Gerenciar usuários no modelo de assinatura por usuário
Você tem duas maneiras de gerenciar os usuários no modelo de assinatura por usuário: revisar o uso e determinar quem precisa de acesso pago durante os períodos de reconciliação agendados regularmente ou atribuir diretamente o acesso pago aos usuários que precisam dele.
Quem pode usar isso?
Planos:
- Pro
- Business
- Enterprise
Permissões:
- Administrador de sistema
Descubra se essa capacidade está incluída em Smartsheet Regions ou Smartsheet Gov.
Este artigo é apenas para planos que usam o modelo de assinatura por usuário. Se o seu plano usa o modelo de colaborador legado, consulte o Gerenciamento de usuários para saber como gerenciar usuários para o seu plano.
No modelo de assinatura por usuário, os usuários podem experimentar o Smartsheet antes de você pagar para adicioná-los ao plano. O acesso temporário (provisório) ajuda de duas maneiras:
- Os membros podem compartilhar facilmente os ativos conforme necessário, e a pessoa com quem compartilham tem a funcionalidade completa do Smartsheet. Não há processo de aprovação, e o acesso provisório é gratuito.
- Em intervalos regulares*, você escolhe quem precisa de acesso pago com base em dados de uso reais.
*Os planos anuais têm um período de reconciliação a cada trimestre; os planos mensais têm um período de reconciliação mais curto, a cada mês. Confira o artigo de Visão geral do modelo de assinatura por usuário para obter mais informações sobre o uso provisório, o modelo de assinatura por usuário e como verificar qual modelo seu plano usa.
Processo de reajuste
Os membros provisórios do seu plano usam todos os recursos e funcionalidades do plano por pelo menos 30 dias. Você receberá uma notificação por e-mail quando for hora de reajustar o plano. Você terá um período de reconciliação de 30 dias a cada três meses para os planos anuais.
Durante o período de reconciliação, você poderá:
- Aumentar o número de usuários pagos no plano para cobrir o uso adicional pelo restante do período de vigência do plano. O Smartsheet também fará isso automaticamente para você no final do período de reconciliação.
- Ajustar as permissões dos usuários para ficar dentro dos limites do seu plano.
Se você não fizer nada durante o período de reajuste, o valor proporcional será cobrado para cobrir os usuários pagos adicionais no plano.
Etapas de reajuste
Cada período de reconciliação permite que você revise os membros provisórios e os dados de uso de todos os membros antes de se comprometer a pagar por usuários pagos adicionais em seu plano. Quando você receber uma notificação por e-mail, verifique se há novos membros provisórios para reajustar. Se houver, siga estas três etapas.
- Revise as informações e os dados de uso na página Gerenciar reajuste no centro de administração.
- Verifique o número de dias restantes para concluir a reconciliação, o número de usuários pagos adicionais necessários se todos os membros provisórios se tornarem membros e o custo associado.
- Revise a lista de usuários. Use filtros ou o relatório de tipo de usuário para obter as informações necessárias.
- Decida o que deseja fazer.
| Se a função do usuário for: | Faça o seguinte: |
|---|---|
Correta como aparece | Não faça nada. |
Membro provisório, e o usuário deve se tornar um membro | Não faça nada. O Smartsheet alterará automaticamente o tipo de usuário para membro no final do período de reconciliação. |
Membro provisório, e o usuário não deve se tornar um membro | Altere o tipo de usuário. Consulte Quais tipos de usuários estão disponíveis? na seção de perguntas frequentes. |
Membro, e o usuário não deve continuar sendo um membro | Altere o tipo de usuário. Consulte Quais tipos de usuários estão disponíveis? na seção de perguntas frequentes. |
- Confirme o custo e a data de pagamento.
Consulte a Visão geral do modelo de assinatura por usuário para obter mais informações sobre a página Gerenciar reajuste e o processo de reajuste.
Alterar o tipo de usuário
Você pode alterar o tipo de usuário de um membro provisório ou de um membro. Quando você altera o tipo de usuário de um ou mais usuários, o número de membros a comprar e as informações de pagamento são atualizados.
Confira Quais tipos de usuário estão disponíveis? na seção de perguntas frequentes para obter mais informações sobre as opções.
Alterar um usuário externo para convidado
Somente usuários externos podem se tornar convidados.
- Selecione Alterar tipo de usuário e, em seguida, Convidado.
- Especifique o nível de permissão a ser atribuído (Editor - pode compartilhar; Editor - não pode compartilhar; ou Comentarista), revise as informações e selecione Alterar.
Alterar um usuário para convidado removerá o usuário de grupos com permissões de nível superior.
Alterar um usuário para visualizador
- Selecione Alterar tipo de usuário e selecione Visualizador.
- Revise as informações e selecione Alterar.
Alterar um usuário para visualizador removerá o usuário de grupos com permissões de nível superior.
Alterar um usuário para sem acesso
- Selecione Alterar tipo de usuário e selecione Sem acesso.
- Revise as informações e selecione Alterar.
