Modelo de usuário do Smartsheet e associação provisória

Como o modelo de usuário funciona

O modelo de usuário fornece aos clientes uma estrutura para permitir o acesso imediato do usuário com gerenciamento e supervisão de cobrança. Em vez de esperar por um administrador de sistema, um usuário pode começar a colaborar imediatamente quando alguém no plano compartilhar um item com ele. Se você é um administrador de sistema, é importante entender esse processo, pois você é responsável por gerenciar o acesso do usuário e revisar o uso desse sistema.

Ainda usa o modelo legado? Acesse a página Migração do modelo legado.

Tipos de estação

A natureza interna ou externa do usuário depende do domínio de e-mail. Usuários internos: têm endereços de e-mail que correspondem aos domínios da sua organização. Usuários externos: têm endereços de e-mail que não correspondem aos domínios da sua organização. Para obter um detalhamento completo do que cada tipo de estação pode fazer, consulte Tipos de estação.

• Membros: usuários pagos com acesso total para criar, editar e gerenciar itens.
• Membros provisórios: usuários que têm todos os recursos imediatamente, sem nenhum custo, por pelo menos 30 dias, a menos que um administrador de sistema altere o tipo de estação.
• Contribuidores: usuários gratuitos que podem exibir o trabalho compartilhado. Com as permissões de comentarista, os contribuidores também podem comentar e adicionar ou excluir anexos.
• Convidados: usuários externos gratuitos disponíveis nos planos Executivo e Empresa que podem exibir ou editar itens compartilhados.

Os convidados são revertidos automaticamente para um tipo de estação de contribuidor em até 90 dias se não tiverem permissões de editor ou superior em qualquer item principal compartilhado do Smartsheet. Essa ação garante que o tipo de estação atribuído a cada usuário esteja de acordo com as permissões de compartilhamento atuais dele.

Associação provisória 

Membros provisórios

• Podem ter os mesmos recursos que os membros durante o período de associação provisória.
• Recebem pelo menos 30 dias de uso não pago, a menos que um administrador de sistema altere o tipo de estação.
• São convertidos para um tipo de estação gratuito automaticamente nos seguintes casos:
  •  A configuração de aprovação do plano estiver definida para rebaixá-los
  • O administrador de sistema não fizer a atualização para membro pago até o final do próximo período de revisão

Confira mais detalhes em Centro de administração: configurações de membro provisório.

Como funciona a associação provisória?

Um usuário geralmente se torna um membro provisório depois que acontece o seguinte: 

1. O usuário obtém acesso ao plano quando outro usuário compartilha um item principal com ele, como uma planilha ou um painel.
2. O usuário realiza uma ação que seu nível de permissão de compartilhamento permite, mas que seu tipo de estação atual não permite. Por exemplo:
   • Um usuário interno com um tipo de estação de contribuidor recebe o compartilhamento de um item como editor. A edição de conteúdo no item aciona a associação provisória porque a edição vai além do que o tipo de estação de contribuidor permite.
   • Um usuário externo com um tipo de estação de convidado recebe o compartilhamento de um item como administrador. A criação de um novo item aciona a associação provisória porque a permissão de administrador concede a capacidade de criação que o tipo de estação de convidado não inclui.

O principal fator é a combinação do nível de permissão de compartilhamento concedido e a ação tomada. Quando a permissão de compartilhamento de um usuário permite que ele execute uma ação que excede as permissões do tipo de estação atual, e ele age de acordo com essa permissão, ele se torna um membro provisório.

Informações úteis

• A associação provisória começa quando os usuários internos realizam atividades, como editar ou criar itens, em itens principais, como uma planilha, um relatório ou um painel.
• Os períodos de revisão ocorrem todo trimestre no caso de planos anuais e todo mês no caso de planos mensais, logo antes da data da cobrança automática ou da fatura. Durante esses períodos, os administradores de sistema devem revisar as atividades e confirmar se os usuários devem se tornar membros ou ser rebaixados. Leia o artigo de ajuda Gerenciar usuários para saber mais.
• Se a maioria dos membros provisórios no plano colaborar ativamente, você poderá alterar as configurações para atualizar os membros provisórios para membros pagos no fim do período de revisão. Se não houver estações de membro disponíveis, o custo das outras estações de membro será incluído na fatura automática ou fatura. Leia o artigo de ajuda Centro de administração: configurações de membros provisórios para saber mais.

O que acontece com os membros provisórios no final do período de revisão depende da configuração de membro provisório no centro de administração. Se a configuração estiver definida para atualização, os membros provisórios que não foram rebaixados manualmente serão convertidos de forma automática em estações de membros pagos. Se nenhuma estação de membro estiver disponível, estações adicionais serão adicionadas à sua próxima fatura. Revise suas configurações de membro provisório para entender como seu plano está configurado.

Um usuário só pode ser membro provisório uma vez. Depois que um usuário é rebaixado, ele não pode mais ter uma associação provisória. Se ele precisar de acesso após o rebaixamento, um administrador de sistema deverá atualizá-lo para membro.

O que os administradores de sistema devem fazer

Melhores práticas

As práticas recomendadas incluem, mas não estão limitadas a:

• Definir as permissões com cuidado: incentive os usuários a compartilhar itens com o nível mais baixo de acesso necessário.
• Monitorar a atividade: use os relatórios do centro de administração para ver quais ações os usuários específicos executaram; revise as solicitações de estação durante e logo após cada período de revisão.
• Verificar as configurações de membro provisório: entenda o que acontece com os membros provisórios no final de cada ciclo de cobrança e altere as configurações, se necessário. Leia o artigo de ajuda Centro de administração: configurações de membros provisórios para saber mais.
• Revisar de forma consistente: ajuste os tipos de estação dos usuários durante o período de revisão para garantir que as estações estejam de acordo com a atividade real.
• Comunicar políticas: ajude os usuários internos a entender como as atividades podem determinar o tipo de estação.
• Manter a redundância: atribua permissões de administrador a pelo menos dois usuários em itens importantes para evitar lacunas de propriedade. Se os itens em seu plano já não tiverem um administrador ou proprietário ativo, consulte a página Gerenciar Itens abandonados no centro de administração para encontrá-los e reatribuí-los.

Os administradores de sistema nos planos Executivo e Empresa também podem alinhar o acesso ao Smartsheet com políticas internas. Para saber mais, confira o guia do desenvolvedor e o artigo de ajuda Gerenciar tipos de estação usando fluxos de trabalho de ITSM.

Exemplos

Usuários internos

O tipo de estação de um usuário interno muda para membro provisório quando a ação do usuário vai além de exibir, comentar ou anexar em um item principal, como uma planilha, um relatório ou um painel. Os exemplos incluem, mas não estão limitados a:

• Adicionar ou editar itens
• Alterar configurações, como colunas, filtros ou permissões
• Criar ou renomear uma planilha

Esses exemplos ilustram os tipos de atividades que acionam a associação provisória. Essa não é uma lista completa.

Usuários externos

O tipo de estação de um usuário externo (convidado) muda para membro provisório quando o usuário realiza uma ação de criação em um item principal que seu nível de permissão de compartilhamento permite. Os exemplos incluem, mas não estão limitados a:

• Criar uma nova planilha, relatório ou painel (quando compartilhado como administrador)
• Criar novos itens em uma área de trabalho à qual ele tem acesso de administrador

Os convidados não podem acionar a associação provisória apenas editando ou comentando. Somente ações que envolvem a criação de novos itens se aplicam.