Настройка утверждений

Activate the approvals workflow

Resourcing Admins can set up approvals for time and expense entries for their organization. 

1. Укажите пользователей, утверждающих время и расходы, в параметрах профиля пользователя. 

2. Open Account Settings, then navigate to the Approvals Workflow section.

Here you can:

• Enable the approval workflow for time and expenses

• Lock entries upon approval

  You need to have this setting activated to ensure users cannot add any additional time or expenses after entries have been approved. Without this setting enabled, users cannot edit any approved time or expenses, but they can add additional time or expenses to approved entries.

• Как разрешить владельцам проектов просматривать и утверждать значения времени и расходов на своих проектах
  • Автоматически делает владельцев проектов ответственными за утверждение для пользователей, назначенных на их проекты.
  • Владельцы проектов смогут просматривать и утверждать значения времени и расходов только на своих проектах.
• Отправлять уведомления по электронной почте при утверждении времени и расходов
  • Ответственный за утверждение получает уведомления по электронной почте при отправке значений времени или расходов.

  • Пользователь , отправивший данные о времени или расходах, получает уведомление и примечания по электронной почте при их утверждении или отклонении.

    Этот параметр не связан с уведомлениями об активности.

• Разрешить утверждающему лицу разблокировать время и расходы
  • При отключении разблокировать значения времени смогут только администраторы ресурсов.

Brandfolder Image

Утверждения на основе проектов

Если активирован параметр "Владельцы проектов могут утверждать собственные проекты", это значит, что владельцы проектов могут утверждать записи времени и расходов, внесённые в рамках их проектов. 

Руководители команд, отделов и т. д. по-прежнему могут быть указанными в качестве ответственных за утверждение в профиле пользователя, чтобы работать с утверждениями вместе с владельцем проекта и утверждать время отпусков. При активации параметра "Владельцы проектов могут утверждать собственные проекты" полномочия таких утверждающих не будут отозваны.

Как утверждения влияют на потраченные часы и суммы

Активация утверждений для записей времени добавляет утверждённые часы только в раздел Параметры учётной записи > Потрачено часов и сумм. 

Если вы отслеживаете только утверждённые часы, Resource Management ограничивает расчёт потраченных проектных часов только утверждённым временем и применяет к отчётам фильтр статуса утверждения по умолчанию. По умолчанию отображаются только утверждённые часы. 

Изменение фильтра статуса утверждения позволяет отфильтровывать отчёты по неутверждённым часам.

Влияние утверждений на понесённые расходы

Активация утверждений расходов добавляет только утверждённые расходы только в раздел Параметры учётной записи > Понесённые расходы. 

При отслеживании только утверждённых расходов Resource Management ограничивает расходы по проекту только утверждёнными расходами.

Пакетное утверждение времени и расходов

1. Параметры учётной записи
   1. If you're working in Resource Management in Smartsheet, select the kebab menu in the top right corner, then select Account Settings.
   2. Откройте Resource Management. Выберите Параметры > Параметры учётной записи.
2. В разделе Параметры учётной записи прокрутите вниз до раздела "Рабочий процесс утверждения" и выберите Пакетное утверждение.
3. Выберите Сохранить и продолжить.
4. На странице пакетного утверждения выберите нужные параметры. Вы можете утвердить все записи времени, расходы или и то, и другое, вплоть до выбранной даты, включая или исключая её. You can also set to lock all approved time or expense entries which prevents users from adding any additional expenses or time entries. 
5. Выберите Утвердить все.

Тщательно проверьте выбранные параметры: отменить пакетное утверждение нельзя.