Controle como sua organização armazena dados por motivos de conformidade ou regulamentação, bem como ela descarta os dados quando eles não são mais necessários, com uma política de retenção de dados
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É necessária uma assinatura do Smartsheet Advance Platinum ou Gerenciamento Avançado de Trabalho plus Safeguard para permitir controles de governança.
Visão geral
Use o Controle de política de dados de governança para definir sua política de retenção de dados, governando quais dados manter e quais dados limpar.
Você só pode criar uma política, mas pode atribuir o máximo de grupos de inclusão que desejar a essa política. As condições da política no momento dão suporte apenas para planilhas e seus anexos. A política pode ser aplicada a planilhas mais antigas do que uma data especificada de criação ou última edição.
Depois que você configurar e ativar a política de retenção de dados, ela será executada em segundo plano para garantir que todos os dados retidos atendam aos seus requisitos de conformidade.
Se a varredura identificar que as planilhas e/ou os anexos não estão em conformidade com sua política, os proprietários das planilhas serão notificados de que os dados não estão em conformidade e serão excluídos se não agirem.
Eles receberão uma notificação adicional informando sobre a exclusão quando ela estiver concluída.
Notificações
As notificações sobre possíveis remoções serão enviadas aos usuários com permissões de Admin e proprietário no item, desde que façam parte do grupo de inclusão da política de retenção de dados. Aqueles com permissões de Admin no item que não estão incluídos no grupo não receberão nenhuma notificação.
Definir uma política de retenção de dados
- Entre no centro de administração.
- Acesse o ícone Menu no canto superior esquerdo e selecione Controles de governança.
Selecione Controles de governança > Política de retenção de dados > Configurar.
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- Siga as instruções na tela para definir as condições da política.
- Defina as datas de criação e de última modificação.
- Defina com que frequência você deseja executar a política, quanto notificação prévia você deseja enviar e quais grupos deseja que a política afete.
Selecione Salvar e ativar para ativar a política.
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Você pode habilitar ou desabilitar a política a qualquer momento em Controles de governança.
Para editar a política de retenção de dados:
- Acesse Controles de governança > Política de retenção de dados.
- Selecione Exibir > Editar política.
Quando você atualiza a política, a verificação é executada conforme agendado na atualização. Qualquer alteração na política reinicia o período e adiciona (ou remove) quaisquer grupos incluídos.
Você pode editar ou desabilitar sua política de retenção de dados, mas não pode excluí-la.
Recuperar itens excluídos
Os proprietários podem recuperar as planilhas se o fizerem antes que a política o item exclua permanentemente.
É possível recuperar um item excluído pela política de retenção de dados de duas formas:
- Abra a planilha.
- Modifique-o.
- salvar a planilha com as alterações.
Isso garante que o item seja excluído da lista de avaliação para exclusão permanente.