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Aplica-se a

Smartsheet
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

  • Administrador de sistema

Configurar um domínio de e-mail personalizado

Personalize sua conta para que todos os usuários usem o subdomínio da organização em vez do domínio padrão do Smartsheet para e-mails de notificação do Smartsheet.

Quem pode usar isso?

Planos:

  • Smartsheet
  • Enterprise

Permissões:

  • Administrador de sistema

Descubra se essa capacidade está incluída em Smartsheet Regions ou Smartsheet Gov.

Os clientes podem especificar subdomínios personalizados sem a necessidade de usar smartsheetmail ou smartsheet.customdomain.com (por exemplo, customsubdomain.customdomain.com). Os clientes ainda podem especificar smartsheet ou smartsheetmail, se quiserem.

O subdomínio não deve ter um registro TXT associado e precisa usar um domínio principal que tenha um registro TXT validado. As regras de DNS impedem que um subdomínio (ou qualquer nome de domínio) tenha um registro CNAME e TXT.

Os domínios de e-mail personalizados funcionam para qualquer e-mail acionado pelo usuário no aplicativo Smartsheet, incluindo:

  • alertas automatizados;
  • solicitações de atualização;
  • compartilhamento de planilhas;
  • @menção.

Domínios de e-mail personalizados não são aceitos para e-mails de boas-vindas do Smartsheet nem e-mails do sistema, como redefinição de senha e notificação de pagamento.

Qualquer subdomínio usado para enviar e-mails requer que um registro CNAME seja implementado. Isso impede que esse subdomínio envie e-mails. Como resultado, o subdomínio de envio não deve ter uma caixa de entrada de e-mail associada.

Antes de começar

É preciso ter permissão para atualizar os registros de DNS (sistema de nomes de domínio) público de seu domínio principal e do domínio de e-mail personalizado. Caso você não tenha permissão, fale com a equipe de TI ou com o administrador do domínio. Se a sua organização tiver várias contas do Smartsheet, é preciso configurá-las separadamente. Elas podem compartilhar o mesmo domínio de e-mail personalizado.

O domínio de envio deve ser um subdomínio de seu domínio principal. Você precisará confirmar que é o proprietário do domínio principal pelo fluxo de validação de domínio do centro de administração. Para obter mais informações, consulte Adicione usuários automaticamente com o Provisionamento automático de usuários.

Entradas do DNS público necessárias para a configuração

Para habilitar o envio de e-mails em nome da sua organização usando o domínio de e-mail personalizado, são necessárias as seguintes configurações do DNS público para conceder permissão ao SparkPost (o provedor do serviço de e-mail do aplicativo Smartsheet), para que possamos atender aos padrões de segurança de e-mail SPF (estrutura de política do remetente), DKIM (e-mail identificado por chaves de domínio) e DMARC (relatório e conformidade de autenticação de mensagens baseadas em domínio).

Talvez seja necessário trabalhar com a equipe de TI para configurar as entradas necessárias do DNS público.

  • Registro de chave de domínio (DKIM): todos os e-mails do Smartsheet enviados com o domínio personalizado terão uma assinatura digital criptografada no cabeçalho do e-mail. O servidor de e-mail de recebimento valida a mensagem procurando a chave DKIM do domínio personalizado e a usa para verificar a assinatura criptografada. Esse mecanismo de autenticação de e-mail protege os remetentes e destinatários contra spoofing e phishing, verificando se os e-mails são enviados do remetente legítimo.
  • Registro CNAME: aponta o domínio de e-mail personalizado para o domínio SparkPost que contém um registro SPF para outro mecanismo de autenticação que protege remetentes e destinatários contra spoofing e phishing. O registro SPF define quais servidores de e-mail estão autorizados a enviar e-mail do domínio personalizado. O servidor de e-mail de recebimento os procura no registro SPF e compara o endereço IP do remetente para verificar se ele foi enviado do servidor de e-mail do remetente autorizado.
    • Qualquer subdomínio usado para enviar e-mails requer que um registro CNAME seja implementado. Isso impede que esse subdomínio receba e-mails. Como resultado, o subdomínio de envio não deve ter caixas de entrada de e-mail associadas.
    • Os subdomínios não devem ter um registro TXT, pois o domínio principal precisa ter um registro TXT e passar pela validação do domínio. 
  • Registro DMARC: define as ações a serem executadas pelo servidor de recebimento de e-mail quando os e-mails afirmam ser do domínio de e-mail personalizado, mas falham na autenticação DKIM e/ou SPF. Recomendamos definir a política para colocar em quarentena ou rejeitar os e-mails a fim de evitar que terceiros não autenticados falsifiquem e-mails do domínio.

