Aplica-se a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

  • Administrador de sistema

Acesso à planilha e relatórios de itens publicados

Os relatórios de acesso à planilha são úteis ao realizar auditorias de rotina sobre quem pode acessar os itens e em qual nível. Esses relatórios informam a data e a hora em que cada usuário acessou um item pela última vez. Os relatórios de itens publicados ajudam a ver quais itens foram publicados e por quem.

Quem pode usar isso?

Planos:

  • Business
  • Enterprise

Permissões:

  • Administrador de sistema

Descubra se essa capacidade está incluída em Smartsheet Regions ou Smartsheet Gov.

Visão geral

Há duas versões dos relatórios de acesso à planilha e itens publicados. A versão que você recebe depende da quantidade de itens do seu plano.

  • A versão alternativa, que inclui endpoints de API adicionais, estará disponível para relatórios maiores. Ela fornece dados brutos não expandidos e utiliza URLs de itens para a recuperação de informações detalhadas.
  • Os relatórios menores receberão a versão padrão.

As duas versões do relatório contêm informações variadas para melhorar a velocidade e o desempenho da geração do relatório.


Gerar relatório de acesso à planilha

  1. Entre no centro de administração.
  2. Selecione o ícone do Menu para expandir a barra lateral esquerda e depois Gerenciamento de usuários (Modelo de colaborador legado) ou Funções e relatórios de usuários (Modelo de assinatura de usuário). 
  3. Selecione Mais ações > Acesso à planilha.
  4. Verifique seu e-mail. O relatório é enviado ao e-mail associado com o login para acessar o centro de administração.

    Se o seu relatório não for gerado ou o sistema expirar, contate o suporte. Eles ajudarão você com a ativação da versão alternativa do relatório de acesso à planilha, projetada para relatórios que não foram gerados devido ao tamanho.

Versão padrão 

A versão padrão do relatório de acesso à planilha contém as seguintes informações:

  • Chave: a chave única de cada planilha na conta Smartsheet da equipe. Os usuários não conseguem visualizar essa chave. Ela pode ser útil em casos de múltiplas planilhas com o mesmo nome. 
  • Nome: os nomes das planilhas exibidos na sua sessão do Smartsheet.
  • Nome da área de trabalho: os nomes das áreas de trabalho na sua sessão do Smartsheet.
  • Proprietário: esse campo é deixado em branco intencionalmente. Os planos, não usuários individuais, são os proprietários dos itens do Smartsheet. Saiba mais sobre nosso modelo de propriedade do ativo
  • Compartilhado com: todos os endereços de e-mail das pessoas com acesso a planilhas compartilhadas, sejam elas colaboradores licenciados, não licenciados ou externos. 
  • Permissão compartilhado com: informa a permissão da pessoa com quem foi compartilhado (proprietário, administrador, editor [pode compartilhar], editor [não pode compartilhar]), visualizador, comentarista.
  • Data/hora da última modificação (UTC): data/hora em que a planilha foi atualizada pela última vez.
 

Versão alternativa

Para permitir implementações em larga escala desses relatórios, o Smartsheet introduziu URLs das APIs dos itens e assuntos em vez de vincular ao item ou expandir todos os detalhes do usuário/grupo. Os links diretos e os detalhes expandidos podem criar problemas de desempenho; o uso de URLs de API permite a criação e o uso eficientes do relatório.

A versão alternativa do relatório de acesso à planilha contém as seguintes colunas: 

  • URL da API do item
  • URL da API do assunto (URL da API para o usuário/grupo)
  • Tipo (tipo de item, como planilha ou área de trabalho)
  • ID do item
  • Tipo de assunto (usuário/grupo)
  • ID do assunto (ID do usuário ou grupo)
  • Compartilhado com o endereço de e-mail
  • Nome do conjunto de permissões (por exemplo, read_only)
  • ID da área de trabalho
  • Data e horário de criação (UTC)
  • Data e horário da última modificação (UTC)
  • Nome do item
Brandfolder Image
Sheet access report elements

Baixar um exemplo de relatório de acesso à planilha

Acesse este link para baixar um exemplo do novo relatório de acesso à planilha:

Document Sheet Access Report (alternate version).csv  


Gerar um relatório de itens publicados 

  1. Entre no centro de administração.
  2. Selecione o ícone do Menu para expandir a barra lateral esquerda e depois Gerenciamento de usuários (Modelo de colaborador legado) ou Funções e relatórios de usuários (Modelo de assinatura de usuário). 
  3. Selecione Mais ações > Itens publicados.
  4. Verifique seu e-mail. O relatório é enviado ao e-mail associado com o login para acessar o centro de administração.

    Se o seu relatório não for gerado ou o sistema expirar, contate o suporte. Eles ajudarão você com a ativação da versão alternativa do relatório de itens publicados, projetada para relatórios que não foram gerados devido ao tamanho.

Versão padrão

A versão padrão do relatório de itens publicados contém as seguintes colunas:

  • Id
  • Nome
  • Tipo
  • Proprietário
  • Publicador
  • Tipo de publicação
  • Controle de acesso
  • Link de publicação
  • Data e horário da última modificação (UTC)
 

Versão alternativa

A versão alternativa do relatório de itens publicados contém as seguintes colunas:

  • ID do ativo
  • URL da API do item (para o nome do item)
  • URL da API do usuário publicador
  • Formato publicado
  • Tipo de item publicado
  • ID do e-mail do usuário publicador
  • Controle de acesso
  • Data e horário modificados
  • Nome do item publicado
Brandfolder Image
Published items report elements

Baixar um exemplo de relatório de itens publicados

Acesse este link para baixar um exemplo do novo relatório de itens publicados:

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre as versões padrão e alternativa do relatório de acesso à planilha?

A principal diferença é a introdução de endpoints de API adicionais, que fornecem dados brutos não expandidos, e o uso de URLs de itens para recuperação de informações detalhadas.

Os formatos do relatório alternativo são aplicáveis à geração de relatórios no nível organizacional e no nível do usuário específico?

Sim, as atualizações se aplicam aos dois tipos de geração de relatórios.

Existe a opção de exportar o relatório no formato JSON?

Não.

Qual é a sintaxe do URL da API de item e do URL da API de assunto?

A sintaxe dos URLs da API de item é assim:

  • Para uma planilha: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
  • Para um relatório: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
  • Para um painel: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}

A sintaxe para os URLs da API de assunto é: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} ou https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}} com base no tipo de assunto se for usuário ou grupo.

Como faço para localizar os IDs dos recursos e IDs dos assuntos?

Para encontrar o {{Resource ID}} de planilhas, relatórios ou painéis antes que o relatório de acesso à planilha seja atualizado, você pode navegar dentro Smartsheet até o ativo específico, selecionar Arquivo > Propriedades e localizar o ID do ativo. O novo relatório de acesso à planilha também contém uma coluna de ID de recurso.

Quanto aos IDs de usuário, eles não são exibidos prontamente na interface do usuário do Smartsheet, pois os endereços de e-mail servem como o identificador principal. Para obter IDs de usuário, você precisa utilizar a API Obter usuário. Este guia rápido mostra como recuperar IDs de usuário:

  1. Faça uma chamada de API para o endpoint dos usuários: https://api.smartsheet.com/2.0/users
  2. Analise a resposta para extrair IDs de usuário associados ao endereço de e-mail do usuário atual.

Para obter mais informações, confira o Portal do desenvolvedor do Smartsheet.