Criar um registro no ServiceNow a partir de uma linha do Smartsheet

Visão geral

Você pode usar o Bridge para mover solicitações específicas para o ServiceNow e obter uma triagem ou progresso mais aprofundado enquanto rastreia em um nível mais macro no Smartsheet. 

Por exemplo, você pode criar um formulário de entrada no Smartsheet para capturar problemas com um nível de gravidade sugerido. O modelo do Bridge converte automaticamente quaisquer linhas de alta gravidade em registros no ServiceNow. 

Sistemas em uso

• Smartsheet
• ServiceNow

Acionador do fluxo de trabalho

• Smartsheet - When Column Values are Changed (Quando os valores da coluna são alterados)

Fluxos de trabalho neste modelo

• Convert High-Severity Requests to ServiceNow Records (Converter solicitações de gravidade alta em registros do ServiceNow)

Permissões necessárias

O gerador de fluxo de trabalho do Bridge deve garantir que ambas as integrações sejam autenticadas. Elas também devem ter as seguintes permissões em ambos os aplicativos:

• Smartsheet: o usuário que cria o fluxo de trabalho no Bridge deve ter ao menos permissão de editor na planilha. 
• ServiceNow: o usuário que cria o fluxo de trabalho no Bridge deve ter a capacidade de adicionar registros à tabela que está visando.

Autenticar as integrações do ServiceNow e Smartsheet

Leia os seguintes artigos sobre como autenticar os dois aplicativos:

• Configurar a integração do ServiceNow
• Integração entre Smartsheet e Bridge: visão geral e configuração

Configurar a planilha

Requisitos do Smartsheet para usar este modelo

Crie uma nova planilha com estas colunas obrigatórias ou adicione-as à sua planilha existente: 

• Sheet ID (ID da planilha): para localizá-lo na planilha, selecione File (Arquivo) > Properties (Propriedades).
• Coluna suspensa (seleção única): insira Severity (Gravidade) como o nome da coluna e adicione o seguinte como as opções da lista: 
  • Low (Baixa) 
  • Medium (Média) 
  • High (Alta) 
• Uma coluna de texto/número: insira ServiceNow Record ID (ID do registro do ServiceNow) como o nome da coluna. 

Dependendo de como a tabela do ServiceNow está configurada, as colunas na planilha devem corresponder aos campos dos registros. Na planilha de exemplo abaixo, as colunas Request (Solicitação), Severity (Gravidade) e Details (Detalhes) são usadas no fluxo de trabalho. 

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Implementar o modelo

1. Faça login em sua conta do Bridge. 
2. Na central de soluções, localize e selecione o modelo Convert High-Severity Requests to ServiceNow Records (Converter solicitações de gravidade alta em registros do ServiceNow).
3. Dê um nome ao fluxo de trabalho. 
4. Para adicionar o fluxo de trabalho à lista de fluxos de trabalho, selecione Deploy (Implementar). 
5. Selecione em qual área de trabalho deseja implantar. O novo fluxo de trabalho ficará disponível na lista de fluxos de trabalho nessa área de trabalho. 
6. Para abrir o fluxo de trabalho criado, selecione o nome correto.

Definir os campos de registro

Requisitos do ServiceNow para usar este modelo

Você precisa do seguinte: 

• O nome da tabela no ServiceNow à qual você deseja adicionar registros.
• Os nomes dos campos que você deseja preencher do Smartsheet no seu registro do ServiceNow.

Para mover os dados da linha do Smartsheet para o novo registro do ServiceNow, você precisa mapear os campos.

Uma parte do mapeamento é pré-preenchida, e você só precisa ajustar os valores do campo Key (Chave) para corresponder aos campos em seu registro. 

Na imagem abaixo, aparecem os campos Key (Chave) e Value (Valor). Substitua os valores do campo Key (Chave) para corresponder aos campos disponíveis no seu registro do ServiceNow (isso é específico para sua configuração do ServiceNow). 