Gerenciamento de usuários
Você pode fazer o seguinte no gerenciamento de usuários a qualquer momento:
- Atribuir acesso pago a um usuário ou grupo de usuários
- Remover o acesso pago de um usuário (e disponibilizar o acesso pago para atribuir a outro usuário)
- Adquirir acesso pago adicional para o restante do prazo do contrato
- Editar as propriedades do usuário
- Desativar usuários
As alterações feitas no gerenciamento de usuários podem não estar visíveis na página Gerenciar reajuste.
Consulte Gerenciamento de usuários para obter mais informações e procedimentos.
Provisionamento automático
O provisionamento automático conecta automaticamente um usuário interno ao plano na primeira vez que ele faz login. Confira o artigo Provisionamento automático para obter mais informações.
Perguntas frequentes
Quando devo usar a página Gerenciar reajuste vs. Gerenciamento de usuários?
O centro de administração oferece dois locais diferentes para gerenciar usuários. A ação que você precisa executar determina qual deles usar.
| Ação | Página Gerenciar reajuste ou gerenciamento de usuários | Detalhes |
|---|---|---|
Atribuir acesso pago a um usuário específico | Gerenciamento de usuários | Use esta opção quando um gerente pedir para você adicionar uma nova contratação ou uma equipe precisar de acesso total. Você pode lembrar colegas de que eles podem compartilhar com qualquer pessoa da organização quando precisarem; eles não precisam solicitar acesso a você. |
Ativar provisionamento automático para o plano | Gerenciamento de usuários | O provisionamento automático conecta automaticamente os usuários internos ao plano quando fazem login pela primeira vez. |
Revisar e reconciliar usuários provisórios | Página Gerenciar reajuste | A reconciliação só está disponível durante o período de reajuste. Você receberá uma notificação por e-mail quando o processo começar. |
Verificar o número de usuários provisórios | Página Gerenciar reajuste | Você não precisa gerenciar os usuários provisórios até o período de reconciliação. Mas as informações estão disponíveis se você quiser revisá-las. |
Remover acesso pago de um usuário | Gerenciamento de usuários (a qualquer momento) Página Gerenciar reajuste (durante o reajuste) | Você pode remover o acesso pago de membros para torná-lo disponível para outros usuários. Observação: durante o período de reconciliação, a melhor prática é remover o acesso pago na página Gerenciar reajuste. |
Editar as propriedades do usuário | Gerenciamento de usuários | Você pode alterar o nome dos usuários, funções, endereço de e-mail alternativo, entre outros. |
Desativar usuários | Gerenciamento de usuários | Quando pessoas saírem da empresa, você pode desativá-las. Você não pode desfazer essa ação. |
Por que novos membros não aparecem na lista de usuários na página Gerenciar reajuste?
Durante o período de reajuste, as únicas alterações na página Gerenciar reajuste são:
- Alterações em usuários feitas na página pelos administradores de sistema
- Alterações no número total de usuários pagos disponíveis para atribuição
Se você remover o acesso pago de usuários na página Gerenciamento de usuários, isso não ficará visível na lista de usuários, mas a contagem de membros a serem comprados e o custo associado serão alterados.
Se você gerenciar usuários no Gerenciamento de usuários durante o período de reajuste, as alterações aparecerão na lista de usuários após o término do período de reajuste.
O que consta na notificação por e-mail de reajuste? Quem a recebe?
O Smartsheet envia uma notificação por e-mail a todos os administradores do sistema associados ao plano quando o período de reconciliação começa. Ela inclui as seguintes informações:
- Número de membros provisórios adicionados durante o período de uso anterior
- Intervalo de datas do período de uso
- Data em que os membros provisórios se tornarão membros (se houver um custo, esta será a data de cobrança automática.)
- Qualquer custo associado aos membros provisórios se tornarem membros
Se não houver novos membros provisórios para o plano, o e-mail incluirá apenas o intervalo de datas e o fato de que não há membros provisórios a revisar.
Por que tenho que especificar um nível de permissão quando mudo um usuário para convidado?
Usuários externos que têm a função de usuário convidado podem ter permissões de comentarista ou editor. Para que o Smartsheet altere as permissões para o nível certo, você precisa defini-lo. Editor: pode compartilhar. É o nível de permissão padrão.
What happens to the sharing permissions of a user downgraded from Member to Viewer?
When a user is downgraded from a provisional Member or Member to a Viewer, permissions on all Smartsheet items are changed to match the new User Type (in this case, Viewer).
There is no way to restore the prior permissions on the Smartsheet items in bulk after a user is downgraded from provisional Member or Member to Viewer. Also, changing a user to Guest or Viewer removes the user from groups with higher-level permissions.
To restore permissions the user would need to be re-shared to the individual items and re-added to the groups they were removed from.
Can a user do any editing if they aren't a Member?
A user doesn’t need to be a Member to:
- Submit forms
- Respond to update requests
- Respond to approval requests
What happens to the items a user created after I downgrade that user?
The Smartsheet items keep working, and any users with permissions to those items can continue to access them at that level. The plan owns the Smartsheet items, not the user. See the Asset ownership overview article for more information.