Использование оптимальных типов столбцов для данных

Типы столбцов помогают контролировать, какие данные допустимы в конкретных столбцах, и используются для более согласованного ввода и представления данных.

В Smartsheet доступны указанные ниже типы столбцов.

Столбцы по умолчанию:

Чтобы дополнить информацию о столбце, к нему можно добавить описание.

Необходимые разрешения

Добавлять и изменять столбцы может владелец таблицы либо лицензированный соавтор, имеющий доступ к таблице с правами администратора на предоставление доступа.

Не знаете, есть ли у вас лицензия? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.


Изменение типов столбцов

Тип существующего столбца можно изменить в форме Свойства столбца. Для этого щёлкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пунктИзменить свойства столбца. Указать тип столбца также можно при вставке нового столбца.

Окно «Изменить свойства столбца», установлен параметр «Ограничить только датами»

ПРИМЕЧАНИЯ:

  • Даже после установки свойства столбца можно свободно вводить текст в ячейки (единственное исключение - системные столбцы «только для чтения»).
  • Владелец таблицы и администраторы могут запретить другим пользователям вводить текст в ячейки в свободной форме, установив флажок Ограничить..., действующий при создании столбца и изменении его свойств. Дополнительные сведения см. в статье Контроль ввода данных и разрешение только определённых значений для столбца.
  • Тип основного столбца изменить нельзя.
  • Если столбец включён в параметрах проекта таблицы, его тип будет отображаться как Дата/время, Длительность или Предшественники, при этом изменить тип столбца будет невозможно.

К началу


Добавление описания столбца

Добавьте важные сведения о столбце в настраиваемой подсказке: пользователи увидят её, наведя курсор мыши на значок информации под заголовком столбца. В описании столбца, например, можно указать, как следует его использовать и данные каких типов он должен содержать.

Просмотр описания столбца

ПРИМЕЧАНИЯ:

  • Добавлять и редактировать описание столбца может владелец таблицы либо пользователь с правами администратора, которому предоставлен доступ к таблице.
  • Для описания столбца установлено ограничение в 250 символов (оно может быть другим в зависимости от языка и типа используемых символов).
  • Описания столбцов видны только в таблицах: их нельзя увидеть в отчётах или на панелях мониторинга.

Чтобы создать описание столбца:

  1. Щёлкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите Добавить описание столбца.

    Откроется форма «Описание столбца».
    Добавление описание столбца 
  2. Чтобы задать описание, введите текст в форму и нажмите кнопку ОК .

Под заголовком столбца появится информационный значок.

Готово! Теперь каждый пользователь, у которого есть доступ к таблице, сможет увидеть описание столбца, наведя курсор мыши на значок информации.

Чтобы изменить сведения в описании столбца: 

  1. Щёлкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите Изменить описание столбца.
  2. В появившейся форме «Описание столбца» внесите необходимые изменения и нажмите кнопку ОК .

Справка по типам столбцов

Текст или число

Столбец этого типа может содержать текстовые значения, числа и их сочетания. Этот тип лучше всего подходит для столбцов с комментариями, которые могут содержать длинные записи, или столбцов, предназначенных для ввода чисел, например расходов в бюджетной таблице.

Чтобы отформатировать такой столбец для отображения значений в денежном или процентном формате, щёлкните заголовок столбца и нажмите кнопку Формат валюты или Формат процента на панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если первая цифра числа является нулём, за которым следует другая цифра или буква, Smartsheet добавит перед таким значением апостроф и сохранит значение как текст. Так начальный ноль сохранится и будет отображаться вместе с числом. Если нужно сохранить число как число (например, чтобы выполнять вычисления с ним), следует дважды щёлкнуть ячейку и удалить апостроф и нули в начале числа.

Список контактов

Это наиболее подходящий тип для таких столбцов, как «Кому назначено», «Владелец», «Кем одобрено» и т. п. Столбец такого типа позволяет назначать строки соавторам, которым предоставлен доступ к таблице, или контактам из списка контактов Smartsheet. Кроме того, такой столбец можно использовать для отправки напоминаний соавторам, а также для создания отчётов со списками задач, назначенных определённым членам рабочей группы.