1. No fluxo de trabalho, selecione o módulo ServiceNow: Create Record (ServiceNow: criar registro). 
2. Adicione o nome da tabela do ServiceNow no campo Table Name (Nome da tabela).
3. Expanda a seção Columns (Colunas). 
4. No campo Key #1 (1ª chave), substitua o valor pelo nome do campo no registro do ServiceNow em que você quer que os dados da coluna Details (Detalhes) sejam exibidos. 
5. No campo Key #2 (2ª chave), substitua o valor pelo nome do campo no registro do ServiceNow em que você quer que os dados da coluna Request (Solicitação) sejam exibidos. 
6. Para trazer o valor da coluna Severity (Gravidade), em Key #3 (3ª chave), substitua o valor pelo nome do campo apropriado.

Se você quer trazer mais dados para o registro, no próximo campo Key (Chave), adicione o nome do campo do registro. Em seguida, inclua a referência de dados no campo Value (Valor). 

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Configurar o acionador

O acionador configurado executa o novo fluxo de trabalho sempre que o valor na coluna Severity (Gravidade) é alterado. 

Para configurar o acionador

1. Depois de autenticado, selecione a guia Triggers (Acionadores) e expanda a seção Triggers (Acionadores).
2. Selecione Add to Triggers (Adicionar a acionadores). 
3. No campo Trigger Name (Nome do acionador), adicione um nome exclusivo para o acionador.

4. No campo Sheet ID (ID da planilha), insira o ID exclusivo da planilha. 
    

   Para localizar isso na planilha, selecione File (Arquivo) > Properties (Propriedades).

    

5. No campo Event Type (Tipo de evento), selecione o acionador When Column Values are Changed (Quando os valores da coluna são alterados). 
6. No campo Column Name or ID (Nome ou ID da coluna), digite Severity (Gravidade). 
7. Na lista Workflow (Fluxo de trabalho), selecione o novo fluxo de trabalho. 

Detalhamento do fluxo de trabalho

Saiba mais sobre o que cada elemento dos fluxos de trabalho faz neste modelo abaixo. 

A maioria dos módulos desta lista usa referências de dados.

• Smartsheet: Get Row (Smartsheet: obter linha): quando o fluxo de trabalho detecta a alteração no valor de Severity (Gravidade) na planilha do Smartsheet, o módulo Get Row (Obter linha) coleta os dados dessa linha. 
• Junction: Check Severity Column (Junção: verificar a coluna de gravidade): verifica o valor na coluna Severity (Gravidade), que compara um valor estático (por exemplo, High [Alta]) com uma referência de dados (isto é, o valor da célula na coluna Severity (Gravidade) do módulo Get Row [Obter linha]). Se o valor na referência de dados corresponder ao valor estático, o fluxo de trabalho seguirá o caminho para criar um registro do ServiceNow. Qualquer outro valor resulta no caminho oposto, o que interrompe o fluxo de trabalho. 
• ServiceNow: Create Record (ServiceNow: criar registro): cria um registro em uma tabela específica do ServiceNow. Você precisa de um nome de tabela para indicar onde o registro deve ser criado. Os campos Key (Chave) e Value (Valor) neste módulo extraem referências do módulo Get Row (Obter linha) e colocam os valores das colunas Details (Detalhes), Request (Solicitação) e Severity (Gravidade) nos campos do registro do ServiceNow. Você deve renomear os valores de Key (Chave) neste módulo para corresponder ao local em que deseja que esses dados apareçam no seu registro do ServiceNow. 
• Smartsheet: Update Row (Smartsheet: obter linha): usa o número na referência de dados do registro criado. Em seguida, insere o valor no campo Record ID (ID do registro) do ServiceNow na planilha do Smartsheet. Quando esse valor aparece em sua planilha, quer dizer que o fluxo de trabalho foi executado com sucesso e tem o ID para localizar seu registro no ServiceNow.

Personalizar este modelo

Abaixo estão algumas maneiras de personalizar este modelo: 

• Use uma coluna de caixa de seleção e faça com que o módulo Update Row (Atualizar linha) marque a caixa se a linha tiver sido convertida em um registro do ServiceNow. 
• Se uma equipe específica trabalhar apenas no ServiceNow, converta todas as linhas atribuídas a essa equipe em registros do ServiceNow
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