Modelo de assinatura de usuário e associação provisória

O modelo de usuário fornece aos clientes uma estrutura para permitir o acesso imediato do usuário com gerenciamento e supervisão de cobrança. Em vez de esperar por um administrador de sistema, um usuário pode começar a colaborar imediatamente quando alguém no plano o compartilhar com um item. Se você é um administrador de sistema, entender esse processo é importante, pois você é responsável por gerenciar o acesso do usuário e revisar o uso desse sistema.

Você ainda usa o modelo de colaborador legado? Consulte Migração do modelo de colaborador legado.

Tipos de licença

• Membros: usuários pagos com acesso total para criar, editar e gerenciar itens.
• Membros provisórios: usuários que obtêm todas as funcionalidades imediatamente, sem nenhum custo, por pelo menos 30 dias.
• Visualizadores: usuários gratuitos que podem visualizar o trabalho compartilhado.
• Convidados: dependendo do tipo de plano, usuários externos gratuitos que podem visualizar ou fazer contribuições. 

Associação provisória 

Membros provisórios

• Podem ter os mesmos recursos que os membros durante o período provisório.
• Recebem pelo menos 30 dias de uso não pago.
• São convertidos para membros automaticamente se não forem rebaixados até o final do próximo período de revisão.

Como funciona a associação provisória?

Um usuário geralmente se torna um membro provisório depois que acontece o seguinte: 

1. Um usuário recebe acesso ao plano, por exemplo:
   • Um usuário compartilha um item principal, como uma planilha ou um painel.
   • Um administrador de sistema os adiciona.
2. O usuário então executa uma ação além de apenas visualizar o conteúdo.

Informações úteis

• A associação provisória geralmente começa quando os usuários realizam atividades (como edição, comentário ou criação de conteúdo) em itens principais (como uma planilha, um relatório ou um painel).
• Os períodos de revisão ocorrem trimestralmente para planos anuais e mensalmente para planos mensais. Durante esses períodos, os administradores de sistema devem revisar as atividades e confirmar se os usuários devem se tornar membros ou ser rebaixados. Confira o artigo de ajuda Gerenciar usuários para obter detalhes.

Cada usuário pode ser um membro provisório uma vez. Se ele precisar de acesso após o rebaixamento, um administrador de sistema deverá atualizá-lo para membro.
 

Exemplos 

O tipo de licença de um usuário muda para membro provisório quando o usuário vai além da visualização em um item principal, como uma planilha, um relatório ou um painel. Os exemplos incluem, entre outros:

• Adicionar ou editar conteúdo
• Alterar configurações, como colunas, filtros ou permissões
• Criar ou renomear uma planilha

Esses exemplos ilustram os tipos de atividades que acionam a associação provisória. Essa não é uma lista completa.

Melhores práticas para administradores de sistema

As práticas recomendadas incluem:

• Defina as permissões com cuidado: incentive os usuários a compartilhar itens com o nível mais baixo de acesso necessário, pois atividades além da visualização podem criar membros provisórios.
• Monitore a atividade: use filtros e relatórios do centro de administração para ver quem realizou ações além de apenas visualizar o conteúdo.
• Revise de forma consistente: ajuste os tipos de licença dos usuários antes e durante o período de revisão para garantir que as licença reflitam a atividade real.
• Comunique políticas: ajude os usuários internos a entender como as atividades podem determinar o tipo de licença.
• Mantenha a redundância: atribua permissões de administrador a pelo menos dois usuários em itens importantes para evitar lacunas de propriedade.

Os administradores de sistema nos planos Executivo e Empresa também podem alinhar o acesso ao Smartsheet com políticas internas. Para saber mais, confira o guia do desenvolvedor e o artigo de ajuda Gerenciar tipos de licença usando fluxos de trabalho de ITSM.