No modelo de assinatura de usuário, os usuários adicionam outros usuários ao plano provisoriamente quando compartilham itens para colaboração. Você tem a oportunidade de revisar o uso e determinar quem precisa de acesso pago durante os períodos de reconciliação programados regularmente.
Este artigo se aplica apenas a planos que usam o modelo de assinatura de usuário. Se você não tiver certeza sobre o tipo de modelo, saiba como determinar o modelo do seu plano.
No modelo de assinatura de usuário, os usuários podem experimentar o Smartsheet antes de você pagar para adicioná-los ao plano. O acesso temporário (provisório) ajuda de duas maneiras:
- Os membros podem compartilhar facilmente os ativos conforme necessário, e a pessoa com quem compartilham tem a funcionalidade completa do Smartsheet. Não há processo de aprovação, e o acesso provisório é gratuito.
- Em intervalos regulares*, você escolhe quem precisa de acesso pago com base em dados de uso reais.
* Os planos anuais têm um período de reconciliação a cada trimestre, e os planos mensais têm um período de reconciliação mais curto, a cada mês. Confira o artigo Visão geral do modelo de assinatura de usuário para obter mais informações sobre o uso provisório e o modelo de assinatura de usuário.
Observe que todos os novos usuários não administradores de sistema que você adicionar serão criados como membros provisórios.
Processo de reajuste
Os membros provisórios do seu plano usam todos os recursos e funcionalidades do plano por pelo menos 30 dias. Você receberá uma notificação por e-mail quando for hora de reajustar o plano. Você terá um período de reconciliação de 30 dias a cada três meses para os planos anuais.
O número de membros e as informações de pagamento relacionadas são atualizados à medida que você faz alterações durante o período de reconciliação.
Se você pagar por fatura, não verá o bloco de pagamento automático. Os dias restantes na reconciliação e as informações de reajuste (número de membros) serão atualizados para refletir as alterações e a data.
Durante o período de reconciliação, você poderá:
- aumentar o número de usuários pagos no plano para cobrir o uso adicional pelo restante do período de vigência do plano;
- ajustar as permissões dos usuários para ficar dentro dos limites do plano.
Se você não fizer nada durante o período de reconciliação, o Smartsheet reconciliará os usuários automaticamente. O valor proporcional será cobrado para cobrir eventuais usuários pagos adicionais pelo período restante do plano.
Etapas de reajuste
Cada período de reconciliação permite que você revise os membros provisórios e os dados de uso de todos os membros antes de se comprometer a pagar por usuários adicionais em seu plano. Quando você receber uma notificação por e-mail, verifique se há novos membros provisórios para reajustar. Se houver, siga estas três etapas.
- Revise as informações e os dados de uso na guia Reajuste da página Tipos de usuários e reajuste no Centro de administração.
- Verifique o número de dias restantes para concluir a reconciliação, o número de usuários pagos adicionais necessários se todos os membros provisórios se tornarem membros e o custo associado.
- Revise a lista de usuários. Use filtros ou o relatório de tipo de usuário para obter as informações necessárias.
- Decida o que você quer fazer para cada usuário.
| Se o tipo de usuário for: | Faça o seguinte: |
|---|---|
Correto como aparece. | Não faça nada. |
Membro provisório, mas o usuário deve se tornar um membro. | Não faça nada. O Smartsheet alterará automaticamente o tipo de usuário para membro no final do período de reconciliação. |
Membro provisório, mas o usuário não deve se tornar um membro. | Altere o tipo de usuário. |
Membro, mas o usuário não deve continuar sendo um membro. | Altere o tipo de usuário. |
- Confirme o custo e a data de pagamento.
Se você pagar por fatura, os dias restantes na reconciliação indicarão a data da fatura, e a fatura mostrará o custo.
Alterar tipo de usuário
Você pode alterar o tipo de usuário de um membro provisório ou de um membro. Quando você altera o tipo de usuário de um ou mais usuários, o número de membros que será comprado e as informações de pagamento são atualizados.
Para rebaixar usuários, você pode acessar a guia Reajuste na página Tipos de usuários e reajuste no centro de administração.
A alteração de um usuário para convidado ou visualizador removerá o usuário de grupos com permissões de nível superior.
Gerenciar usuários em massa
A associação é baseada no nível de acesso que os usuários têm. Portanto, manter boas práticas de segurança também resulta em menor custo. Recomendamos que você defina uma política geral e agende tempo para implementá-la durante o período de reconciliação.
Por exemplo, você pode rebaixar usuários que não estiveram ativos no Smartsheet nos últimos 6 meses. Em seguida, escolha um dia durante o período de reconciliação para gerenciar eventuais usuários que atendam a esses critérios.
Sempre que tiver um conjunto bem definido de usuários para os quais deseja realizar a mesma ação, você economizará tempo com ações em massa.
- Entre na sua conta Smartsheet e acesse o centro de administração.
- No centro de administração, navegue até a página Tipos de usuários e reajuste e selecione a guia Reajuste. Essa página foi criada especificamente para gerenciar reajustes e mostra apenas membros e membros provisórios.
OBSERVAÇÃO: congelamos a lista de usuários na guia Reajuste durante o período de reconciliação para que você não precise se preocupar com a adição de usuários à lista após fazer alterações. - Use filtros para exibir apenas um conjunto de usuários. Para o exemplo inativo de seis meses, use o filtro Última atividade na parte superior da lista de usuários para ver apenas aqueles que estavam ativos há mais de seis meses.
