Аудит утверждений

Это полезно в том случае, если вашей организации потребуется провести аудит записей об утверждении на соответствие требованиям (для США это, например, соответствие требованиям закона Сарбейнза — Оксли). 

В отличие от отчётов, которые представляют только текущее состояние утверждения для каждого значения времени, журнал аудита утверждений фиксирует каждое изменение (отправку данных, отклонение, утверждение и т. д.) и связанные с ними комментарии об отклонении и утверждении, а также сведения о дате изменений и пользователях, осуществивших их. Журнал аудита может использоваться в процессах, связанных с обеспечением соответствия юридическим требованиям.

В начале каждого месяца в Resource Management создаётся CSV-файл, содержащий журнал аудита за предыдущий месяц. Такие журналы можно загрузить в любой момент.

Журналы аудита на текущий месяц можно нельзя сгенерировать, пока не наступит следующий месяц.

Загрузка журналов аудита утверждений

1. Параметры учётной записи
   1. If you're working in Resource Management in Smartsheet, select the kebab menu in the top right corner, then select Account Settings.
   2. Откройте Resource Management. Выберите Параметры > Параметры учётной записи.
2. В параметрах учётной записи прокрутите страницу вниз до рабочего процесса утверждения и выберите пункт Открыть журналы аудита.
3. В новом окне укажите месяц и год, к которым относятся значения времени и расходов, подлежащие проверке (месяц, в котором были зарегистрированы часы и/или расходы).
4. После подготовки журнала аудита в списке последних запросов появится ссылка для загрузки. Ссылка на файл также будет отправлена на адрес электронной почты пользователя, создавшего запрос.
5. Выберите Скачать, чтобы получить доступ к файлу журнала аудита.

Выбранный период времени — это даты самих значений времени, а не даты их отправки или утверждения. Поскольку записи о времени и расходах могут быть одобрены или отклонены гораздо позже месяца, в течение которого были отправлены записи, файлы журнала аудита за один и тот же месяц, сгенерированные в разное время, могут различаться, если после скачивания первого журнала аудита будут утверждены дополнительные записи. При проведении аудита рекомендуется запрашивать и скачивать новые журналы аудита, в которых будет зафиксирована самая актуальная информация.

Как устроен журнал аудита утверждений

Журналы аудита утверждений содержат записи о времени и (или) расходах (в зависимости от того, какие данные отслеживаются), а также историю изменений статуса утверждения этих записей. Это означает, что для одной и той же записи о времени или расходах, скорее всего, в журнале аудита будет содержаться несколько строк — по одной на каждое изменение статуса утверждения.

Например, если пользователь отправляет на утверждение значение времени, которое сначала отклоняют, затем изменяют, отправляют повторно и, наконец, одобряют, каждому изменению статуса утверждения будет соответствовать отдельная строка (изменение состояния с "Ожидание" на "Отклонено", потом снова на "Ожидание" и, наконец, на "Одобрено").

Журнал аудита содержит несколько столбцов, в которых описываются различные свойства значений времени или расходов, а также содержится информация о пользователях, внёсших изменения. Ниже описаны столбцы журнала аудита.