Configure sua conta para usar um domínio de e-mail personalizado

Como administrador de sistema, você pode visitar a página de configurações de marca e personalização no centro de administração para configurar um domínio de e-mail personalizado para sua organização.

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O assistente de configuração orienta você nas seguintes etapas:

  1. Verifique se a sua conta tem um domínio primário validado. Caso contrário, a página Validação de domínio será aberta para você adicionar e validar o domínio principal.
  2. Adicione o subdomínio à página de validação de domínio. Ele não precisa ser validado, mas isso permite que ele seja exibido no menu suspenso de subdomínio personalizado. 
  3. Selecione o nome de domínio de e-mail personalizado a ser usado para a configuração.
  4. O assistente de configuração apresenta os registros do DNS público que você precisa criar para o domínio de e-mail personalizado. Se você não tem acesso para modificar o DNS público da organização, compartilhe as informações com a equipe de TI ou os administradores de domínio para que o configurem.
  5. Depois que os registros do DNS público forem criados para o domínio de e-mail personalizado, siga a etapa de verificação no centro de administração.
  6. Quando a verificação do domínio personalizado for concluída com êxito, o recurso será habilitado para sua organização. Todos os usuários da sua organização começarão a ver os e-mails do Smartsheet enviados do seu domínio de e-mail personalizado.
    Há um período de transição de 10 dias em que os e-mails mudam gradualmente de smartsheet.com para o novo domínio de envio.

Os usuários na organização não precisam fazer nada diferente ao criar notificações, como compartilhamento, envio de planilhas e fluxos de trabalho automatizados. Depois que a configuração do DNS público do domínio de e-mail personalizado for concluída, o recurso será habilitado, e as notificações existentes e novas começarão a usar o domínio de e-mail personalizado no endereço do remetente.

Após a criação dos registros do DNS público, pode levar até 72 horas para que as alterações sejam propagadas pela internet. Durante esse período, a verificação do DNS público do assistente de configuração falhará, e você precisará verificar se configurou o DNS público corretamente e esperar para tentar outra vez.

Perguntas frequentes

Configurei um domínio de e-mail personalizado, mas não estou mais recebendo e-mails gerados pelo aplicativo Smartsheet. Como faço para corrigir isso?

Criamos um domínio de envio para cada cliente que se cadastra para esse recurso. Muitos provedores de e-mail e filtros de spam tratam com cuidado um novo domínio de envio sem reputação de envio. Isso pode causar atrasos e bloqueios intermitentes de e-mails.

Para garantir a entrega correta de e-mails, adicione o novo domínio de envio como remetente confiável às regras de filtro de spam. Solicite que os destinatários externos façam o mesmo. Além disso, adicione o domínio personalizado à lista de permissões do provedor de e-mail.

Também usamos um cronograma de transição para mudar gradualmente os e-mails do domínio smartsheet.com para o novo domínio de e-mail com o objetivo de reduzir o impacto da capacidade de entrega.

O domínio de e-mail pode ser meu domínio principal? Posso escolher o nome do subdomínio?

O domínio de e-mail personalizado deve ser um subdomínio. Por motivos de segurança, não podemos enviar e-mails em nome do domínio principal de um cliente.

O que acontece quando alguém responde aos e-mails enviados do meu domínio de e-mail personalizado? Para onde vão essas mensagens?

Se os destinatários responderem aos e-mails do Smartsheet, a maioria deles será enviada para o endereço de resposta, que é a pessoa que gerou o e-mail. Nos casos em que não há um endereço para resposta no e-mail do Smartsheet, a mensagem é respondida para o domínio personalizado e encaminhada para nosso provedor de serviço de e-mail SparkPost. As mensagens de entrada não são monitoradas e são excluídas.