- Marque a caixa de seleção ao lado de Nome para selecionar todos os usuários.
- Selecione Alterar tipo de usuário e, em seguida, Visualizador.
- Selecione o botão Alterar para visualizadores para confirmar que deseja alterar todos os usuários selecionados para visualizadores.
- Uma vez confirmado, o tipo de usuário para todos os membros selecionados mudará para visualizador. Além disso, todas as permissões dos itens com os quais são compartilhados serão alteradas para visualizador e desaparecerão da lista de usuários.
Só é possível alterar o tipo de usuário em massa para usuários visíveis na página. Talvez seja necessário repetir essas etapas várias vezes para cada lista filtrada de usuários.
Funções de usuário e relatórios
Você pode fazer o seguinte na página “Funções de usuário e relatórios” a qualquer momento:
- Adicionar um ou mais usuários ao plano (eles serão membros provisórios)
- Remover o acesso pago de um usuário
- Editar as propriedades do usuário
- Desativar usuários
As alterações feitas na página “Funções de usuário e relatórios” podem não estar visíveis na página “Tipos de usuários e reajuste”.
Consulte o artigo Funções de usuário e relatórios/Gerenciamento de usuários na trilha de aprendizado do administrador de sistema para obter mais informações e procedimentos.
Perguntas frequentes
Quando devo usar a página “Tipos de usuários e reajuste” ou a página “Funções de usuário e relatórios”?
- Para revisar os membros provisórios durante um período de reconciliação, use a guia “Reajuste” na página “Tipos de usuários e reajuste”.
- Para ver membros, membros provisórios, convidados, visitantes e administradores de sistema no seu plano, use a guia “Todos os usuários” na página “Tipos de usuários e reajuste”.
- Para configurar o provisionamento automático, adicionar usuários, editar propriedades do usuário, desativar um usuário ou obter relatórios, use a página “Funções de usuário e relatórios”.
- Para ver usuários que eram Usuários não licenciados que não foram compartilhados com qualquer item principal no Modelo de colaborador legado.
Por que novos membros não aparecem na lista de usuários na página “Tipos de usuários e reajuste”?
Durante o período de reconciliação, as únicas alterações na guia “Reajuste” da página “Tipos de usuários e reajuste” são:
- Alterações em usuários feitas na página pelos administradores de sistema
- Alterações no número total de usuários pagos disponíveis para atribuição
Se você remover o acesso pago de um usuário na página “Funções de usuário e relatórios”, isso não ficará visível na lista de usuários, mas o número de membros a comprar e o custo associado serão alterados.
Why do I suddenly see a large number of new provisional Members in my Smartsheet plan?
If you notice a sudden increase in provisional Members, it's likely because a Group was shared to a Smartsheet item. When a Group is shared, all its members are automatically added as provisional Members if they don’t already have a Smartsheet account under your plan. To verify this, review your Groups and ensure they contain only the intended users. If necessary, update the group membership to reflect the correct access.
O que consta na notificação de reajuste enviada por e-mail? Quem a recebe?
O Smartsheet envia uma notificação por e-mail a todos os administradores de sistema associados ao plano quando o período de reconciliação começa. Ela inclui as seguintes informações:
- Número de membros provisórios adicionados durante o período de uso anterior.
- Intervalo de datas do período de uso.
- Data em que os membros provisórios se tornarão membros (se houver um custo, esta será a data de cobrança automática ou a data da fatura).
- Qualquer custo associado ao fato de membros provisórios se tornarem membros (para clientes que fazem pagamento automático da conta).
Se não houver novos membros provisórios para o plano, o e-mail incluirá apenas o intervalo de datas e o fato de que não há membros provisórios a serem revisados.
Por que tenho que especificar um nível de permissão ao mudar um usuário para convidado?
Usuários externos que são do tipo convidado podem ter permissões de comentarista ou editor. Para que o Smartsheet altere as permissões para o nível certo, você precisa defini-lo. Editor: pode compartilhar. É o nível de permissão padrão.
O que acontece com as permissões de compartilhamento de um usuário rebaixado de membro para visualizador?
Quando um usuário é rebaixado de membro ou membro provisório para visualizador, as permissões em todos os itens do Smartsheet são alteradas para corresponder ao novo tipo de usuário (neste caso, visualizador).
Não há como restaurar as permissões anteriores nos itens do Smartsheet em massa depois que um usuário é rebaixado de membro provisório ou membro para visualizador. Além disso, a alteração de um usuário para convidado ou visualizador removerá o usuário de grupos com permissões de nível superior.
Para restaurar as permissões, o usuário precisaria voltar a ser compartilhado nos itens individuais e adicionado novamente aos grupos dos quais foi removido.
Um usuário pode fazer qualquer edição se não é um membro?
Um usuário não precisa ser um membro para:
- enviar formulários;
- responder a solicitações de atualização;
- responder a solicitações de aprovação.
O que acontece com os itens que um usuário criou depois que eu rebaixo esse usuário?
Os itens do Smartsheet continuam funcionando e todos os usuários com permissões para eles podem continuar a acessá-los nesse nível. O plano possui os itens do Smartsheet, não o usuário. Confira o artigo Visão geral da propriedade de ativos para obter mais informações.
How can I help users support good security practices?
We recommend training all Smartsheet users to share items at a minimum level of access needed.
My company has internal approval processes. How can I manage both my internal processes and the User Subscription Model true-up?
The FAQ section of the System Admin guide for migration to the User Subscription Model provides an answer and steps to follow.