Modelo de usuário do Smartsheet e associação provisória

O modelo de usuário fornece aos clientes uma estrutura para permitir o acesso imediato do usuário com gerenciamento e supervisão de cobrança. Em vez de esperar por um administrador de sistema, um usuário pode começar a colaborar imediatamente quando alguém no plano o compartilhar com um item. Se você é um administrador de sistema, é importante entender esse processo, pois você é responsável por gerenciar o acesso do usuário e revisar o uso desse sistema.

Ainda usa o modelo legado? Acesse a página Migração do modelo legado.

Tipos de estação

• Membros: usuários pagos com acesso total para criar, editar e gerenciar itens.
• Membros provisórios: usuários que têm todos os recursos imediatamente, sem nenhum custo, por pelo menos 30 dias, a menos que um administrador de sistema altere o tipo de estação.
• Visualizadores: usuários gratuitos que podem visualizar o trabalho compartilhado.
• Convidados: dependendo do tipo de plano, usuários externos gratuitos que podem visualizar ou fazer contribuições. 

Associação provisória 

Membros provisórios

• Podem ter os mesmos recursos que os membros durante o período de associação provisória.
• Recebem pelo menos 30 dias de uso não pago, a menos que um administrador de sistema altere o tipo de estação.
• Convertem-se em um tipo de estação gratuita automaticamente se não são atualizados para membros pagos até o fim do próximo período de revisão. Leia o artigo de ajuda Centro de administração: configurações de membros provisórios para saber mais.

Como funciona a associação provisória?

Um usuário geralmente se torna um membro provisório depois que acontece o seguinte: 

1. Um usuário recebe acesso ao plano, por exemplo:
   • Um usuário compartilha um item principal, como uma planilha ou um painel.
   • Um administrador de sistema os adiciona.
2. O usuário então realiza uma ação, por exemplo:
   • Um usuário interno realiza uma ação além de só visualizar itens.
   • Um usuário externo executa uma ação para criar um novo item

Informações úteis

• A associação provisória geralmente começa quando os usuários internos realizam atividades, como editar, comentar ou criar itens, em itens principais, como uma planilha, um relatório ou um painel.
• Os períodos de revisão ocorrem todo trimestre no caso de planos anuais e todo mês no caso de planos mensais, logo antes da data da cobrança automática ou da fatura. Durante esses períodos, os administradores de sistema devem revisar as atividades e confirmar se os usuários devem se tornar membros ou ser rebaixados. Leia o artigo de ajuda Gerenciar usuários para saber mais.
• Se a maioria dos membros provisórios no plano colaborar ativamente, você poderá alterar as configurações para atualizar os membros provisórios para membros pagos no fim do período de revisão. Se não houver estações de membro disponíveis, o custo das outras estações de membro será incluído na fatura automática ou fatura. Leia o artigo de ajuda Centro de administração: configurações de membros provisórios para saber mais.

Cada usuário pode ser um membro provisório uma vez. Se ele precisar de acesso após o rebaixamento, um administrador de sistema deverá atualizá-lo para membro.
 

Exemplos 

O tipo de estação de um usuário interno muda para membro provisório quando o usuário vai além da visualização em um item principal, como uma planilha, um relatório ou um painel. Estes são alguns exemplos:

• Adicionar ou editar itens
• Alterar configurações, como colunas, filtros ou permissões
• Criar ou renomear uma planilha

Esses exemplos ilustram os tipos de atividades que acionam a associação provisória. Essa não é uma lista completa.

Melhores práticas para administradores de sistema

As práticas recomendadas incluem:

• Definir as permissões com cuidado: incentive os usuários a compartilhar itens com o nível mais baixo de acesso necessário.
• Monitorar a atividade: use os relatórios do centro de administração para ver quais ações os usuários específicos realizaram.
• Verificar as configurações de membros provisórios: entenda o que acontece com os membros provisórios no fim de cada ciclo de cobrança e altere as configurações se necessário. Leia o artigo de ajuda Centro de administração: configurações de membros provisórios para saber mais.
• Revisar de forma consistente: ajuste os tipos de estação dos usuários durante o período de revisão para garantir que as estações reflitam a atividade real.
• Comunicar políticas: ajude os usuários internos a entender como as atividades podem determinar o tipo de estação.
• Mantenha a redundância: atribua permissões de administrador a pelo menos dois usuários em itens importantes para evitar lacunas de propriedade.

Os administradores de sistema nos planos Executivo e Empresa também podem alinhar o acesso ao Smartsheet com políticas internas. Para saber mais, confira o guia do desenvolvedor e o artigo de ajuda Gerenciar tipos de estação usando fluxos de trabalho de ITSM.