. д.) с помощью раскрывающегося списка в верхней части экрана. Чтобы найти пользователя по имени или адресу электронной почты, введите текст в соответствующем поле.

Ниже приведён пример CSV-файла.

Имя Фамилия Электронная почта
Мария Иванова mariya.ivanova@smartsheet.com
Владимир Петров vladimir.petrov@smartsheet.com
Иван Борисов ivan.borisov@smartsheet.com

Изменение свойств существующих учётных записей пользователей

Системный администратор может менять определённые атрибуты пользователей в учётной записи. От этого будут зависеть их возможности. Например, он может предоставлять и отзывать пользовательские лицензии, а также включать и отключать следующие типы пользователей:

  • системный администратор;
  • администратор группы;
  • наблюдатель ресурсов.

Вы можете вносить эти изменения по одному с помощью формы "Управление пользователями" или применять групповое обновление. При индивидуальном редактировании можно изменять не только указанные выше атрибуты, но и имена и фамилии пользователей, а также управлять их адресами электронной почты, используемыми для Smartsheet.

Изменение свойств отдельно для каждого пользователя

Для изменения атрибутов используется форма "Управление пользователями". Чтобы открыть её, выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните Счёт > Управление пользователями.
  2. Щёлкните адрес электронной почты пользователя правой кнопкой мыши и выберите пункт Изменить пользователя.

Если пользователь не принял приглашение для присоединения к учётной записи (в поле "Состояние" указано "Приглашён"), изменение его имени и дополнительных адресов электронной почты будет недоступно. Эти свойства можно изменять, только если пользователь принял приглашение на присоединение к учётной записи.

Изменение свойств нескольких пользователей

Чтобы изменить типы сразу нескольких пользователей в вашем плане, используйте функцию "Пакетное обновление пользователей". Для этого загрузите список пользователей в виде CSV-файла, измените значения в нём, а затем отправьте список назад в Smartsheet.

Этот метод позволяет отзывать лицензии пользователей. При этом их таблицы становятся доступными только для чтения без уведомления соавторов. Возможно, вам потребуется передать таблицы пользователей после отзыва их лицензий. Для этого выполните действия, описанные в разделе Другие действия по управлению учётными записями пользователей в этой статье.

Для пакетного обновления пользователей выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите пункты Счёт > Управление пользователями.
  2. Щёлкните Другие действия > Пакетное обновление пользователей.

    несколько пользователей


    Появится форма "Пакетное обновление пользователей".
     
  3. Чтобы изменить атрибуты пользователей, выполните действия, указанные в окне пакетного обновления. Измените значения в CSV-файле, указав TRUE (истина), чтобы присвоить соответствующий тип пользователям, или FALSE (ложь), чтобы отозвать этот тип.

    csv-файл
     

С помощью функции пакетного обновления невозможно изменить тип пользователей, находящихся в состоянии приглашённых . Эти свойства можно изменять, только если пользователь принял приглашение на присоединение к учётной записи.


Удаление пользователей

Системный администратор может удалить из учётной записи любого пользователя.

  1. Откройте форму "Управление пользователями", выбрав пункты Счёт > Управление пользователями.

  2. Щёлкните адрес электронной почты пользователя правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить пользователя.

    Адрес электронной почты пользователя будет удалён из учётной записи. Пользователь по-прежнему сможет входить в Smartsheet в качестве соавтора с бесплатным доступом, но его учётная запись больше не будет связана с вашей.

  3. (Необязательно) Чтобы запретить пользователю доступ ко всем таблицам, которые принадлежат другим лицензированным пользователям в учётной записи, установите флажок Удалить пользователя с совместным доступом.

  4. (Необязательно) Если пользователю принадлежат таблицы, установите флажок Передать владение таблицами другому пользователю. Затем щёлкните ссылку выбрать нового владельца, чтобы выбрать пользователя, которому будут переданы таблицы. Все таблицы, которые не были переданы, будут заблокированы в режиме только для чтения и удалены через 30 дней.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если пользователь является администратором группы, данный параметр называется Передать владение элементами и группами, а нового владельца можно выбрать из списка других администраторов групп учётной записи. Удалить такого пользователя можно только после передачи его групп другому владельцу.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Удалить из учётной записи самого себя нельзя, даже если вы являетесь системным администратором. Вам придётся обратиться к другому системному администратору (или назначить системным администратором другого пользователя), и он сможет удалить вас с помощью описанной выше процедуры.


Другие действия по управлению учётными записями пользователей

Отдельные пользователи

Чтобы получить доступ к дополнительным действиям по управлению учётными записями, щёлкните адрес электронной почты пользователя правой кнопкой мыши или нажмите кнопку Другие действия в верхней части экрана. Помимо прочего, доступны указанные ниже действия.

  • Отправить сообщение с приглашением — повторная отправка пользователю приглашения со ссылкой.
  • Отправить сообщение для сброса пароля — создание ссылки для сброса пароля и её отправка на адрес электронной почты.
  • Загрузить отчёт о доступе пользователей к таблице — создание файла Excel со списком имён всех доступных пользователю таблиц.
  • Передать владение таблицами другому пользователю — передача таблиц другому лицензированному пользователю учётной записи.
  • Передать владение группами другому пользователю — передача владения группами другому администратору группы в учётной записи.
  • Удалить пользователя с совместным доступом — закрытие пользователю доступа ко всем таблицам, которые принадлежат лицензированным пользователям в вашей учётной записи.
  • Просмотр членства в группе — отображение списка групп, в которые входит пользователь.
  • Удалить из всех групп — удаление пользователя из всех групп, принадлежащих пользователям учётной записи. При удалении из группы пользователь также теряет доступ ко всем доступным этой группе таблицам.

Все учётные записи пользователей

Если в верхней части формы нажать кнопку Другие действия, становятся доступны действия по управлению всеми учётными записями.

  • Загрузить отчёт о доступе к таблице — создание файла Excel, содержащего следующее: имена всех таблиц, которыми владеют лицензированные пользователи в учётной записи; имя рабочего пространства, в котором сохранены таблицы (если применимо); соавторы каждой таблицы; дата и время последнего изменения.
  • Загрузить отчёт об опубликованных элементах — создание файла Excel со списком всех опубликованных элементов. Этот отчёт можно использовать для обеспечения безопасности данных и отслеживания источников опубликованных версий элементов.
  • Запретить совместный доступ для адреса электронной почты — закрытие доступа ко всем таблицам, которые принадлежат пользователям в вашей учётной записи, для указанного адреса электронной почты.
  • Загрузить список пользователей — создание файла Excel со списком всех участников (приглашённых и активных) учётной записи с указанием времени их добавления в учётную запись, назначенных им уровней доступа (системный администратор, администратор группы, наблюдатель ресурсов и т. д.), количества принадлежащих им таблиц и времени последнего входа в Smartsheet.
     

Организации, в которых 200 или более пользователей, вместо этого получат сообщение электронной почты со ссылкой для загрузки отчёта о доступе к таблицам.