При использовании столбца этого типа можно указать предпочитаемые значения контактов в поле Значения (до 50 контактов). Допустимыми значениями этого списка являются имя и адрес электронной почты контакта, только его имя либо только адрес электронной почты.

Свойства списка контактов

Если вы указали предпочитаемые контакты в столбце контактов, к ним можно быстро получить доступ, щёлкнув стрелку раскрывающегося списка в ячейке со списком контактов или соответствующем поле формы Smartsheet. Вы также увидите контакты и адреса электронной почты, связанные с другими строками таблицы. 

ПРИМЕЧАНИЕ. Поле формы Smartsheet, связанное со столбцом контактов, будет содержать только предпочитаемые контакты. Если предпочитаемые контакты не указаны, при отправке формы необходимо будет вводить имя или адрес электронной почты контакта, а не выбирать его в списке. 

Вы можете добавить элемент в этот список вручную, введя новое имя или адрес электронной почты в ячейке. В процессе ввода будет предлагаться список подходящих контактов из списка контактов Smartsheet, а также с экрана управления пользователями (доступно в планах для нескольких пользователей).

СОВЕТ. Если вы начали вводить имя или адрес и не видите списка предлагаемых вариантов, это означает, что контактов, соответствующих набранным символам, нет. Добавьте контакт в список, чтобы можно было выполнять отчёты и отправлять ему напоминания. Чтобы добавить контакт в список, а затем назначить его строке, щёлкните стрелку раскрывающегося списка в ячейке и выберите пункт Добавить.

Чтобы удалить имена или адреса электронной почты из автоматических предложений в раскрывающемся списке, удалите их из остальных ячеек столбца и из формы «Изменить свойства столбца». При вводе текста в столбце «Список контактов» всегда будут появляться имена людей, имеющих доступ к таблице.

Дата

В ячейках такого столбца отображается значок календаря, с помощью которого соавторы могут выбрать определённую дату. Также можно вводить даты вручную или использовать для заполнения ячеек сочетания клавиш. Столбцы дат должны присутствовать в любой таблице. Они нужны для обработки зависимостей и отображения элементов в представлении календаря.

Даты отображаются в формате, указанном в разделе Личные параметры вашей учётной записи Smartsheet.

Раскрывающийся список

В таком столбце выводится список значений, которые можно выбирать.

При выборе этого типа вы можете ввести значения, которые должны отображаться в списке. Чтобы начать ввод элемента списка с новой строки, нажмите клавишу ВВОД или RETURN.

Чтобы удалить элемент из раскрывающегося списка, выделите его и нажмите клавишу Backspace или Delete.

Флажок

В таком столбце содержатся флажки, которые можно установить или снять. Флажок отображается в ячейке только в том случае, если в другом поле этой строки введено значение.

Символы

Такие столбцы содержат изображения. Используйте столбец «Символы» для описания состояния строки.

Если выбран этот тип столбца, на панели справа можно выбрать категорий символов: «Флаг», «Приоритет», «Решение», «Состояние», «Направление»и «Мера».

Добавить собственные (настраиваемые) символы в столбец нельзя.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете добавить в строку звёздочку или флаг, только если хотя бы одна ячейка в строке содержит данные.

Доступные символы

Флаг

  • Флаг   
  • Звёздочка  

Приоритет

  • Высокий, низкий   
  • Высокий, средний, низкий   

Решение

  • Да, ожидание, нет   
  • Да, ожидание, нет   
  • Остановка, перемотка назад, воспроизведение, перемотка вперед, пауза   

