Согласованный сбор данных с помощью столбцов с раскрывающимися списками

С помощью столбцов с раскрывающимися списками (с одиночным или множественным выбором) можно стандартизировать сбор важной информации.

  • Соавторы могут выбирать одно или несколько из возможных значений.
  • Вы можете легко отслеживать собранные значения и составлять отчёты на их основе.

Кому доступна эта возможность?

Значок необходимых разрешений Добавлять и изменять столбцы могут лицензированные пользователи с разрешениями владельца или администратора. Изменять значения раскрывающегося списка в ячейках в разблокированных строках и столбцах могут лицензированные пользователи с разрешениями на совместный доступ уровня редактора или выше.

Значок доступности планов Эта возможность доступна для планов всех типов.

Настройка столбца с раскрывающимся списком в таблице

Чтобы создать столбец с раскрывающимся списком, выполните описанные ниже действия.

  1. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Вставить столбец справа или Вставить столбец слева в зависимости от того, где нужно добавить столбец с раскрывающимся списком.

    
 Появится окно «Вставить столбец».

    Окно «Вставить столбец»
  2. В поле Имя введите имя столбца.
  3. Выберите тип столбца Раскрывающийся список (с одиночным выбором) или Раскрывающийся список (с множественным выбором).
  4. В области Значения введите значения, которые должны отображаться в списке. (Каждое значение вводится в отдельной строке. Чтобы начать ввод с новой строки, нажмите клавишу ВВОД или RETURN.)
  5. Чтобы пользователи не могли вводить произвольные значения, установите флажок Только значения из раскрывающегося списка.
  6. Нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЯ

  • Значения в раскрывающемся списке приводятся в том порядке, в котором они были введены при его создании.
  • Значения могут содержать буквы, цифры, знаки препинания и эмодзи.
  • Если в области «Значения» ввести гиперссылку, она отображается как обычный текст, но в раскрывающемся списке будет активной ссылкой, по которой можно перейти.
  • Адреса электронной почты, введённые в области «Значения», отображаются в раскрывающемся списке как обычный текст.



Вот и всё! В таблицу добавлен столбец с раскрывающимся списком с одиночным или множественным выбором. Теперь можно начинать сбор стандартных значений от соавторов.

Изменение свойств столбца с раскрывающимся списком

Чтобы добавить значения в раскрывающийся список или удалить их из него, следует изменить свойства столбца.

Чтобы изменить свойства столбца, выполните описанные ниже действия.

  1. Щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Изменить свойства столбца.

    
 Появится окно «Изменить свойства столбца».

    Окно «Изменить свойства столбца»
  2. Измените значения в области Значения. 


    Чтобы удалить значение из раскрывающегося списка, выделите его и нажмите клавишу BACKSPACE или DELETE.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Значения в поле формы с раскрывающимся списком (с одиночным или множественным выбором) необходимо изменять в окне Изменить свойства столбца.

  3. Нажмите кнопку Сохранить.

Если вы хотите поменять тип столбца, имейте в виду следующее:

  • При замене столбца с раскрывающимся списком с одиночным выбором на столбец с множественным выбором или наоборот значения в области Значения в свойствах столбца сохраняются. Единственное различие в том, что в столбце с одиночным выбором можно выбрать только одно значение из раскрывающегося списка, а в столбце с множественным выбором — несколько.
  • После преобразования столбца с раскрывающимся списком в столбец другого типа ячейки, в которых было одно значение, будут содержать обычный текст, а ячейки, в которых было несколько значений, будут содержать текст, разбитый на строки.
  • При преобразовании столбца другого типа в столбец с раскрывающимся списком всё содержимое каждой ячейки будет добавлено как одно значение в область Значения в свойствах столбца.
  • При изменении столбца другого типа на столбец с одиночным или множественным выбором или наоборот необходимо обновить отчёты, содержащие этот столбец.

Выбор подходящего типа столбца с раскрывающимся списком

При выборе значений в столбцах с раскрывающимися списками эти столбцы отображаются немного по-разному в зависимости от типа.

В столбце с одиночным выбором можно выбрать одно значение из раскрывающегося списка:

Выбор значения в раскрывающемся списке с одиночным выбором

В столбце с множественным выбором можно выбрать одно или несколько значений из раскрывающегося списка, установив флажки рядом с ними:

В ячейке отображаются все значения, выбранные в списке с множественным выбором.

Выбор значения в раскрывающемся списке с множественным выбором

Чтобы удалить выбранные значения, дважды щёлкните ячейку, а затем щёлкните значок X рядом с удаляемым значением или снимите флажок рядом с ним в раскрывающемся списке.

Советы и рекомендации по работе со столбцами с раскрывающимися списками

При изменении ячеек в столбцах с раскрывающимися списками необходимо учитывать перечисленные ниже аспекты.

  • Если значения, которые можно вводить в столбце, не ограничены значениями из списка, в ячейку можно добавить произвольное текстовое значение. Для этого дважды щёлкните ячейку и введите текст. Произвольное значение будет добавлено в раскрывающийся список в ячейке, но не в область Значения в свойствах столбца. 
  • В столбцах с множественным выбором произвольные текстовые значения сохраняются в алфавитном порядке в конце раскрывающегося списка ячейки.
  • В столбце с множественным выбором можно выбрать любое количество значений (оно ограничено лишь максимальным количеством символов в ячейке).
Вам помогла эта статья?
ДаНет