Публикация элементов Smartsheet в Microsoft Teams

Применить к

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Взаимодействуйте с формами, таблицами, отчётами и панелями мониторинга Smartsheet, не выходя из Microsoft Teams.

При публикации элемента Smartsheet в канале Teams он становится доступен всем участникам канала. Поэтому убедитесь в том, что в публикуемом элементе нет данных, которые не должны быть известны людям, имеющим доступ к каналу.

Перед началом работы

Для публикации элементов Smartsheet в Microsoft Teams в обоих приложениях требуются перечисленные ниже разрешения.

Требуемые разрешения совместного доступа в Smartsheet

Для добавления элемента Smartsheet в виде вкладки в канал Microsoft Teams необходимы разрешения уровня владельца или администратора на доступ к этому элементу. См. дополнительные сведения об уровнях разрешений совместного доступа в Smartsheet.

Если элемент Smartsheet уже опубликован (напрямую из Smartsheet или путем добавления в канал), пользователи, имеющие доступ к нему, могут добавлять его в другие каналы Teams. Дополнительные сведения о различных параметрах публикации (например «Только для чтения» или «Изменение любым пользователем») см. в статье Публикация элементов Smartsheet.

Требования для Microsoft Teams

Для добавления элемента Smartsheet в канал Microsoft Teams в виде вкладки необходимо наличие подписки на Microsoft Teams (она входит в состав подписки Office 365 для бизнеса) и по крайней мере одного канала рабочей группы в этом приложении.

Smartsheet для Microsoft Teams можно использовать как с браузерной, так и с настольной версией приложения Microsoft Teams.


Публикация элемента Smartsheet в канале

  1. В Microsoft Teams на панели слева выберите нужный канал.
  2. Под названием канала щёлкните значок плюса значок плюса.
  3. Выберите Smartsheet for Teams, а затем нажмите кнопку Принять, чтобы принять условия лицензионного соглашения Smartsheet.
  4. Щёлкните Подключиться к Smartsheet, а затем Разрешить, чтобы предоставить Smartsheet доступ к Microsoft Teams.

    Если появится запрос, войдите в свою учётную запись Smartsheet.
     
  5. Найдите элемент Smartsheet, который требуется добавить в виде вкладки, выполнив поиск по имени или просмотрев домашний каталог, а затем выберите его и нажмите Сохранить.
  6. Задайте режим взаимодействия участников канала с элементом Smartsheet: только для чтения или изменение любым пользователем. Дополнительные сведения об этих параметрах см. ниже.
  7. Если элемент не публиковался из Smartsheet, установите флажок «Опубликовать эту таблицу в выбранной версии».
  8. Нажмите кнопку Сохранить.

Вот и всё! Теперь элемент Smartsheet доступен на отдельной вкладке для всех подписчиков канала. Пользователи канала смогут просматривать и изменять (если это разрешено) данные Smartsheet в Microsoft Teams.

Параметры публикации: «Только для чтения» или «Изменение любым пользователем»

При необходимости вы можете изменить параметры, переименовать или удалить вкладку.

  • Только для чтения — полная версия: все пользователи канала могут просматривать полную версию таблицы, отчёта или панели мониторинга, но не могут изменять её.
  • Изменение любым пользователем: все пользователи могут просматривать и изменять всю таблицу. Для отчётов и панелей мониторинга этот вариант недоступен.

В таблице, добавленной в канал Microsoft Teams, нельзя использовать условия фильтра текущего пользователя. Подробные сведения о фильтрах см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.

Дополнительные параметры публикации

  • Чтобы скрыть настраиваемую фирменную символику и освободить больше места для содержимого элемента Smartsheet на вкладке, установите флажок Показывать в полном режиме. Дополнительные сведения о фирменной символике элементов Smartsheet см. в статье Фирменное оформление интерфейса Smartsheet с помощью цветов и логотипа.
  • Чтобы отменить отправку в канал сообщения о добавлении вкладки, снимите флажок «Опубликовать информацию об этой вкладке в канале».

Изменение параметров, переименование и удаление вкладки

Чтобы изменить параметры взаимодействия пользователей с элементом Smartsheet на вкладке, изменить название вкладки или удалить её, щёлкните стрелку вниз справа от вкладки и выберите соответствующее действие.

Изменение, переименование или удаление

Изменение параметров вкладки

Чтобы задать режим взаимодействия с элементом Smartsheet, необходимо выбрать пункт Параметры, а затем — один из указанных ниже вариантов.

  • Только для чтения — полная версия: все пользователи канала могут просматривать полную версию таблицы, отчёта или панели мониторинга, но не могут изменять её.
  • Изменение любым пользователем: все пользователи могут просматривать и изменять всю таблицу. Для отчётов и панелей мониторинга этот вариант недоступен.
  • Чтобы элемент Smartsheet отображался в развернутом виде, установите флажок Показывать в полном режиме. В этом случае фирменная символика будет скрыта. Дополнительные сведения о фирменной символике элементов Smartsheet см. в статье Фирменное оформление интерфейса Smartsheet с помощью цветов и логотипа.
  • Чтобы отменить отправку в канал сообщения о добавлении вкладки, снимите флажок Опубликовать информацию об этой вкладке в канале.

Переименование и удаление вкладки

Чтобы изменить имя вкладки, выберите пункт Переименовать. Имя элемента Smartsheet при этом не изменится.

Чтобы удалить вкладку из канала, выберите пункт Удалить. Это действие необратимо. При этом элемент не будет удалён из Smartsheet.


Добавление формы Smartsheet в канал

Форма Smartsheet позволяет пользователям быстро отправлять сообщения непосредственно из канала Teams. При этом форма добавляется не так, как таблицы, отчёты и панели мониторинга. Формы добавляют, например, чтобы дать пользователям возможность отправлять рабочие запросы в виде новых строк в таблице Smartsheet.

Чтобы добавить форму Smartsheet в канал, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте Smartsheet в новом окне браузера, а затем найдите и откройте нужную таблицу.
  2. На панели справа щёлкните значок Формы.

    Появится окно "Формы".
     
  3. Выделите и скопируйте URL-адрес формы. Если вы раньше не создавали формы, см. статью о создании форм для сбора информации в таблице.
  4. Откройте Microsoft Teams и перейдите к каналу, в который необходимо добавить форму.
  5. Щёлкните значок плюса значок плюса под названием канала.
  6. В окне «Добавить вкладку» нажмите кнопку «Веб-сайт» кнопка «Веб-сайт».
  7. В поле Название вкладки введите название. Вставьте ссылку в поле URL-адрес и нажмите кнопку Сохранить.

Вот и всё! Теперь у вашей рабочей группы будет возможность отправлять сообщения в виде новых строк в таблице Smartsheet, не выходя из приложения Microsoft Teams.