Acesso à planilha e relatórios de itens publicados

Os relatórios de acesso à planilha são úteis ao realizar auditorias de rotina sobre quem pode acessar os ativos e em qual nível. Os relatórios informam a data e a hora em que cada usuário acessou um ativo pela última vez. Os relatórios de itens publicados ajudam a ver quais recursos foram publicados e por quem.

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Visão geral

Para oferecer suporte a implementações em larga escala desses relatórios, o Smartsheet introduziu URLs de API de recursos e assuntos em vez de vincular ao ativo ou expandir todos os detalhes do usuário/grupo. Os links diretos e os detalhes expandidos podem criar problemas de desempenho; o uso de URLs de API permite a criação e o uso eficientes do relatório. Você poderá notar que campos específicos nos relatórios serão atualizados. Consulte as perguntas frequentes abaixo para saber mais sobre os campos que serão alterados.

Depois de gerar os relatórios, você poderá usar scripts personalizados para converter os relatórios em ativos legíveis.

Gerar relatório de acesso à planilha

Existem duas versões do relatório de acesso à planilha, e a versão que você recebe depende da quantidade de ativos no plano. A nova versão, que inclui acesso baseado em API, estará disponível para relatórios maiores. Ela fornece dados brutos não expandidos e utiliza URLs de recursos para a recuperação de informações detalhadas.

Os relatórios menores receberão a versão anterior. As duas versões do relatório contêm informações variadas para melhorar a velocidade e o desempenho da geração do relatório.

Faça login no Centro de administração.
Selecione o ícone de Menu para expandir a barra lateral esquerda. Em seguida, selecione Gerenciamento de usuários.
Selecione Mais ações > Acesso à planilha.
Verifique seu e-mail. O relatório é enviado ao e-mail associado com o login para acessar o centro de administração.

O que está incluído na versão anterior do relatório?

A versão anterior do relatório de acesso à planilha inclui as seguintes informações:

Chave da planilha: a chave única para cada planilha na conta do Smartsheet da equipe. Os usuários não conseguem visualizar essa chave. Ela pode ser útil em casos de múltiplas planilhas com o mesmo nome.
Nome da planilha: os nomes das planilhas exibidas na sessão do Smartsheet.
Proprietário da planilha: campo deixado intencionalmente em branco. Os planos, não usuários individuais, são os proprietários dos itens do Smartsheet. Saiba mais sobre nosso modelo de propriedade do ativo.
Compartilhado com: todos os endereços de e-mail das pessoas com acesso a planilhas compartilhadas, sejam elas colaboradores licenciados, não licenciados ou externos.
Permissão Compartilhado com: informa a permissão da pessoa com quem foi compartilhado (proprietário, administrador, editor (pode compartilhar), editor — (não pode compartilhar), visualizador, comentarista.
Data/hora da última modificação: data/hora em que a planilha foi atualizada pela última vez.

Se você encontrar espaços em branco na coluna da área de trabalho do relatório de acesso à planilha, isso significa que as planilhas estão localizadas no diretório de planilhas do usuário (pasta).

O que está incluído na nova versão do relatório?

O novo relatório de acesso à planilha contém as seguintes colunas:

URL da API do recurso (URL da API para o recurso)
URL da API do assunto (URL da API para o usuário/grupo)
Tipo (tipo de recurso, como planilha)
ID do recurso (ID do recurso)
Tipo de assunto (usuário/grupo)
ID do assunto (ID do usuário ou grupo)
Compartilhado para o endereço de e-mail (para o tipo de assunto: usuário)
Nome do conjunto de permissões (por exemplo, read_only)
Data e horário da última modificação (UTC)

O endereço de e-mail Compartilhado com ainda estará disponível no formato original expandido.

