Применить к

Resource Management

Дополнительные сведения о планах и их возможностях см. на странице «Расценки».

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Активировать утверждения могут администраторы ресурсов.

Проверьте, доступна ли эта функция на платформах Smartsheet Regions и Smartsheet Gov.

Аудит утверждений

Вы можете загрузить подробный журнал аудита всех изменений, связанных с утверждением времени и расходов.

PLANS

  • Resource Management

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Права доступа

Активировать утверждения могут администраторы ресурсов.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Это полезно в том случае, если вашей организации потребуется провести аудит записей об утверждении на соответствие требованиям (для США это, например, соответствие требованиям закона Сарбейнза — Оксли). 

В отличие от отчётов, которые представляют только текущее состояние утверждения для каждого значения времени, журнал аудита утверждений фиксирует каждое изменение (отправку данных, отклонение, утверждение и т. д.) и связанные с ними комментарии об отклонении и утверждении, а также сведения о дате изменений и пользователях, осуществивших их. Журнал аудита может использоваться в процессах, связанных с обеспечением соответствия юридическим требованиям.

В начале каждого месяца в Resource Management создаётся CSV-файл, содержащий журнал аудита за предыдущий месяц. Такие журналы можно загрузить в любой момент.

Журналы аудита на текущий месяц можно нельзя сгенерировать, пока не наступит следующий месяц.

Загрузка журналов аудита утверждений

Страницы журналов аудита со ссылками для загрузки
Как открыть журналы аудита

  1. В параметрах учётной записи прокрутите страницу вниз до рабочего процесса утверждения и выберите пункт Открыть журналы аудита.
  2. В новом окне укажите месяц и год, к которым относятся значения времени и расходов, подлежащие проверке (месяц, в котором были зарегистрированы часы и/или расходы).
  3. После подготовки журнала аудита в списке последних запросов появится ссылка для загрузки. Ссылка на файл также будет отправлена на адрес электронной почты пользователя, создавшего запрос.
  4. Выберите Скачать, чтобы получить доступ к файлу журнала аудита.

Выбранный период времени — это даты самих значений времени, а не даты их отправки или утверждения. Поскольку записи о времени и расходах могут быть одобрены или отклонены гораздо позже месяца, в течение которого были отправлены записи, файлы журнала аудита за один и тот же месяц, сгенерированные в разное время, могут различаться, если после скачивания первого журнала аудита будут утверждены дополнительные записи. При проведении аудита рекомендуется запрашивать и скачивать новые журналы аудита, в которых будет зафиксирована самая актуальная информация.

Как устроен журнал аудита утверждений

Журналы аудита утверждений содержат записи о времени и (или) расходах (в зависимости от того, какие данные отслеживаются), а также историю изменений статуса утверждения этих записей. Это означает, что для одной и той же записи о времени или расходах, скорее всего, в журнале аудита будет содержаться несколько строк — по одной на каждое изменение статуса утверждения.

Например, если пользователь отправляет на утверждение значение времени, которое сначала отклоняют, затем изменяют, отправляют повторно и, наконец, одобряют, каждому изменению статуса утверждения будет соответствовать отдельная строка (изменение состояния с "Ожидание" на "Отклонено", потом снова на "Ожидание" и, наконец, на "Одобрено").

Журнал аудита содержит несколько столбцов, в которых описываются различные свойства значений времени или расходов, а также содержится информация о пользователях, внёсших изменения. Ниже описаны столбцы журнала аудита.

Столбец

Описание

action

Показывает, была ли запись создана или обновлена

approvable_id

Уникальный идентификатор значения времени или расходов

approvable_date

Дата значения времени или расходов

approval_id

Уникальный идентификатор записи об утверждении

approved_at

Время и дата утверждения

approved_by_email

Адрес электронной почты пользователя, утвердившего внесённое значение

approved_by_id

Идентификатор пользователя, утвердившего внесённое значение

approved_by_name

Имя пользователя, утвердившего внесённое значение

client_name

Клиент, для которого выполнялся проект, к которому относится значение времени или затрат

comment

Примечания об отклонении или утверждении записей, сделанные ответственным за утверждение (при наличии)

created_at

Время и дата создания записи

current_user_email

Адрес электронной почты пользователя, выполнившего действие, в результате которого была сгенерирована текущая строка

current_user_id

Идентификатор пользователя, выполнившего действие, в результате которого была сгенерирована текущая строка

current_user_name

Имя пользователя, выполнившего действие, в результате которого была сгенерирована текущая строка журнала аудита

expense_item_amount

Сумма расходов

expense_item_category

Категория расходов (при наличии)

expense_item_notes

Примечания о расходах (при наличии)

organization_id

Идентификатор текущей организации

phase_name

Этап (при наличии), к которому относится запись о времени или расходах

project_name

Название проекта, к которому относится значение времени или расходов

status

Статус утверждения на указанное время

submitted_at

Время и дата отправки записи на утверждение

submitted_by_email

Адрес электронной почты пользователя, отправившего запись на утверждение (это также может быть адрес электронной почты руководителя, отправившего значение времени или расходов от имени другого пользователя)

submitted_by_id

Идентификатор пользователя, отправившего запись на утверждение (это также может быть адрес электронной почты руководителя, отправившего значение времени или расходов от имени другого пользователя)

submitted_by_name

Имя пользователя, отправившего запись на утверждение (это также может быть адрес электронной почты руководителя, отправившего значение времени или расходов от имени другого пользователя)

time_entry_category

Категория, указанная в записи о времени (при наличии)

time_entry_difference

Положительная или отрицательная разница между указанным и запланированным временем

time_entry_incurred_hours

Указанная продолжительность времени

time_entry_notes

Примечания, указанные в записи о времени (при наличии)

time_entry_scheduled_hours

Количество запланированных часов, связанных со значением времени (при наличии)

updated_at

Дата и время обновления записи

approvable_user_id

Идентификатор пользователя, связанный со значением времени или расходов

approvable_user_name

Идентификатор пользователя, связанный со значением времени или расходов

approvable_user_email

Адрес электронной почты пользователя, связанный со значением времени или расходов

approvable_user_employee_number

Номер сотрудника, связанный со значением времени или расходов

approvable_user_discipline

Вид деятельности пользователя, связанного со значением времени или расходов

approvable_user_role

Роль пользователя, связанного со значением времени или расходов

assignable_id

Идентификатор проекта, к которому относится значение времени или расходов

parent_id

Идентификатор проекта (если назначение относилось к этапу)

 

 

Связанный контент

Вам помогла эта статья?
ДаНет