Настройка учётной записи

Для настройки учётной записи необходимо быть администратором ресурсов.

Шаг 1. Выбор параметров учётной записи

Откройте раздел Параметры учётной записи > Пользователи. 

• If you are working in Resource Management in Smartsheet, select the kebab menu in the top-right corner, then select Account Settings.
• If you are working in standalone Resource Management, select Settings in the top-right corner, and then Select Account Settings.

В разделе "Параметры учётной записи" установите параметры по умолчанию для компании и добавьте информацию, необходимую для ведения деятельности: раскрывающиеся списки проектов, расположение и государственные праздники. 

Владелец учётной записи

Вы можете сменить владельца учётной записи на странице параметров. Владельцами учётных записей могут быть только администраторы ресурсов, при этом владелец может быть только один. The Account Owner is responsible for setting up the account. 

Хронометраж

Determine which increment fits best if your organization wants to use Resource Management to track time. Вот подробная информация об отслеживании рабочего времени. Ознакомьтесь с ней, если вы не знаете, как ваша организация должна подходить к работе с табелями учёта рабочего времени. Если вы не планируете отслеживать время с помощью Resource Management, вы можете подключить другие предназначенные для этого инструменты.

Потрачено (часы)

Select the Incurred Hours and Amounts option that works best for your team.Если вы используете Resource Management для отслеживания времени, выберите параметр Только подтверждённые часы или Только утверждённые часы. Таким образом фактические часы, указанные в табелях рабочего времени, будут отображаться в статусе проекта как затраченное время или оплата. Для пассивного отслеживания времени выберите параметр Подтверждённые часы и неподтверждённые в графике за прошедшее время часы.

Когда вы создаёте назначение в графике проекта, в табеле рабочего времени пользователя отображаются предложения по вводу времени. Пользователь может подтвердить или изменить предложенные значения. Если не внести изменения, значения будут считаться неподтверждёнными;  изменённые значения подтверждаются.

Другие параметры отслеживания рабочего времени

• Этот режим подходит для команд, график которых практически не меняется и сотрудники которых работают над одним или двумя проектами за раз.
• Этот параметр сочетает в себе эффективность режима "Полдня" с точностью детализированного режима. Сотрудники могут указывать точное количество времени, затраченное на каждый проект или этап, и подтверждать предлагаемые часы в дни, отработанные в соответствии с планом. В этом режиме имеется таймер (доступен в представлении дня), чтобы было удобнее отслеживать время.

• В этом режиме отслеживание времени ведётся наиболее точно. Пользователи могут назначать категорию каждой записи и добавлять подробную информацию в поле "Заметки". Используйте эти категории для назначения подбюджетов для каждого проекта, чтобы сделать отчёты более точными.

  Этот режим подойдёт вам, если вы хотите понять, сколько времени фактически занимает выполнение работы, и сравнить его с планом. 

Рабочий процесс утверждения

Select the approval workflow that works best for your team’s needs.

Here you can:

• Enable the approval workflow for time and expenses

• Lock entries upon approval

  You need to lock entries upon approval to ensure users can't add additional time or expenses after entries have been approved. Without this setting enabled, users can't edit any approved time or expenses, but they can add time or expenses to approved entries.

• Как разрешить владельцам проектов просматривать и утверждать значения времени и расходов на своих проектах
• Отправлять уведомления по электронной почте при утверждении времени и расходов
• Разрешить утверждающему лицу разблокировать время и расходы

Шаг 2. Настройка ролей и видов деятельности

Перед добавлением участников команды добавьте роли и виды деятельности, указанные в параметрах учётной записи. Виды деятельности — это отделы вашей организации (например, финансы, исследования, визуальный дизайн), а роли — это уровни квалификации сотрудников (например, директор, младший специалист, руководитель).

Шаг 3. Настройка ставок

Если ваша компания предоставляет профессиональные услуги и вы взимаете плату с клиентов на основе затраченного времени, используйте параметр Ставки. Вы можете назначить ставку каждому пользователю в соответствии с его видом деятельности и ролью или указать индивидуальную ставку сотрудника.Если ставки различаются в зависимости от должности и уровня старшинства, укажите это в таблице ставок. Если вы не знаете, какую ставку выбрать, начните со смешанной ставки. Изменения можно будет внести позже.

Если вы не хотите, чтобы ваши сотрудники видели финансовые показатели проекта или ставки, вы можете скрыть эту информацию, настроив уровень разрешений.

Добавить пользователей в учётную запись

1. Добавьте список сотрудников и необходимые заполнители. Add all the resources you plan to include in Resource Management. 

Если у вас есть список сотрудников в формате Excel, вы можете импортировать его.

• 2. Для добавления пользователей требуются только имена и фамилии, но позже вы можете указать дополнительные атрибуты. Это позволит использовать функции фильтрации и группировки.
• Перед предоставлением доступа проверьте уровни разрешений для каждого пользователя, чтобы убедиться, что он может просматривать или вносить изменения.
• Добавив пользователей, вы можете пригласить их в свою учётную запись. Они получат уведомления по электронной почте, после чего смогут принять ваше приглашение и создать имя пользователя.

3. Укажите атрибуты пользователей.

Вы можете добавлять местоположение (город, округ, команда и т. д.), ставки, целевые показатели использования и любые другие настраиваемые поля, которые используются вашей организацией для группировки сотрудников, например навыки, имена руководителей команд, наличие сертификатов и т. д.

4. Создание заполнителей

При подборе персонала по проекту вы не всегда знаете, кто именно вам нужен. Настройка замещающего ресурса даёт вам возможность выполнять назначение проекта без назначения определённого человека.

Step 5: Add projects and clients

• Работа с ними позволит вам понять, насколько Resource Management отвечает вашим потребностям. После настройки основных параметров проектов укажите подробную информацию на странице проекта: добавьте сведения об этапах, бюджете, сотрудниках и задачах.

• Add clients. Добавьте клиентов. Введите информацию о клиентах и проектах, над которыми работает ваша компания. Затем можно изменить проекты в соответствии с вашими планами или разбить их на этапы.Подробнее о добавлении клиентов и проектов.

Шаг 6. Использование графика

Итак, вы настроили параметры учётной записи, добавили пользователей и создали несколько проектов. Обратитесь к графику, чтобы узнать, на каких задачах заняты сотрудники, когда они освободятся, когда нужно будет начать работу над следующим проектом и т. д.

Представление графика можно свернуть, чтобы просмотреть информацию о доступности сотрудников в компактном виде. В представлении "Пользователи" графика выберите раскрывающееся меню над списком сотрудников, а затем нажмите Скрыть подробности.

Step 7: Utilize reports

Потратьте первую неделю или две на настройку проектов, бюджетов и расходов. Once you have enough information in Resource Management, you can take full advantage of the Reports page to find key insights about your business.Подробнее об отчётах