Baixar um exemplo de relatório de acesso à planilha

Acesse este link para baixar o exemplo do novo relatório de acesso à planilha:

Updated Sheet Access Report.xlsx

Gerar um relatório de itens publicados

Faça login no Centro de administração.
Selecione o ícone de Menu para expandir a barra lateral esquerda. Em seguida, selecione Gerenciamento de usuários.
Selecione Mais ações > Itens publicados.
Verifique seu e-mail. O relatório é enviado ao e-mail associado com o login para acessar o centro de administração.

Baixar um exemplo de relatório de itens publicados

Updated Published Items Report.xlsx

Conteúdo do relatório

O relatório de itens publicados contém as seguintes colunas:

ID do recurso
URL da API do item [para o nome do recurso]
URL da API do usuário publicador
Formato publicado
Tipo de item publicado
ID do e-mail do usuário publicador
Controle de acesso
Data e horário modificados

O endereço de e-mail do usuário publicador ainda estará disponível no formato original expandido.

Perguntas frequentes

O que mudou entre as versões anteriores e atuais do relatório de acesso à planilha?

A principal diferença é a introdução de um acesso baseado em API, fornecendo dados brutos e não expandidos, e o uso de URLs de recursos para recuperação detalhada de informações.
Removemos os campos Nome do recurso, Nome da área de trabalho e Nome do proprietário do relatório de acesso à planilha para melhorar a velocidade e o desempenho da geração de relatórios.
Permitimos que os administradores acessem essas informações por meio de URLs de API e adicionamos os seguintes campos:
- URL direto para o recurso compartilhado (URL da API de recursos)
- URL direto que leva ao usuário ou grupo com o qual o recurso é compartilhado (URL da API de assunto)
- Tipo de assunto (usuário/grupo)
- ID do assunto (ID do usuário ou grupo)

O que foi alterado no relatório de item publicado?

As colunas Nome do recurso e Nome do proprietário foram removidas. Novas colunas que fornecem o URL da API para detalhes do item e o ID do e-mail do proprietário foram adicionadas.

Os novos formatos de relatório são aplicáveis à geração de relatórios no nível organizacional e no nível do usuário específico?

Sim, as atualizações se aplicam aos dois tipos de geração de relatórios.

Como faço para usar os dados nesses novos relatórios, agora que eles estão em formato de URLs de API?

Você pode criar scripts personalizados para usar programaticamente os dados desejados desses relatórios. No entanto, se você não tiver o conhecimento técnico e o acesso às ferramentas necessárias para criar seus scripts personalizados, inscreva os recursos apropriados em sua empresa (como TI) para fazer isso por você.

Existe a opção de exportar o relatório no formato JSON?

Não.

Qual é a sintaxe da URL da API de recursos e da URL da API de assunto?

A sintaxe para as URLs da API de recursos é a seguinte:

Para uma planilha: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
Para um relatório: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
Para um painel: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}

A sintaxe para os URLs da API de assunto é: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} ou https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}} com base no tipo de assunto se for usuário ou grupo.

Como faço para localizar os IDs de recursos e os IDs de assunto?

Para encontrar o {{Resource ID}} de planilhas, relatórios ou painéis antes que o relatório de acesso à planilha seja atualizado, você pode navegar dentro Smartsheet até o ativo específico, selecionar Arquivo > Propriedades e localizar o ID do ativo. O novo relatório de acesso à planilha também contém uma coluna de ID de recurso.

Quanto aos IDs de usuário, eles não são exibidos prontamente na interface do usuário do Smartsheet, pois os endereços de e-mail servem como o identificador principal. Para obter IDs de usuário, você precisa utilizar a API Obter usuário. Este guia rápido mostra como recuperar IDs de usuário:

Faça uma chamada de API para o endpoint dos usuários: https://api.smartsheet.com/2.0/users
Analise a resposta para extrair IDs de usuário associados ao endereço de e-mail do usuário atual.

Para obter mais informações, confira o Portal do desenvolvedor do Smartsheet.

Aplica-se a

Recursos

Quem pode usar esse recurso?