Состояние

  • Красный, жёлтый, зелёный   
  • Красный, жёлтый, зелёный, голубой   
  • Красный, жёлтый, зелёный, серый   
  • Солнечно, переменная облачность, облачно, дождь, гроза   
  • Пустой, четверть, половина, три четверти, полный   
  • Пустой, четверть, половина, три четверти, полный   
  • Вниз, в сторону, вверх   
  • Вниз, вниз и в сторону, вверх и в сторону, вверх   
  • Вниз, вниз и в сторону, в сторону, вверх и в сторону, вверх 

Направление

  • Рост, без изменений, снижение   
  • Вниз, вправо, вверх, влево  

Мера

  • Простой, средний, высокий, экспертный   
  • Пустой, четверть, половина, три четверти, полный   
  • Звёздочки (от 0 до 5)   
  • Звёздочки (от 0 до 5)   
  • Пустой, четверть, половина, три четверти, полный   
  • Звёздочки (от 0 до 5)   
  • Звёздочки (от 0 до 5)   
  • Нет боли, слабая, средняя, сильная, очень сильная, критическая
    Символы меры

 

 

 

Автонумерация/система

В таких столбцах автоматически создаются значения для каждой строки таблицы, содержащей данные. Автонумерация может быть полезна, если вы хотите назначать идентификаторы строк, номера по каталогу, номера счетов или клиентов, не вводя их вручную. Системные столбцы могут содержать сведения о том, кто создал каждую строку или внёс последние изменения, а также время создания и последнего изменения строк. 

Ячейки системных столбцов изначально пусты: их значения создаются при первом сохранении таблицы с помощью команды Сохранить.

Дополнительные сведения см. в статьях Автонумерация строк и Системные столбцы.

Типы системных столбцов

В таблице ниже указаны разные типы системных столбцов и описано их применение.

    ТипОписсание
    Автоматическая нумерацияКаждой строке таблицы назначается буквенно-цифровое значение с автоматическим приращением. 
    Изменено (дата)Содержит дату и время последнего изменения строки. Изменения, внесённые в обсуждения, вложения или форматирование (цвет шрифта, фона и т.д.), в этом столбце не отражаются.
    Автор измененийСодержит адрес электронной почты соавтора, который внёс последнее изменение в строку. Изменения, внесённые в обсуждения, вложения или форматирование, в этом столбце не отражаются.
    Создано (дата)Содержит дату и время создания строки.
    АвторСодержит адрес электронной почты соавтора, который создал строку.

    ПРИМЕЧАНИЯ:

    • Каждый системный столбец можно использовать в таблице только один раз.
    • Значения в этих столбцах доступны только для просмотра, и их нельзя изменить вручную. Однако вы можете применить форматирование к столбцу, чтобы изменить его вид.
    • При изменении типа существующего столбца на «Изменено (дата)», «Автор изменений», «Создано (дата)» или «Автор» данные в ячейках перезаписываются. При изменении типа столбца на «Автоматическая нумерация» данные в ячейках сохраняются, так что при необходимости их можно использовать в схеме автоматической нумерации.

    Столбцы по умолчанию

    Каждая таблица содержит три столбца по умолчанию, которые расположены слева от других столбцов. В них отображаются значки, уведомляющие об определённых состояниях строк или действиях. Столбцы по умолчанию описаны ниже (слева направо).

    • Столбец Вложения В каждой строке, содержащей вложения, отображается значок «Вложения». Чтобы просмотреть вложения, щёлкните этот значок.
    • Столбец Комментарии. В каждой строке, содержащей комментарии, отображается значок «Комментарии». Чтобы просмотреть комментарии, щёлкните этот значок.
    • Столбец Индикаторы действий со строкой. В этом столбце отображаются значки связанных со строкой напоминаний , запросов изменения , блокировок и оповещений о превышении лимита выделенных ресурсов.

      ПРИМЕЧАНИЕ. Если со строкой связано несколько действий, в столбце отображается несколько значков.

    Чтобы добавить в строку вложения, комментарии или действия со строкой, выполните указанные ниже действия.

    • Щёлкните в нужном столбце по умолчанию
      - или -
    • Щёлкните стрелку раскрывающегося списка рядом с номером строки.

    Вам помогла эта статья?
    ДаНет